Tienes delante una tabla de productos en un PDF (una factura, un albarán, un catálogo) y la quieres tocar en una hoja de Excel para sumarla, ordenarla o pasarla a un gráfico. Pasar un PDF a Excel no es un botón de Excel: es un paso previo con un conversor (iLovePDF, Adobe Acrobat online o Smallpdf) y, después, abrir el archivo XLSX que te descargas con tu Excel (cualquier versión de escritorio desde 2007, Microsoft 365, Excel para la web o Excel para Mac) y dejarlo presentable. Al terminar sabrás subir el PDF, elegir la opción correcta (con OCR si es un escaneo), descargar el XLSX, revisar que las columnas han caído en su sitio y darle formato de tabla.
=SI(A1>10;"Alto";"Bajo")). En Excel configurado con punto decimal (México, Estados Unidos) el separador es la coma.Para qué sirve convertir un PDF a Excel
Cuando abres un PDF, ves el documento "congelado": las palabras se pueden leer, copiar un trozo con el cursor y poco más. Si lo que quieres es operar con esos datos (sumar importes, filtrar por producto, cruzar con otra hoja, hacer un gráfico), necesitas llevarlos a una hoja de cálculo.
Pasar el PDF a Excel convierte esa tabla estática en celdas editables: cada producto, cada cantidad y cada precio pasan a una columna, y ya puedes escribir fórmulas, ordenar, filtrar o crear una tabla dinámica. El PDF de partida puede ser el albarán que te mandan en un correo, el catálogo del proveedor o la factura escaneada que tienes como foto.
Lo que Excel hace y lo que no hace con un PDF
Excel no abre archivos PDF de forma nativa. Si haces doble clic sobre un .pdf, el sistema lo abre con tu lector de PDF (Adobe Acrobat, el navegador, Preview en Mac), nunca con Excel. Y en la cinta de opciones de Excel no hay un botón "Importar PDF": ni en Microsoft 365, ni en Excel 2024, 2021, 2019 o 2016.
El camino real es siempre el mismo: convertir el PDF a XLSX fuera de Excel (con un conversor online, con Adobe Acrobat Pro o con Power Query, que puede leer un PDF desde Excel 2016) y luego abrir el XLSX con tu Excel. Una vez abierto, lo editas como cualquier libro: celdas, fórmulas, tablas y gráficos.
PDF con texto seleccionable y PDF escaneado
Antes de convertir, mira el PDF: abrelo, pon el cursor sobre una palabra y mantén pulsado el botón. Si puedes seleccionar el texto y copiarlo, es un PDF de texto (nativo, con texto seleccionable). Si el cursor no selecciona nada y ves una imagen, es un PDF escaneado o una foto de un documento en papel.
La diferencia importa mucho: un PDF de texto se convierte bien casi siempre, porque el conversor lee las letras directamente. Un PDF escaneado es una imagen plana, y el conversor no puede "leerlo" si no usa OCR (reconocimiento óptico de caracteres): sin OCR, el XLSX sale vacío o con caracteres raros. Por eso los conversores tienen una opción aparte, casi siempre de pago, para los escaneos.
Convertir el PDF a XLSX con una herramienta online
Vamos a usar como ejemplo una tabla de 6 productos con cuatro columnas (Producto, Unidades, Precio e Importe) extraída de un albarán en PDF. El albarán es un PDF de texto, así que nos sirve la conversión básica, sin OCR.
iLovePDF: convertir y descargar el Excel
- Abre
ilovepdf.comen el navegador y entra en PDF a Excel. - Arrastra el PDF del albarán a la zona "Seleccionar archivo" (o haz clic y búscalo).
- Elige la opción Sin OCR (es la que sale por defecto y la correcta para un PDF de texto).
- Pulsa CONVERTIR A EXCEL y espera unos segundos.
- Cuando termine, pulsa DESCARGAR EXCEL y guarda el archivo
.xlsxen una carpeta que recuerdes.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Unidades | Precio | Importe |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 2,50 | 25,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0,40 | 10,00 |
| 4 | Carpeta anillas | 5 | 3,20 | 16,00 |
| 5 | Goma de borrar | 12 | 0,80 | 9,60 |
| 6 | Rotulador fino | 8 | 1,10 | 8,80 |
| 7 | Tijeras | 3 | 2,95 | 8,85 |
Adobe Acrobat online: convertir y abrir en Excel para la web
- Entra en
acrobat.adobe.comy, si tienes cuenta, inicia sesión (si no, puedes usarlo sin cuenta, pero con límites de uso). - En el menú, elige Convertir PDF a Excel.
- Selecciona el PDF del albarán y súbelo.
- Adobe detecta el tipo de archivo y aplica OCR solo si lo necesita. Pulsa Convertir a XLSX.
- Pulsa Descargar para bajar el archivo, o Editar en Excel para abrirlo en Excel para la web.
Smallpdf: Basic para texto y Advanced con OCR para escaneados
- Abre
smallpdf.comy entra en PDF a Excel. - Sube el PDF. Smallpdf detecta si es de texto o escaneado y te propone:
– Basic: para PDF de texto. Gratuito. – Advanced (con OCR): para escaneados. De pago (Smallpdf Pro).
- Elige la opción según tu caso y pulsa Convertir.
- Descarga el XLSX con el botón de la derecha.
Cuando el PDF es un escaneo: usar OCR
El OCR (Optical Character Recognition, reconocimiento óptico de caracteres) es la tecnología que "lee" una imagen: mira los píxeles de la foto del documento, reconoce las formas de las letras y los números, y los convierte en texto real que ya se puede editar.
Los conversores online ofrecen OCR con nombres distintos: iLovePDF lo llama OCR Premium (de pago), Smallpdf lo incluye en la opción Advanced (de pago) y Adobe Acrobat Pro de escritorio trae OCR integrado. En todos los casos, el resultado es un XLSX con las celdas rellenas y editables, como si el PDF hubiera sido de texto desde el principio.
Sin OCR, un PDF escaneado se convierte en un XLSX casi vacío: una hoja con marcos pero sin texto dentro, o con caracteres ilegibles. Si tu PDF es una foto o un escaneo, no te lo saltes.
Idiomas que reconoce el OCR de iLovePDF
Para que el OCR acierte con las letras, hay que decirle en qué idioma está el documento. iLovePDF reconoce 14 idiomas:
- Español
- Inglés
- Francés
- Alemán
- Italiano
- Portugués
- Catalán
- Gallego
- Euskera
- Neerlandés
- Polaco
- Ruso
- Turco
- Chino simplificado
Si tu documento está en español, eliges español y el OCR reconoce tildes, eñes y letras como la "u" con diéresis sin problemas.
Abrir el XLSX en tu Excel y dejarlo presentable
Una vez descargado el archivo, ábrelo con tu Excel (Ctrl+O o doble clic). Lo primero que ves es la hoja con los datos convertidos, sin formato ninguno: letras negras, números sin formato, sin bordes.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Unidades | Precio | Importe |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 2.5 | 25 |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0.4 | 10 |
| 4 | Carpeta anillas | 5 | 3.2 | 16 |
| 5 | Goma de borrar | 12 | 0.8 | 9.6 |
| 6 | Rotulador fino | 8 | 1.1 | 8.8 |
| 7 | Tijeras | 3 | 2.95 | 8.85 |
Fíjate: los precios y los importes han caído como números, pero sin formato (2.5 en vez de 2,50, 25 en vez de 25,00). Esto es normal: el conversor trae los valores "pelados". Vamos a dejarlo presentable.
Revisar el reparto de columnas y filas
A veces el conversor se descuadra: junta dos columnas en una, deja filas vacías al final o se come la primera fila. Antes de formatear, repasa la hoja de arriba abajo.
- Selecciona la fila 1 y comprueba que están las cuatro cabeceras: Producto, Unidades, Precio, Importe.
- Pulsa Ctrl+Fin para ir a la última celda usada. Si hay filas vacías debajo del último producto, selecciónalas desde la fila 8 hasta la última y suprímelas.
- Si ves una columna desplazada (por ejemplo, "Importe" en la columna E en vez de la D), selecciónala, Ctrl+X para cortar y Ctrl+V en la columna correcta.
Dar formato de tabla y de número
- Selecciona el rango
A1:D7. - En la cinta, ve a
Insertar > Tablas > Tabla.
- Marca "La tabla tiene encabezados" y pulsa Aceptar.
- Selecciona la columna D (Importe) y abre Formato de celdas con Ctrl+1.
- En la categoría Contabilidad, elige dos decimales y el símbolo del euro (€).
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Unidades | Precio | Importe |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 2,50 | 25,00 € |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0,40 | 10,00 € |
| 4 | Carpeta anillas | 5 | 3,20 | 16,00 € |
| 5 | Goma de borrar | 12 | 0,80 | 9,60 € |
| 6 | Rotulador fino | 8 | 1,10 | 8,80 € |
| 7 | Tijeras | 3 | 2,95 | 8,85 € |
25,00 €. Si los precios no tienen dos decimales, repite el formato en la columna C.Problemas habituales al convertir un PDF a Excel
Tres tropiezos típicos al pasar un PDF a Excel, y cómo arreglarlos sin volver a convertir desde el principio.
La columna se ha mezclado o se ha desplazado
El conversor juntó "Unidades" y "Precio" en una sola columna, o dejó una columna vacía entre medias. Esto pasa cuando el PDF tiene las celdas muy juntas o con espacios irregulares.
Cómo arreglarlo:
- Selecciona la columna mezclada (por ejemplo, la B con "10 2,50" en cada celda).
- Ve a
Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas.
- Elige Delimitados y pulsa Siguiente.
- Marca Espacio como separador y pulsa Siguiente.
- Ajusta el formato de cada columna (texto para Unidades, número con dos decimales para Precio) y pulsa Finalizar.
Faltan filas o sobran filas vacías
El PDF tenía 6 filas de productos y el XLSX muestra 4 más en blanco al final, o al revés: el PDF tenía 6 y el XLSX solo trae 4. Las filas de más se arreglan en un segundo; las que faltan, a mano.
Cómo arreglarlo:
- Pulsa Ctrl+Fin para ver la última celda usada.
- Si hay filas vacías, selecciónalas y suprímelas con Ctrl+- (o clic derecho > Eliminar filas).
- Si falta alguna fila, selecciónala e inserta una nueva con Ctrl+Mayús++ (clic derecho > Insertar filas) y rellena los datos a mano.
Diseño de tabla > Convertir en rango).El PDF escaneado sale vacío o con caracteres raros
Has subido un PDF escaneado (una foto de una factura, un documento pasado por escáner) y el XLSX descargado está casi vacío o muestra símbolos ilegibles. Lo que ha pasado es que el conversor no ha aplicado OCR: ha tratado la imagen como si fuera texto y no ha encontrado nada que copiar.
Cómo arreglarlo:
- Vuelve al conversor (iLovePDF, Smallpdf o Adobe Acrobat Pro).
- Sube el mismo PDF y elige la opción con OCR: en iLovePDF, OCR Premium; en Smallpdf, Advanced; en Adobe Acrobat Pro, la conversión normal ya incluye OCR.
- Elige el idioma del documento (español, en este caso) y convierte de nuevo.
- Descarga el nuevo XLSX y ábrelo: ahora las celdas deberían tener los datos correctos.
Lo que ya sabes hacer y el siguiente paso
- Convertir un PDF a XLSX con una herramienta externa (iLovePDF, Adobe Acrobat online o Smallpdf), porque Excel no abre PDFs de forma nativa.
- Usar OCR solo cuando el PDF es un escaneo o una foto, y elegir el idioma correcto para que reconozca tildes y eñes.
- Abrir el XLSX descargado y revisar el reparto de columnas y filas antes de formatear, para no arrastrar errores.
El siguiente paso es limpiar los datos ya en Excel: si algún producto se ha repetido, usa Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados; si necesitas cruzar el albarán con tu lista de precios para traer el PVP, aprende BUSCARV (VLOOKUP) y úsala sobre la tabla que acabas de conseguir.
Dudas al pasar un PDF a Excel
- ¿Se puede abrir un PDF directamente en Excel? No. Excel no abre archivos PDF de forma nativa; necesitas convertirlos a XLSX antes con un conversor externo o con Power Query (que sí puede leer PDFs desde Excel 2016).
- ¿Qué hago si el PDF es una imagen escaneada? Usa la opción con OCR del conversor (iLovePDF OCR Premium, Smallpdf Advanced o Adobe Acrobat Pro) y elige el idioma del documento.
- ¿Puedo convertir varios PDF a la vez? Sí, en Smallpdf Pro con el procesamiento por lotes; en iLovePDF y Adobe Acrobat online también hay planes de pago con esa función.
- ¿Por qué los números salen sin formato (2.5 en vez de 2,50)? Porque el conversor trae los valores "pelados". Después de abrir el XLSX, aplica formato Contabilidad con dos decimales a las columnas de importes.
- ¿El XLSX convertido se puede editar como cualquier libro? Sí. Una vez abierto en Excel, es un libro normal: puedes escribir fórmulas, crear tablas, hacer gráficos y guardar el archivo en tu disco o en OneDrive.
Dudas al pasar un PDF a Excel
1. ¿Cómo pasar un PDF a Excel gratis?
Desde Excel no se puede abrir un PDF y editarlo directamente: necesitas una herramienta externa. Las opciones gratuitas más habituales son Smallpdf, iLovePDF o PDF24, que convierten el PDF en un archivo .xlsx que luego abres en Excel y revisas celda por celda, porque casi siempre hay que corregir tablas mal reconocidas.
2. ¿Cómo convertir un PDF en una hoja de Excel?
Lo más rápido es usar un conversor online como Smallpdf, iLovePDF o PDF24: subes el PDF, eliges "convertir a Excel" y descargas el archivo .xlsx. Después lo abres en Excel y revisas las tablas, ya que el OCR suele descuadrar columnas o unir celdas que deberían estar separadas.
3. ¿Cómo convertir un PDF a Excel gratis sin registrarse?
Varias webs lo permiten sin crear cuenta, aunque con límites de uso o de tamaño de archivo. iLovePDF, Smallpdf y PDF24 dejan hacer una o dos conversiones gratuitas al día sin registro; solo tienes que subir el PDF, pulsar el botón de convertir y descargar el .xlsx resultante.
4. ¿Cómo pasar un PDF a Excel con iLovePDF?
Entra en ilovepdf.com, elige la herramienta "PDF a Excel", arrastra tu archivo y pulsa "Convertir a Excel". En unos segundos verás el botón de descarga: guarda el .xlsx, ábrelo en Excel y repasa las celdas, porque las tablas escaneadas suelen necesitar ajustes manuales.
5. ¿Cómo convertir un PDF a Excel sin que se descoloque el formato?
No hay forma garantizada de mantener el formato exacto: el OCR interpreta la tabla y a veces une celdas o pierde columnas. Para minimizarlo, parte de un PDF generado digitalmente (no escaneado), convierte con iLovePDF o Smallpdf, y revisa siempre el resultado en Excel antes de darlo por bueno.
6. ¿Cómo pasar un PDF a Excel desde el navegador?
Solo necesitas una página de conversión como Smallpdf, iLovePDF, PDF24 o Adobe Acrobat online. Subes el PDF, eliges convertir a Excel, descargas el archivo .xlsx y lo abres en Excel desde tu navegador o en el programa de escritorio para comprobar las tablas.
7. ¿Cómo bajar un PDF a Excel gratis?
La descarga del archivo .xlsx es gratis en casi todos los conversores online, aunque suelen limitar el número de usos al día o el peso del PDF. Smallpdf e iLovePDF dejan descargar el Excel resultante sin pagar; para muchos PDF seguidos, lo más estable es instalar la versión de escritorio de Adobe Acrobat.
8. ¿Cuál es el mejor conversor de PDF a Excel?
Depende del tipo de PDF: para textos digitales, iLovePDF y Smallpdf aciertan casi siempre con tablas sencillas. Para PDFs escaneados o con diseño complejo, Adobe Acrobat Pro y ABBYY FineReader reconocen mejor las columnas, aunque son de pago. Empieza probando uno gratuito y, si falla, salta a uno de pago.
Fuentes
- MicrosoftAtajos que funcionan igual en cualquier idioma — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftExcel para móviles (Android, iPhone y iPad) — documentación oficialconsultado el 05/10/2026