Para qué sirve Excel: guía para empezar desde cero

¿Te has preguntado alguna vez para qué sirve Excel más allá de hacer una suma rápida? En este tutorial vamos a verlo con un caso real: una pequeña tienda que apunta sus ventas, calcula totales por producto y dibuja un gráfico para ver qué artículo es el más vendido. Al terminar sabrás crear un libro, escribir fórmulas como SUMA, SI o BUSCARV, copiar fórmulas con el controlador de relleno y dibujar tu primer gráfico. Lo que ves aquí funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016; en versiones anteriores las funciones se llaman de la misma forma salvo que se indique lo contrario.

Qué es Excel y por qué lo usa tanta gente

Excel es una hoja de cálculo de Microsoft: un programa pensado para meter datos en columnas y filas, hacer cuentas con ellos y dibujarlos en un gráfico. La pantalla muestra una cuadrícula enorme donde cada cuadradito se llama celda y cada letra de la parte de arriba (A, B, C, D…) señala una columna, mientras que los números de la izquierda señalan las filas.

Para que te hagas una idea, una pequeña tienda de barrio abre Excel cada lunes y apunta en una hoja las ventas del día: una fila por cada venta, con la fecha, el nombre del producto, las unidades vendidas y el importe cobrado. Con esa hoja, en cuestión de minutos, la dueña sabe cuánto ha vendido en total, qué producto es el más vendido y cómo va el mes comparado con el anterior.

Esa es la razón de que Excel siga siendo la herramienta más usada en oficinas, tiendas, despachos y casas: convierte datos en información con muy poco esfuerzo. No necesitas ser programador ni matemático para empezar; con escribir bien los datos y unas pocas fórmulas ya tienes resultados.

Lo que puedes hacer hoy con un libro de Excel

Un libro de Excel es un archivo (con la extensión .xlsx si es el formato moderno) que contiene una o varias hojas, y cada hoja es una cuadrícula independiente. Con un libro recién creado ya puedes hacer todo esto:

• Introducir y ordenar datos: escribir texto, números y listas, y ordenarlas por cualquier columna con un par de clics.
• Calcular con fórmulas: sumar, promediar, contar, buscar un valor, redondear, aplicar condiciones.
• Resumir con tablas dinámicas: cruzar miles de filas y obtener totales por categoría sin escribir una sola fórmula.
• Dibujar gráficos: columnas, líneas, circulares, de barras, de áreas y muchos más, que se redibujan solos si cambias los datos.
• Montar presupuestos y facturas: con filas para cada concepto, fórmulas para los subtotales y formato para imprimir.
• Hacer seguimiento de proyectos: hojas de tareas con fechas de inicio y fin, porcentajes de progreso y avisos visuales.

En este tutorial nos vamos a centrar en las tres primeras: introducir datos, escribir fórmulas y dibujar un gráfico.

Las piezas que ves al lanzar Excel por primera vez

Al abrir Excel por primera vez lo que ves son cuatro zonas que conviene reconocer antes de hacer nada: arriba la cinta de opciones (con sus pestañas), debajo el cuadro de nombres y la barra de fórmulas, en el centro la cuadrícula de celdas con las hojas abajo del todo, y abajo la barra de estado.

La cinta de opciones: dónde está cada herramienta

La cinta de opciones es la franja horizontal de la parte superior con las pestañas principales. En Excel en español las pestañas principales son: Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y, si la has activado, Programador. En cada pestaña hay botones agrupados por temas.

La cuadrícula, el cuadro de nombres y la barra de fórmulas

La pieza central es la cuadrícula de celdas. Cada celda tiene una dirección formada por la letra de su columna y el número de su fila: la primera de arriba a la izquierda es A1, la de abajo a la derecha de la pantalla depende de cuántas columnas y filas se vean. Un rango (de A1 a C10, por ejemplo) es un rectángulo de celdas que comparten un trabajo.

A la izquierda de la barra de fórmulas está el cuadro de nombres, que muestra la dirección de la celda seleccionada (por ejemplo D5). A su derecha, la barra de fórmulas muestra lo que la celda contiene de verdad: si es un número, ves el número; si es una fórmula, ves la fórmula (como =B2*C2), no su resultado. El resultado aparece en la propia celda.

Abajo del todo, la barra de estado muestra información sobre lo que tienes seleccionado. Si son números, enseña de serie su Promedio, Recuento y Suma sin que escribas nada.

Empezar a usarlo: del libro vacío a tu primera hoja con datos

Vamos a crear el libro de la tienda y a rellenarlo con seis ventas reales. Los pasos son estos:

1. Abre Excel. Te abre un libro en blanco con una Hoja1.
2. Ve a Archivo > Guardar como y guárdalo como Tienda.xlsx en tu carpeta de documentos.
3. En la Hoja1, pon los títulos en la fila 1: A1 Fecha, B1 Producto, C1 Unidades, D1 Total.
4. Rellena las filas 2 a 7 con los datos de ejemplo: 02-oct en cocina; Café 12 18,00; 03-oct en cocina; Té 8 10,40; 04-oct en cocina; Bollería 15 22,50; 05-oct en cocina; Zumo 6 7,80; 06-oct en cocina; Café 10 15,00; 07-oct en cocina; Bollería 9 13,50.

Tu primer cálculo con fórmulas: sumar, promediar y contar

Ahora vamos a calcular tres cosas en una fila nueva: el total de unidades vendidas, el promedio por venta y cuántos productos diferentes hay. Excel tiene una función para cada cosa: SUMA (SUM en inglés), PROMEDIO (AVERAGE en inglés) y CONTARA (COUNTA en inglés), que cuenta las celdas que no están vacías.

=SUMA(C2:C7)
=PROMEDIO(D2:D7)
=CONTARA(B2:B7)

Los argumentos se separan con punto y coma (;). Si tu Excel está configurado con punto decimal (México, Estados Unidos), el separador es la coma.

Escribir una fórmula a mano y ver el resultado en la celda

Haz clic en C8, escribe =SUMA(C2:C7) y mira qué pasa: en la celda ves 60 (la suma de 12, 8, 15, 6, 10 y 9) y en la barra de fórmulas sigue apareciendo =SUMA(C2:C7). Eso es lo importante: la celda muestra el resultado y la barra de fórmulas muestra la fórmula.

Copiar una fórmula hacia abajo con el controlador de relleno

Ahora copia la fórmula de C8 a D8 arrastrando el controlador de relleno (el cuadradito pequeño de la esquina inferior derecha de la celda seleccionada). Al soltarla, D8 muestra 87,20 sin que tengas que escribir nada.

Los pasos son:

1. Selecciona C8.
2. Sitúa el cursor sobre el cuadradito negro de la esquina inferior derecha hasta que el puntero sea una cruz negra.
3. Arrastra hacia la derecha hasta D8 y suelta.
4. Haz clic en D8 y mira la barra de fórmulas: verás =SUMA(D2:D7), la misma fórmula adaptada a la columna D.

Funciones que vas a usar a diario aunque no te lo creas

Estas son las funciones que más vas a usar en tu primer mes con Excel:

SI: una fórmula que decide según una regla

La función SI (IF en inglés) evalúa una condición y devuelve un valor si se cumple y otro si no. En la hoja de ventas, vamos a marcar qué ventas superan el promedio. El promedio de los totales es 87,20 entre 6 ventas, es decir 14,53. La fórmula en E2 sería:

=SI(D2>14,53;"OK";"Subir precio")

Arrastra el controlador de relleno de E2 hasta E7. Las filas cuyo total sea mayor que 14,53 mostrarán "OK"; las demás mostrarán "Subir precio".

BUSCARV: traer un dato de otra tabla

BUSCARV (VLOOKUP en inglés) busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve el dato de otra columna del mismo rango. Su sintaxis es =BUSCARV(valor_buscado;tabla;núm_columna;FALSO). El último argumento, FALSO, le pide que busque una coincidencia exacta.

Para probarlo, añade una pequeña tabla auxiliar a la derecha con el precio por unidad de cada producto:

Ahora en H2 escribe =BUSCARV(B2;$F$2:$G$5;2;FALSO) y arrastra hasta H7. La columna H mostrará el precio de cada producto.

CONCAT y CONTARA: unir textos y contar lo que no está vacío

CONCAT (CONCAT en inglés) une varios textos en uno solo. En la hoja de ventas, vamos a montar una etiqueta que diga, por ejemplo, Café – 02/10/2026. En F2 escribe =CONCAT(B2;" - ";A2) y arrastra hasta F7.

CONTARA (COUNTA en inglés) cuenta las celdas que no están vacías, sean texto o número. En G8 escribe =CONTARA(B2:B7) y verás 6: hay 6.

Dibujar un gráfico rápido para ver los datos de un vistazo

Un gráfico es la mejor forma de entender los datos de un vistazo. Para ver qué producto se vende más, vamos a sumar las unidades vendidas por producto y a dibujarlas en un gráfico de columnas.

Los pasos son:

1. Crea una tabla resumen en la hoja. Por ejemplo, en J1 escribe Producto, en K1 Unidades totales, en J2 Café, K2 =SUMAR.SI($B$2:$B$7;J2;$C$2:$C$7), en J3 Té, K3 lo mismo adaptado, en J4 Bollería y en J5 Zumo. SUMAR.SI (SUMIF en inglés) suma un rango solo en las que cumplen un criterio.
2. Selecciona el rango J1:K5.
3. Ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas agrupadas y pulsa Aceptar.

Lo que ya sabes hacer con Excel y tu siguiente paso

Ya tienes en tus manos cinco habilidades nuevas:

• Crear un libro de Excel y guardar con Archivo > Guardar como.
• Escribir datos en una hoja de las celdas y reconocer la cuadrícula, la barra de fórmulas y la barra de estado.
• Escribir fórmulas a mano como =SUMA(C2:C7) y ver el resultado en la celda.
• Copiar fórmulas con el controlador de relleno y comprobar cómo cambia la referencia al cambiar de columna.
• Dibujar un gráfico de columnas agrupadas a partir de una tabla resumen.

El siguiente paso natural es dar formato a los datos como Tabla: selecciona el rango A1:D7, ve a Inicio > Estilos > Dar formato como tabla y acepta. La Tabla añade filtros, colores y hace que los gráficos y las fórmulas se actualicen solas cuando añadas filas nuevas.

Los datos aquí utilizados están comprobados en octubre de 2026.

Dudas al empezar con un libro de Excel