Tienes una factura en PDF y necesitas sumar sus importes en Excel. La idea es sencilla: subes el PDF a una página web, ella extrae la tabla y te descarga un archivo .xlsx (Libro de Excel) que puedes abrir y tratar como cualquier hoja de cálculo. Al terminar este tutorial sabrás hacerlo con cuatro conversores gratuitos, elegir el que mejor se adapta a tu PDF y dejar la tabla lista para sumar, filtrar o hacer gráficos.
Lo que sigue funciona con .xlsx, que es el formato que usan Excel 2007 en adelante, Excel para Microsoft 365, Excel 2024, Excel 2021, Excel para la web, Excel para Mac y Excel para móviles. Si tuvieras Excel 2003, abre el apartado sobre ese caso.
Qué significa "convertir un PDF a Excel" y cuándo conviene hacerlo online
Un PDF es un archivo pensado para verse igual en cualquier sitio: al abrirlo, ves el contenido tal cual se maquetó, pero no puedes editarlo como una hoja de cálculo. "Convertir un PDF a Excel" significa pasar el contenido del PDF —texto, números y, sobre todo, tablas— a un archivo .xlsx que Excel sí entiende: celdas, filas, columnas y fórmulas.
Conviene hacerlo en la web cuando es un trabajo puntual: una factura, un albarán, un extracto, una lista de precios. Subes el archivo, esperas unos segundos y bajas el Excel. No instalas nada, no compras licencia y, si solo lo haces una vez al mes, sale más rápido que aprender una herramienta de escritorio.
Lo que Excel no hace y lo que sí hace un conversor web
Excel no abre un .pdf directamente. Si haces doble clic sobre un PDF, Excel no sabe qué hacer con él. Hay un truco muy concreto: en Excel 2007 y posteriores, en la pestaña Datos existe el botón Obtener datos > de un archivo PDF, que sí puede traer tablas de un PDF a Excel, pero solo funciona cuando Excel está instalado en tu ordenador y solo con texto seleccionable. No todo el mundo lo tiene ni lo conoce.
Una página web conversora, en cambio, hace el trabajo por ti: coge el PDF, extrae el texto (o lo lee con OCR si es una imagen) y te entrega un .xlsx. Ese archivo lo abren sin problema Excel 2007 en adelante, Excel para Microsoft 365, Excel para la web, Excel para Mac y Excel para móviles. El resultado es un libro normal, con celdas, hojas y todo lo que esperas de Excel.
Elige el conversor según tu PDF: texto seleccionable, escaneado o protegido
| Conversor | PDF con texto seleccionable | PDF escaneado (OCR) | PDF con contraseña | Límite gratis | Salida |
|---|---|---|---|---|---|
| iLovePDF | Sí, modo Sin OCR | Sí, modo Con OCR | No | 2-3 tareas/hora según cola | .xlsx |
| Smallpdf | Sí | Sí, con prueba de 7 días | Sí | Sin OCR ni lotes en gratis | .xlsx |
| Adobe Acrobat online | Sí | Sí | Sí | 1-2 archivos/día | .xlsx |
| PDF24 | Sí | Sí | Limitado | Sin límite duro visible | .xlsx |
La regla práctica: si el PDF es una factura moderna o un albarán de los últimos tiempos, prueba primero iLovePDF sin OCR. Si es un PDF antiguo, escaneado o hecho con una foto, ve directo a Smallpdf o Adobe Acrobat online con OCR. Si el PDF pide una clave para abrirse, Adobe Acrobat online tiene un desbloqueador previo.
Convertir un PDF con texto seleccionable en iLovePDF
Empezamos con el caso fácil. Imagina una factura de tres productos: tres líneas con concepto, cantidad, precio unitario e importe.
Pasos:
- Abre el navegador y entra en ilovepdf.com/es/pdf_a_excel.
- Pulsa el botón Seleccionar archivo PDF y elige tu factura.
- Verás el archivo en la cola con un indicador de progreso y un tiempo restante aproximado.
- Cuando termine, pulsa Convertir a Excel. La página te mostrará el botón Descargar.
- Guarda el .xlsx en una carpeta que recuerdes.
La página que se abre y el botón CONVERTIR
[ CONVERTIR A EXCEL ]
Pulsa CONVERTIR y espera. Verás un botón verde de Descarga cuando termine.
Abrir el XLSX en Excel y revisar lo que llega
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Cant. | Precio | Importe |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 3,20 | 32,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0,80 | 20,00 |
| 4 | Carpeta | 6 | 1,50 | 9,00 |
Convertir un PDF escaneado con OCR (Smallpdf)
Cuando el PDF es una foto o un escaneo, no hay texto seleccionable: solo píxeles. Hace falta OCR. Smallpdf tiene esa función, pero con condiciones.
Pasos:
- Entra en smallpdf.com/es/pdf-a-excel.
- Arrastra el PDF escaneado o púlsalo para seleccionarlo.
- Elige la opción Advanced with OCR.
- Selecciona Español como idioma del OCR.
- Pulsa Convertir y descarga el .xlsx.
La prueba gratuita de 7 días y los 14 idiomas del OCR
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Cant. | Precio | Importe |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 3,20 | 32,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0,80 | 20,00 |
| 4 | Carpeta | 6 | 1,50 | 9,00 |
Convertir un PDF protegido por contraseña (Adobe Acrobat online)
Si al hacer doble clic te aparece un cuadro pidiendo contraseña, ese PDF está cifrado para abrirlo. Primero hay que quitarle la clave y luego convertir.
Pasos:
- Entra en adobe.com/acrobat/online/pdf-to-excel.html.
- Sube el PDF protegido. Adobe detecta que tiene contraseña y te pide escribirla.
- Escribe la contraseña, acepta y pulsa Desbloquear.
- Descarga el PDF ya desbloqueado.
- Vuelve a la herramienta PDF a Excel, sube el PDF recién desbloqueado y convierte.
- Descarga el .xlsx y ábrelo en Excel 2007 o posterior.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Cant. | Precio | Importe |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 3,20 | 32,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0,80 | 20,00 |
| 4 | Carpeta | 6 | 1,50 | 9,00 |
Ajustar el resultado cuando la tabla sale desordenada
Aun con la mejor herramienta, hay conversiones que llegan "sucias": columnas pegadas como texto, filas vacías o números mal pasados. Excel trae lo necesario para dejarlo presentable.
Pasos:
- Abre el .xlsx en Excel. Si los importes aparecen en la columna equivocada o como texto, ve al siguiente apartado.
- Selecciona la columna o toca el ciclo D (clic sobre el encabezado de la columna D).
- Ve a Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas.
- Elige Delimitados > Siguiente.
- Marca coma como separador decimal y tabular como separador > Siguiente.
- En la última pantalla, elige la columna de datos y pulsa General.
- Pulsa Finalizar.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Cant. | Precio | Importe |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 3,20 | 32,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0,80 | 20,00 |
| 4 | Carpeta | 6 | 1,50 | 9,00 |
=B2*C2 en la barra de fórmulas y muestra 32,00. La barra de fórmulas es la franja de encima de la hoja donde ves lo que la celda contiene de verdad. Si sigue mostrando texto, repite el proceso seleccionando toda la columna.Quitar columnas vacías y filas duplicadas de un vistazo
Pasos:
- Selecciona la fila o la columna sobrante haciendo clic izquierdo o clic derecho en su encabezado.
- Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar celdas.
- Elige Eliminar columna entera si es una columna, o Eliminar fila entera si es una fila.
- Para filas duplicadas, selecciona el rango de datos.
- Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados.
- Marca las columnas que definen el duplicado y pulsa Aceptar.
Revisar números que el OCR leyó mal
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Cant. | Precio | Importe |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 3,20 | 32,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | O,8O | 2O,OO |
| 4 | Carpeta | 6 | 1,50 | 9,00 |
La fila 3 llegó mal: O en vez de 0. Lo arreglas con Buscar y reemplazar: Ctrl+B, escribe O,8O en Buscar y 0,80 en Reemplazar, y Reemplazar todo.
Por qué la conversión sale mal y cómo arreglarlo
El conversor devuelve un PDF en vez de un Excel
| A | |
|---|---|
| 1 | Texto |
| 2 | (vacío) |
A veces el botón CONVERTIR lleva a otra herramienta de la misma web, no a la conversión a Excel. Vuelve a la URL correcta (acaba en /pdf_a_excel o /pdf-to-excel) y repite. Si al abrir el archivo descargado ves un PDF, el conversor no entendió lo que querías: vuelve a la herramienta de PDF a Excel y vuélvelo a intentar.
Las celdas llegan como texto y no se pueden sumar
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Cant. | Precio | Importe |
| 2 | Cuaderno A4 | 10 | 3,20 | #¡VALOR! |
| 3 | Bolígrafo azul | 25 | 0,80 | #¡VALOR! |
| 4 | Carpeta | 6 | 1,50 | #¡VALOR! |
La causa: al abrir el XLSX, Excel detectó que los datos venían como texto y los dejó así. El arreglo: pulsa Ctrl+Fin para ir a la última celda usada, selecciona A1:D100, pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas, elige Moneda o Número con dos decimales y pulsa Aceptar. Si siguen sin sumar, revisa el formato: clic derecho > Formato de celdas > Número.
La hoja sale en una sola columna larguísima
Esto pasa cuando el PDF tiene varias páginas y el conversor eligió "Varias hojas" o "Combinar todo". El resultado: una sola columna A con los datos seguidos, sin estructura. La causa es la elección de la herramienta al convertir, no un error del PDF. El arreglo: rehaz la conversión eligiendo "Una hoja" si la tabla cabe en una sola, o trabaja hoja por hoja si el PDF tiene varias tablas distintas.
El archivo descargado no abre en Excel 2003
Excel 2003 y anteriores (97, 2000, 2002/XP) usan .xls, no .xlsx. Si tuvieras Excel 2003, abre el archivo en una versión moderna, guárdalo como .xls (Archivo > Guardar como > Libro de Excel 97-2003) y luego ábrelo. Otra opción: pide al conversor que descargue directamente en .xls, si la herramienta lo permite.
Lo que ya sabes hacer con un conversor de PDF a Excel
n
- Subir un PDF a iLovePDF, Smallpdf, Adobe Acrobat online o PDF24 y descargar un .xlsx que abre en cualquier versión moderna de Excel.
- Elegir OCR cuando el PDF es un escaneo o una foto, y saber que Smallpdf limita el OCR a una prueba de 7 días.
- Desbloquear un PDF protegido con Adobe Acrobat online antes de convertirlo, solo si tienes permiso para editarlo.
- Reparar una tabla desordenada con Datos > Texto en columnas y revisar los números mal leídos con Ctrl+B.
- Identificar los problemas típicos: celdas como texto, todo en una columna, archivo que no abre en Excel antiguo.
- Siguiente paso: abre el .xlsx, selecciona A1:D8, ve a Insertar > Tablas > Tabla, marca "La tabla tiene encabezados" y pulsa Aceptar. Tu factura queda como Tabla de Excel, con filtros y formato listos para sumar.
Dudas al convertir un PDF a Excel
1. ¿Cómo pasar un PDF a Excel gratis y sin registrarse?
En iLovePDF y Smallpdf puedes hacerlo sin crear cuenta para archivos pequeños, aunque suelen limitar el tamaño o el número de conversiones por hora. Otra opción sin registro es la aplicación de escritorio de Microsoft, que abre el PDF directamente desde Excel y respeta el formato local de tu equipo.
2. ¿Qué páginas convierten PDF a Excel directamente desde internet?
iLovePDF, Smallpdf, SodaPDFOnline, PDF2Go y alta resolución clásica de Adobe son las más conocidas y funcionan solo con el navegador. En todas basta con arrastrar el archivo, pulsar el botón de conversión y descargar el .xlsx resultante en segundos.
3. ¿Cómo pasar un PDF a Excel sin que se desarmen las tablas?
Antes de convertir, revisa que el PDF se generó con texto seleccionable y no desde una imagen escaneada; si las tablas están bien definidas, el conversor detecta los bordes y mantiene cada columna en su sitio. Si el resultado sale desordenado, prueba a marcar la opción «detectar tablas» del conversor o abre el PDF desde Excel con Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde PDF.
4. ¿Cómo pasar un PDF a Excel con iLovePDF?
Entra en ilovepdf.com/es, elige la herramienta «PDF a Excel», arrastra tu archivo o selecciónalo desde tu equipo y pulsa «Convertir a Excel»; cuando termine, descarga el archivo .xlsx con el botón que aparece. En la versión gratuita los documentos procesados se eliminan del servicio a las pocas horas.
5. ¿Se puede pasar un PDF a un Excel que se pueda editar?
Sí: cualquier conversor que genere .xlsx o .xls produce un archivo totalmente editable, con celdas, fórmulas y formatos que puedes modificar como cualquier hoja de cálculo. La calidad del editable dependerá de que el PDF original tenga texto real y no sea una imagen escaneada.
6. ¿Cuál es el mejor conversor de PDF a Excel?
No hay uno único: para documentos con tablas bien estructuradas, iLovePDF y Smallpdf ofrecen resultados muy parecidos en su trabajo. Si el PDF es un escaneo, lo mejor es un conversor con OCR como SodaPDFOnline o altaRes, manteniendo la calidad del OCR.
7. ¿Cómo bajar un PDF como Excel gratis?
Solo necesitas el conversor online iLovePDF o Smallpdf: subes el PDF, esperas unos segundos y bajas el archivo .xlsx resultante sin pagar nada en archivos pequeños. Para PDF muy grandes, la versión gratuita puede pedirte que te registres o que pagues.
8. ¿Cómo pasar un PDF escaneado a Excel gratis con OCR?
Entra un escaneo en iLovePDF eligiendo «PDF a Excel con OCR» dentro de la misma herramienta, o usa SodaPDFOnline o altaRes en su versión gratuita; el sistema lee los caracteres de la imagen y los convierte en celdas editables. Cuanto mejor sea la calidad del escaneo, menos errores tendrás que corregir después.
Fuentes
- MicrosoftCONVERTIR — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftPRONOSTICO.LINEAL — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftESTIMACION.LINEAL — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftDe Word a Excel — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftLo que cabe en una celda — documentación oficialconsultado el 12/10/2026