Finanzas personales en Excel: plantilla con fórmulas

Un presupuesto en Excel no es más que una hoja donde apuntas lo que entra y lo que sale cada mes, lo sumas por categorías y lo pintas en un gráfico. Con eso solo ya sabes en qué se te va el dinero y cuánto te queda para ahorrar. Al terminar este tutorial tendrás una hoja llamada Presupuesto 2026 con tres bloques (Ingresos, Gastos fijos, Gastos variables), una lista desplegable para no escribir la categoría a mano, un total por categoría y un gráfico circular. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016; en Excel para la web también, y los datos se han comprobado en octubre de 2026.

Qué es un presupuesto en Excel y por qué te conviene armarlo tú

Un presupuesto personal es una tabla con dos columnas importantes: una de dinero que entra (sueldo, extras, transferencias recibidas) y otra de dinero que sale (alquiler, mercado, gasolina, suscripciones). En medio, una columna de categoría (Vivienda, Alimentación, Transporte…) para no mezclar peras con manzanas, y al final una resta: ingresos menos gastos. Lo que sobra, o lo que falta, es tu ahorro del mes.

La gracia de hacerlo en Excel, y no en una app externa, es que las cuentas se actualizan solas cuando cambias una cifra. Si hoy te comes un extra de 30 EUR, lo escribes en su fila y el total de Alimentación, el total de gastos y el ahorro se recalculan al instante. Y cuando llegue fin de mes, un gráfico circular te enseña en qué se te fue el sueldo: muchas veces lo que más duele no es lo que más cuesta, sino lo pequeño que se repite.

No necesitas macros ni funciones raras. Con SUMA, una resta y SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) tienes más que de sobra para un presupuesto familiar o de un piso compartido. Lo que sí hace falta es orden: las categorías bien escritas, los importes como números (no como texto con el símbolo delante) y una hoja que crezca contigo sin romperse.

La hoja en blanco: ingresos, gastos y categorías bien ordenadas

Empezamos con un libro nuevo y una sola hoja, a la que llamaremos Presupuesto 2026. La idea es tener tres bloques apilados y una columna de Categoría a la derecha para luego filtrar y agrupar.

1. En la celda A1 escribe Fecha, en B1 Concepto, en C1 Categoría, en D1 Tipo y en E1 Importe. Pon los títulos en negrita desde Inicio > Fuente > Negrita o con el atajo Ctrl+N.
2. Debajo, en la columna Tipo solo escribirás dos valores: Ingreso o Gasto. En la columna Categoría escribirás cosas como Alimentación, Vivienda o Transporte, una por fila.
3. Apunta los ingresos del mes (sueldo, alguna transferencia) y los gastos (alquiler, luz, mercado, gasolina, Netflix, gym).
4. Cuando termines, pulsa Ctrl+Inicio para volver a A1.

SUMA, RESTA y SUMAR.SI: las tres fórmulas que mueven tu dinero

Con tres funciones resuelves el 90 % de un presupuesto. La primera es SUMA, que suma un rango: =SUMA(E2:E10) te da el total de importes de la columna, mezclando ingresos y gastos. Para separar, le pones una condición con SUMAR.SI (SUMIF): =SUMAR.SI(D:D;"Ingreso";E:E) suma solo lo marcado como Ingreso, y =SUMAR.SI(D:D;"Gasto";E:E) solo lo marcado como Gasto. El ahorro del mes es la resta de ambos.

Pero el verdadero partido lo gana SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS), que es como SUMAR.SI pero admite varias condiciones a la vez. Su sintaxis es: primero el rango a sumar, y después parejas de «rango; criterio»:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(E:E;C:C;F2;D:D;"Gasto")

Aquí le pedimos que sume la columna E (importes) cuando la columna C (categoría) coincida con F2 y la columna D (tipo) sea "Gasto". Si copias esa fórmula hacia abajo cambiando F2 por F3, F4…, tendrás el total de cada categoría sin esfuerzo.

Monta tu presupuesto mensual paso a paso

Ahora vamos a darle a esta hoja las tres cosas que la convierten en un presupuesto de verdad: una lista desplegable para no escribir la categoría a mano, un total por categoría y un gráfico circular. Cada paso añade una pieza a la misma hoja.

Crea las categorías con una lista desplegable

Para no acabar con "Ocio", "ocio" y "ocio " (tres categorías distintas para Excel), crea una lista en la columna H y úsala como origen de la Validación de datos.

1. En H1 escribe Categoría (en negrita) y debajo, de H2 a H8, escribe: Alimentación, Transporte, Vivienda, Ocio, Salud, Ingresos, Otros.
2. Selecciona C2:C100 (toda la columna de categorías de los datos).
3. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
4. En Permitir elige Lista y en Origen escribe =$H$2:$H$8.
5. Pulsa Aceptar.

Al hacer clic en cualquier celda de la columna C verás una flecha desplegable. Si intentas escribir algo que no está en la lista, Excel te avisa y no te deja. Así tu columna queda limpia para siempre.

Calcula el total por categoría con SUMAR.SI.CONJUNTO

Ahora una pequeña tabla resumen al lado. En F1 escribe Total y en G1 €, ambos en negrita. En F2:F8 repite las mismas categorías de la lista (Alimentación, Transporte, Vivienda, Ocio, Salud, Ingresos, Otros). La fórmula va en G2:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(E:E;C:C;F2;D:D;"Gasto")

Copia G2 hacia abajo hasta G8 con el controlador de relleno. La fórmula se ajusta sola: en G3 buscará "Transporte", en G4 "Vivienda" y así hasta G8.

Compara lo previsto con lo real mes a mes

Un presupuesto solo tiene sentido si lo comparas con lo que de verdad gastas. Crea una segunda hoja llamada Gastos reales con las mismas cinco columnas (Fecha, Concepto, Categoría, Tipo, Importe) y añade una sexta, Previsto, donde apuntas lo que pensabas gastar en esa categoría ese mes.

Al final de la hoja, en una mini-tabla, calculas el desfase por categoría con la resta de dos SUMAR.SI.CONJUNTO:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(E:E;C:C;F2)-SUMAR.SI.CONJUNTO(F:F;C:C;F2)

Resultado positivo: te pasaste del previsto. Resultado negativo: te sobró. Así, de un vistazo, sabes en qué categorías tienes que ajustar el mes que viene.

Pinta un gráfico circular de gastos por categoría

El gráfico se hace con la tabla resumen que ya tienes, la de F1:G8. Selecciona ese rango, ve a la pestaña Insertar y elige Gráficos circulares > Circular 2D. Enseguida verás un pastel con un color por categoría, con su nombre y el importe.

Pasos exactos:

1. Selecciona F1:G8.
2. Insertar > Gráficos > Gráficos circulares.
3. Elige Circular 2D (el primero de la galería).
4. Mueve el gráfico a la derecha de los datos con arrastrar y soltar.
5. Si quieres que se vea el porcentaje, haz clic en el gráfico y ve a Diseño de gráfico > Agregar elemento de gráfico > Etiquetas de datos > Porcentaje.

Fórmate el hábito: tu hoja se vuelve tabla y crece sola

Ahora viene el truco que separa un presupuesto de un mes de un presupuesto de todo el año: convertir el rango en una tabla de Excel. Así, cuando en febrero añadas más filas, las fórmulas y el gráfico se enteran solos.

1. Haz clic en cualquier celda con datos, por ejemplo A1.
2. Pulsa Ctrl+T (o ve a Insertar > Tablas > Tabla). Excel selecciona todo el rango y te muestra el cuadro Crear tabla.
3. Marca La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.
4. Verás que la fila 1 cambia de aspecto: aparecen unos botones desplegables en cada encabezado y la hoja se pinta con bandas.
5. Ve a Diseño de tabla (una pestaña que aparece solo cuando estás dentro de la tabla) y, si quieres, cambia el Nombre de la tabla en la esquina izquierda a algo como tblPresupuesto.

A partir de ahora, si pulsas Entrar debajo de la última fila, la tabla añade una fila nueva con el mismo formato. Las fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO que tenías en la columna G siguen funcionando sin tocarlas, porque hacen referencia a columnas enteras (E:E, C:C, D:D), no a un rango fijo. Y el gráfico circular, si lo has creado a partir de la tabla resumen, se actualiza al añadir un importe nuevo.

Por qué tus fórmulas no cuadran (y cómo arreglarlas)

Tres fallos muy comunes con esta hoja, y la forma de arreglarlos sin volverte loco.

#¡VALOR! al sumar: hay texto escondido en la columna de importes

El error #¡VALOR! aparece cuando SUMA o SUMAR.SI.CONJUNTO se topan con una celda que parece número pero es texto. Suele pasar al copiar importes desde el banco o desde un PDF: en lugar de 1200 te llega "1.200 €" o " 1200" con un espacio delante. Para encontrar al culpable, selecciona la columna E y mira abajo, en la barra de estado: si ves Suma = 874,79 pero una celda debería sumar más, tienes un texto escondido.

Para limpiarlo rápido:

1. Selecciona la columna E y pulsa Ctrl+L para abrir Reemplazar.
2. En Buscar escribe " €" (espacio y euro) y en Reemplazar con deja vacío. Pulsa Reemplazar todo.
3. Repite con "€" sin espacio.
4. Vuelve a mirar la barra de estado: ahora la Suma debe coincidir.

Si hay un valor concreto que no se deja, en una celda auxiliar puedes forzar la conversión con la función VALOR: =VALOR(EXTRAE(E2;1;10)) toma los 10 primeros caracteres e intenta leerlos como número. Si la columna E tiene números limpios, esto no hace falta.

El total por categoría sale cero: la categoría tiene un espacio al final

SUMAR.SI.CONJUNTO distingue mayúsculas y minúsculas, pero sobre todo distingue espacios. Si en la lista desplegable pusiste "Ocio " (con un espacio al final) y en la tabla resumen escribiste "Ocio", para Excel son dos categorías distintas y la suma queda a cero. La forma más rápida de saberlo es hacer clic en la celda de la lista (H5) y mirar la barra de fórmulas: si ves un espacio después de "Ocio", ahí está el problema.

La solución limpia es una columna auxiliar con RECORTAR (TRIM), que quita espacios al principio y al final:

=RECORTAR(C2)

Cópiala hacia abajo y úsala en la fórmula en vez de C2. Pero la solución de raíz es revisar la lista de H2:H8 y borrar los espacios sobrantes: validación de datos con la lista limpia y a correr.

El gráfico no se actualiza al añadir gastos

Si añadiste filas y el gráfico se quedó con los datos de antes, casi siempre es porque el gráfico apunta a un rango fijo, no a la tabla. Para arreglarlo:

1. Haz clic en el gráfico.
2. Mira la barra de fórmulas: verás algo como =Hoja1!$F$1:$G$8. Eso es un rango absoluto y no crece.
3. La forma más sencilla es borrar el gráfico y volver a crearlo seleccionando la tabla resumen (que ahora debería ser una tabla de Excel, no un rango). Así el gráfico lee la tabla y se expande solo.
4. Si no quieres borrarlo, haz clic derecho sobre el gráfico > Seleccionar datos y cambia el rango a =tblResumen[Categoría] y =tblResumen[Total], usando los nombres de columna de tu tabla.

Lo que ya sabes hacer con tu presupuesto en Excel

• Estructura: una hoja con cinco columnas (Fecha, Concepto, Categoría, Tipo, Importe) y tres bloques (Ingresos, Gastos fijos, Gastos variables) ordenados por fecha.
• Cálculo: SUMA para totales rápidos, una resta para el ahorro del mes y SUMAR.SI.CONJUNTO para el total por categoría.
• Limpieza: lista desplegable con Validación de datos para que todas las categorías se escriban igual.
• Visualización: gráfico circular 2D que muestra de un vistazo en qué se va el sueldo.
• Crecimiento: rango convertido en tabla con Ctrl+T para que fórmulas y gráfico se actualicen al añadir filas.

El siguiente paso natural es el formato condicional: pintar en rojo los meses en los que te pasas del límite de cada categoría, o en verde los que ahorras más de un 10 % del sueldo. Con esa pieza, tu presupuesto pasa de ser un registro a ser un semáforo que te avisa antes de llegar a fin de mes.

Dudas al usar tu presupuesto en Excel

¿Puedo tener varios meses en la misma hoja? Sí, añade una columna Mes o usa una tabla por mes en la misma hoja. Si te quedas sin filas, recuerda que una hoja de Excel tiene 1.048.576 filas.

¿Y si comparto el presupuesto con otra persona? Guarda el libro en OneDrive o SharePoint y abridlo a la vez: Excel para la web y Microsoft 365 permiten coedición en tiempo real.

¿Cómo paso mi presupuesto a otro año sin arrastrar fórmulas? Copia la hoja entera (clic derecho en la pestaña > Mover o copiar > Crear una copia), bórale los datos y cambia el año en el nombre de la pestaña. Las fórmulas y la lista desplegable se mantienen.

Dudas al usar tu presupuesto en Excel