Cómo hacer un Excel de gastos personales con fórmulas y categorías

Vas a montar tu propia hoja de gastos mensuales en Excel desde cero, sin plantilla. Al terminar sabrás escribir los movimientos del mes, validarlos con listas desplegables, sumar el total, separar por mes y por categoría, aplicar formato condicional, convertir los datos en una Tabla para que el gráfico crezca solo y detectar los errores más típicos al sumar importes. Funciona en Excel para Microsoft 365, Excel 2024 y Excel 2021; en Excel 2019 y 2016 las funciones que usamos están todas, aunque las matrices dinámicas no aparecen.

Qué es una hoja de gastos y por qué montarla tú mismo en Excel

Una hoja de gastos es un libro de Excel donde anotas cada movimiento de dinero que sale de tu bolsillo: una fila por compra, suscripción o recibo, con su fecha, concepto, categoría e importe. Frente a una plantilla descargada, montarla tú tiene una ventaja clara: decides las columnas que te interesan, las fórmulas que resumen los datos y los formatos que se ven a la primera. La hoja que vas a construir en este tutorial tiene cinco columnas de datos (Fecha, Concepto, Categoría, Importe) más una columna auxiliar con el número de mes, y un pequeño panel de totales por mes y por categoría.

Las partes de una buena hoja de gastos

Una hoja útil tiene: una fila de encabezados clara, una fila por movimiento, una lista cerrada de categorías para no tener «Comida» y «comida» mezclados, un panel de totales que se actualice solo y al menos un gráfico que te diga en qué mes o categoría gastas más. Para que todo cuadre al añadir filas, los datos deben estar en una Tabla y los totales deben usar fórmulas que apunten a columnas con nombre, no a coordenadas fijas.

• Columnas de cada movimiento: Fecha, Concepto, Categoría, Importe.
• Lista de categorías cerrada (Comida, Transporte, Hogar, Ocio, Suscripciones).
• Panel de totales: total del mes, total por categoría y total general.
• Gráfico de columnas por mes o circular por categoría.
• Validación con lista desplegable en Categoría y formato Contabilidad para fechas e importes.

Preparar la hoja con los datos

Empieza con un libro nuevo. Crea una hoja que se llame «Movimientos» y otra que se llame «Resumen»; más adelante las enlazaremos. En la hoja Movimientos escribe los encabezados en A1:E1 y rellena entre ocho y doce movimientos repartidos en dos meses, con datos reales y pequeños para que las cuentas salgan exactas.

Los encabezados y el formato de cada columna

Escribe los títulos en A1:E1 con estos nombres: Fecha, Concepto, Categoría, Mes e Importe. La columna Mes te hará falta para poder agrupar por mes; la dejaremos visible porque ayuda a entender las fórmulas, y más adelante la puedes ocultar. Aplica el formato de fecha a la columna A y el formato Contabilidad a la columna E antes de escribir los datos, así no tienes que volver fila por fila.

Pasos:

1. Escribe Fecha en A1, Concepto en B1, Categoría en C1, Mes en D1 e Importe en E1.
2. Selecciona A2:A13 y aplica formato de fecha corta con Ctrl+Mayús+3.
3. Selecciona E2:E13 y aplica formato Contabilidad con Ctrl+Mayús+1.
4. Rellena las filas 2 a 11 con los movimientos del ejemplo.

Una lista desplegable para no escribir «Comida» y «comida»

Escribe las cinco categorías en G2:G6: Comida, Transporte, Hogar, Ocio, Suscripciones. Ahora aplicamos Validación de datos a la columna Categoría para que solo se puedan elegir valores de esa lista.

Pasos:

1. Selecciona C2:C12.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir elige Lista y en Origen escribe $G$2:$G$6.
4. Pulsa Aceptar. Al hacer clic en cualquier celda de C2:C12 verás una flecha de lista desplegable.

Calcular totales con SUMA y SUMAR.SI

SUMA (en inglés SUM) suma todos los números de un rango: =SUMA(E2:E12) devuelve la suma de los importes. SUMAR.SI (en inglés SUMIF) suma solo los que cumplen una condición, y necesita tres argumentos: el rango donde se mira la condición, la condición entre comillas y el rango que se suma.

=SUMAR.SI(C2:C12;"Comida";E2:E12)

Con tus datos, =SUMA(E2:E11) da 331,64 y =SUMAR.SI(C2:C11;"Comida";E2:E11) da 128,80 (47,30 + 53,10 + 28,40).

El total del mes y el total por categoría en una sola fórmula

Ahora queremos el total de enero y el de febrero por separado. Para eso añadimos una columna auxiliar con el número de mes y usamos SUMAR.SI filtrando por ese mes. Creamos la columna Mes con la función MES y debajo montamos el resumen.

Sacar el mes de la fecha con MES y un pequeño truco

MES (en inglés MONTH) extrae el número de mes de una fecha: enero=1, febrero=2, etc. Si la celda contiene una fecha real, devuelve el mes; si contiene texto, devuelve error.

=MES(A2)

Pasos:

1. En D2 escribe =MES(A2) y pulsa Entrar.
2. Arrastra el controlador de relleno hasta D11.
3. Selecciona D2:D11 y aplica formato Número sin decimales con Ctrl+Mayús+1 para que se vea 1 y 2, no 1,0 y 2,0.

SUMAR.SI.CONJUNTO para filtrar por mes y por categoría a la vez

SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS) suma con varias condiciones a la vez. Los argumentos van en pares rango-condición y al final el rango a sumar.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(E:E;A:A;">="&FECHA(2026;1;1);A:A;"<"&FECHA(2026;2;1))

Otra forma, usando la columna Mes y la columna Categoría, queda más corta y más fácil de leer:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(E2:E11;D2:D11;1;C2:C11;"Comida")

Esta fórmula devuelve la suma de los importes cuyo mes es 1 y cuya categoría es Comida: 47,30 + 53,10 no, porque 53,10 es de febrero. Solo entra 47,30, así que el resultado es 47,30.

Que los números grandes se lean a la primera

Los importes pequeños del ejemplo se leen bien, pero cuando la hoja crezca tendrás cifras con tres y cuatro dígitos y necesitarás el separador de miles y dos decimales. El formato Contabilidad ya lo aplica, y se aplica a una columna entera de golpe.

Pasos:

1. Selecciona E2:E100 (mucho más grande que tus datos para futuras filas).
2. Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. Elige Contabilidad, dos decimales y separador de miles.
4. Acepta.

Colorear gastos según la categoría y ver los meses más caros sin leer números

El formato condicional cambia el color de la celda según su valor, sin que tengas que hacerlo a mano. Vamos a colorear la columna Importe según el valor: lo barato en verde, lo caro en rojo.

Pasos:

1. Selecciona E2:E11.
2. Ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Escalas de color.
3. Elige la escala verde – amarillo – rojo (la tercera por defecto).

Ahora aplica otra regla al panel de totales por mes para ver el mes más caro en rojo y el más barato en verde.

Un gráfico que se actualiza al añadir filas

Un gráfico de Excel no se actualiza solo si los datos están en rangos fijos. La solución inmediata (y la que usamos aquí antes de pasar a Tabla) es seleccionar los datos y crear el gráfico.

Pasos:

1. Crea una hoja Resumen y escribe las etiquetas de mes en A2:A3 (Ene, Feb) y los totales en B2:B3 usando SUMAR.SI sobre la columna Mes.
2. Selecciona A1:B3 y ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas agrupadas.
3. Aparece un gráfico con dos columnas, una por mes.

Pasar la tabla de movimientos a una Tabla para que todo crezca solo

Una Tabla de Excel es un rango con nombre y con fórmulas que se expanden solas al añadir filas. Al convertir los datos en Tabla, el gráfico se alimenta solo y las fórmulas pueden usar nombres de columna en vez de coordenadas.

Pasos:

1. Selecciona A1:E11.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla.
3. Marca «Tiene encabezados» y acepta.
4. La hoja Movimientos se ve ahora con filas alternas en gris claro y un nombre de tabla en la esquina (Tabla1 por defecto).
5. Cambia las fórmulas del panel de la hoja Resumen para que usen nombres de columna:

=SUMAR.SI(Movimientos[Mes];1;Movimientos[Importe])

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Mes];1;Movimientos[Categoría];"Comida")

1. Selecciona los datos del gráfico en la hoja Resumen y cámbialos a Tabla1[Mes] y Tabla1[Importe] para que crezca con la Tabla.

Gráficos y tablas dinámicas en este punto

Por qué no salen los totales o salen mal

Tres fallos aparecen una y otra vez al montar una hoja de gastos: la columna Importe contiene un texto y la suma falla, las fechas se interpretan como palabras, y la lista desplegable deja pasar valores al pegar. Vamos uno por uno.

#¡VALOR! al sumar la columna Importe

Si en E10 alguien teclea — o gratis para un gasto sin importe, =SUMA(E2:E12) devuelve #¡VALOR!. La causa es que SUMA solo ignora texto si lo entiende como número; un guion o la palabra gratis rompen la suma.

=SUMA.SI(E2:E12;">0")

SUMAR.SI con la condición ">0" suma solo los valores positivos y se salta el texto sin error.

El formato de fecha se cambia al escribir

Si al escribir 05/01/2026 Excel lo alinea a la izquierda, lo está guardando como texto, no como fecha, y MES(A2) devolverá error. La causa suele ser que la celda tenía formato de texto antes de escribir.

Pasos para arreglarlo:

1. Selecciona la columna A y abre Formato de celdas con Ctrl+1.
2. Elige Fecha y el tipo dd/mm/aaaa.
3. Vuelve a escribir el dato en cada celda afectada.

La lista desplegable deja pasar valores al pegar encima

Pegado especial (Ctrl+Alt+V) salta la validación de datos y mete el valor que traes del portapapeles, aunque no esté en la lista. La causa es que Validación de datos solo vigila lo que se escribe, no lo que se pega.

Pasos para encontrar los intrusos:

1. Selecciona C2:C12.
2. Ve a Datos > Herramientas de datos > Rodear con un círculo datos no válidos.
3. Las celdas pegadas que no están en la lista aparecen rodeadas con un círculo rojo.
4. Corrígelas a mano y quita los círculos con Datos > Herramientas de datos > Borrar círculos de validación.

Lo que Excel no hace por ti en una hoja de gastos

Excel no sabe qué categorías te interesan ni cuáles son tus gastos fijos: eso lo decides tú. Tampoco lee el extracto del banco ni te avisa de cargos duplicados: la revisión la haces tú a partir de la hoja. Para gastos en varias monedas hay que decidir la moneda de cada movimiento a mano o usar una columna de tipo de cambio; Excel no convierte importes. Cuando la hoja pasa de unos pocos cientos de movimientos al mes, una hoja de cálculo empieza a quedarse corta: una base de datos como Access o una app de finanzas personales asume mejor el crecimiento y los cálculos repetidos.

Lo que ya sabes hacer con tu hoja de gastos

• Escribir los encabezados y aplicar formato de fecha y Contabilidad a cada columna.
• Crear una lista desplegable con Validación de datos para la columna Categoría.
• Sumar importes con SUMA y filtrarlos con SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO.
• Sacar el mes de una fecha con MES y agrupar los totales por mes.
• Aplicar formato condicional para ver el mes más caro de un vistazo.
• Convertir los datos en una Tabla para que fórmulas y gráficos crezcan solos.

El siguiente paso natural es una segunda hoja para anotarlo todo: una hoja de ingresos con la misma estructura, y luego un presupuesto anual con una fila por mes y una columna por categoría que se rellene con SUMAR.SI.CONJUNTO sobre la Tabla de movimientos.

Dudas al montar una hoja de gastos en Excel