Google Sheets y Excel: qué los diferencia y cómo elegir

Imagina un libro de gastos del equipo: tu compañero lo abre en Excel de escritorio y tú prefieres tocarlo desde el navegador, en la Hoja de cálculo de Google (Google Sheets). Los dos pueden trabajar sobre el mismo archivo .xlsx si sabes cómo subirlo, cuándo abrirlo «en modo Office» y cuándo dejar que Drive lo convierta. En este tutorial verás, paso a paso, cómo abrir un libro de Excel en Google Sheets sin que se rompa, cómo editarlo desde los dos lados y qué se queda por el camino cuando vuelves a Excel.

Qué es la Hoja de cálculo de Google y en qué se parece a Excel

La Hoja de cálculo de Google (Google Sheets) es el equivalente en la nube de Excel: mismas filas, mismas columnas, mismas fórmulas básicas. La diferencia es que vive en Drive y se abre en el navegador, sin instalar nada.

En la práctica, mezclar los dos es muy normal. Un compañero abre el libro de gastos en Excel de escritorio, con sus macros y su Power Query; otro lo revisa desde el móvil o desde otro país en Sheets. Si subes el archivo a Drive y lo abres desde ahí, el libro sigue siendo un .xlsx; si lo conviertes, pasa a ser un archivo propio de Google. Saber cuál te interesa en cada momento es la mitad del trabajo.

Abrir un .xlsx en Google Sheets sin que se estropee

Drive admite archivos de Excel 2007 en adelante (.xlsx), CSV, ODS y los formatos de Apple Numbers. Los .xls antiguos (Excel 97-2003) también se abren, aunque convertidos. Los .xlsm (con macros) se suben, pero las macros no se ejecutan en el navegador.

1. Abre Drive y arrastra el archivo Gastos.xlsx desde tu carpeta hasta la ventana del navegador, o usa Nuevo > Subir archivo.
2. En la lista de Drive, haz doble clic sobre el archivo. Sheets lo abre directamente, sin convertirlo a su formato propio.
3. Si Drive te pregunta Abrir con Google Sheets o Mantener en modo Office, elige modo Office cuando quieras seguir trabajando con el .xlsx tal cual; elige convertir cuando prefieras aprovechar las funciones propias de Sheets.
4. Para volver a Excel, usa Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).

Editar el mismo archivo desde Excel y desde Sheets

Vamos con un libro de gastos pequeño: tres filas con fecha, concepto e importe. Lo abres desde Excel de escritorio y, al mismo tiempo, lo editas desde Sheets en el navegador.

El archivo de Excel como copia de trabajo en tu ordenador

Trabajas sobre Gastos.xlsx en tu Excel de escritorio, lo subes y luego quieres una copia local para abrirlo desde casa sin conexión.

1. En Sheets, abre el archivo desde Drive.
2. Ve a Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx). El archivo baja a tu carpeta de descargas.
3. Abre la copia descargada en tu Excel de escritorio.
4. Cambia una celda, por ejemplo, C2 a 1.300,00, y guarda con Ctrl+G.
5. Vuelve a subir la copia a Drive (arrastrándola otra vez) si quieres sincronizar los cambios.

El archivo en Drive, con la edición compartida en el navegador

Otra persona, desde otra cuenta de Google, abre el mismo libro en Drive y escribe a la vez que tú.

1. En Drive, haz clic derecho sobre el archivo y elige Compartir.
2. Añade el correo de tu compañero y dale permiso de editor.
3. Tu compañero abre el archivo desde su Drive. Si el archivo es .xlsx, Sheets lo abre en modo Office.
4. Mientras los dos escribís, veis los cambios en vivo, con el nombre del autor en la esquina superior derecha de cada celda.
5. Si uno edita desde Excel de escritorio, tiene que descargar el archivo de Drive, modificarlo y volverlo a subir: no hay edición simultánea entre Excel y Sheets.

Funciones que viajan y funciones que se quedan en el camino

Las funciones habituales funcionan en los dos lados con los mismos argumentos. Lo que no viaja son las funciones propias de Sheets, porque Excel no las reconoce.

Un ejemplo típico:

=QUERY(A:B;"select A, sum(B) group by A";1)

Esa fórmula funciona en Sheets y devuelve una tabla resumen por fecha. Si el archivo se descarga como .xlsx y se abre en Excel, la celda muestra #¿NOMBRE? y la fórmula aparece como texto, porque Excel no entiende QUERY.

Llevar el archivo de vuelta a Excel sin perder formato

Cuando el trabajo se hace en Sheets y toca devolver el libro a un usuario de Excel, conviene revisar algunas cosas antes de dar el archivo por bueno.

1. En el archivo abierto en Sheets, ve a Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
2. Abre la copia descargada en Excel de escritorio.
3. Revisa las fechas: haz clic en la columna Fecha, Ctrl+1 y comprueba que el formato es Fecha y no Texto. Si ves números como 45465, cambia el formato.
4. Revisa los gráficos: los gráficos de barras, líneas y sectores se conservan. Los gráficos con minigráficos de tipo «sparkline» se aplanan.
5. Revisa el formato condicional en Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas. Las reglas básicas (resaltar mayores que, entre) sobreviven; las barras de datos y los conjuntos de iconos se simplifican a color de relleno.
6. Guarda con Ctrl+G y reparte el archivo.

Lo que Google Sheets no puede abrir de tu Excel

Sheets abre casi cualquier .xlsx, pero hay piezas que se ignoran en cuanto el archivo cruza al navegador. Conviene saberlo antes de subir.

Macros VBA y Scripts de Office, dos mundos aparte

Las macros VBA no existen en Sheets. Cuando subes un .xlsm, Drive avisa de que las macros no se ejecutarán en el navegador. El código VBA queda dentro del archivo, pero no se ejecuta: si la macro transforma datos al abrir el libro, eso no pasa.

La alternativa en Sheets es Apps Script (JavaScript en la nube), con su propio editor y sus propios disparadores. No hay conversión automática: la macro VBA no se traduce a Apps Script, hay que rehacerla.

Power Query y Power Pivot se quedan en el escritorio

Power Query es de Excel 2016 en adelante (Windows) y Power Pivot también. Al abrir el archivo en Sheets, las consultas (la lista en Datos > Consultas y conexiones) no se ven y el modelo de datos de Power Pivot se descarta. La hoja se abre con los últimos valores que dejó la consulta, pero al pulsar Actualizar no pasa nada: la fuente de datos no se consulta.

Si dependes de Power Query, mantén ese libro en Excel de escritorio y usa Sheets solo para libros ligeros.

Errores típicos al pasar de Excel a Sheets y de vuelta

Estos cinco tropiezos aparecen una y otra vez cuando un libro pasa de un programa al otro. Vale la pena verlos antes de que te pasen a ti.

#¿NOMBRE? al abrir en Excel una función de Sheets

Tienes en Sheets una celda con =QUERY(A2:C4;"select A,sum(C) group by A";1). Descargas el archivo como .xlsx y al abrirlo en Excel aparece #¿NOMBRE? en esa celda.

La causa es directa: Excel no tiene la función QUERY. El arreglo más limpio es rehacer el resumen con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS), que sí existe en los dos lados:

=SUMAR.SI.CONJUNTO($C$2:$C$4;$A$2:$A$4;A2)

Fechas que cambian de día al cambiar de programa

En Excel de escritorio ves 03/05/2026 (3 de mayo) y, al abrir el archivo en Sheets, lo lees como 05/03/2026 (5 de marzo). El día y el mes se han intercambiado.

El arreglo pasa por alinear el idioma. En Sheets: Archivo > Configuración > Configuración regional, elige España o México según cómo leas las fechas. En Excel de escritorio: Archivo > Opciones > Idioma y revisa que el idioma de edición sea coherente.

El formato condicional se simplifica al guardar como .xlsx

En Excel tenías una regla con barras de datos de color verde a rojo. Al guardar como .xlsx y abrir de nuevo en Excel, las barras se han convertido en un color de relleno plano.

La causa está en la exportación: Sheets no conserva todas las variantes de formato condicional, solo las básicas. El arreglo es rehacer la regla en Excel: Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos y volver a elegir el degradado.

La tabla dinámica deja campos en blanco al pasar a Sheets

Tienes una tabla dinámica con un campo calculado («margen = importe – coste») y, al abrir en Sheets, ese campo aparece en blanco. La causa es que Sheets entiende tablas dinámicas básicas, pero no los campos calculados de Excel, ni las medidas de Power Pivot, ni los grupos personalizados.

El arreglo es mover la lógica del campo calculado a una columna auxiliar de la hoja de datos y dejar que la tabla dinámica solo sume. Si necesitas Power Pivot, el libro se queda en Excel de escritorio.

Lo que ya sabes hacer con Excel y la Hoja de cálculo de Google

• Subir un .xlsx a Drive, abrirlo en Sheets en modo Office y devolverlo como .xlsx sin perder los datos.
• Editar el mismo libro desde Excel de escritorio y desde el navegador, entendiendo que no hay edición simultánea entre los dos.
• Reconocer qué funciones viajan (SUMA, SI, BUSCARV, BUSCARX, SUMAR.SI.CONJUNTO) y cuáles se quedan en Sheets (QUERY, IMPORTRANGE).
• Detectar antes de subir los límites reales: macros VBA, Power Query, Power Pivot y formatos condicionales complejos.
• Resolver los errores más comunes al cruzar: #¿NOMBRE?, fechas intercambiadas, formato condicional simplificado y campos calculados vacíos.

Tu siguiente paso es decidir dónde editar según el libro: si manejas más de un millón de filas o necesitas Power Query, mantén el archivo en Excel de escritorio; si buscas edición compartida y automatizaciones en la nube, muévelo a Sheets y pasa a Apps Script.

Dudas al pasar archivos entre Excel y Google Sheets