Una plantilla de gastos es, en pocas palabras, una hoja de Excel donde apuntas lo que gastas y lo que entra, y la propia hoja se encarga de sumar y de decirte a dónde se va el dinero. En este tutorial la armas desde cero: empiezas con un libro en blanco, escribes los encabezados, das formato a las celdas, metes una lista desplegable para no escribir la categoría a mano cada vez, calculas los totales por categoría con una fórmula y terminas con un gráfico circular. Todo lo que aquí se usa funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y también en Excel para la web.
Qué es una plantilla de gastos y por qué armarla tú mismo
Una plantilla de gastos es una hoja de Excel que tiene cuatro columnas básicas: la fecha, el concepto (qué compraste o pagaste), la categoría (Comida, Transporte, Vivienda…) y el importe. La gracia es que la hoja no solo guarda los datos, sino que trabaja por ti: suma los gastos del mes, los agrupa por categoría y te los enseña en un gráfico para que veas de un vistazo en qué se te va el sueldo.
Armarla tú mismo, en vez de descargar una ya hecha, tiene dos ventajas claras. La primera es que la adaptas a tu caso: si quieres meter una columna de "Forma de pago" o "Notas", la añades; si una categoría no te sirve, la borras. La segunda es que entiendes cada fórmula y, cuando algo falla, sabes dónde tocar. Una plantilla descargada suele esconder cálculos complejos que, el día que dan un error, no sabes arreglar.
La estructura mínima de la plantilla y sus columnas
La plantilla que vamos a construir tiene una zona de control arriba (mes, ingresos, gastos y saldo) y una tabla de movimientos debajo. La tabla es la parte importante: cuatro columnas en A1:D1 con los títulos Fecha, Concepto, Categoría e Importe.
| Zona | Celda | Contenido |
|---|---|---|
| Encabezados | A1:D1 |
Fecha, Concepto, Categoría, Importe |
| Movimientos | A2:D200 |
Un gasto por fila |
| Categorías | F2:F8 |
Lista usada por la lista desplegable |
| Totales | G2:G8 |
Importe total por categoría |
Las celdas de ingresos, gastos y saldo viven en la parte de arriba, en A1:C4 o donde te quede más cómodo, y la tabla de movimientos empieza un poco más abajo, en A6. Conviene dejar la tabla en A1:D1 solo si no vas a poner el cuadro de control; en este tutorial la tabla va en A6:D6 para que la zona de arriba quede libre.
Las celdas de ingresos, gastos y saldo
La zona de control resume el mes con cuatro datos: el mes en curso, los ingresos que esperas, los gastos reales que ya llevas apuntados y el saldo (ingresos menos gastos). La fórmula de los gastos reales es =SUMA(D:D) porque suma toda la columna D, donde están los importes.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Mes | Ingresos | Saldo |
| 2 | Enero | 1.800,00 | 1.200,50 |
| 3 | Gastos | ||
| 4 | 599,50 | 1.200,50 |
=SUM(D:D) y =B2-C2.Cómo crear la plantilla desde cero en tu Excel
Abre un libro en blanco y guárdalo enseguida con un nombre que lo identifique, por ejemplo Gastos_2026.xlsx, en una carpeta donde lo encuentres sin buscar. Trabajar en un archivo guardado desde el principio evita sustos si Excel se cierra de golpe.
- Pulsa Ctrl+U para abrir un libro nuevo.
- Escribe los encabezados en
A1:D1: Fecha, Concepto, Categoría, Importe. - Selecciona
A2:A200, pulsa Ctrl+1 y en la pestaña Número elige Fecha con el formatodd/mm/aaaa. - Selecciona
D2:D200, pulsa Ctrl+1 y en Número elige Moneda con dos decimales. - Pulsa Ctrl+G para guardar.
### cuando es estrecha; amplía su ancho hasta ver la fecha. La columna D muestra los importes con el símbolo de moneda a la derecha del número.Una lista desplegable para no escribir categorías distintas cada vez
Escribir "Comida", "comida" y "Comida " en la misma columna arruina cualquier suma por categoría, porque Excel las trata como textos distintos. La solución es una lista desplegable en la columna Categoría: el lector elige de una lista fija y no puede escribir otra cosa. La herramienta se llama Validación de datos y vive en la pestaña Datos.
Tienes dos formas de montarla: escribiendo las categorías a mano dentro del propio cuadro de diálogo, o teniéndolas escritas en un rango aparte (más fácil de ampliar).
La lista escrita a mano en el cuadro
Selecciona C2:C200, abre el cuadro y rellena solo la pestaña Configuración con los datos exactos que ves abajo.
Estilo: Detener, si alguien escribe "comida " con un espacio, Excel rechaza la entrada y muestra el mensaje. Si pusieras Estilo: Aviso o Estilo: Información, la entrada incorrecta pasaría y los totales fallarían.La lista en un rango aparte que puedes ampliar
Escribe las categorías en F2:F8: Comida, Transporte, Vivienda, Ocio, Salud, Educación, Otros. Selecciona C2:C200 y abre Validación de datos con Origen =$F$2:$F$8. El signo $ fija el rango para que no se desplace al copiar la validación a otras celdas. Cuando quieras añadir una categoría, escribe Mascotas en F9 y aparecerá sola en la lista.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | A | B | C | D | F | ||
| 2 | 1 | Fecha | Concepto | Categoría | Importe | Categorías | |
| 3 | 2 | 05/01/2026 | Mercado semanal | Comida | 62,40 | Comida | |
| 4 | 3 | 06/01/2026 | Gasolina | Transporte | 45,00 | Transporte | |
| 5 | 4 | 07/01/2026 | Alquiler | Vivienda | 550,00 | Vivienda | |
| 6 | 5 | 08/01/2026 | Cine | Ocio | 18,00 | Ocio | |
| 7 | 6 | Salud | |||||
| 8 | 7 | Educación | |||||
| 9 | 8 | Otros |
C2 aparece un triángulo de lista desplegable a la derecha. Al elegir una categoría, la celda toma exactamente el texto de la columna F (con su mayúscula).Totales por categoría que se actualizan solos
Con los datos escritos, llega el momento de saber cuánto llevas gastado en cada categoría. La fórmula ideal es SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés, SUMIFS): suma un rango si se cumplen varias condiciones. En G2 escribes:
=SUMAR.SI.CONJUNTO($D$2:$D$200;$C$2:$C$200;F2)$D$2:$D$200 es el rango a sumar (los importes); $C$2:$C$200 es el rango donde está la categoría; F2 es el criterio (la categoría que toca esa fila). Los $ son obligatorios porque vas a arrastrar la fórmula hacia abajo y el rango no debe moverse, solo cambia F2 a F3, F4…
| F | G | |
|---|---|---|
| 1 | Categoría | Total |
| 2 | Comida | 62,40 |
| 3 | Transporte | 45,00 |
| 4 | Vivienda | 550,00 |
| 5 | Ocio | 18,00 |
| 6 | Salud | 0,00 |
| 7 | Educación | 0,00 |
| 8 | Otros | 0,00 |
0,00 mientras no haya gastos; es correcto, no es un error.Un gráfico circular para ver a dónde se va el dinero
Un gráfico circular es la mejor forma de ver proporciones: cada categoría es un trozo del círculo y, cuanto más grande, más dinero se ha ido ahí. La clave es seleccionar bien los datos antes de insertar.
- Selecciona F1.
- Mantén pulsada
Ctrly seleccionaG1:G8para añadir los totales a la selección sin perder la primera columna. - Abre el asistente.
- Elige Circular (2D), pulsa Aceptar y arrastra el gráfico al lado de la tabla.
- Haz clic en el gráfico, pulsa el botón + que aparece a su derecha y activa Etiquetas de datos y Leyenda.
0,00, Excel la dibuja como un trozo fino o no la muestra, según la versión.Por qué la plantilla no suma o muestra errores al usarla
Una plantilla que parecía perfecta empieza a fallar cuando se usa de verdad. Tres errores aparecen una y otra vez, y los tres tienen arreglo.
La columna Importe queda como texto y no suma
El síntoma es claro: ves los importes en la columna D, pero el total en G2 da 0,00 o la suma manual da 0. La causa es casi siempre que los importes llevan el símbolo de moneda pegado delante (por ejemplo, €45,00) o se pegaron desde Word, lo que hace que Excel los guarde como texto.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 2 | 05/01/2026 | Mercado semanal | Comida | €62,40 |
| 3 | 06/01/2026 | Gasolina | Transporte | €45,00 |
| 4 | 07/01/2026 | Alquiler | Vivienda | €550,00 |
Para arreglarlo, selecciona D2:D200, ve a la cinta y aplica la herramienta de reparación.
Pulsa Finalizar sin cambiar nada del asistente: Excel detecta que la columna es numérica, quita el símbolo y la convierte en número real. El aviso Número almacenado como texto (un triángulo verde en la esquina) desaparece.
La lista desplegable deja pasar categorías mal escritas
El problema opuesto: pusiste Estilo: Aviso o Estilo: Información en lugar de Detener y alguien escribió "comida " con un espacio de más. La celda acepta la entrada, el texto no coincide con el de la lista y la fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO no la cuenta.
Para encontrar estas celdas en una hoja grande, Excel tiene un botón que las marca con un círculo rojo.
Aparecen círculos rojos en las celdas problemáticas. Las corriges (o cambias el Estilo de la validación a Detener) y vuelves a Datos > Herramientas de datos > Quitar círculos de validación.
El gráfico muestra una categoría vacía
Si en la columna F hay una categoría sin ningún gasto (por ejemplo Educación a 0,00), el gráfico puede mostrar un trozo gris vacío o un círculo con un sector raro. Es solo visual: el dato es correcto.
La solución más limpia es ordenar la tabla auxiliar para que las categorías con 0,00 queden al final y, si te molestan, borrarlas de F (la lista desplegable se actualiza). Otra opción es filtrar los datos del gráfico para que solo incluya categorías con gasto, seleccionando el gráfico, pulsando + > Filtrar y desmarcando las que no quieras.
Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de gastos
- Tienes una hoja con Fecha, Concepto, Categoría e Importe, formateada como fecha y moneda.
- La categoría se elige de una lista desplegable, así que no hay dos formas de escribir lo mismo.
- Los totales por categoría se calculan solos con
SUMAR.SI.CONJUNTOy se actualizan al escribir un gasto nuevo. - Un gráfico circular te enseña de un vistazo qué categoría se lleva la mayor parte del dinero cada mes.
- Sabes detectar y arreglar los tres errores más habituales: importes como texto, categorías mal escritas y categorías vacías en el gráfico.
El siguiente paso natural es añadir formato condicional a la columna Importe (Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos) para que los gastos más altos se vean más oscuros y localices enseguida los importes grandes. La función SUMAR.SI.CONJUNTO existe desde Excel 2007, así que este tutorial te vale en cualquier versión moderna.
Dudas al usar una plantilla de gastos en Excel
Dudas al usar una plantilla de gastos en Excel
1. ¿Cómo hacer una plantilla gratis para controlar mis gastos personales en Excel?
Abre un libro nuevo y crea columnas para fecha, concepto, categoría y monto. En la última fila usa SUMAR.SI para totalizar por categoría y, debajo, SUMA para el total general. Con formato condicional (Inicio > Formato condicional > Barras de datos) verás de un vistazo dónde se va más dinero.
2. ¿Dónde consigo una plantilla de presupuesto personal gratis?
Dentro de Excel entra a Archivo > Nuevo y busca "presupuesto personal": hay varias plantillas oficiales gratuitas listas para usar. También puedes crearla tú con una tabla de ingresos, una de gastos con SUMAR.SI.CONJUNTO y una fila final que reste ambos con una simple resta (=ingresos-gastos).
3. ¿Hay plantillas gratis en Excel para hacer un presupuesto de empresa?
Sí, en Archivo > Nuevo encontrarás plantillas de presupuesto empresarial gratuitas creadas por Microsoft. Si prefieres una propia, estructura una hoja por mes con columnas de ingreso previsto, ingreso real, gasto previsto y gasto real, y añade una hoja de resumen con las desviaciones calculadas con una resta.
4. ¿Cómo se hace una plantilla de gastos para una empresa en Excel?
Crea una hoja con columnas de fecha, proveedor, categoría, número de factura e importe. Aplica un Tabla (Insertar > Tabla) para poder filtrar por categoría o proveedor. Al final, un SUMAR.SI.CONJUNTO por mes y categoría te dará el total de cada área sin tener que hacer cuentas a mano.
5. ¿Cuál es la mejor plantilla de presupuesto en Excel?
La mejor es la que se adapta a tu caso: para uso personal basta con una hoja de ingresos y otra de gastos con totales. Para empresas, conviene una hoja por departamento y un resumen anual con SUMAR.SI.CONJUNTO y gráficos (Insertar > Gráficos) que comparen lo previsto con lo real.
6. ¿Cómo hacer una plantilla de gastos mensuales gratis en Excel?
Abre un libro y crea una columna por cada día del mes o, más cómodo, tres columnas: fecha, concepto e importe. Debajo, suma el total con =SUMA(rango) y, si quieres ver el acumulado, usa =SUMA($A$2:A2) arrastrando hacia abajo con el controlador de relleno.