Una hoja de cálculo con cientos de filas de ventas no sirve de mucho si nadie puede ver, de un vistazo, cómo va el mes. Un dashboard de Excel es una hoja que junta cifras clave, gráficos y filtros en un mismo sitio: tú solo cambias los datos de la tabla origen y todo se recalcula. En este tutorial montas un dashboard de ventas mensuales usando una plantilla: partes de una tabla de ventas, le añades un panel de KPI, tres gráficos y unos segmentadores para filtrar por vendedor o producto. Lo que aprendes aquí funciona en Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016, y en Excel para la web; los pasos están descritos con los nombres de la cinta en español.
Qué es un dashboard en Excel y para qué te sirve en el día a día
Un dashboard de Excel es una hoja resumen que junta, en una sola pantalla, las cifras que importan de un negocio o de un proyecto: el total vendido, el ticket medio, qué vendedor factura más, cómo evolucionan las ventas día a día. La diferencia con un informe normal es que el dashboard se conecta a los datos de origen: cuando cambias una fecha, un importe o un vendedor en la tabla, el panel de KPI, los gráficos y los filtros se actualizan solos.
Para que un dashboard cumpla su función necesita cuatro piezas: una tabla con los datos del día a día, unas fórmulas que calculan los indicadores, unos gráficos que muestran la forma de esos datos y unos controles (segmentadores) que dejan al usuario elegir qué ver sin tocar la hoja. Cuando esas cuatro piezas están bien montadas, el dashboard se convierte en la página de inicio del libro: cada mañana abres el archivo, miras el panel y sabes cómo va el mes sin tener que filtrar ni ordenar nada a mano.
Las partes de un dashboard de Excel y cómo se conectan entre sí
Un dashboard no es un cuadro suelto: es una cadena de piezas que se alimentan unas a otras. La tabla origen guarda los datos en bruto (ventas, fechas, vendedores, productos); la hoja de cálculo o las fórmulas auxiliares hacen las cuentas; el panel de KPI muestra una cifra grande con un titular; los grficos dibujan la información; y los segmentadores actúan de filtros que afectan a la vez a tablas dinámicas y gráficos.
| Pieza | Qué hace | De dónde sale |
|---|---|---|
| Tabla origen (TablaVentas) | Guarda cada venta con su fecha, vendedor, producto, unidades e importe | Datos introducidos a mano o pegados de otro sistema |
| Hoja de cálculo | Calcula totales, medias, mejores vendedores y resúmenes por categoría | SUMAR.SI.CONJUNTO, BUSCARX, INDICE y COINCIDIR |
| Panel de KPI | Muestra una cifra grande con un color y un titular (por ejemplo, "Ventas de enero") | Las fórmulas de la hoja de cálculo |
| Gráficos | Dibujan la información: circular por producto, barras por vendedor, línea por día | Rangos de la tabla o tablas dinámicas |
| Segmentadores | Filtran tablas dinámicas y gráficos a la vez con un clic | Campos de la tabla dinámica (Vendedor, Producto) |
La regla de oro es que todo depende de la tabla origen: si la tabla está bien hecha y crece sola, el resto se mantiene sin tocar nada más.
Los tipos de gráfico según el tamaño de la tabla
No todos los gráficos sirven para lo mismo. El circular (también llamado de pastel) compara partes de un todo: qué porcentaje de las ventas del mes aporta cada producto. Funciona bien con 2 a 6 categorías; con más, el círculo se llena de lonchas ilegibles. El de columnas o barras compara cantidades entre categorías: qué vendedor vendió más, qué categoría vende más unidades. Sirve para ranking y comparativas directas, y se lee aunque haya 10 o 15 elementos. El de líneas muestra evolución en el tiempo: cómo cambian las ventas día a día o mes a mes. Solo tiene sentido cuando el eje horizontal es una fecha, porque lo que cuenta es la pendiente de la curva, no el valor de cada punto.
Qué mide cada KPI y de dónde sale el cálculo
Un KPI (indicador clave) es una cifra única con un titular, pensada para leerse en un segundo: "Ventas de enero: 12.450". Cada KPI del panel sale de una fórmula que resume la tabla origen. Los más habituales en un dashboard de ventas son cuatro: ventas del mes (suma del importe en un rango de fechas), ticket medio (importe total dividido entre número de ventas), mejor vendedor (el que más importe ha acumulado) y unidades vendidas (suma de la columna de unidades).
Por ejemplo, las ventas del mes se calculan con SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés, SUMIFS) sobre la columna de importes, pidiendo que la fecha sea mayor o igual al primer día del mes y menor que el primer día del mes siguiente:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(TablaVentas[Importe];TablaVentas[Fecha];">="&FECHA(2026;1;1);TablaVentas[Fecha];"<"&FECHA(2026;2;1))Dónde conseguir plantillas de dashboard y cómo abrirlas en tu Excel
Las plantillas de dashboard se consiguen en dos sitios: la galería oficial de Microsoft en la nube y los catálogos de plantillas que vienen con Excel. La galería está en excel.cloud.microsoft/create y tiene plantillas gratis de ventas, presupuestos, inventarios y proyectos. Todas se descargan como .xlsx, el formato de libro normal, y se abren en cualquier versión de Excel de escritorio desde 2007, en Excel para la web y en Excel para Mac.
Una vez descargada, la plantilla se abre con doble clic o desde la cinta. Lo que ya viene dentro (los KPI, los gráficos, los segmentadores) funciona igual en todas las versiones; lo único que cambia entre una plantilla y otra es la fórmula de los KPI y la forma del panel.
La galería de Microsoft y su descarga
Entras en excel.cloud.microsoft/create con tu cuenta de Microsoft, eliges una plantilla de la categoría Gestión empresarial o Ventas y pulsas Descargar. El archivo .xlsx baja a tu carpeta de Descargas. Después lo abres en tu Excel de escritorio para trabajar con él en local.
Abrir la plantilla sin perder los datos
- Ve a la carpeta donde se descargó la plantilla y haz doble clic sobre el archivo
.xlsx. - Si aparece la barra amarilla de "Contenido habilitado", pulsa Habilitar contenido (solo permite editar, no ejecuta macros).
- Revisa la pestaña Activar la hoja oculta si la plantilla la trae protegida.
- Guarda una copia con Ctrl+Mayús+S para tener el original a mano.
La estructura real de una plantilla de dashboard de ventas
La plantilla de ejemplo tiene una hoja llamada Ventas con los datos del mes. La columna A guarda la fecha de cada venta, la B el nombre del vendedor, la C el producto, la D las unidades y la E el importe en euros. Las filas 2 a 30 son las ventas reales del mes; la fila 1 lleva los encabezados en negrita. Esa es la tabla origen sobre la que se calcula todo lo demás.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Vendedor | Producto | Unidades | Importe |
| 2 | 02/01/2026 | Ana | Cuaderno | 3 | 28,50 |
| 3 | 03/01/2026 | Pedro | Bolígrafo | 12 | 9,60 |
| 4 | 05/01/2026 | Ana | Cuaderno | 5 | 47,50 |
| 5 | 07/01/2026 | Luis | Carpeta | 8 | 64,00 |
| 6 | 09/01/2026 | Pedro | Cuaderno | 2 | 19,00 |
| 7 | 12/01/2026 | Ana | Bolígrafo | 20 | 16,00 |
| 8 | 15/01/2026 | Luis | Cuaderno | 4 | 38,00 |
| 9 | 18/01/2026 | Pedro | Carpeta | 6 | 48,00 |
| 10 | 21/01/2026 | Ana | Carpeta | 3 | 24,00 |
| 11 | 24/01/2026 | Luis | Bolígrafo | 15 | 12,00 |
| 12 | 27/01/2026 | Pedro | Cuaderno | 7 | 66,50 |
Convertir los datos en una tabla que crece sola
Para que la plantilla sepa que esos datos son una tabla y no un rango suelto, conviertes el rango A1:E30 en una tabla de Excel. Así, cuando añadas una venta nueva en la fila 31, las fórmulas y los gráficos la incluyen sin tocar nada.
- Selecciona el rango
A1:E30con el ratón. - Abre el cuadro Crear tabla desde la cinta.
- Asegúrate de que la casilla La tabla tiene encabezados está marcada.
- Acepta.
¿Dónde están los datos de la tabla?
Excel le pone a la tabla el nombre Tabla1 por defecto; cámbiale el nombre a TablaVentas desde Diseño de tabla > Nombre de tabla (escribes TablaVentas y pulsas Entrar). Ahora las columnas se llaman TablaVentas[Fecha], TablaVentas[Vendedor], TablaVentas[Producto], TablaVentas[Unidades] y TablaVentas[Importe].
TablaVentas.El panel de KPI: ventas del mes, ticket medio y mejor plazo de vendedor
En una hoja aparte, llamada KPI, montas el panel. Una fila por indicador: en la columna A el nombre del KPI y en la B el valor. Los cuatro KPI básicos de un dashboard de ventas son ventas del mes, ticket medio, unidades vendidas y mejor vendedor. Más adelante, en la fila del mejor vendedor, aparecerá el nombre "VP" como ejemplo de qué vendedor quedó primero en el cálculo.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Indicador | Valor |
| 2 | Ventas de enero | 373,10 |
| 3 | Ticket medio | 33,92 |
| 4 | Unidades vendidas | 85 |
| 5 | Mejor vendedor | Pedro |
Pre-registro directo de los datos del KPI con SUMAR.SI.CONJUNTO
El KPI de "Ventas de enero" sale de sumar la columna Importe de TablaVentas solo para las filas cuya Fecha cae en enero de 2026. La fórmula usa FECHA(2026;1;1) (en inglés, DATE) para el primer día del mes y FECHA(2026;2;1) para el primer día del mes siguiente, y compara con ">=" y "<" para no tener que escribir el último día:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(TablaVentas[Importe];TablaVentas[Fecha];">="&FECHA(2026;1;1);TablaVentas[Fecha];"<"&FECHA(2026;2;1))SUMAR.SI.CONJUNTO está en Excel desde la versión 2007.
Pre-buscar el mejor vendedor con INDICE y COINCIDIR
El KPI de "Mejor vendedor" necesita dos fórmulas: una que calcule el máximo del importe por vendedor con MAX.SI.CONJUNTO (en inglés, MAXIFS), y otra que devuelva el nombre del vendedor que coincide con ese máximo. MAX.SI.CONJUNTO existe en Excel 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365; en versiones anteriores se reemplaza por una fórmula de matriz con MAX y SI.
=INDICE(TablaVentas[Vendedor];COINCIDIR(MAX.SI.CONJUNTO(TablaVentas[Importe];TablaVentas[Vendedor];TablaVentas[Vendedor]);TablaVentas[Importe];0))INDICE y COINCIDIR (en inglés, INDEX y MATCH) están en todas las versiones de Excel desde 2003.
Los gráficos del dashboard: de circular a barras y a líneas
Con la tabla origen y la hoja de KPI listas, el siguiente paso es dibujar la información. La plantilla de ventas suele traer tres gráficos: un circular con el reparto de ventas por producto, un gráfico de barras con el ranking de vendedores por importe y un gráfico de líneas con la evolución diaria del mes. Cada uno se monta sobre un rango resumen de la misma hoja Ventas o de una hoja auxiliar llamada Resumen.
Insertar un gráfico circular sobre la tabla
- En una zona vacía de la hoja Resumen, crea un mini resumen con los productos y su total de importe: en A2:A5 los nombres de los productos y en B2:B5 la suma de importes de cada uno con
SUMAR.SI.CONJUNTO. - Selecciona el rango
A2:B5. - Abre el menú de gráficos y elige Circular en 2-D.
- Mueve el gráfico a la zona derecha de la hoja KPI.
Convertir un rango en gráfico de barras horizontales
Para el ranking de vendedores, en la hoja Resumen escribes los nombres en A2:A4 y los totales en B2:B4. La fórmula de B2 es =SUMAR.SI.CONJUNTO(TablaVentas[Importe];TablaVentas[Vendedor];A2), que se copia a B3 y B4 cambiando la referencia de la celda. Después seleccionas el rango y eliges barra agrupada.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Vendedor | Importe |
| 2 | Ana | 116,00 |
| 3 | Pedro | 143,10 |
| 4 | Luis | 114,00 |
Un gráfico de líneas con la evolución diaria de ventas
En la hoja Resumen, debajo del ranking, escribe una tabla con dos columnas: la fecha en A8:A18 y el total de importe de ese día en B8:B18. La fórmula de B8 es =SUMAR.SI.CONJUNTO(TablaVentas[Importe];TablaVentas[Fecha];A8). Seleccionas A8:B18, vas a Insertar > Gráficos > Líneas y eliges Línea con marcadores. Así ves la curva del mes: si sube, si baja, si hay un pico.
Los segmentadores para filtrar el dashboard con un clic
Los segmentadores son esos cuadrados con botones que aparecen al lado de las tablas dinámicas: sirven para filtrar con un clic sin abrir el menú desplegable de los autofiltros. En un dashboard se conectan a la vez a la tabla dinámica y al gráfico que la usa, así un solo clic en "Pedro" deja el panel de KPI, el gráfico de barras y el de líneas viendo solo las ventas de ese vendedor.
Para que un segmentador funcione necesitas una tabla dinámica que resuma la tabla origen. La plantilla suele traer una llamada TablaDinámica1 con los vendedores en filas y la suma de importes en valores.
Conectar un segmento con la tabla y con el gráfico
- Haz clic en cualquier celda de la tabla dinámica.
- Abre el cuadro Insertar segmentación de datos.
- Marca las casillas Vendedor y Producto.
- Acepta; aparecen dos segmentadores a la derecha.
- Clic derecho sobre el segmentador de Vendedor > Conexiones de informe (en algunas versiones, Conexiones de segmentación).
- Marca tanto la tabla dinámica como el gráfico de barras que usa esos datos.
Estilo y tamaño del segmento en el dashboard
Con el segmentador seleccionado, en la pestaña Segmentación de datos puedes cambiar el estilo visual (elige uno que combine con el panel) y el número de columnas de botones. En Opciones de segmentación de datos también fijas el alto y el ancho para que el segmentador no se mueva cuando cambia el filtro.
Por qué tu dashboard no muestra los datos nuevos o muestra error
Aunque la plantilla esté bien montada, tres cosas suelen fallar cuando empiezas a usarla con datos reales: el gráfico no incluye las ventas nuevas, el segmentador no filtra el gráfico o el KPI devuelve #¡DIV/0!. Las tres se arreglan en menos de un minuto si sabes dónde mirar.
La tabla origen está fuera del rango del gráfico
Si añadiste las ventas nuevas en una hoja distinta o en una copia suelta de la tabla, el gráfico y la fórmula de "Ventas de enero" se quedan con los datos viejos. La solución es meter las filas nuevas dentro de la misma TablaVentas: copia los datos y pégalos en la primera fila vacía debajo de la tabla, o usa Diseño de tabla > Redimensionar tabla para ampliar el rango. Las referencias estructuradas (TablaVentas[Importe]) hacen que la fórmula y el gráfico se ajusten solos.
El segmento no filtra el gráfico
Esto pasa cuando el gráfico se basa en un rango fijo de la hoja en vez de en la tabla dinámica. El segmentador solo filtra lo que esté conectado a él. Abre el cuadro Conexiones de informe del segmentador y marca el gráfico; si el gráfico no aparece en la lista, cámbialo a un gráfico dinámico basado en la misma tabla dinámica y vuelve a conectarlo.
La fórmula del KPI devuelve #¡DIV/0! porque no hay datos aún
La fórmula del ticket medio es un importe total dividido entre el número de ventas. Si en enero todavía no hay ventas, la división da #¡DIV/0!. Envuelve la fórmula con SI.ERROR (en inglés, IFERROR) para que, en lugar del error, muestre un cero:
=SI.ERROR(SUMAR.SI.CONJUNTO(TablaVentas[Importe];TablaVentas[Fecha];">="&FECHA(2026;1;1);TablaVentas[Fecha];"<"&FECHA(2026;2;1))/CONTAR.SI.CONJUNTO(TablaVentas[Fecha];">="&FECHA(2026;1;1);TablaVentas[Fecha];"<"&FECHA(2026;2;1));0)SI.ERROR está en Excel desde 2007.
Lo que puedes hacer con tu dashboard y el siguiente paso
Con la plantilla ya montada, estas son las cinco cosas que sabes hacer en tu Excel:
- Convertir un rango de datos en una tabla de Excel que crece sola.
- Calcular KPI con
SUMAR.SI.CONJUNTO,MAX.SI.CONJUNTOyINDICE+COINCIDIR. - Insertar gráficos circulares, de barras y de líneas sobre la tabla.
- Añadir segmentadores conectados a tablas dinámicas y gráficos.
- Resolver los tres errores más comunes del dashboard (
#¡DIV/0!, gráficos que no se actualizan, segmentadores que no filtran).
El siguiente nivel es usar Power Query (la herramienta de importar y transformar datos integrada en Excel desde la versión 2016) para que la tabla origen se alimente sola de un archivo CSV, de una base de datos o de una carpeta de tickets. Así, en lugar de pegar las ventas a mano, Excel las trae, las limpia y actualiza la tabla con un clic. Cuando el volumen de datos pasa del millón de filas, el paso siguiente es mover la tabla a Power Pivot (el motor de datos en memoria de Excel) y construir el dashboard sobre el modelo de datos.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al montar un dashboard en Excel con plantillas
1. ¿Dónde encuentro plantillas de dashboard en Excel gratis y qué incluyen normalmente?
Puedes descargar plantillas gratuitas en el sitio de Microsoft Create (create.microsoft.com/es-es), dentro de la galería de plantillas para Excel. Casi todas traen hojas con KPIs, gráficos ya montados y tablas dinámicas de origen, listas para que solo cambies los datos por los tuyos.
2. ¿Hay plantillas gratis de dashboard en Excel orientadas a indicadores de gestión?
Sí, en Microsoft Create encontrarás varias plantillas de indicadores (ventas, financieros, RR. HH.) listas para descargar gratis. Cada una incluye gráficos de barras, líneas y semáforos conectados a tablas dinámicas, de modo que solo cambias los datos y los indicadores se actualizan solos.
3. ¿Cómo elegir una buena plantilla de Excel que ya traiga indicadores integrados?
Elige una cuya estructura se parezca a lo que necesitas medir: mira si las hojas incluyen KPIs concretos, segmentaciones y un panel resumen con gráficos. Antes de descargarla, comprueba que use tablas dinámicas y, si trabajas con versiones antiguas, que no dependa de funciones de matriz dinámica (BUSCARX, FILTRAR), disponibles solo desde Excel 2021 y Microsoft 365.
4. ¿Qué debo mirar en una plantilla de dashboard en Excel para trabajar con KPIs?
Fíjate en que los indicadores estén definidos por fórmulas (no a mano), con un rango de origen claro y fechas bien formateadas. Si vas a añadir más KPIs, elige una con tablas (Insertar > Tabla) y nombres de rango, así podrás ampliar las métricas sin romper los gráficos.
5. ¿Existe una plantilla gratis de Excel que sirva para hacer seguimiento de proyectos?
Sí, Microsoft Create tiene plantillas gratuitas de seguimiento de proyectos con Gantt, lista de tareas, porcentaje completado y avance por responsable, todo calculado con fórmulas. Solo tienes que rellenar las columnas de fecha de inicio, fin y estado para que el diagrama se actualice automáticamente.
6. ¿Qué trae una plantilla de seguimiento de tareas en Excel gratuita?
Las plantillas gratuitas de seguimiento de tareas suelen incluir columnas para responsable, fecha de inicio, fecha de fin y porcentaje completado, con formato condicional para ver retrasos de un vistazo. Además, casi todas calculan y semanalas fechas tope y los proyectos con DIASEM y SIFECHA, que combinan o directamente.
7. ¿Hay plantillas de dashboard gratis en Excel pensadas para seguridad y salud en el trabajo?
Sí, hay plantillas gratuitas de Excel orientadas a seguridad y salud en el trabajo, con indicadores de accidentes, incidentes, horas trabajadas y tasa de frecuencia. Normalmente ya traen formatos condicionales calculados con fórmulas como Contar y Suma, así puedes adaptarlas a los indicadores de tu empresa sin programar nada.