Análisis cualitativo en Excel: cómo clasificar datos con fórmulas

Imagina un Trabajo de Fin de Grado con 8 entrevistas transcritas sobre cómo vive la gente en Vallecas. Tienes 24 fragmentos señalados y necesitas ordenarlos por temas antes de escribir las conclusiones. Excel sirve perfectamente como cuaderno de codificación cuando no se quiere (o no se puede) usar Atlas.ti, NVivo o MAXQDA. Al terminar este tutorial habrás montado una hoja de codificación con tabla, una lista desplegable para los códigos, un color por código, un conteo automático con CONTAR.SI y un cruce por temas con BUSCARX y con tabla dinámica. Todo funciona desde Excel 2016 en adelante; BUSCARX y la tabla dinámica de modelo de datos, desde Excel 2021 y Microsoft 365.

Qué es el análisis cualitativo y dónde encaja Excel

El análisis cualitativo de entrevistas consiste en leer transcripciones, señalar fragmentos significativos y agruparlos en códigos y temas. Es un trabajo interpretativo: el investigador decide qué vale y qué no, y por qué. Excel encaja como cuaderno de codificación porque ya tiene lo necesario: tablas, filtros, listas desplegables, formato condicional, fórmulas de conteo y tablas dinámicas. No hace lo que hace un programa específico, pero para 8, 15 o incluso 30 entrevistas es más que suficiente.

La diferencia clave con un software dedicado es la co-ocurrencia. En Atlas.ti o NVivo puedes preguntar «¿en cuántos fragmentos aparecen juntos Familia y Vivienda?» con un clic. En Excel hace falta preparar una columna extra por código y cruzar con CONTAR.SI.CONJUNTO. Cuando el estudio crece más allá de 30 entrevistas, o cuando la co-ocurrencia es el corazón del análisis, conviene pasarse a un programa específico. Para un TFG, un TFM o una investigación pequeña, Excel da de sobra.

La hoja de codificación: una fila por fragmento, una columna por código

La hoja de codificación es la tabla donde cada fila es un fragmento y cada columna guarda una pieza de información sobre ese fragmento. El libro de este tutorial se llama Entrevistas Vallecas.xlsx y contiene 8 entrevistas (P1 a P8) con 24 fragmentos en total. La hoja principal se llama Codificacion.

Las columnas mínimas y por qué cada una

La columna Documento permite volver al original; Participante permite filtrar por persona; Fragmento ordena los cortes dentro de cada entrevista; Verbatim guarda la cita literal; Código es la etiqueta temática; Memo es la nota interpretativa, y Codificador sirve cuando dos personas codifican a la vez para medir acuerdo.

Convertir el rango en Tabla y nombrarla

1. Copia los datos de ejemplo en A1:G25 de la hoja Codificacion.
2. Selecciona A1:G25.
3. Abre Insertar > Tablas > Tabla.
4. Marca la casilla La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.
5. Haz clic en el Cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas) y escribe Codificacion; pulsa Entrar.

Codificar con una columna auxiliar y validación de datos

La lista desplegable de la columna Código evita errores de ortografía. Con seis valores (Familia, Vivienda, Trabajo, Salud, Ocio, Apoyos) basta con escribirlos a mano en el cuadro de diálogo, pero si la lista crece conviene sacarla a una hoja aparte para ampliarla sin tocar la validación.

Escribir la lista de códigos a mano en el cuadro

1. Selecciona E2:E25.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen, escribe: Familia;Vivienda;Trabajo;Salud;Ocio;Apoyos.
5. Marca Celda con lista desplegable y pulsa Aceptar.

Sacar la lista de un rango para poder ampliarla

1. Crea la hoja Codigos y escribe los códigos en A2:A7.
2. Vuelve a la hoja Codificacion, selecciona E2:E25 y abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Origen escribe: =Codigos!$A$2:$A$50.
4. Pulsa Aceptar.

Etiquetar fragmentos con colores y símbolos

Un color por código permite ver de un vistazo qué predomina. El emoji o el símbolo va una columna más allá y sirve para una vista rápida o para usar como leyenda en la presentación.

Colorear toda la fila según el código

1. Selecciona el rango A2:G25 con la celda activa en A2.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige Aplicar formato a las celdas que contengan.
4. En Texto específico, escribe Familia. En Formato > Relleno pon un amarillo suave.
5. Pulsa Aceptar y repite para los otros cinco códigos con un color distinto cada uno.

Añadir un símbolo visible con UNICHAR o pegándolo

1. Añade la columna H con el encabezado Simbolo.
2. En H2 escribe la fórmula: =SI(E2="Familia";"🏠";"").
3. Copia hacia abajo hasta H25 arrastrando el controlador de relleno.

=SI(E2="Familia";"🏠";"")

Filtrar y contar: cuántos fragmentos hay por código

Con la tabla creada, filtrar es inmediato. La barra de estado muestra el recuento del subconjunto visible, pero CONTAR.SI da los totales por código en una hoja aparte y permite un resumen limpio.

Filtrar la tabla por un código

1. Haz clic en la flecha del encabezado Código.
2. Desactiva Seleccionar todo y marca solo Vivienda.
3. Pulsa Aceptar.

Contar fragmentos por código con CONTAR.SI

1. Crea la hoja Resumen con encabezados en A1 y B1.
2. En A2:A7 escribe los seis códigos.
3. En B2 escribe: =CONTAR.SI(Codificacion[Código];A2) y copia hasta B7.
4. En B8 totaliza con: =SUMA(B2:B7).

=CONTAR.SI(Codificacion[Codigo];A2)
=SUMA(B2:B7)

Detectar temas con BUSCARX y con tablas dinámicas

Los códigos se agrupan en temas para responder a la pregunta de investigación. En este ejemplo, Familia y Vivienda forman el tema Entorno doméstico; Trabajo y Salud, el tema Condiciones de vida; Ocio y Apoyos, el tema Vida cotidiana.

Crear una tabla de temas y unirla con BUSCARX

1. Crea la hoja Temas con los encabezados Codigo y Tema en A1 y B1.
2. Escribe las seis parejas código-tema en A2:B7.
3. En la hoja Codificacion, añade la columna I con encabezado Tema.
4. En I2 escribe: =BUSCARX(E2;Temas[Codigo];Temas[Tema];"Sin tema") y copia hasta I25.

=BUSCARX(E2;Temas[Codigo];Temas[Tema];"Sin tema")

Si tu Excel no tiene BUSCARX

La alternativa con INDICE y COINCIDIR funciona desde Excel 2007:

=INDICE(Temas[Tema];COINCIDIR(E2;Temas[Codigo];0))

Una tabla dinámica para contar fragmentos por tema y por participante

1. Haz clic en una celda de la tabla Codificacion.
2. Abre Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
3. Acepta el rango y elige una hoja nueva o la hoja Resumen.
4. Arrastra Tema a Filas, Participante a Columnas y Codigo a Valores (cuenta Recuento de Codigo).

Por qué se rompen las codificaciones

"Escribí Vivienda con tilde y ahora no cuenta"

CONTAR.SI no distingue mayúsculas, pero sí acentos. Si en A3 escribiste Viviénda, el conteo devuelve 0. La solución es normalizar los códigos en la hoja Codigos y usarla como única fuente para la validación. Si el daño ya está hecho, una búsqueda temporal con comodines lo localiza:

=CONTAR.SI(Codificacion[Codigo];"*vivienda*")

"Pegué un fragmento encima y borré la fila"

Pegar con Ctrl+V fuera de la tabla (por ejemplo, en la fila siguiente al final) inserta filas sueltas que rompen el formato, los filtros y la validación. La solución es pegar siempre dentro de la tabla o usar Ctrl+Alt+V (Pegado especial) y elegir Solo valores cuando la tabla tiene celdas combinadas o formatos. Si la hoja está en vista Esquema (la vista de datos de tablas), cámbiala en Vista > Vista normal para ver dónde estás.

"La lista desplegable no muestra los códigos nuevos"

El origen =Codigos!$A$2:$A$10 se quedó corto. Para que la lista crezca sola, sustitúyelo por:

=DESREF(Codigos!$A$2;0;0;CONTARA(Codigos!$A:$A)-1;1)

Lo que Excel sí hace y lo que no para análisis cualitativo

Las funciones vistas en este artículo están todas en Excel 2016 en adelante. BUSCARX requiere Excel 2021, 2024 o Microsoft 365; la tabla dinámica con modelo de datos, desde 2013. En Excel para la web todo funciona salvo las macros VBA.

Lo que ya sabes hacer y el siguiente paso

• Montar una tabla de codificación con las columnas mínimas y nombrarla en el Cuadro de nombres.
• Crear una lista desplegable de códigos con Validación de datos, escrita a mano o sacada de la hoja Codigos.
• Colorear cada fila por código con Formato condicional y añadir un símbolo con SI o pegándolo.
• Filtrar la tabla por código y contar los fragmentos con CONTAR.SI en una hoja Resumen.
• Agrupar códigos en temas con BUSCARX (o con INDICE y COINCIDIR en versiones antiguas) y cruzar tema por participante con una tabla dinámica.

El siguiente paso natural es dar el salto a un programa específico cuando la investigación supere las 30 entrevistas o cuando la co-ocurrencia de códigos sea el eje del análisis. MAXQDA y Atlas.ti tienen versión de estudiante gratuita; NVivo también. Mientras tanto, este libro sirve para 8, 15 o 30 entrevistas sin perder rigor.