Kárdex en Excel: qué es y cómo hacer uno paso a paso

Un kardex es el libro donde se anotan, en orden, todas las entradas y salidas de un producto con su costo. En este tutorial vas a armar uno en Excel, con fórmulas que calculan el saldo de unidades, el costo promedio y el valor del inventario, usando como ejemplo una ferretería que vende clavos. Al terminar tendrás una hoja por producto que muestra, fila a fila, cuánto entra, cuánto sale y cuánto queda, valorizado al costo. Funciona en Excel 2007 en adelante y en Excel para la web, sin macros.

Qué es un kardex y por qué se hace en una hoja de cálculo

Un kardex es un registro cronológico de los movimientos de un producto: cada compra que entra al almacén, cada venta que sale, cada devolución, merma o ajuste. Cada movimiento lleva la fecha, la cantidad y el costo, y a partir de ahí se calcula el saldo: cuántas unidades quedan y a qué valor.

Imagina una ferretería que vende clavos de 1 pulgada. El dueño compra cajas a su proveedor, vende a sus clientes y, de vez en cuando, pierde unidades por merma. Si no lleva un registro, no sabe cuántas cajas le quedan, ni cuánto vale su stock, ni a qué precio le salió cada caja. El kardex resuelve eso: una hoja de cálculo con una fila por movimiento, ordenadas por fecha, donde Excel va sumando y restando solo.

La gracia de hacerlo en una hoja de cálculo es que las fórmulas hacen el trabajo repetitivo. Tú escribes qué entró y qué salió; Excel calcula el saldo de unidades, el costo promedio y el valor total del inventario en cada fila. Si más adelante cambias un precio o corriges una cantidad, todo se recalcula.

Cómo se valoriza el inventario: PEPS, UEPS y costo promedio

Valorar un inventario es decidir a qué costo se registra cada unidad que sale. Hay tres métodos clásicos.

PEPS (FIFO, primero en entrar, primero en salir) asume que lo primero que compraste es lo primero que vendes. La venta se valora al costo de la compra más antigua que aún quede en stock. Cuando los precios suben, el costo de ventas queda bajo y el inventario final, alto.

UEPS (LIFO, último en entrar, primero en salir) hace lo contrario: la venta sale al costo de la compra más reciente. Con precios al alza, el costo de ventas sube y el inventario final baja. En muchos países este método no se acepta fiscalmente.

Costo promedio ponderado (en inglés Weighted Average Cost) calcula un precio único por unidad después de cada compra: divide el valor total en stock entre las unidades totales. Todas las ventas siguientes se valoran a ese promedio, que se actualiza solo cuando entra una compra nueva.

En la práctica, el promedio ponderado es el más usado porque es el más sencillo de mantener a mano y el que mejor se adapta a productos con muchas compras del mismo artículo. PEPS se reserva para cuando los precios cambian mucho y se necesita saber exactamente de qué lote salió cada unidad.

La estructura de la hoja: una fila por movimiento y una hoja por producto

La hoja del kardex tiene una fila por movimiento y, en la parte de arriba, los datos del producto. Así queda la estructura limpia, con doce columnas de la A a la L.

La fila 1 identifica el producto: empresa, nombre, código, unidad de medida, ubicación física y método de valorización. La fila 2 es el encabezado de las doce columnas. La fila 3 es el saldo inicial: lo que ya había antes de empezar a registrar movimientos. A partir de la fila 4, cada fila es un movimiento nuevo.

La regla de oro: una hoja por producto. Si mezclas clavos y tornillos en la misma hoja, los saldos se mezclan y todo se descuadra.

Las columnas de entradas, salidas y saldo

Las entradas suman al stock; las salidas restan. Las columnas H e I se calculan solas, igual que J, K y L: en una salida nunca se escribe el costo, se hereda del promedio.

La lista desplegable de tipo de movimiento

Para no escribir a mano el tipo de movimiento y evitar errores de dedo, la columna B lleva una lista desplegable con los siete valores válidos. Se configura una sola vez en B4 y se arrastra hacia abajo.

La celda B4 mostrará una flecha a la derecha. Al hacer clic, se abre la lista y solo se puede elegir uno de los siete valores. Si se escribe algo distinto, Excel muestra el mensaje de error y no deja avanzar.

El dato que se arrastra solo: el saldo acumulado de unidades y de dinero

El kardex funciona porque cada fila hereda el saldo de la anterior. Así no hay que recalcular nada a mano: si corriges una cantidad, todo lo de abajo se reajusta solo.

La cadena es esta: en la fila 3 escribes el saldo inicial (20 unidades a 12,00 cada una, total 240,00). En la fila 4, J4 toma el saldo de J3, le suma la entrada de D4 y le resta la salida de G4. En la fila 5, J5 hace lo mismo con la fila 4, y así hasta el final.

Lo mismo pasa con el valor en dinero: L4 toma L3, suma el total de la entrada en F4 y resta el total de la salida en I4. Cada fila es la foto del inventario después de ese movimiento.

Saldo de unidades: la resta de entradas menos salidas

En la columna J, el saldo de unidades de la fila actual es el saldo anterior, más lo que entró en esta fila, menos lo que salió.

=J3+D4-G4

Se escribe en J4 y se arrastra con el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha) hacia abajo. La referencia a J3 se actualiza sola a J4, J5 y así sucesivamente; D y G se ajustan a la fila correspondiente.

Saldo de dinero: la suma del valor anterior más compras menos ventas

En la columna L, el saldo en dinero de la fila actual es el saldo anterior, más el total de la entrada (F), menos el total de la salida (I).

=L3+F4-I4

La venta se valora al costo promedio vigente en la columna K, no al precio de venta. Por eso la columna H se queda vacía al registrar la venta: Excel la calcula con =K5 (el promedio actual) y la columna I con =G4*H4. Si escribes a mano el precio de venta en H, el saldo en L deja de reflejar el costo real del inventario.

Arma tu kardex: la hoja de un solo producto con cuatro movimientos

Ahora se construye la hoja paso a paso. El producto es Clavos 1 pulgada, los importes van en soles peruanos (PEN) y los movimientos son un saldo inicial, una compra, una venta y una merma.

Escribe los datos del producto y el saldo inicial

1. En A1 escribe Ferretería El Tornillo.
2. En B1 escribe Clavos 1 pulgada. En C1, CLA-001. En D1, caja. En E1, Estante A-3. En F1, Promedio.
3. En la fila 2 copia los doce encabezados de la tabla.
4. En la fila 3, escribe la fecha, el tipo Saldo inicial, la cantidad 20 en D3, el costo 12,00 en E3. El resto de la fila se calcula con fórmulas: en F3, =D3*E3; en J3, =D3; en K3, =E3; en L3, =F3.

Calcula el costo promedio después de cada compra

El costo promedio es el valor total del stock dividido entre las unidades que quedan. Solo cambia cuando hay una entrada; cuando hay una salida, se mantiene igual.

=L3/D3

Se escribe en K4 (en la fila de la primera compra) y se arrastra hacia abajo. La fórmula queda =L3/D3 en K4, =L4/D4 en K5, y así.

1. En D4 escribe 30, en E4 escribe 12,50. En F4, =D4*E4 (da 375,00). En J4, =J3+D4-G4 (da 50). En L4, =L3+F4-I4 (da 615,00). En K4, =L4/J4 (da 12,30).
2. Selecciona K4 y arrastra el controlador de relleno hacia abajo hasta la última fila con datos.

Registra una venta y una merma sin escribir el costo unitario

La gracia del promedio ponderado es que la salida se valora sola. Tú solo escribes la cantidad que sale; Excel toma el costo vigente de la columna K.

=K5

Se pone en H5 (costo de la salida) y se arrastra hacia abajo. La columna I se calcula con =G5*H5.

1. En la fila 5, escribe la fecha, tipo Venta, documento, y en G5 la cantidad vendida (15). Deja D5, E5, F5 vacíos. En H5, =K5; en I5, =G5*H5; en J5, =J4+D5-G5; en L5, =L4+F5-I5.
2. En la fila 6, repite con la merma: tipo Merma, en G6 la cantidad perdida (2), y las mismas fórmulas.

Comprueba que el saldo nunca queda negativo

Una venta sin stock suficiente deja el saldo en negativo. Para detectarlo de inmediato, en la columna J se sustituye la fórmula por una versión con aviso.

=SI(J4<0;"REVISAR";J4)

Se escribe en J4 (en lugar del =J3+D4-G4 anterior) y se arrastra hacia abajo. Si el saldo se vuelve negativo, la celda muestra la palabra REVISAR en lugar del número. La columna L se protege de la misma forma con =SI(J4="REVISAR";"REVISAR";L3+F4-I4).

Métodos que cambian la valorización: PEPS y costo promedio en la misma hoja

El mismo kardex se puede valorizar con PEPS cambiando solo la columna H. En lugar de tomar el promedio, la salida se lleva al costo de la compra más antigua pendiente. Para eso hace falta una columna extra M con las compras en cola y una columna N con las ventas que las van gastando.

Con PEPS: la venta sale al costo de la compra más antigua

En la columna H, en lugar de =K5, se usa una fórmula que busca la compra más antigua con saldo pendiente. La forma más simple con funciones disponibles en Excel 2007 en adelante es INDICE y COINCIDIR sobre las filas de entrada.

=INDICE($E$4:$E$20;COINCIDIR(VERDADERO;$J$3:$J$19>=G5;0))

Esta fórmula busca, dentro de la lista de entradas, la primera fila cuyo saldo de unidades (antes de la venta) sea mayor o igual a la cantidad que se está sacando, y devuelve el costo unitario de esa fila. Para que funcione como matriz, en Excel 2019 o anterior se introduce con Ctrl+Mayús+Entrar; en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365 basta con Entrar.

Rehaciendo el ejemplo anterior con PEPS:

Con PEPS, las primeras 20 unidades vendidas se valoran a 12,00 y las siguientes 2 de la merma también, porque el saldo inicial todavía no se agota. La venta posterior de 30 cajas se repartiría: 18 a 12,00 y 12 a 12,50. El saldo final en dinero (411,00) no coincide con el del promedio ponderado (405,90).

Cuándo conviene cada método

Para productos con compras frecuentes y precios estables, como los clavos de este ejemplo, el promedio ponderado es suficiente: una sola cifra resume el valor del stock y los reportes salen rápido.

PEPS conviene cuando los precios cambian mucho entre compras y se necesita saber de qué lote salió cada venta. Es el método que mejor refleja el costo real de lo vendido cuando hay inflación, porque las primeras compras (más baratas) son las primeras en salir. A cambio, exige llevar el control de qué unidades de cada compra quedan pendientes, algo que en Excel se complica rápido y en la práctica se resuelve con un sistema contable.

Por qué tu kardex da números que no cuadran

Cinco errores reales, los que más se repiten al armar un kardex a mano, con la forma de detectarlos y arreglarlos.

El saldo queda en negativo

La hoja muestra J7 en rojo con un número negativo, o la palabra REVISAR si se activó la alarma. Casi siempre significa que se registró una venta antes de que llegara la compra que la cubre. La solución es volver atrás, revisar las fechas y registrar el movimiento en la fecha correcta: la compra primero, la venta después.

La venta se valoró al precio de venta y no al costo

La columna L muestra un valor de inventario inflado. La causa es que se escribió el precio de venta en la columna H (costo unitario de salida) en lugar de dejarlo vacío. La columna H debe heredar el costo de K con =K5, nunca el precio al público. Si ya está mal, se borra el contenido de H5, H6, etc., y se arrastra la fórmula =K5 desde arriba.

El promedio cambia cuando solo hubo salidas

La columna K muestra un promedio distinto al de la fila anterior en una fila donde solo hay una venta. La causa es que la fórmula de K no se arrastró bien, o se metió una compra fantasma en una fila vacía. La fórmula correcta en K5 es =L4/J4 (no =L3/D3 otra vez). Si cambia, revisar que D y E de esa fila estén vacíos.

Mezclar dos productos en la misma hoja

El saldo de unidades no cuadra con lo que hay físicamente. La causa es que se metió una fila de tornillos dentro de la hoja de clavos. La regla es una hoja por producto, sin excepciones. Si se quieren ver juntos, se hace una hoja resumen con enlaces a cada hoja de producto, o una tabla dinámica más adelante.

Borrar una fila y perder las fórmulas hacia abajo

Al eliminar una fila intermedia con clic derecho > Eliminar, las fórmulas de abajo se cortan y aparecen errores #¡REF!. Se rehace arrastrando el controlador de relleno desde la fila anterior válida, o se restaura con Ctrl+Z la fila borrada. Para evitarlo, nunca se borran filas con datos: se deja la fila vacía o se anota el movimiento con tipo Ajuste.

Lo que Excel no puede hacer por tu kardex

Cientos de productos o de movimientos por día

Una hoja por producto funciona bien para una ferretería con 50 productos y 5 movimientos diarios cada uno. Cuando se pasa de 200 productos o se registran cientos de ventas al día, mantener una hoja por producto se vuelve inabordable. Ahí entran Power Query, integrado en Excel desde 2016, para consolidar hojas, o un sistema de inventario tipo INVY o Scrampi que registre los movimientos directamente desde el punto de venta.

Conciliar con el conteo físico y generar reportes automáticos

El kardex de Excel lleva el registro contable del inventario, pero el conteo físico (contar lo que realmente hay en el estante) se hace a mano, con una planilla aparte, y luego se compara fila por fila. Los reportes de rotación, productos sin movimiento o stock valorizado se arman con una tabla dinámica sobre los saldos finales de cada hoja. Nada de eso reemplaza al kardex: lo complementa.

Lo que ya sabes hacer con tu kardex en Excel

• Crear la estructura de doce columnas, con encabezado de producto arriba y una hoja por cada producto.
• Configurar la lista desplegable de tipo de movimiento con Validación de datos.
• Calcular el saldo acumulado de unidades y de dinero con fórmulas que se arrastran solas.
• Valorizar las ventas al costo promedio, sin escribir el precio de venta en la columna de costo.
• Cambiar entre costo promedio y PEPS modificando solo la columna H.

El siguiente paso es armar una tabla dinámica que resuma el inventario por producto: pestaña Insertar > Tablas > Tabla dinámica, con cada hoja de producto como origen, y los campos Saldo cant. y Saldo total como valores. Así tienes en una sola hoja cuánto vale cada producto y el total del inventario.

Dudas al armar un kardex en Excel