Cómo hacer una planilla de gastos en Excel: tutorial desde cero

Una planilla de gastos es, en su forma más simple, una hoja de Excel donde apuntas fecha, concepto, categoría e importe de cada gasto para ver al final del mes en qué se te fue el dinero. Frente a hacerlo en papel o en una app del móvil, Excel te permite sumar, filtrar, resaltar y graficar sin instalar nada y con un archivo que es tuyo. En este tutorial montarás una planilla paso a paso, con fórmulas que se calculan solas, una lista desplegable para no escribir mal las categorías, formato condicional para ver los gastos grandes y un gráfico circular para entender de un vistazo a dónde se va el sueldo. Funciona en Excel 2007 en adelante y en Excel para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, además de Excel para la web y para Mac. Las funciones que usamos (SUMA, SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTARA) están en todas esas versiones.

Qué es una planilla de gastos y por qué hacerla en Excel

Una planilla de gastos es una tabla con cinco columnas: la fecha en que hiciste el gasto, el concepto (qué compraste), la categoría (en qué grupo lo metes: comida, transporte, vivienda…), el importe que pagaste y, si quieres, el método de pago (efectivo, tarjeta, transferencia). Cada fila es un apunte; al final del periodo, Excel te permite sumar la columna de importes para ver el total y desglosarlo por categoría con una sola fórmula. Frente a apuntarlo en una libreta, la planilla en Excel te deja filtrar (por ejemplo, ver solo los gastos de «Ocio» del mes), ordenar de mayor a menor, resaltar los que pasan de un umbral con un color y dibujar un gráfico de tarta para ver los porcentajes. Frente a una app del móvil, la planilla en un archivo .xlsx es tuya, la puedes abrir sin conexión, la imprimes o la envías por correo, y no depende de un servicio externo. La idea es que con un mínimo de orden al anotar —una fila por gasto, sin mezclar conceptos— las fórmulas se ocupan del resto: tú escribes, Excel calcula.

Las columnas de una planilla que de verdad se usan

La estructura mínima que aguanta el día a día tiene cinco columnas: Fecha, Concepto, Categoría, Importe y Método de pago. La fecha sirve para ordenar cronológicamente y para filtrar por mes; el concepto es el texto libre que describe el gasto («Mercadona», «Gasolina 95», «Netflix»); la categoría es la palabra clave que agrupa conceptos parecidos (Comida, Transporte, Vivienda, Ocio, Salud, Otros); el importe es el número que se suma, y el método de pago distingue entre efectivo, tarjeta y otros, lo que ayuda a cuadrar después contra los extractos bancarios. Esta es la hoja con seis gastos de ejemplo ya introducidos en A1:E6:

Dónde se hace cada cosa en la cinta de opciones

A lo largo del tutorial tocarás estas rutas de la cinta. Te las dejo juntas para que sepas dónde está cada herramienta cuando llegues a su paso.

Monta la hoja en cinco minutos

Empezamos con un libro en blanco. Sigue estos pasos en orden y al terminar tendrás la estructura lista para empezar a apuntar gastos.

1. Abre Excel y crea un libro nuevo (Ctrl+U / en Mac, Cmd+N).
2. En la celda A1 escribe Fecha, en B1 Concepto, en C1 Categoría, en D1 Importe y en E1 Método. Pulsa Tab entre celdas y Entrar al terminar la fila para volver a A2.
3. Selecciona la columna A haciendo clic en su letra y abre Formato de celdas con Ctrl+1. En la pestaña Número, elige Fecha y el tipo 14/03/2001 (fecha corta). Pulsa Aceptar.
4. Selecciona la columna D y repite Ctrl+1. En Número, elige Moneda con dos decimales. Pulsa Aceptar.
5. Haz clic en la celda A2 y ve a Vista > Ventana > Inmovilizar paneles > Inmovilizar fila superior, para que el encabezado siga visible al hacer scroll.
6. Ve a Archivo > Guardar como, elige la carpeta y guarda el libro como Libro de Excel (.xlsx) con el nombre «Planilla de gastos 2026».

Resultado: una hoja con cinco encabezados en negrita, la columna A lista para fechas, la columna D lista para importes en euros y la fila 1 fija al desplazarte. Ahora introduce los seis gastos de ejemplo del apartado anterior copiando los datos a partir de A2.

La fórmula rápida del TOTAL y de cada categoría

Ahora que tienes los datos, le pones los cálculos. Ve a la celda D8 y escribe =SUMA(D2:D100); con eso sumas toda la columna de importes aunque solo tengas seis filas rellenas, porque las celdas vacías cuentan como cero. Para ver cuánto llevas gastado en cada categoría, ve a la celda G2 y escribe =SUMAR.SI.CONJUNTO(D:D;C:C;"Comida"); la función en inglés es SUMIFS y suma el rango D:D cuando la columna C:C coincide con «Comida». Copia esa fórmula a G3, G4… cambiando el texto entre comillas por cada categoría (Transporte, Vivienda, Ocio, Salud, Otros). Para saber cuántos gastos llevas anotados, ve a G1 y escribe =CONTARA(B2:B100); la función en inglés es COUNTA y cuenta las celdas con texto, que son los conceptos que has rellenado.

=SUMA(D2:D100)
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D:D;C:C;"Comida")
=CONTARA(B2:B100)

La hoja con los totales ya calculados queda así:

Una lista desplegable para no escribir la categoría a mano

Escribir la categoría a mano es el primer paso para que los totales no cuadren: «Comida» y «comida» son textos distintos para Excel, así que =SUMAR.SI.CONJUNTO no las junta. La solución es una lista desplegable en la columna C, con las categorías definidas en una hoja auxiliar. Crea una hoja nueva llamada Categorías (clic derecho en la pestaña > Insertar > Hoja). En G1 escribe Categoría y debajo, de G2 a G7, los valores: Comida, Transporte, Vivienda, Ocio, Salud, Otros. Vuelve a la hoja Gastos, selecciona el rango C2:C100 y ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.

Pulsa la pestaña Mensaje de error, elige Detener y escribe el título «Categoría no válida» con el mensaje «Elige una categoría de la lista». Acepta. Ahora, al hacer clic en cualquier celda de C2 a C100, aparece una flecha de lista desplegable; si alguien escribe «comida» en minúsculas, Excel muestra el error y no lo deja seguir.

La lista sacada de una tabla que crece sola

El problema del rango $G$2:$G$7 es que, si más adelante añades la categoría «Mascotas» en G8, tienes que actualizar la validación a mano. El arreglo es convertir G1:G7 en una Tabla y usar su nombre en la validación. En la hoja Categorías, selecciona G1:G7, ve a Insertar > Tablas > Tabla y confirma con Aceptar. La tabla se crea con un estilo; haz clic en ella y, en la pestaña Diseño de tabla que aparece, cambia el nombre de Tabla1 a tblCategorias en el cuadro de la izquierda. Ahora vuelve a la hoja Gastos, selecciona otra vez C2:C100, abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos y cambia el Origen a =INDIRECTO("tblCategorias[Categoría]"). Acepta. La función INDIRECTO (en inglés INDIRECT) convierte el texto entre comillas en una referencia; al estar entre corchetes el nombre de la columna, Excel entiende que es una columna estructurada de la tabla.

=INDIRECTO("tblCategorias[Categoría]")

Para probarlo, ve a la hoja Categorías y escribe Mascotas en G8. Vuelve a la hoja Gastos, haz clic en C8 y abre la lista: «Mascotas» ya aparece sin tocar la validación.

Formato condicional para ver de un vistazo dónde se va el dinero

El formato condicional pinta las celdas según una regla y, sin fórmulas, te señala los gastos grandes. Selecciona el rango A2:E100 y ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla. Elige «Aplicar formato a las celdas que contengan», en la primera lista deja Valor de la celda, en la segunda elige mayor que y en el cuadro escribe 100. Pulsa Formato, ve a la pestaña Relleno y elige un rojo claro; en la pestaña Fuente pon la letra en negrita. Acepta dos veces. Ahora, cualquier fila con un importe mayor que 100 se pinta de rojo. Para la escala de colores, selecciona solo la columna D (D2:D100) y ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Escalas de color. Elige la primera escala (rojo arriba, verde abajo). Los importes altos se ven rojos y los pequeños, verdes.

Gráfico de tarta por categoría en un clic

Para cerrar la parte visual, un gráfico de tarta. Selecciona los datos de la tabla auxiliar: en la hoja Gastos, haz clic en F1 y, con la tecla Ctrl pulsada, haz clic en G1 y arrastra hasta G6 para seleccionar la cabecera de la categoría, sus valores y el rango de subtotales. Ve a Insertar > Gráficos > Gráficos recomendados, elige Circular y pulsa Aceptar. Mueve el gráfico a la derecha de la tabla.

Si prefieres un gráfico que se actualice solo al añadir filas, convierte antes los datos en una Tabla: selecciona F1:G6, Insertar > Tablas > Tabla, y usa esa tabla como origen del gráfico (clic derecho en el gráfico > Seleccionar datos y elige la tabla).

Por qué la planilla deja de cuadrar a mitad de mes

Tres fallos típicos aparecen a los pocos días de usar la planilla. El primero es escribir la categoría con minúsculas o con un espacio al final: «comida» y «Comida » son textos distintos, así que =SUMAR.SI.CONJUNTO no los agrupa. El segundo es pegar importes desde otra hoja y que Excel los guarde como texto, con lo que la suma da 0 aunque veas los números. El tercero es dibujar el gráfico con un rango que incluye filas en blanco y aparecen categorías vacías o repetidas en la leyenda. La buena noticia es que los tres tienen arreglo rápido: la lista desplegable, la conversión a número y la conversión a Tabla.

Escribes «comida» y «Comida» y los totales no coinciden

El motivo es que las categorías no están normalizadas. La función =SUMAR.SI.CONJUNTO distingue mayúsculas y acentos, así que «Comida», «comida» y «COMIDA » se cuentan como tres categorías distintas. El arreglo es la lista desplegable del apartado anterior, que no te deja escribir variantes. Si ya tienes datos sucios, ve a Inicio > Modificar > Buscar y seleccionar > Reemplazar, busca «comida» y reemplázalo por «Comida»; repite con cada variante.

En la hoja de arriba, =SUMAR.SI.CONJUNTO(D:D;C:C;"Comida") solo sumará la fila 3 (8,50) y dejará fuera las otras dos. Tras reemplazar, las tres filas cuentan.

La suma del total da 0 aunque ves los números

La causa es que la columna D está guardada como texto. Excel lo señala con un triángulo verde en la esquina superior izquierda de cada celda. Selecciona toda la columna D, haz clic en el icono de advertencia amarillo y elige Convertir en número. Si el icono no aparece, copia una celda vacía, selecciona D2:D100, abre Pegado especial con Ctrl+Alt+V, marca Multiplicar y pulsa Aceptar: multiplicar por 1 fuerza la conversión de texto a número.

=ESNUMERO(D2)

La fórmula =ESNUMERO(D2) (en inglés ISNUMBER) te dice si la celda ya es número: devuelve VERDADERO si lo es y FALSO si sigue como texto.

El gráfico muestra categorías vacías o repetidas

El problema es que el rango del gráfico incluye filas en blanco, y cada hueco aparece como una porción vacía. El arreglo es convertir los datos en una Tabla para que el rango crezca solo: selecciona A1:E6, ve a Insertar > Tablas > Tabla y acepta. Ahora el gráfico toma la tabla como origen y solo incluye filas con datos. Si aun así ves categorías repetidas, revisa la columna C: probablemente tienes «Comida» y «Comida » (con espacio) en filas distintas, que ya tratamos en el fallo anterior.

Cuándo te quedas corto con Excel y qué usar en su lugar

Excel aguanta bien una persona o una familia que anota a mano. Si la planilla la van a rellenar varias personas a la vez desde el móvil, Google Sheets es más cómodo porque varias cuentas pueden editar a la vez sin bloquearse. Si lo que quieres es no escribir nada y que la app lea los SMS del banco, las apps de banca tipo Fintonic o las de tu propio banco clasifican los gastos solos, aunque a costa de ceder los datos de tu cuenta. Si lo que necesitas es un sistema ya hecho con categorías, presupuesto y gráficos, las plantillas de Microsoft en excel.cloud.microsoft/create/es/budget-templates/ tienen más de 30 modelos gratuitos y personalizables. Y si la planilla crece hasta tener cientos de miles de filas o necesitas consultas complejas, ahí ya toca pasar a una base de datos como Access.

Lo que ya sabes hacer con tu planilla de gastos

• Montar la hoja con cinco columnas y los formatos de fecha y moneda.
• Validar la categoría con una lista desplegable que crece sola desde una tabla.
• Sumar el total con =SUMA y desglosar por categoría con =SUMAR.SI.CONJUNTO.
• Resaltar gastos grandes con formato condicional y dibujar un gráfico de tarta.
• Detectar y arreglar los tres errores típicos: categorías sin normalizar, importes como texto y rangos con huecos.

El siguiente paso es añadir una columna de Presupuesto junto a la de Importe y otra de Desviación que reste lo real menos lo previsto. Con tres =SUMAR.SI.CONJUNTO más verás de un vistazo en qué categorías te pasaste del presupuesto antes de que acabe el mes.

Dudas al montar una planilla de gastos en Excel