Inventario en Excel: aprende a crearlo y controlarlo con fórmulas

Una hoja de inventario en Excel es un libro donde apuntas las referencias que tienes en tu tienda o almacén, cuántas unidades entran y salen, y a qué precio las vendes. Con ella sabrás en todo momento qué te queda, qué tienes que reponer y cuánto dinero tienes parado en mercancía. Al terminar este tutorial tendrás una tabla con tres productos (camiseta blanca, negra y roja), un registro de movimientos que actualiza el stock solo, y un formato que pinta en rojo lo que ya toca reponer. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016; en Excel para la web también, salvo las macros VBA.

Qué es una hoja de inventario en Excel y para qué te sirve

Imagina una tienda pequeña que vende camisetas. Cada semana entran cajas del proveedor y salen unidades que vendes en el mostrador. Si no llevas un control, un día un cliente te pide la camiseta roja y no sabes si te queda o no; otro día descubres que llevas meses sin pedir la blanca porque se te olvidó.

Una hoja de inventario es ese control. En ella anotas, por cada referencia, cuántas unidades tienes ahora mismo (el stock actual), cuántas han entrado, cuántas han salido y cuál es tu stock mínimo: la cantidad por debajo de la cual deberías pedir más. La rotación es el ritmo al que un producto se vende: si de la camiseta blanca te entran 50 al mes y salen 45, rota casi todo; si de la roja entran 30 y salen 5, tienes exceso. El punto de reorden es el número de unidades que, al cruzarlo hacia abajo, te avisa de que hay que hacer un pedido al proveedor.

En una hoja bien hecha no hace falta hacer cuentas a mano: escribes los movimientos y Excel te dice el stock real, el valor de cada referencia (unidades por precio) y qué productos están en rojo porque toca reponer.

Las columnas que no pueden faltar en una hoja de inventario

Una hoja de inventario se sostiene sobre unas pocas columnas que, juntas, lo cuentan todo. La primera es el código, una abreviatura única por producto (CB para camiseta blanca, CN para negra, CR para roja). Después va el nombre del producto y la categoría (Camisetas, en este caso). El stock actual es cuántas unidades tienes en el almacén ahora mismo; las entradas, cuántas te han llegado en total; las salidas, cuántas has vendido. El stock mínimo es la frontera que marca cuándo reponer, y el precio unitario, a cuánto vendes cada camiseta. Con stock actual y precio se calcula el valor total de lo que tienes guardado. La fecha de última reposición te dice cuándo fue el último pedido al proveedor.

Con tres camisetas (blanca, negra y roja) y precios de 12, 14 y 13 EUR, el valor de la blanca es 24 por 12,00 = 288,00 EUR; el de la negra, 18 por 14,00 = 252,00 EUR; el de la roja, 6 por 13,00 = 78,00 EUR.

Crea la hoja de inventario con formato de tabla

Abre un libro nuevo, sitúate en la Hoja1 y renómbrala como Inventario. Después escribe los encabezados y los datos de las tres camisetas.

1. Selecciona el rango A1:J4.
2. Convierte el rango en tabla.

1. Marca la casilla "La tabla tiene encabezados" y pulsa Aceptar. Excel la nombra Tabla1 por defecto.
2. En el cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas) escribe Inventario y pulsa Entrar para darle ese nombre.
3. Pulsa en una celda de la tabla y abre la pestaña Diseño de tabla.

1. En la fila de totales, haz clic en la celda de la columna Valor total y elige Suma.

Congela la fila de títulos para no perderla al desplazarte

Con la tabla ya creada, la fila 1 contiene los encabezados. Si bajas con la rueda del ratón, esa fila desaparece y dejas de ver qué columna es cuál. Inmovilízala:

1. Haz clic en la celda A2 (la primera fila de datos).

1. Desplázate hacia abajo con la rueda.

Añade una columna calculada con el valor de cada referencia

La columna Valor total (I) es stock actual por precio unitario. En vez de escribirla a mano, deja que Excel la calcule.

1. Sitúate en la celda I2 y escribe:

=SI.ERROR(D2*H2;0)

1. Pulsa Entrar. Excel la aplica a toda la columna de la tabla porque la columna se llama Valor total.
2. Si no la rellena sola, arrastra el controlador de relleno (la esquina inferior derecha de I2) hasta I4.

El SI.ERROR (en inglés IFERROR) protege frente a celdas vacías o con texto: si D2 o H2 no son números, en vez de mostrar #¡VALOR! muestra 0.

Suma entradas y salidas con SUMAR.SI para ver el stock real

Para no perder el control cuando entran y salen unidades, crea una segunda hoja llamada Movimientos y apunta ahí cada operación. Después, con SUMAR.SI (en inglés SUMIF), Excel cuenta las entradas y las salidas por código y actualiza el stock solo.

Vuelve a la hoja Inventario y sustituye las columnas Entradas y Salidas por fórmulas:

1. En E2 (Entradas de la camiseta blanca) escribe:

=SUMAR.SI(Movimientos!B:B;A2;Movimientos!D:D)

1. En F2 (Salidas) escribe la misma fórmula, pero filtrando por el tipo:

=SUMAR.SI(Movimientos!B:B;A2;Movimientos!D:D)/(1)

Para distinguir entradas de salidas necesitas un criterio más. Reescribe las dos fórmulas con la columna Tipo:

=SUMAR.SI(Movimientos!B$2:B$8;A2;Movimientos!D$2:D$8)

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D$2:D$8;Movimientos!B$2:B$8;A2;Movimientos!C$2:C$8;"Salida")

La primera suma todas las cantidades de la columna Cantidad donde Código coincide con el de la camiseta. La segunda hace lo mismo pero exigiendo que el Tipo sea "Salida". SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS) está en Excel 2007 y posteriores.

1. Arrastra el controlador de relleno desde E2:F2 hasta E4:F4.

Cruzar Inventario y Movimientos con BUSCARV

Para traer la fecha del último movimiento de cada camiseta, usa BUSCARV (en inglés VLOOKUP). En J2 escribe:

=SI.ERROR(BUSCARV(A2;Movimientos!A$2:D$8;1;FALSO);"")

El 1 indica que devuelvas la primera columna del rango (la fecha). FALSO obliga a buscar coincidencia exacta. El SI.ERROR deja la celda en blanco si BUSCARV no encuentra el código (porque la columna Tipo no es la primera del rango, BUSCARV solo mira la primera).

Para traer la fecha de la última fila de la tabla Movimientos que coincida con el código, lo más limpio es crear una columna auxiliar Fecha numérica:

1. En Movimientos, añade una columna E con =A2 y la das formato de número.
2. En Inventario!J2 escribe:

=SI.ERROR(BUSCARV(MAX.SI.CONJUNTO(Movimientos!E$2:E$8;Movimientos!B$2:B$8;A2);Movimientos!E$2:D$8;2;FALSO);"")

MAX.SI.CONJUNTO (en inglés MAXIFS) está en Excel 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365; en versiones anteriores usa una fórmula matricial con MAX y SI.

Marca en rojo lo que ya toca reponer

El formato condicional pinta de rojo las camisetas con poco stock para que salten a la vista.

1. Selecciona la columna Stock actual (D2:D4) dentro de la tabla.

1. Elige "Aplicar formato a las celdas que contengan".
2. En la primera lista deja "Valor de la celda", en la segunda elige "menor o igual que" y en el cuadro escribe =$G2 (con un solo $, para que la regla mire el stock mínimo de cada fila).
3. Pulsa Formato, elige Relleno rojo claro y Fuente rojo oscuro.
4. Repite para una segunda regla: stock igual a 0 con relleno rojo intenso y fuente en negrita blanca.

Por qué la hoja te da números que no cuadran

Tres fallos aparecen una y otra vez con la hoja de inventario. Conocerlos te ahorra media tarde.

El stock no se actualiza al escribir un movimiento

Causa: la fórmula SUMAR.SI mira la hoja Movimientos!B$2:B$8, un rango cerrado. Si has añadido filas más abajo, no las cuenta. O has escrito el movimiento en la hoja Inventario por error, y BUSCARV devuelve #N/A porque el código no está en la columna B de Movimientos.

Arreglo: cambia el rango cerrado por la columna entera (Movimientos!B:B y Movimientos!D:D), y si la camiseta no aparece, revisa que el código esté escrito igual (sin espacios, en mayúsculas).

La columna Valor muestra #¡VALOR!

Causa: alguna celda de Stock actual o Precio unitario quedó vacía o con un texto. La multiplicación D2*H2 falla y muestra el error.

Arreglo: la fórmula ya lleva SI.ERROR(D2*H2;0), que muestra 0 en lugar del error. Para limpiar las celdas sucias:

Pulsa Finalizar sin cambiar nada; eso fuerza a Excel a releerlas como números.

El formato condicional no resalta nada

Causa: creaste la regla sobre el rango D2:D4 antes de convertirlo en tabla. Cuando añadiste filas a la tabla, la regla se quedó en las celdas viejas y no en las nuevas. O la regla apunta a una columna que ya no es la de stock.

Arreglo: abre Formato condicional > Administrar reglas, edita la regla y cambia "Se aplica a" por =Inventario[Stock actual]. Borra las reglas huérfanas.

Crea una lista desplegable para que nadie escriba categorías inventadas

En la columna Categoría cualquiera puede escribir "camiseta" en minúscula, "Camisetas" con tilde o "Camisa". Para que todos usen los mismos valores, crea una lista aparte y un desplegable.

1. En la columna M de la hoja Inventario, escribe en M2:M6 las cinco categorías: Camisetas, Pantalones, Zapatillas, Accesorios, Otros.
2. Selecciona el rango C2:C4 (las celdas de Categoría dentro de la tabla).

1. En la pestaña Mensaje de error cambia el estilo a Detener y escribe el título "Categoría no válida" y el mensaje "Elige una categoría de la lista".
2. Pulsa Aceptar.

Lo que ya sabes hacer con tu inventario en Excel

• Tienes la tabla Inventario con sus diez columnas y la fila de totales sumando 618,00 EUR.
• La columna Valor se calcula sola con SI.ERROR y se arrastra al añadir productos.
• Las hojas Inventario y Movimientos se cruzan con SUMAR.SI y BUSCARV para mantener el stock actualizado.
• El formato condicional pinta en rojo lo que ya toca reponer y en rojo intenso lo que está en cero.
• La lista desplegable de Categoría impide que nadie invente una nueva sin querer.

El siguiente paso natural es montar una tabla dinámica (Insertar > Tablas > Tabla dinámica) que resuma las salidas por producto y por mes, así ves qué camiseta rota más. Cuando el inventario crezca y los movimientos pasen de unos cientos al día, conecta la hoja a Power Query (integrado desde Excel 2016) para que el stock se actualice desde un CSV del proveedor sin tocar la tabla.

Dudas al montar un inventario en Excel