Control de gastos en Excel: cómo crear uno paso a paso

Una hoja de control de gastos en Excel es un libro donde apuntas cada movimiento de dinero del mes, lo ordenas por categoría y dejas que las fórmulas calculen los totales por ti. Cuando termines este tutorial tendrás una hoja con ingresos, gastos y un pequeño presupuesto, sabrás sumar por categoría entre dos fechas, ver de un vistazo qué categoría se ha pasado y representar los gastos en un gráfico circular. Funciona en Excel 2010 en adelante y en Excel para la web, para Mac y para móviles.

Qué es un control de gastos en Excel y para qué te sirve

Un control de gastos es, en su forma más útil, una hoja de Excel con tres bloques bien separados: los ingresos del mes, los gastos del día a día ordenados por categoría, y un presupuesto que marca cuánto querías gastar en cada categoría. La gracia de llevarlo a Excel no es solo registrar, sino que la hoja calcule sola lo que llevas gastado en cada cosa, lo que te queda y en qué categoría te estás pasando. Si después quieres afinar, esa misma base alimenta un gráfico, un resumen anual o una tabla dinámica sin tener que picar los datos otra vez.

A lo largo de este tutorial vas a construir una hoja realista, la del mes de octubre, con ingresos en una zona, gastos diarios en otra, una lista de categorías, un presupuesto y un gráfico circular. Empezarás con la estructura, luego escribirás fórmulas, compararás lo previsto con lo real y, al final, darás formato y crearás el gráfico. Cada paso deja la hoja lista para el siguiente, así que lo que aprendas en uno se usa en el que viene.

Las piezas de una buena hoja de gastos

Una hoja de gastos que de verdad se usa a diario necesita pocas columnas pero bien elegidas. Con cinco cubres lo que cualquier persona registra en un mes: la fecha del movimiento, el concepto (qué has comprado o pagado), la categoría (en qué se engloba), el importe (cuánto ha sido) y la forma de pago (efectivo, tarjeta, bizum). Sobre esas columnas, las fórmulas hacen el resto.

Además de la tabla principal, una hoja de gastos útil tiene dos hojas auxiliares: una lista de categorías que valida lo que escribes y un presupuesto mensual con el límite por categoría. La lista de categorías sirve también como criterio de las fórmulas, así si mañana añades "Mascotas" no tienes que tocar las fórmulas. El presupuesto se compara luego con lo gastado para saber qué categoría se ha pasado del 80 % o del 100 %.

Monta tu hoja de gastos desde cero

Abre Excel y crea un libro nuevo. La primera hoja se llamará "Gastos"; para renombrarla haz doble clic en la pestaña de abajo y escribe el nombre. En la fila 1 escribe los encabezados: A1 Fecha, B1 Concepto, C1 Categoría, D1 Importe, E1 Forma de pago. Pon los encabezados en negrita con Ctrl+N para tenerlos bien visibles. En la columna G, desde G2, irá la lista de categorías, pero eso lo verás en el siguiente paso.

Ahora rellena las primeras filas con datos de octubre. Vamos a registrar un sueldo y varios gastos típicos: compra del supermercado, gasolina, una cena, la factura de la luz y una entrada de cine. La columna D lleva los importes en positivo; los ingresos también van ahí pero los distinguiremos luego con la categoría "Ingreso" si quieres llevar ambos en la misma tabla, o en una zona aparte como te enseñaré.

Las categorías en su propia lista

Para no escribir la categoría a mano cada vez (y evitar errores como "Comida" y "comida" que cuentan como dos cosas distintas), vamos a crear una lista validada. En la columna G de la misma hoja, desde G2 hasta G11, escribe las diez categorías: Comida, Transporte, Hogar, Ocio, Salud, Educación, Ropa, Servicios, Ahorro, Otros. Deja la G1 vacía o ponle el encabezado "Categorías".

Ahora convierte esa lista en un desplegable. Selecciona el rango C2:C8 (las celdas donde ya has escrito categorías y donde vas a seguir escribiendo), ve a la cinta y abre el cuadro de validación.

Al hacer clic en cualquier celda de C2:C8 verás una flecha a la derecha. Si pulsas aparece el menú con las diez categorías y solo puedes elegir una de ellas. Esto es lo que se llama una lista desplegable.

Convertir la lista en tabla para que crezca sola

Ahora vamos a hacer que la lista de categorías y la base de gastos crezcan solas cuando añadas filas. Selecciona A1:E8 (encabezados incluidos), ve a la cinta y crea una tabla.

Aparece un cuadro que detecta el rango A1:E8 y te pregunta si la tabla tiene encabezados: di que sí. Excel le pone un nombre automático (Tabla1) y un estilo con bandas. Para verlo, escribe una fila nueva en A9, B9, C9, D9, E9 (por ejemplo, 18/10/2026, Farmacia, Salud, 22,30, Tarjeta) y observa cómo la fila se incorpora al estilo de la tabla y las fórmulas que apunten a la tabla se ajustan solas. Lo mismo pasa con la lista de categorías: selecciona G1:G11 y créala como tabla igual que antes.

Fórmulas que calculan solas: SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO

Ahora la parte que ahorra más tiempo: que Excel sume por ti. En la columna I, junto a la lista de categorías, vamos a calcular cuánto llevas gastado en cada una entre el 1 y el 31 de octubre. Escribe "Total octubre" en I1 y, a partir de I2, esta fórmula apuntando a la primera categoría:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D1000;C2:C1000;G2;A2:A1000;">="&FECHA(2026;10;1);A2:A1000;"<="&FECHA(2026;10;31))

La fórmula suma los importes (D2:D1000) cuya categoría (C2:C1000) coincide con la celda G2 y cuya fecha (A2:A1000) está entre el 1 y el 31 de octubre. Arrastra desde I2 hasta I11 con el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha) y verás los totales de cada categoría. Para la categoría "Comida" el resultado es 85,40; para "Transporte", 45,00; para "Ocio", 32,50 + 9,00 = 41,50; para "Servicios", 62,10; para "Educación", 14,75; para "Salud", 22,30. Las que no tienen gastos (Hogar, Ropa, Ahorro, Otros) muestran 0.

El total del mes con SUMA y la barra de estado

Para el total general, la fórmula más corta que existe. En la celda K1 escribe "Total mes" y en K2:

=SUMA(D2:D1000)

El resultado es la suma de la columna D: 1.850,00 + 85,40 + 45,00 + 32,50 + 62,10 + 9,00 + 14,75 + 22,30 = 2.121,05. Si quieres ver el resultado de solo los gastos (sin el sueldo), en K3 escribe =SUMA(D3:D1000) y obtienes 271,05.

Hay otra forma aún más rápida de ver un total sin escribir nada: la barra de estado, la franja gris de debajo de la hoja. Selecciona el rango D2:D8 y mira abajo: a la derecha aparecen Suma, Recuento y Promedio. Si ves "Suma: 1.850,00" (o el total que toque) y "Recuento: 7", la barra está sumando bien. Esto sirve para confirmar una cifra al vuelo sin tocar ninguna celda.

Comparar lo previsto con lo real: presupuesto frente a gasto

Para saber si vas bien de dinero hace falta un presupuesto. Crea una hoja nueva (botón "+" al lado de la pestaña "Gastos") y llámala "Presupuesto". En A1 escribe "Categoría", en B1 "Límite" y en C1 "Gastado". En A2:A11 lista las mismas diez categorías que tienes en la hoja Gastos. En B2:B11 escribe el límite que quieres gastar al mes en cada una, por ejemplo: Comida 300, Transporte 120, Hogar 250, Ocio 80, Salud 50, Educación 30, Ropa 60, Servicios 200, Ahorro 150, Otros 40. Estos importes son los que te pones como meta.

Ahora la columna C debe traer, para cada categoría, lo que ya llevas gastado este mes. Pero en vez de escribirlo a mano, lo copiamos de la hoja "Gastos" con una fórmula que apunte a la celda calculada. En C2:

=BUSCARV(A2;Gastos!G$2:I$11;3;FALSO)

Como la fórmula se va a arrastrar hacia abajo, el rango de búsqueda necesita los dólares para no desplazarse: Gastos!G$2:I$11. Arrastra C2 hasta C11 y verás cómo cada celda trae su total. En la celda C12 puedes poner =SUMA(C2:C11) para ver el total gastado.

Que las cifras se lean de un vistazo: formato condicional y gráficos

Las cifras solas obligan a leer. Dos arreglos visuales lo cambian todo: que las celdas se pongan en rojo cuando te pasas del 80 % del presupuesto, y un gráfico circular que muestre la proporción de cada categoría. Para lo primero, selecciona C2:C11 en la hoja Presupuesto y abre el formato condicional.

Elige "Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica el formato" y escribe:

=C2>=B2*0,8

Pulsa Formato y pon relleno rojo claro y texto rojo oscuro. Acepta. Ahora todas las categorías que lleven gastado el 80 % o más del límite se pintan de rojo: Ocio muestra 41,50 sobre 80 (52 %), no entra; Servicios 62,10 sobre 200 (31 %), tampoco. Para que veas el efecto, baja el límite de Ocio en B5 a 35: al instante, C5 se pone roja porque 41,50 supera el 80 % de 35.

Para el gráfico, vuelve a la hoja Gastos, selecciona el rango G2:I11 (categoría y total), y crea un gráfico circular.

Elige el primero, circular plano o 2D. Aparece un círculo con seis porciones (las categorías con gasto mayor que cero) y una leyenda con los nombres. Si añades más gastos en la hoja, el gráfico no se actualizará todavía porque los datos son un rango fijo; en el siguiente paso aprenderás a arreglarlo.

Por qué tu hoja de gastos falla: los errores que de verdad pasan

Tres errores aparecen una y otra vez cuando se empieza con una hoja de gastos: importes que no se suman porque son texto, categorías nuevas que no aparecen en los totales y gráficos que se quedan congelados. Los tres tienen arreglo y, lo mejor, los tres se evitan desde el principio si montas la hoja como te he enseñado.

#¡VALOR! al sumar importes escritos con texto

El error más traicionero: si en la columna D escribes "1.250 €" con el símbolo del euro pegado al número, Excel lo trata como texto y SUMA da #¡VALOR!. La causa es que SUMA solo trabaja con números, y el texto no se puede sumar. Lo verás en la barra de fórmulas: la celda empieza por el carácter apóstrofo o tiene letras.

El arreglo tiene dos pasos. Primero, en una columna auxiliar (por ejemplo F), copia solo los números: en F2 escribe =VALOR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(D2;" €";"");".";"")) y reemplaza el punto de millares por nada. Esto te da 1250 como número. Segundo, en la columna D, pega solo los valores limpios con Ctrl+Alt+V y elige "Valores". Para no caer más, usa un formato de celda con moneda: Ctrl+1 > Número > Moneda, y deja que el formato ponga el símbolo, no tú.

La categoría nueva no aparece en los totales

Si añadiste "Mascotas" a la lista de G2:G11 pero al arrastrar la fórmula de la columna I solo te aparece 0,00 o no sale nada, el problema suele ser que el rango de la fórmula se quedó corto. Si tu fórmula es =SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D8;...) y ahora tienes filas hasta la 20, los gastos nuevos no entran.

La solución es la que aplicamos en el tutorial: usar D2:D1000 (un rango mucho más grande que cubra todo el año) o, mejor aún, usar la tabla de categorías como referencia. En cuanto conviertes los datos en tabla (Insertar > Tablas > Tabla), SUMAR.SI.CONJUNTO puede usar el nombre de la tabla y la columna: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Tabla1[Importe];Tabla1[Categoría];G2;Tabla1[Fecha];">="&FECHA(2026;10;1);Tabla1[Fecha];"<="&FECHA(2026;10;31)). Así, al añadir filas a la tabla, los totales se actualizan solos.

El gráfico no se actualiza al añadir filas

Cuando creas el gráfico con un rango fijo (G2:I11), Excel solo mira esas celdas. Si metes un gasto nuevo en la fila 12, el gráfico sigue igual. La causa es que el rango del gráfico no apunta a una tabla.

El arreglo es convertir los datos del gráfico en tabla o cambiar el origen. Selecciona los datos del gráfico (G2:I11), córtalos con Ctrl+X, selecciona la celda G1 y pega con Ctrl+V. Si al pegar te pregunta si quieres reemplazar celdas o crear tabla, elige crear tabla. También puedes hacer clic derecho en el gráfico > Seleccionar datos y cambiar el rango a Gastos!$G$1:$I$1000 (con dólares para que no se mueva). Si los datos ya son una tabla, el gráfico lo detecta solo al expandirla.

Lo que ya sabes hacer con tu hoja de gastos

• Tienes una hoja de gastos con fecha, concepto, categoría, importe y forma de pago, y una lista validada de categorías que evita errores de escritura.
• Los datos y la lista de categorías son tablas que crecen solas al añadir filas, así no tienes que actualizar rangos a mano.
• Las fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO y SUMA calculan los totales por categoría entre dos fechas y el total del mes sin que toques nada más.
• La hoja Presupuesto compara lo previsto con lo real celda a celda, con una fórmula BUSCARV que trae el gasto de cada categoría automáticamente.
• El formato condicional avisa de un vistazo de las categorías que rozan el límite y el gráfico circular muestra la proporción de cada gasto en el mes.

El siguiente paso natural es añadir una columna de método de pago (efectivo, tarjeta, bizum) y, cuando tengas varios meses, crear una tabla dinámica en otra hoja que resuma los gastos por categoría y por mes con un par de clics.

Dudas al montar tu control de gastos en Excel