Imagina una pequeña tienda que anota los productos en un cuaderno: cuando un cliente pregunta si queda stock, hay que buscar la hoja, contar y rezar para no equivocarse. Una hoja de Excel con Código, Producto, Stock y Precio resuelve ese problema: tienes el control de existencias, el valor del almacén y los avisos de lo que se está agotando en un mismo sitio. En este tutorial construyes esa plantilla desde cero, con datos reales y fórmulas que funcionan, en cualquier Excel de escritorio desde 2007, en Excel para la web y en Excel para Mac.
Qué es una plantilla de inventario y para qué te sirve en el día a día
Una plantilla de inventario es una hoja de Excel pensada para registrar, controlar y valorar los productos que tienes en el almacén o en la tienda. Cada fila es un producto y cada columna guarda un dato de ese producto: su código, su nombre, cuánto tienes, cuánto deberías tener como mínimo, su precio y su valor.
El día a día con una plantilla así cambia mucho respecto al cuaderno. Sabes en todo momento qué hay disponible, detectas al instante lo que se está agotando y conoces el valor total de tu stock multiplicando cantidad por precio. También reduces errores: en lugar de contar a mano, escribes las entradas y las salidas y el resto lo calcula Excel.
La plantilla que vas a montar sirve tanto para una tienda con cinco productos como para un almacén con cientos. Empiezas pequeño y la plantilla crece contigo: le añades categorías, ubicaciones, proveedores o códigos de barras cuando los necesites, sin tener que cambiar lo que ya tienes.
Las partes que no pueden faltar en una buena plantilla de inventario
Una buena plantilla no es solo una lista de productos: cada columna aporta algo concreto. Estas son las que no pueden faltar y por qué están ahí.
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Código | Identifica cada producto de forma única (P-001, P-002) y evita confusiones con nombres parecidos. |
| Categoría | Agrupa productos (Periféricos, Consumibles) para resumir y filtrar por tipo. |
| Producto | El nombre legible del artículo. |
| Stock Actual | Las unidades que tienes ahora mismo. |
| Stock Mínimo | El umbral a partir del cual hay que reponer; sirve para avisar. |
| Precio Unitario | Lo que cuesta una unidad, en la moneda del país. |
| Valor Total | Stock Actual por Precio Unitario; te dice cuánto vale cada línea. |
| Ubicación | Estantería, caja o zona donde se guarda. |
| Estado | Una etiqueta (Disponible, Bajo, Agotado) que resume la situación. |
Con estas nueve columnas cubres lo esencial: identificar el producto (Código, Producto), agruparlo (Categoría), controlarlo (Stock Actual, Stock Mínimo), valorarlo (Precio, Valor Total), localizarlo (Ubicación) y avisar de su estado (Estado).
Dónde crear la plantilla y cómo tenerla lista para empezar
Empezamos con un libro nuevo y lo dejamos listo para escribir productos. Sigue estos pasos en tu Excel.
- Abre Excel y crea un libro en blanco: Ctrl+U (Cmd+N en Mac) o Archivo > Nuevo > Libro en blanco.
- En la celda A1 escribe Código, en B1 Categoría, en C1 Producto, en D1 Stock Actual, en E1 Stock Mínimo, en F1 Precio Unitario, en G1 Valor Total, en H1 Ubicación y en I1 Estado.
- Selecciona la fila 1 y ponla en negrita con Ctrl+N. Así los encabezados se ven claros al añadir filas.
- Haz doble clic entre los nombres de las columnas (la línea que separa A y B, B y C…) para que el ancho se ajuste al texto más largo.
- Guarda el libro como Plantilla_Inventario.xlsx con Ctrl+G. Más adelante, cuando tenga fórmulas, guárdalo como .xlsx o .xlsm si metes macros; nunca como .csv, porque perdería las fórmulas.
- Selecciona el rango A1:I1 y pulsa Ctrl+T para convertirlo en tabla. Marca la casilla La tabla tiene encabezados y acepta. Esto te dará filtros automáticos y un estilo visual.
Los formatos de cada columna según el dato que guarda
Cada columna guarda un tipo de dato distinto y se le aplica un formato diferente para que se vea bien y se ordenen los números correctamente.
Selecciona la columna F (Precio Unitario) y abre Formato de celdas con Ctrl+1. Elige Moneda con dos decimales. Haz lo mismo con la columna G (Valor Total). Para las columnas D y E (Stock Actual y Stock Mínimo) usa Número sin decimales. Las columnas A, B, C y H (Código, Categoría, Producto, Ubicación) déjalas en formato Texto para que Excel no toque lo que escribes.
Monta una plantilla de inventario con tus primeros productos
Ahora rellenas la plantilla con cinco productos reales para que la veas en funcionamiento. Cada producto tiene un país distinto para repartir los ejemplos y mostrar monedas diferentes: España, México y Chile.
Escribe estos datos en la hoja Inventario, empezando en A2:
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Código | Categoría | Producto | Stock Actual | Stock Mínimo | Precio Unitario | Valor Total | Ubicación | Estado |
| 2 | P-001 | Periféricos | Teclado | 12 | 5 | 25,00 € | Estante A | ||
| 3 | P-002 | Periféricos | Ratón | 3 | 5 | 15,00 € | Estante A | ||
| 4 | P-003 | Consumibles | Monitor | 8 | 2 | 189,00 € | Estante B | ||
| 5 | P-004 | Consumibles | Cable HDMI | 30 | 10 | 4,50 € | Caja 1 | ||
| 6 | P-005 | Almacenamiento | Memoria USB | 25 | 10 | 8,90 € | Caja 2 |
Para México, el Monitor vale 3.200 MXN y la Memoria USB 180 MXN; para Chile, el Monitor 95.000 CLP y la Memoria USB 5.800 CLP. Ajusta los precios a la moneda de tu país y sigue los pasos con esos números.
Calcula el valor de cada producto con una multiplicación sencilla
La columna Valor Total se calcula multiplicando el Stock Actual por el Precio Unitario. Como el Precio está en la columna F y el Stock en la D, la fórmula es =D2*F2. Escríbela en G2 y cópiala hacia abajo con el controlador de relleno hasta G6.
=D2*F2| A | B | C | D | E | F | G | H | I | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Código | Categoría | Producto | Stock Actual | Stock Mínimo | Precio Unitario | Valor Total | Ubicación | Estado |
| 2 | P-001 | Periféricos | Teclado | 12 | 5 | 25,00 € | 300,00 € | Estante A | |
| 3 | P-002 | Periféricos | Ratón | 3 | 5 | 15,00 € | 45,00 € | Estante A | |
| 4 | P-003 | Consumibles | Monitor | 8 | 2 | 189,00 € | 1.512,00 € | Estante B | |
| 5 | P-004 | Consumibles | Cable HDMI | 30 | 10 | 4,50 € | 135,00 € | Caja 1 | |
| 6 | P-005 | Almacenamiento | Memoria USB | 25 | 10 | 8,90 € | 222,50 € | Caja 2 |
Para conocer el valor total del almacén, en una celda aparte (por ejemplo K2) escribe =SUMA(G2:G6). Con los datos de ejemplo, el resultado es 2.214,50 €.
Resalta en rojo lo que se está agotando con formato condicional
Para que la plantilla avise sola, le pones una regla de formato condicional: si el Stock Actual es menor o igual que el Stock Mínimo, la celda se pone en rojo. Selecciona el rango D2:D6 y abre la herramienta.
Elige Aplicar formato a las celdas que contengan, condición Valor de la celda menor o igual que, y en el cuadro de al lado escribe =E2 (o selecciona la celda E2 con clic). Pulsa Formato, fuente en rojo y relleno rojo claro, y acepta dos veces.
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Código | Categoría | Producto | Stock Actual | Stock Mínimo | Precio Unitario | Valor Total | Ubicación | Estado |
| 2 | P-001 | Periféricos | Teclado | 12 | 5 | 25,00 € | 300,00 € | Estante A | |
| 3 | P-002 | Periféricos | Ratón | 3 | 5 | 15,00 € | 45,00 € | Estante A | |
| 4 | P-003 | Consumibles | Monitor | 8 | 2 | 189,00 € | 1.512,00 € | Estante B | |
| 5 | P-004 | Consumibles | Cable HDMI | 30 | 10 | 4,50 € | 135,00 € | Caja 1 | |
| 6 | P-005 | Almacenamiento | Memoria USB | 25 | 10 | 8,90 € | 222,50 € | Caja 2 |
Crea listas desplegables para Categoría, Unidad y Estado
Para evitar errores al escribir categorías o estados, conviertes esas celdas en listas desplegables con Validación de datos. Selecciona B2:B6, ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos y configura así:
Categoría escrita a mano en el cuadro
Escribe los valores directamente en el Origen, separados por punto y coma. Es la forma más rápida para listas cortas y estables.
Repite el proceso para la columna Estado con los valores Disponible;Bajo;Agotado.
Categoría sacada de un rango que puede crecer
Si tu lista de categorías puede crecer, escríbelas en una zona de la hoja (por ejemplo K2:K4), selecciona ese rango y pulsa Ctrl+T para convertirlo en tabla. Excel le pone un nombre (Tabla1, Tabla2…). Vuelve a Validación de datos y en Origen escribe =INDIRECT("Tabla1[Categoría]") o, según la versión, =Tabla1[Categoría]. A partir de ahí, si añades una fila a la tabla, la lista desplegable la incluye sola.
Por qué tu plantilla no avisa cuando falta stock (y cómo arreglarlo)
Dos fallos típicos aparecen al usar la plantilla: el formato condicional no se aplica a las filas nuevas y la lista desplegable deja pasar valores que no están en la lista. Ambos tienen arreglo en uno o dos pasos.
El formato condicional no se aplica a las filas nuevas
Lo que se ve: el Ratón (stock 3) se puso rojo al crear la regla, pero al añadir una fila nueva en la fila 7 con stock 1 y mínimo 5, la celda D7 no se pone en rojo.
La causa: al crear la regla, el rango se quedó fijo en D2:D6. La nueva fila está fuera de ese rango, así que la regla no la evalúa.
Cómo arreglarlo: ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas, selecciona la regla y cambia el campo Se aplica a por =$D:$D (toda la columna) o por =$D$2:$D$1048576. Acepta y la nueva fila ya se evalúa.
La lista desplegable deja escribir valores que no están en la lista
Lo que se ve: la columna Categoría tiene desplegable, pero la celda B7 dice "Repuestos", un valor que no está en la lista.
La causa: alguien pegó el texto encima con Ctrl+V. Pegar se salta la validación de datos, igual que escribir directamente, porque Excel no comprueba el contenido al pegarlo.
Cómo arreglarlo: borra el valor incorrecto y vuelve a usar el desplegable. Para localizar todos los valores no válidos de la hoja, ve a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos > Rodear con un círculo los datos no válidos. Excel marca en rojo los círculos con los valores que no cumplen la regla.
Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de inventario
- Estructura una hoja en columnas pensadas para identificar, agrupar, controlar y valorar cada producto.
- Aplica formato Moneda a los precios y Número a las cantidades para que los datos se lean bien.
- Calcula el Valor Total con una multiplicación (=D2*F2) y el valor del almacén con =SUMA(G2:G6).
- Resalta en rojo el stock bajo con formato condicional comparado contra el Stock Mínimo.
- Crea listas desplegables con Validación de datos, escritas a mano o tomadas de una tabla que crece sola.
El siguiente paso es ordenar y filtrar para trabajar con un subconjunto de la plantilla. Pulsa Ctrl+Mayús+L sobre la fila 1 y verás las flechas de filtro en cada encabezado. Filtra la columna Estado por "Bajo" o "Agotado" para ver solo los productos que hay que reponer, y desactiva el filtro cuando termines.
Dudas al crear una plantilla de inventario en Excel
1. ¿Dónde consigo plantillas de inventario en Excel con entradas y salidas gratis?
Puedes crear la tuya en menos de diez minutos: abre un libro nuevo y monta una tabla con columnas para Fecha, Concepto, Entradas, Salidas y Saldo. En la columna Saldo escribe =SUMA(D2:E2)-F2, réstala con el controlador de relleno y ya tienes un Kardex básico funcional.
2. ¿Cómo hago una plantilla de inventario en Excel con fórmulas gratis?
La fórmula clave es la del Saldo: en la primera fila de datos pon =Entrada2-Salida2 y en las siguientes =Saldo_anterior+Entrada-Salida. Suma las salidas con =SUMAR.SI(rango;"salida") (SUMIF) para sacar el total consumido por artículo cuando lo necesites.
3. ¿Qué plantillas de inventario gratis en Excel me recomiendas?
La más útil para empezar es la de Kardex en una sola hoja, con cinco columnas (Fecha, Producto, Entradas, Salidas y Saldo) y una fila por movimiento. Con esa estructura podrás filtrar por producto, calcular el stock actual y añadir alertas de mínimo cuando lo necesites.
4. ¿Cómo relaciono inventario y ventas en la misma hoja de Excel?
En la hoja de ventas añade una columna Cantidad y, en otra hoja con el stock, usa =BUSCARV(producto;tabla_inventario;5;FALSO) para traer el saldo disponible. Así, al registrar una venta, puedes descontar unidades con una resta directa o con una macro sencilla.
5. ¿Cómo descargo una plantilla de inventario de productos en Excel?
Desde la web oficial de Microsoft, en support.microsoft.com/es-es/office, hay varias plantillas gratuitas de inventario listas para abrir y editar. Solo tienes que buscar "inventario" en el cuadro de búsqueda, elegir la que más se ajuste a tu caso y pulsar Crear para abrirla en tu OneDrive.
6. ¿Qué es un Kardex de inventario y cómo se hace en Excel?
Un Kardex es un registro donde anotas cada movimiento de un producto (entradas, salidas y devoluciones) con su fecha, para conocer el stock en tiempo real. En Excel lo montas con cinco columnas: Fecha, Detalle, Entradas, Salidas y Saldo, y una fila por movimiento.