Para qué sirve Microsoft Excel: guía para empezar a usarlo

Si acabas de abrir Microsoft Excel y no sabes por dónde empezar, este tutorial es para ti. Vas a ver qué es Excel, para qué sirve y, al terminar, tendrás una hoja de gastos hecha por ti: con datos, una fórmula que decide, una tabla que crece sola y un gráfico. Todo explicado sobre un único libro que irá creciendo a tu lado. Funciona en Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016, y los atajos de Windows los puedes adaptar a Mac cambiándolos por Cmd.

Qué es Microsoft Excel y qué puedes hacer con él

Microsoft Excel es un programa de hojas de cálculo: una cuadrícula en la que escribes datos y sobre la que Excel calcula por ti. Piensas en una fecha, un concepto y un importe, y Excel puede sumarlos, filtrarlos, ordenarlos, agruparlos y dibujarlos en un gráfico. Es como una libreta de contabilidad, pero que hace las cuentas y te avisa cuando algo no cuadra.

Un caso muy real: el control de gastos del mes. Anotas cada gasto con su fecha, su concepto (Mercadona, luz, cine) y su importe en euros. Al final, Excel suma la columna y te dice cuánto llevas gastado. Si le pides que agrupe por categorías, lo hace. Si le pides un gráfico circular, lo dibuja. Esa misma idea se aplica a un horario, un inventario, una lista de notas o las ventas de la semana.

Con el tiempo, Excel también se conecta a bases de datos, a la nube y a lenguajes de programación como VBA o Python, pero todo empieza por la misma base: escribir datos, ordenarlos y calcular sobre ellos.

Las partes de un libro: celdas, hojas, filas, columnas y rangos

Cuando abres Excel ves una gran cuadrícula. Esa cuadrícula es una HOJA. Una hoja tiene COLUMNAS, identificadas por letras (A, B, C…), y FILAS, identificadas por números (1, 2, 3…). El cruce de una columna y una fila es una CELDA, y cada celda tiene una dirección: la columna primero, la fila después. La primera celda, arriba a la izquierda, es A1.

Una hoja de Excel tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas. Eso da para escribir desde tres gastos al mes hasta inventarios de tamaño medio, todo en la misma hoja. Un LIBRO es el archivo de Excel (.xlsx) y puede tener varias hojas; abajo a la izquierda verás pestañas como Hoja1, Hoja2 y Hoja3, y puedes añadir más con el símbolo +.

Un RANGO es un grupo de celdas contiguas. Se escribe con la celda de la esquina superior izquierda, dos puntos y la celda de la esquina inferior derecha. Por ejemplo, A1:C10 es un rectángulo de tres columnas y diez filas. Cuando una fórmula o un gráfico habla de "los datos", se refiere a un rango como ese.

Arriba, a la izquierda, está el CUADRO DE NOMBRES, que te dice qué celda está seleccionada. A su lado, la BARRA DE FÓRMULAS, que muestra lo que esa celda contiene de verdad: la fórmula, no el resultado. Esa barra es tu amiga cuando algo no cuadra y necesitas ver qué has escrito.

La cinta de opciones y los cuadros que vas a usar

La CINTA DE OPCIONES es la franja de pestañas que hay justo debajo del título de la ventana. Cada pestaña agrupa tareas parecidas. Las que vas a usar siempre son:

• Archivo: abrir, guardar, imprimir y las opciones de Excel.
• Inicio: copiar, pegar, negrita, tipos de letra y formatos de número.
• Insertar: tablas, gráficos, imágenes y formas.
• Disposición de página: márgenes, orientación y saltos de página.
• Fórmulas: el catálogo de funciones y la auditoría de fórmulas.
• Datos: ordenar, filtrar, importar y validar.
• Revisar: ortografía, comentarios y protección.
• Vista: zoom, inmovilizar paneles y vistas personalizadas.
• Ayuda: buscador de ayuda y formación.

La pestaña Programador viene oculta por defecto y se activa en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. Allí verás las opciones de macros, VBA y controles de formulario. No la necesitas para empezar, pero la activarás cuando quieras automatizar.

El menú contextual aparece con clic derecho sobre una celda y agrupa las acciones más frecuentes: copiar, pegar, insertar, eliminar, formato. Formato de celdas también tiene atajo: Ctrl+1. Es el cuadro donde se cambia el tipo de número, la alineación, la fuente, el borde y el relleno de una celda. Lo vas a abrir muchas veces.

Tu primera hoja: una lista de gastos con suma y total

Vas a crear tu primer libro: una hoja de gastos. Empieza desde cero y sigue los pasos.

1. Abre Excel. Si te aparece la pantalla de inicio, elige Libro en blanco.
2. En la celda A1 escribe Fecha y pulsa Entrar.
3. En B1 escribe Concepto y en C1 escribe Importe.
4. En A2 escribe 01/10/2026; en B2 Mercadona; en C2 23,00.
5. En A3 03/10/2026; en B3 Cine; en C3 8,75.
6. En A4 05/10/2026; en B4 Luz; en C4 12,30.
7. En A5 07/10/2026; en B5 Café; en C5 1,50.
8. En A6 09/10/2026; en B6 Gasolina; en C6 4,20.
9. Selecciona el rango C2:C6 y abre Formato de celdas con Ctrl+1. Elige la categoría Moneda y acepta. Verás los números con el símbolo de euro.
10. En C8 escribe la fórmula =SUMA(C2:C6) y pulsa Entrar. El resultado debe ser 49,75.

Una fórmula que decide: el SI en una columna nueva

Ahora vas a clasificar cada gasto en Grande o Pequeño según su importe. La función SI (en inglés IF) evalúa una condición y devuelve un valor u otro. Aquí, si el importe es mayor que 10 euros, el gasto es Grande; si no, Pequeño.

1. En D1 escribe Tipo.
2. En D2 escribe =SI(C2>10;"Grande";"Pequeño") y pulsa Entrar.
3. Selecciona D2, busca el cuadrado verde pequeño en la esquina inferior derecha (el CONTROLADOR DE RELLENO) y arrástralo hasta D6. La fórmula se copia a las demás filas y cada resultado se recalcula.

=SI(C2>10;"Grande";"Pequeño")

Convertir la lista en una Tabla que crece sola

Una lista con encabezados y datos es solo eso: una lista. Convertirla en una TABLA de Excel le da nombre, estilo y, sobre todo, la capacidad de crecer sin tocar las fórmulas.

1. Haz clic en cualquier celda del rango A1:C6.
2. En la cinta, abre Insertar > Tablas > Tabla.
3. Aparece el cuadro Crear tabla con el rango A1:C6 ya detectado. Marca la casilla La tabla tiene encabezados y acepta.

Verás que aparece una pestaña nueva: Diseño de tabla. Selecciónala y fíjate en el lado izquierdo: el nombre de la tabla (por defecto, Tabla1) y, más abajo, el tamaño del rango. Ahora añade una fila nueva: haz clic en la última celda (C6), pulsa Tab y escribe un gasto más, por ejemplo 15,00 € de Farmacia el 11/10/2026. La tabla añade la fila sola, con su formato.

=SUMA(Tabla1[Importe])

Un gráfico rápido con esos mismos datos

Una imagen vale más que una columna de números. Vamos a convertir la lista en un gráfico de columnas para ver qué concepto pesa más.

1. Selecciona el rango B1:C7 (el nombre del concepto y su importe).
2. En la cinta, abre Insertar > Gráficos > Gráficos recomendados.
3. Elige Columnas agrupadas y acepta. El gráfico aparece en la misma hoja.
4. Con el gráfico seleccionado, ve a la pestaña Diseño de tabla (que aparece al tener un gráfico seleccionado) y elige Mover gráfico.
5. Marca la opción Hoja nueva, escribe el nombre Gráfico y acepta. El gráfico pasa a vivir en su propia pestaña.

Ahora tienes el libro con dos hojas: Gastos (los datos) y Gráfico (el dibujo). Si cambias un importe en Gastos, el gráfico se actualiza solo al volver a la hoja Gráfico.

Errores típicos al empezar y cómo leerlos

Cuando algo falla, Excel muestra un código en la celda. Cada código tiene un significado y, casi siempre, un arreglo rápido.

• #¡VALOR!: aparece cuando intentas sumar una celda que contiene texto en vez de número. La causa más común es escribir un número con la letra o en lugar del 0, o un espacio en blanco al principio. Seleccióna la celda y borra lo que sobra.
• #¡REF!: sale cuando borras una celda que una fórmula estaba usando. La fórmula queda huérfana. Recuperas la celda con Ctrl+Z o reescribes la fórmula apuntando al rango correcto.
• #¿NOMBRE?: significa que Excel no reconoce la función, casi siempre por un error de escritura. Revisa la barra de fórmulas y comprueba que el nombre esté bien (BUSCARV, no BUSCARBV) y que uses el separador que toca.
• #¡DIV/0!: aparece al dividir entre una celda vacía o con un cero. Rellena la celda con un valor o protege la fórmula con =SI.ERROR(A1/B1;0) para que muestre 0 en vez del error.
• Libro en modo de solo lectura: si abres un .xlsx desde OneDrive o SharePoint y otra persona lo está editando, Excel lo abre en Solo lectura. Cierra la copia, abre desde el enlace compartido y pide edición, o espera a que el otro usuario termine.

Qué puede y qué no puede hacer Excel

Excel puede mucho: fórmulas, tablas, gráficos, tablas dinámicas, validación con listas desplegables, formato condicional, colaboración en la nube con Microsoft 365, programación con VBA y, desde hace poco, también con Python. Se conecta a bases de datos como Access, a Power BI para hacer informes visuales y a servicios web por Power Query. Es válido para inventarios pequeños, presupuestos, horarios, notas de alumnos, planificación y seguimiento de proyectos.

Lo que no puede, o para lo que no es la mejor herramienta, es sustituir a una base de datos con millones de registros o a un sistema contable completo. Una hoja de cálculo de un millón de filas se vuelve lenta y difícil de mantener; cuando el volumen crece, lo razonable es pasar a Access, a SQL Server o a un sistema en la nube.

En cuanto a versiones, todas las actuales —Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 y 2010— comparten la base: 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja. Las diferencias reales están en las funciones nuevas (BUSCARX, matrices dinámicas, LET, LAMBDA), en la colaboración en la nube y en la integración con Python, que solo están en Microsoft 365 y en las versiones 2024 y 2021. Si tu Excel es antiguo y una función no aparece, verás el error #¿NOMBRE?.

Lo que ya sabes hacer y por dónde seguir

Repasa lo que has hecho en este tutorial:

• Abrir un libro nuevo y entender qué es una celda, una hoja y un rango.
• Escribir datos con formato (Moneda) y aplicar estilo con Ctrl+1.
• Crear una fórmula con =SUMA para totales y con =SI para clasificar.
• Convertir una lista en Tabla y comprobar que crece sola.
• Insertar un gráfico de columnas y moverlo a su propia hoja.

El siguiente paso natural es aprender BUSCARV (VLOOKUP): la función que cruza datos entre dos hojas, por ejemplo el precio de cada producto en una lista de precios a partir de su nombre. Con BUSCARV, el libro de gastos puede volverse un pequeño catálogo de productos y, más adelante, dar el salto a tablas dinámicas e informes con gráficos.

Datos verificados en octubre de 2026.