Hoja de Excel: qué es, para qué sirve y cómo se crea

Una hoja de Excel es la cuadrícula donde escribes números, textos y fórmulas dentro de un libro de Excel (un archivo .xlsx). Al terminar este tutorial sabrás crear un libro desde cero, escribir tus primeros datos, darles formato y resolver los errores más comunes. El contenido sirve para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, y también para Excel para la web, Mac y móviles, aunque en la web hay algunas funciones que no están disponibles y se explican al final.

Qué es una hoja de cálculo y para qué te salva en el trabajo diario

Una hoja de Excel es la cuadrícula que ves al abrir un libro, formada por filas numeradas y columnas con letras. Cada rectángulo pequeño es una celda, y se nombra por su columna y su fila, por ejemplo A1 o C5. Varias celdas juntas forman un rango, como A1:C10. Dentro de un mismo libro puedes tener varias hojas: una para gastos, otra para ventas, otra para inventario, y alternar entre ellas con las pestañas de abajo.

El caso típico es el de una hoja de gastos del mes: en la columna A escribes la fecha, en la B el concepto (café, gasolina, comida) y en la C el importe. Con eso, al final del día, solo tienes que escribir los datos y dejar que Excel sume, busque y muestre totales. La hoja «hace cuentas» por ti, y ese es su verdadero trabajo: convertir lo que escribes en información útil sin que tengas que repasar la calculadora.

Las partes de la pantalla: la cuadrícula, la cinta y la barra de fórmulas

Al abrir Excel, arriba está la cinta de opciones con pestañas como Inicio, Insertar, Fórmulas y Datos. Debajo, a la izquierda, está el cuadro de nombres (dice qué celda tienes seleccionada) y justo a su lado la barra de fórmulas (muestra la fórmula, no el resultado). La cuadrícula es la zona grande con filas del 1 al 1.048.576 y columnas de la A a la XFD. Abajo del todo está la barra de estado, que cuando seleccionas números enseña su suma, recuento y promedio sin escribir nada.

La esquina inferior derecha de la celda seleccionada es el controlador de relleno: un cuadrado pequeño que, al arrastrarlo, copia el contenido o continúa una serie hacia las celdas de al lado. Cada celda tiene su propia coordenada: si haces clic en la columna B y la fila 3, tienes B3 seleccionada. Un rango es un grupo de ellas, como B2:B8 o A1:D1. Para escribir, haces clic en una celda, escribes y pulsas Entrar; para corregir, doble clic en la celda o la seleccionas y editas en la barra de fórmulas.

Crear un libro nuevo y añadir tu primera hoja

Para empezar desde cero, abre Excel y ve a Archivo > Nuevo > Libro en blanco. Verás un libro nuevo con una hoja llamada Hoja1, lista para escribir. Si ya tenías Excel abierto y quieres empezar otro libro sin cerrar el actual, el atajo rápido es Ctrl+N (en Mac, Cmd+N).

Para añadir más hojas al mismo libro, haz clic en el símbolo «+» que hay junto a las pestañas de la parte inferior. Para moverte entre ellas, haz clic en su pestaña. Al final de la barra inferior tienes los botones para ir a la primera, anterior, siguiente o última hoja.

Mover, copiar y cambiar el nombre de una hoja

Hacer doble clic sobre la pestaña Hoja1 y escribir el nombre nuevo, por ejemplo Gastos, es lo más rápido. También puedes hacer clic derecho sobre la pestaña y elegir Cambiar nombre; el color se cambia con clic derecho > Color de pestaña. Para moverla de sitio, arrástrala con el ratón hasta su nueva posición, o usa clic derecho > Mover o copiar y elige el destino.

Si prefieres copiar la hoja entera (por ejemplo para tener «Gastos 2026» y «Gastos 2025» con la misma estructura), en el mismo menú Mover o copiar marca la casilla Crear una copia y acepta.

Ocultar y mostrar una hoja sin perderla

Cuando un libro tiene varias hojas, puede convenir ocultar una que no quieres ver sin borrarla. Haz clic derecho en la pestaña que quieras ocultar y elige Ocultar. La hoja desaparece de la barra inferior, pero no se borra: sus datos siguen ahí y cualquier fórmula del libro que la use sigue funcionando.

Para volver a mostrarla, clic derecho sobre cualquier pestaña visible > Mostrar, selecciona la hoja oculta en el cuadro y pulsa Aceptar.

Escribir datos y dejar que Excel reconozca lo que escribes

Escribe 1/10/2026 en A2 y mira qué pasa: Excel lo convierte en una fecha y muestra 01/10/2026, alineado a la derecha. Eso significa que lo ha entendido como número de serie de fecha y que podrás operar con él (sumar días, calcular meses, etc.). Si lo escribes tal cual y aparece a la izquierda, es texto: bórralo, pulsa Ctrl+1 y revisa que el formato sea Fecha.

Crea la hoja Gastos con encabezados en la fila 1 y datos desde la fila 2: en A la fecha, en B el concepto y en C el importe en euros. Verás que al escribir 1,50 en C2, Excel lo muestra como 1,5; eso es solo la presentación, el valor real es 1,5. Para que se vea con dos decimales, entra en el formato de celda.

Rellenar una serie sin escribir fila a fila

En A2 tienes 01/10/2026. Selecciona A2, pon el ratón sobre la esquina inferior derecha de la celda (el controlador de relleno) y, cuando el cursor se convierta en una cruz negra, arrastra hacia abajo hasta A8. Excel entiende que es una serie de días consecutivos y rellena 02/10/2026, 03/10/2026, etc., sin que tengas que escribirlos uno a uno.

Si en lugar de arrastrar quieres copiar exactamente el mismo valor, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras.

Bloquear una fila o una columna para no perderla al desplazarte

Cuando la hoja crece y tienes muchos gastos, al hacer scroll hacia abajo pierdes de vista los encabezados. Para que la fila 1 quede siempre visible, ve a Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar fila superior. La fila 1 queda «pegada» arriba y al bajar con la rueda del ratón sigues viéndola.

Si lo que quieres es inmovilizar una columna (por ejemplo la A con las fechas), elige Inmovilizar primera columna. Para quitar el bloqueo, vuelve al menú y selecciona Movilizar paneles.

Dar formato a la hoja: número, moneda, fecha y bordes

Para que el importe se vea con dos decimales y el símbolo del euro, selecciona C2:C8, pulsa Ctrl+1 y en la pestaña Número elige Moneda, con 2 decimales y símbolo «€». Los datos se reformatean en el sitio: 1,5 pasa a 1,50 €.

Para la columna A, selecciona A2:A8, Ctrl+1, elige Fecha y el tipo 14/03/2001 (fecha corta). Para los encabezados, negrita con Ctrl+N (en español, N de negrita) y un color de fondo desde Inicio > Fuente > Color de relleno. Los bordes se añaden con Inicio > Fuente > Bordes > Todos los bordes.

Formato rápido desde la cinta sin abrir el cuadro

Para no abrir el cuadro de Formato de celdas cada vez, la cinta tiene accesos directos. En Inicio > Número verás un desplegable con los formatos más usados: moneda, fecha corta, porcentaje, etc. Selecciónalo, haz clic en la flecha y elige «€ Español (España)» o «Moneda» con dos decimales. El resultado es el mismo que con Ctrl+1, solo que más rápido.

Para poner un formato de fecha corta, selecciona la columna A y, en ese mismo desplegable, elige «Fecha corta». La columna cambia al instante.

Las funciones que ya puedes usar en una hoja

Una función es una fórmula que Excel ya tiene escrita y que solo tienes que usar. Las tres que más vas a usar en una hoja de gastos son SUMA, PROMEDIO y CONTARA. Para sumar todo lo gastado, ve a una celda vacía (por ejemplo C10) y escribe =SUMA(C2:C8). Pulsa Entrar y verás 187,25 € (la suma de los siete importes).

Con PROMEDIO calculas la media: =PROMEDIO(C2:C8) te da 26,75 €. Y con CONTARA, que cuenta celdas que no están vacías (texto o números), sabes cuántos gastos llevas: =CONTARA(B2:B8) devuelve 7.

=SUMA(C2:C8)
=PROMEDIO(C2:C8)
=CONTARA(B2:B8)

La función HOJA para saber en qué hoja estás

La función HOJA (en inglés, SHEET) te dice el número de la hoja en la que está. Es útil cuando tienes un libro con muchas hojas y quieres que una celda te recuerde en cuál estás. En una celda vacía escribe =HOJA() y verás 1, porque es la primera hoja del libro.

Si quieres saber en qué número está la hoja Hoja3 aunque ahora mismo estés en Hoja1, escribe =HOJA("Hoja3") y devolverá 3. Y funciona aunque Hoja3 esté oculta, algo que no podrías saber a simple vista.

=HOJA()
=HOJA("Hoja3")

Errores que aparecen en la hoja y cómo leerlos

A veces Excel muestra un código raro en una celda en lugar del resultado. No es un fallo, es la forma que tiene Excel de decirte qué ha pasado. Los tres más comunes al empezar son #¿NOMBRE?, #¡REF! y #¡DIV/0!.

#¿NOMBRE? aparece cuando Excel no reconoce la función. Si escribiste =SUMAA(A2;A8) (con una A de más) o =SUMAR(A2:A8), Excel no sabe qué hacer y muestra #¿NOMBRE?. La solución es revisar la ortografía de la función y volver a escribirla bien: =SUMA(A2:A8).

#¡REF! sale cuando una fórmula apunta a una celda que ya no existe. Si en C10 tenías =SUMA(C2:C8) y luego borraste la fila 4, Excel ya no encuentra C4 y muestra #¡REF!. La solución es rehacer la fórmula usando solo las celdas que quedan: =SUMA(C2:C8) después de revisar el rango.

#¡DIV/0! aparece al dividir entre cero o entre una celda vacía. Si en D2 escribiste =C2/A2 y A2 está vacío, Excel muestra #¡DIV/0!. Se arregla o bien rellenando A2 con un valor, o bien envolviendo la fórmula con SI.ERROR: =SI.ERROR(C2/A2;0) para que, si no hay divisor, devuelva 0 en vez del error.

Lo que no se puede hacer con una hoja en Excel para la web

Excel para la web (la versión que se abre en el navegador en outlook.com, OneDrive o Microsoft 365) cubre casi todo lo de este tutorial, pero tiene límites. No ejecuta macros VBA: si abres un .xlsm con macros, verás una advertencia y el código no correrá. Para automatizar en la web se usan los Scripts de Office, que funcionan distinto.

Tampoco trae Power Query completo, así que las opciones de Datos > Obtener datos están simplificadas y no admiten todos los orígenes. Y la protección con contraseña de libros y hojas solo se aplica cuando el archivo está en Excel de escritorio: en la web, abrir y modificar es más fácil. Si necesitas esas funciones, abre o descarga el archivo en el programa de escritorio.

Lo que ya sabes hacer con una hoja de Excel y el siguiente paso

• Crear un libro nuevo desde Archivo > Nuevo y añadir hojas con el botón «+».
• Escribir datos y dejar que Excel reconozca fechas y números automáticamente.
• Rellenar series con el controlador de relleno y bloquear filas con Vista > Inmovilizar paneles.
• Dar formato moneda, fecha y bordes desde Ctrl+1 o la cinta de Inicio.
• Usar SUMA, PROMEDIO, CONTARA y HOJA para hacer cuentas y localizarte en el libro.

El siguiente paso natural es convertir el rango de datos en una Tabla real: selecciona A1:C8 y ve a Insertar > Tablas > Tabla. Al aceptar, la hoja cambia: los encabezados tienen filtros, las filas se alternan con bandas de color y, al añadir un gasto nuevo, la tabla se expande sola. Además, las fórmulas que apunten a la tabla se ajustan sin que tengas que tocarlas.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al trabajar con una hoja de Excel