Plantilla de balance de situación en Excel: cómo crearla paso a paso

Un balance de situación es un informe contable que recoge, en un momento concreto, lo que tiene la empresa (Activo), lo que debe (Pasivo) y el dinero que han aportado los socios (Patrimonio Neto). Hacerlo en una hoja de cálculo permite sumar cada bloque, comprobar al instante que la ecuación Activo = Pasivo + Patrimonio Neto se cumple y comparar dos ejercicios sin volver a escribir nada. En este tutorial construyes una plantilla de balance de situación desde cero: empiezas con 9 epígrafes y un par de totales, y la terminas con una tabla que crece sola, dos periodos comparados y un formato condicional que avisa cuando algo no cuadra. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 y 2010, y en Excel para la web. Las fórmulas se escriben con punto y coma, el separador de argumentos en Excel configurado con coma decimal.

Qué es un balance de situación y por qué se hace en una hoja de cálculo

El balance de situación es una fotografía contable: muestra la situación patrimonial de la empresa en una fecha exacta (normalmente el último día del trimestre o del ejercicio). Se construye sobre una igualdad que siempre se cumple: todo lo que la empresa posee (Activo) tiene que estar financiado por dinero ajeno (Pasivo) o por dinero propio (Patrimonio Neto). Por eso la fórmula de cabecera es Activo = Pasivo + Patrimonio Neto.

Una hoja de cálculo encaja muy bien con esa idea porque el balance es, en el fondo, una lista de importes agrupados en tres bloques con dos totales que tienen que coincidir. Con =SUMA(rango) sumas cada bloque en un segundo, con =SI(B7=B11;"Cuadra";"Revisa") compruebas al vuelo si la igualdad se cumple, y al convertir la lista en una tabla de Excel los totales se actualizan solos al añadir o quitar partidas.

Además, en una hoja puedes poner dos balances uno al lado del otro (uno por ejercicio) y comparar cada partida con una resta y un formato condicional. Esa comparación es la que justifica, en la práctica, montar el balance en Excel en lugar de en un documento de texto.

La estructura del balance: activo, pasivo y patrimonio neto

El balance se divide en tres grandes bloques que ocupan la columna A, y los importes van en la columna B. El orden es siempre el mismo: arriba el Activo, debajo el Pasivo, y al final el Patrimonio Neto, con sus dos totales en la parte de abajo.

La primera línea bajo los títulos es el Total Activo, y la última línea es el Total Pasivo + Patrimonio Neto. Esas dos cifras tienen que ser iguales, porque reflejan la misma cosa contable vista desde dos lados.

El activo corriente y el activo no corriente

El activo no corriente agrupa los bienes y derechos que la empresa va a usar durante más de un año: el inmovilizado material (mobiliario, maquinaria, vehículos), el inmovilizado intangible (patentes, software) y las inversiones a largo plazo. El activo corriente, en cambio, recoge lo que se va a convertir en dinero (o se va a consumir) en menos de doce meses.

En la plantilla pequeña de este tutorial usamos cinco partidas de activo: caja, bancos, clientes, existencias e inmovilizado material.

El pasivo corriente, el no corriente y el patrimonio neto

El pasivo no corriente son las deudas con vencimiento superior a un año, como préstamos a largo plazo o emisiones de bonos. El pasivo corriente son las deudas a corto plazo: proveedores, acreedores, préstamos a menos de un año y provisiones que se van a usar pronto.

En la plantilla de ejemplo recogemos tres partidas: proveedores, deuda a largo plazo y patrimonio neto, suficiente para que el balance cuadre y para ver los tres bloques en pantalla.

Cómo se monta la hoja: las filas, las columnas y la fórmula que suma cada bloque

La hoja se organiza en dos columnas: la columna A con los nombres de los epígrafes contables y la columna B con los importes en euros. Los títulos van en la fila 1 en negrita, los epígrafes ocupan las filas 2 a 10 y los totales cierran la tabla en las filas 7 y 11. La fila 13, más abajo, se reserva para la comprobación con =SI.

El Total Activo se calcula con =SUMA(B2:B6) en B7, y el Total Pasivo + Patrimonio se calcula con =SUMA(B8:B10) en B11. Ambas fórmulas devuelven 48.000, así que el balance cuadra.

Crear la plantilla desde cero con un balance pequeño

Abre un libro nuevo y crea una hoja llamada Balance. Los datos que vas a escribir a continuación son los de una empresa pequeña: caja 5.000, bancos 12.000, clientes 8.000, existencias 3.000, inmovilizado material 20.000, proveedores 7.000, préstamo a 3 años 15.000 y capital 26.000. Con esas cifras el balance cuadra en 48.000.

Escribir los epígrafes en la columna A

1. En la celda A1 escribe Epígrafe y en B1 Importe (EUR). Ponlos en negrita con Ctrl+N.
2. En A2 escribe Caja, en A3 Bancos, en A4 Clientes, en A5 Existencias y en A6 Inmovilizado material.
3. Salta una fila y en A8 escribe Proveedores, en A9 Deuda a largo plazo y en A10 Patrimonio neto.
4. En A7 escribe Total Activo y en A11 Total Pasivo + Patrimonio, los dos en negrita.

Introducir los importes y calcular los totales con SUMA

1. Rellena la columna B con los importes: 5000, 12000, 8000, 3000 y 20000 en B2:B6, y 7000, 15000 y 26000 en B8:B10.
2. Selecciona B7 y escribe la fórmula del Total Activo.
3. Selecciona B11 y escribe la fórmula del Total Pasivo + Patrimonio.
4. Pulsa Ctrl+Mayús+1 o Ctrl+1 > Número para dar formato de número con separador de miles a las celdas de importes.

=SUMA(B2:B6)
=SUMA(B8:B10)

Comprobar que cuadra con una fórmula SI

Ahora añades una fila de comprobación que avise sola cuando los dos totales no coincidan. La fórmula =SI (en inglés IF) muestra un texto u otro según se cumpla la condición.

1. En A13 escribe Comprobación y en B13 escribe la fórmula:

=SI(B7=B11;"Cuadra";"Revisa: diferencia "&B7-B11)

1. Selecciona B13 y abre Inicio > Estilos > Formato condicional para crear una regla que ponga el fondo en rojo cuando B13 no contenga la palabra "Cuadra".

1. En el cuadro de diálogo escribe "Revisa" y elige el formato Relleno rojo claro, texto rojo oscuro.

Convertir la lista en una tabla que crezca sola

Convertir el rango en una tabla de Excel tiene dos ventajas claras: las fórmulas de la fila de totales se actualizan solas al añadir una fila, y se gana un filtro en los encabezados. La columna B, además, pasa a tener un formato de tabla coherente con bandas.

1. Selecciona el rango A1:B11.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla (o pulsa Ctrl+T).
3. Marca la casilla La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.
4. La hoja mostrará ahora Tabla1 en la pestaña Diseño de tabla. Baja y comprueba que la fila de totales está activada en la pestaña Diseño de tabla > Opciones de estilo de tabla (la marca Fila de totales).

1. Escribe un nuevo epígrafe en A12 (por ejemplo Aplicaciones informáticas) y un importe en B12 (por ejemplo 1.500). La fila 12 se incorpora sola a la tabla.

Bloquear la fila de totales con referencia absoluta

Ahora vas a sustituir la fórmula de B13 por una comparación con referencias absolutas. Así, cuando arrastres la fórmula a la derecha para validar varios periodos, seguirá mirando siempre a la fila 7 y a la fila 11.

1. Selecciona B13 y reemplaza la fórmula por la versión con comparador único:

=(SUMA(B2:B6)=SUMA(B8:B10))

1. Pulsa F4 (Cmd+T en Mac) sobre las referencias para añadir los dólares. La fórmula queda así:

=(SUMA($B$2:$B$6)=SUMA($B$8:$B$10))

1. Pulsa Entrar y, si quieres, arrastra el controlador de relleno a la derecha (C13, D13…) para validar varios periodos con la misma regla.

Comparar dos periodos uno al lado del otro

Una de las mayores ventajas de tener el balance en una hoja de cálculo es comparar ejercicios. Para eso solo hay que añadir dos columnas a la derecha: una con los importes del año anterior y otra con la diferencia calculada como una resta.

1. Cambia el encabezado de C1 a 2025 (EUR) y el de D1 a Diferencia (EUR).
2. Rellena C2:C10 con los importes de 2025 (los del ejemplo: 4.000, 10.000, 9.000, 2.500, 22.000, 6.000, 12.000, 25.500). Deja C7 y C11 vacíos por ahora.
3. En C7 escribe =SUMA(C2:C6) y en C11 =SUMA(C8:C10).
4. En D2 escribe la fórmula de diferencia y cópiala hacia abajo con el controlador de relleno hasta D6, D8, D9 y D10.

=B2-C2

Resaltar las variaciones grandes con formato condicional

Las diferencias de un año a otro pueden ser muchas y muy pequeñas. Para ver a simple vista cuáles son las grandes, aplica una regla que pinte en rojo las variaciones que superen el 10% del valor inicial.

1. Selecciona D2:D11.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
4. Escribe la fórmula y asigna el formato de relleno rojo claro.

Por qué los totales no cuadran o la tabla no se amplía

Cuando algo no cuadra, lo más útil es dejar que Excel te diga dónde está la diferencia en lugar de buscar a mano. Tres errores típicos al montar la plantilla de balance y cómo arreglarlos.

El balance no cuadra por un dato mal tecleado

El error más frecuente es teclear un número mal (un 5.000 como 50.000, o un 7.000 como 700). En ese caso, B7 y B11 no coinciden y B13 muestra "Revisa: diferencia …". Para localizar la partida, usa una celda auxiliar con la diferencia:

=B7-B11

Con esa cifra a la vista, revisa uno a uno los epígrafes hasta dar con el dato mal introducido. En el ejemplo, la diferencia es 1.000: mira si Caja, Bancos, Clientes, Existencias o Inmovilizado material tienen un valor fuera de lo normal.

La fórmula se rompe al insertar filas nuevas

Si el rango A1:B11 es un rango normal y añades una fila nueva con el menú Clic derecho > Insertar, la fórmula =SUMA(B2:B6) no se expande: deja fuera el dato nuevo y el total sale mal. Eso pasa porque las fórmulas con referencias explícitas no cambian al insertar filas en medio.

El arreglo es convertir el rango en una tabla (como ya hiciste antes) o, si prefieres mantenerlo como rango, usar referencias a columna completa: =SUMA(B:B). La referencia a columna entera se actualiza al insertar filas en cualquier posición.

SUMA devuelve 0 al arrastrar la fórmula

A veces, al arrastrar la fórmula hacia abajo para sumar otra columna, la celda muestra 0 aunque tenga números. Lo más probable es que la celda de origen esté en formato Texto. Para comprobarlo, selecciónala y mira la barra de fórmulas: si el número aparece alineado a la izquierda, es texto.

Para arreglarlo, selecciona las celdas afectadas, abre Inicio > Número > Formato de número y cámbialas a General o **Número. Después, vuelve a escribir los importes (con F2 y Entrar` para que Excel los interprete como número) y la fórmula ya devolverá el valor correcto.

Lo que ya sabes hacer con la plantilla de balance

• Estructurar un balance de situación en tres bloques (Activo, Pasivo, Patrimonio Neto) con sus epígrafes en la columna A y los importes en la columna B.
• Calcular los totales con =SUMA(B2:B6) y =SUMA(B8:B10) y comprobar que coinciden con =SI(B7=B11;"Cuadra";"Revisa") o con =SUMA($B$2:$B$6)=SUMA($B$8:$B$10).
• Convertir la lista en una tabla con Insertar > Tablas > Tabla para que los totales se actualicen al añadir partidas y mantener fórmulas con F4 (Cmd+T en Mac).
• Aplicar formato condicional con Inicio > Estilos > Formato condicional para resaltar en rojo las variaciones que superan el 10% y para que la celda de comprobación cambie de color cuando algo no cuadra.
• Comparar dos ejercicios uno al lado del otro con una columna extra y una resta, y detectar las variaciones grandes con la regla =ABS(D2/B2)>0,1.

El siguiente paso es añadir una hoja de Pérdidas y Ganancias con los mismos epígrafes que en la columna A del balance y enlazarla con =Hoja1!B2 para que la cuenta de resultados arranque de los mismos datos sin volver a escribirlos.

Dudas al usar la plantilla de balance en Excel