Word, Excel y PowerPoint son las tres aplicaciones de ofimática más usadas del mundo y vienen juntas en el paquete Microsoft 365 (antes Office). Sirven para cosas distintas pero se complementan: Word escribe documentos de texto, Excel organiza datos y hace cuentas, y PowerPoint arma presentaciones con diapositivas. Funcionan en el escritorio (Windows y Mac), en el navegador (gratis con cuenta de Microsoft) y en el móvil. En este tutorial vas a abrir cada uno en su versión web, crear tu primer archivo y guardarlo en OneDrive para verlo desde otro dispositivo. Los nombres de menús y botones que verás son los de Excel en español; los atajos de teclado se escriben como en un teclado en español (Ctrl+B, F5).
Qué hace cada programa de Microsoft 365
Word sirve para escribir documentos de texto: cartas, currículos, informes, trabajos del colegio o contratos. Trabaja con párrafos, títulos, listas, tablas, imágenes y encabezados, y se centra en cómo se lee y se imprime el texto. Excel sirve para guardar datos en filas y columnas y hacer cuentas con ellos: presupuestos, listas de productos, notas de alumnos, inventarios o cualquier tabla que requiera sumar, buscar o cruzar información. Su unidad es la celda (el cruce de una fila y una columna) y trabaja con fórmulas. PowerPoint sirve para crear presentaciones con diapositivas: una secuencia de pantallas con texto, imágenes, gráficos y animaciones que se muestran en una reunión, una clase o una pantalla. Los tres programas comparten la misma familia y, por eso, se parecen en los menús, los botones y la forma de guardar archivos.
Cómo se relacionan Word, Excel y PowerPoint entre sí
Los tres forman parte de Microsoft 365 y comparten el mismo panel de inicio: al entrar en office.com con tu cuenta ves un icono para cada uno y un botón para crear un archivo en blanco. Comparten también el sistema de archivos: si guardas en OneDrive (la nube de Microsoft), el mismo documento de Word, la misma hoja de Excel o la misma presentación de PowerPoint se abre desde el navegador, desde la app de escritorio y desde el móvil sin convertir nada. La cinta de opciones, la barra de herramientas de arriba con pestañas como Inicio, Insertar o Datos, es la misma en las tres aplicaciones, con los nombres cambiados según la función. El botón Compartir de la esquina superior derecha sirve para enviar el archivo a otra persona por correo escribiendo solo su dirección; el destinatario no necesita tener el programa instalado, solo una cuenta de Microsoft o el enlace.
Dónde se usa cada uno en la vida real
| Tarea que quieres hacer | Programa que mejor encaja |
|---|---|
| Escribir una carta, un currículum o una memoria del colegio | Word |
| Llevar el presupuesto del mes con ingresos y gastos | Excel |
| Hacer una lista de notas de un examen y sacar la media | Excel |
| Controlar un inventario de productos con cantidades y precios | Excel |
| Preparar una presentación de un proyecto para una reunión | PowerPoint |
| Mostrar un informe de resultados con gráficos a un cliente | PowerPoint |
| Dar una clase con diapositivas y notas para el alumno | PowerPoint |
| Redactar un informe largo con índice, tablas e imágenes | Word |
La regla rápida: si lo que tienes en la cabeza son párrafos, usa Word; si son números en filas y columnas, Excel; si vas a mostrar algo en una pantalla a un público, PowerPoint.
Las versiones de Word, Excel y PowerPoint que existen
Hay tres formas de usar cada programa. La versión de escritorio se instala en el ordenador y se compra con una licencia de Microsoft 365 (suscripción anual) o de Office 2024/2021 (pago único); funciona sin internet y trae todas las opciones avanzadas, como macros en Excel o animaciones en PowerPoint. La versión web, gratuita, se abre en el navegador desde office.com con una cuenta de Microsoft; guarda los archivos en OneDrive y permite colaborar a varias personas a la vez sobre el mismo documento. La versión móvil, también gratuita, se descarga en Android, iPhone y iPad desde la tienda de apps; lee y edita los archivos guardados en la nube. Word, Excel y PowerPoint para la web son las mismas aplicaciones que la de escritorio, solo que con menos opciones y pensadas para tareas rápidas.
Tu primer documento en Word: la carta de ejemplo
Vamos a abrir Word en la web, escribir una carta corta con un título y dos párrafos, y guardarla en la nube con el nombre «Carta ejemplo». Entra en office.com, inicia sesión con tu cuenta de Microsoft y pulsa el icono de Word. En la galería de plantillas, elige Documento en blanco para empezar de cero.
| A | |
|---|---|
| 1 | Carta de presentación |
| 2 | Estimado señor García: |
| 3 | Le escribo para presentarle el presupuesto del trimestre. |
| 4 | Quedo a la espera de su respuesta. |
| 5 | Atentamente, |
| 6 | Laura Pérez |
Escribir y dar formato al texto
Escribe el título en la primera línea, pulsa Entrar y añade los dos párrafos. Ahora vamos a dar formato: selecciona la palabra «presupuesto» del segundo párrafo, abre la pestaña Inicio y, en el grupo Fuente, pulsa el botón N (Negrita). Selecciona «Estimado señor García:» y pulsa el botón K (Cursiva). Lo mismo se consigue con los atajos Ctrl+B para la negrita y Ctrl+I para la cursiva.
Guardar el archivo en OneDrive
Pulsa la pestaña Archivo, elige Guardar como y, en la lista de ubicaciones, selecciona OneDrive. Escribe «Carta ejemplo» como nombre y pulsa Guardar. Arriba, junto al título, debe aparecer el mensaje «Guardado en la nube» o un icono de nube sin tachar. Si cierras Word y vuelves a office.com, el archivo aparece en la lista de documentos recientes.
Tu primera hoja en Excel: el presupuesto del mes
Abre Excel desde office.com con la misma cuenta y elige Libro en blanco. Vamos a anotar los ingresos y los gastos del mes y a calcular el total con una fórmula. Escribe los datos como en la hoja de abajo: en la columna A el concepto, en la B el tipo (Ingreso o Gasto) y en la C el importe en euros.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Tipo | Importe |
| 2 | Nómina | Ingreso | 1.850,00 |
| 3 | Clases particulares | Ingreso | 220,00 |
| 4 | Alquiler | Gasto | 750,00 |
| 5 | Luz | Gasto | 65,40 |
| 6 | Agua | Gasto | 32,10 |
| 7 | Supermercado | Gasto | 312,50 |
| 8 | Transporte | Gasto | 80,00 |
| 9 | Ocio | Gasto | 95,00 |
| 10 | Total | 2.070,00 | |
| 11 | Ahorro del mes | 1.345,00 |
Escribir la primera fórmula
Haz clic en la celda C10 y escribe la fórmula =SUMA(C2:C9). Pulsa Entrar y la celda muestra 2.070,00, la suma de los ocho importes de arriba. Ahora haz clic en C11 y escribe =B10-C9 para restar los gastos a los ingresos; el resultado es 1.345,00, lo que ahorras en el mes.
=SUMA(C2:C9)
=B10-C9=SUMA(C2,C9). Aquí usamos el punto y coma propio de la configuración con coma decimal.Dar formato de moneda a los importes
Selecciona el rango C2:C11 y abre Formato de celdas con Ctrl+1. En la pestaña Número, elige Moneda, deja dos decimales y pulsa Aceptar. Los números se ven ahora como 1.850,00 € con el símbolo y el separador de miles.
Tu primera presentación en PowerPoint: cinco diapositivas
Abre PowerPoint desde office.com y elige Presentación en blanco. PowerPoint propone diseños para cada diapositiva. La primera lleva un cuadro grande para el título y otro pequeño debajo para el subtítulo. La segunda y las dos siguientes usan el diseño Título y contenido: un título arriba y una lista con viñetas debajo. La última, la de cierre, repite el formato de la primera.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Título | Subtítulo | |
| 2 | 1 | Mi primer proyecto | Resumen del trimestre |
| 3 | 2 | Objetivos conseguidos | • Meta 1 |
| 4 | 3 | • Meta 2 | |
| 5 | 4 | • Meta 3 | |
| 6 | 5 | Cifras clave | Ventas: 12.000 € |
| 7 | 6 | Próximos pasos | Quedamos a la espera |
Añadir texto y una imagen a una diapositiva
Selecciona la diapositiva 2 en la columna izquierda. Haz clic dentro del cuadro de contenido y escribe las tres metas, una por línea. Ahora añade una imagen: abre la pestaña Insertar, en el grupo Imágenes escoge Imágenes en línea, busca «oficina» y elige una. Arrástrala a la esquina inferior derecha de la diapositiva.
Pasar diapositivas en orden
Pulsa F5 (en Mac, Cmd+Mayús+Enter) para empezar la presentación desde la primera diapositiva. Avanza con la flecha derecha o la barra espaciadora; vuelve atrás con la flecha izquierda. Para salir, pulsa Esc. Si quieres ensayar solo una, selecciónala en la columna izquierda y pulsa Mayús+F5.
Trabajar los tres a la vez con archivos compartidos
La ventaja de guardar en OneDrive es que varias personas pueden editar el mismo archivo a la vez. Abre cualquiera de los tres archivos que acabas de crear, pulsa el botón Compartir arriba a la derecha, escribe el correo de la otra persona y elige «Puede editar». Al pulsar Enviar, el destinatario recibe un correo con un enlace; al abrirlo, ve el archivo en su navegador y, si los dos escribís a la vez, los cambios aparecen al instante, marcados con un cursor del color de cada uno.
El problema típico: el archivo se queda en «Mi PC» y no abre en el móvil
Si guardaste el documento con Archivo > Guardar como > Este PC, el archivo vive dentro del disco duro de tu ordenador. El móvil no lo encuentra porque OneDrive solo sincroniza lo que está dentro de su carpeta. La solución es volver a abrir el archivo en el escritorio, ir a Archivo > Guardar como, elegir OneDrive y sobrescribir la versión local. Arriba, junto al nombre del archivo, debe leerse «Guardado en la nube» o aparecer un icono de nube.
Por qué un Excel guardado en OneDrive puede abrirse con comas raras
La versión web y la de escritorio usan la misma cuenta, pero cada una aplica la configuración regional del equipo donde se abren. Si abres en el escritorio un CSV guardado con punto y coma (el formato típico español) y tu Excel espera coma como decimal, los números y los textos se desordenan y las tildes se rompen. El arreglo es no abrirlo con doble clic: importa el archivo con la cinta de Datos y la herramienta queda fuera de la duda regional.
Lo que ya sabes hacer con Word, Excel y PowerPoint
- Abrir cada programa desde office.com con tu cuenta de Microsoft.
- Crear un documento, una hoja y una presentación en blanco.
- Guardar los archivos en OneDrive para verlos desde el móvil.
- Compartir un archivo con otra persona para editarlo a la vez.
El siguiente paso es crear los tres desde una misma cuenta: entra en office.com, pulsa el icono de los cuadraditos arriba a la izquierda y elige Word, Excel o PowerPoint. Cada archivo que crees se guarda por defecto en tu OneDrive, así que lo verás desde el navegador, el móvil y el ordenador con la misma pinta.
Dudas al empezar con Word, Excel y PowerPoint
1. ¿Se puede descargar Word gratis?
La app de escritorio de Word se descarga con una licencia de Microsoft 365 o de Office 2024/2021. Para usarlo sin pagar, entra en office.com con tu cuenta de Microsoft, abre Word en el navegador y crea el documento ahí: se guarda en OneDrive y lo bajas cuando quieras desde Archivo > Guardar como.
2. ¿Se puede usar Word online sin tener una cuenta de Microsoft?
Puedes entrar en office.com y abrir un archivo de Word de alguien que lo haya compartido contigo con el enlace, pero para crear un documento desde cero, guardarlo y volver a abrirlo desde otro sitio, necesitas iniciar sesión con una cuenta de Microsoft gratuita.
3. ¿Cómo se usa Word gratis por internet?
Ve a office.com, inicia sesión con tu cuenta de Microsoft y entra en Word. Escribes en el navegador sin instalar nada, pulsas Archivo > Guardar como > OneDrive y el archivo queda en la nube listo para abrir desde el móvil o el portátil.
4. ¿Qué incluye Microsoft 365 además de Word?
El paquete añade Excel, PowerPoint, OneDrive para guardar archivos, Outlook para correo, Teams para reuniones, OneNote para notas y, en los planes de pago, Copilot como ayuda de inteligencia artificial dentro de cada aplicación.
5. ¿Cómo se descarga Microsoft Office en el ordenador?
Con una suscripción a Microsoft 365 o una compra de Office 2024 entras a tu cuenta en account.microsoft.com, abres Servicios y suscripciones y pulsas Instalar Office. La descarga incluye Word, Excel, PowerPoint y el resto de aplicaciones del paquete.
Fuentes
- MicrosoftImportar un archivo de texto o CSV — documentación oficialconsultado el 22/10/2026
- MicrosoftPegar, Opciones de pegado y Pegado especial — documentación oficialconsultado el 22/10/2026
- MicrosoftDe Word a Excel — documentación oficialconsultado el 22/10/2026