Formato kardex en Excel: cómo crear uno con fórmulas y formato de número

Llevar el inventario en una hoja de cálculo es una de las tareas más útiles que se pueden hacer en Excel, y el formato kardex es la forma clásica de hacerlo: un registro, fila a fila, de cada entrada y cada salida de un producto, con sus cantidades, su costo y el saldo que va quedando. En este tutorial se toma el significado de «formato kardex» como la hoja de Excel que muestra, movimiento a movimiento, cuánto entra, cuánto sale y cuánto queda valorado a un precio, aplicado al caso de una ferretería que compra y vende tornillos. Al terminar, el lector tendrá su propio kardex en un libro de Excel, con doce columnas, fórmulas de costo promedio y un formato de números listo para imprimir o para guardar como histórico. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y también en Excel para la web.

Qué es un kardex y por qué se hace en una hoja de cálculo

Un kardex es un registro ordenado, por producto, de cada movimiento que afecta al inventario: compras, ventas, devoluciones, ajustes y traslados. Cada movimiento anota la fecha, el documento que lo respalda (factura, guía, nota), una descripción breve, las unidades que entran, las unidades que salen y el saldo que queda, todo con su costo. Esa es la diferencia con una simple lista de existencias: el kardex no dice solo cuántas unidades hay, dice también a qué precio están valoradas y cuánto cuestan en total, lo que sirve para tomar decisiones de compra, para fijar precios de venta y para cuadrar el inventario físico con el que muestra la hoja.

En la ferretería del ejemplo, el dueño vende tornillos de 1/2 pulgada y los compra en cajas de cien unidades. Empieza el mes con 20 unidades que le costaron 12,00 cada una. El día 5 compra 30 unidades más a 12,50; el día 8 vende 12 unidades. Para saber cuánto le queda, a qué precio y cuánto dinero tiene invertido en tornillos, anota cada movimiento en una hoja siguiendo el orden en que ocurren. Esa hoja, con el saldo y el costo actualizados después de cada fila, es el kardex.

Las columnas del formato y los tres métodos de valoración

La forma más cómoda de montar el kardex en Excel es una hoja por producto, con una fila por movimiento y las columnas que se ven en la tabla siguiente. Las primeras columnas identifican el movimiento (fecha, documento, detalle) y el resto se reparte en tres bloques: Entrada, Salida y Saldo, cada uno con su cantidad, su costo unitario y su total.

Para valorar las salidas existen tres métodos clásicos. PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas) vende primero lo que se compró antes, así que en inflación el costo queda bajo. UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas) hace lo contrario: vende primero lo más caro, y deja en el saldo las compras más antiguas. Promedio ponderado recalcula un solo costo después de cada compra, dividiendo el valor total del inventario entre las unidades disponibles; las salidas se valoran a ese costo y no lo cambian. En una ferretería pequeña, el promedio ponderado es el más sencillo de mantener en una hoja porque solo hay que escribir una fórmula por fila.

Por qué aquí se usa el costo promedio

El método que se usa en este tutorial es el promedio ponderado, y la razón es práctica: la fórmula del costo promedio cabe en una celda, se arrastra hacia abajo con el controlador de relleno y se entiende de un vistazo. Tras cada compra, el nuevo costo unitario del saldo se calcula como (valor total anterior + valor de la nueva compra) dividido entre (cantidad anterior + cantidad comprada). Después, cuando se registra una salida, se valora a ese costo promedio vigente, sin recalcular nada: las unidades que salen se multiplican por el costo de la fila y se restan del saldo. Así, una venta no cambia el costo promedio; solo lo hace una nueva compra.

Prepara la hoja con encabezados y la lista de movimientos

La hoja de ejemplo se llama «Tornillos 1/2» y pertenece al libro «Kardex Ferretería». Antes de las columnas del kardex se escriben los datos del producto, que sirven para identificarlo y para controlar la ubicación en estantería.

1. Abre un libro nuevo en blanco y guarda como «Kardex Ferretería.xlsx» con F12 (Guardar como).
2. En la celda B1 escribe «Empresa:» y en C1 «Ferretería El Tornillo». En B2 «Producto:», en C2 «Tornillo 1/2 pulgada». En B3 «Código:», en C3 «TR-012»; en B4 «Ubicación:», en C4 «Estante A-3».
3. En la fila 6, escribe los encabezados de las doce columnas del kardex: en A6 «Fecha», en B6 «Documento», en C6 «Detalle», en D6 «Movimiento», en E6 «Entrada Cant.», en F6 «Entrada Costo U.», en G6 «Entrada Total», en H6 «Salida Cant.», en I6 «Salida Costo U.», en J6 «Salida Total», en K6 «Saldo Cant.», en L6 «Saldo Costo U.» y en M6 «Saldo Total».
4. Selecciona el rango D7:D1000, que será la columna de tipo de movimiento, y entra en Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.

Crea la fila de saldo inicial y la primera fórmula del kardex

La primera fila del kardex es el saldo inicial, el inventario con el que arranca el mes. En este caso, el 1 de octubre la ferretería tiene 20 tornillos valorados a 12,00 cada uno, así que el saldo total es 240,00. Esa fila se escribe a mano, sin fórmula, porque no hay un movimiento anterior del que sacar el dato.

Con ese saldo inicial ya se puede escribir la primera fórmula de la columna L (Saldo Costo U.) en la fila 8, que es la del costo promedio. Como en la fila 8 todavía no hay compra, el costo se queda igual: =L7. En la fila 9, en cambio, sí hay una compra, y la fórmula se complica un poco.

La fórmula del costo promedio fila a fila

La fórmula del costo promedio se escribe en la columna L (Saldo Costo U.) y combina el saldo anterior con la compra que acaba de llegar. En la fila 9, el saldo anterior es la fila 8 (que a su vez arrastra de la 7) y la compra nueva está en las columnas E, F y G de la misma fila 9.

1. En L8 escribe =L7 y pulsa Entrar.
2. En L9 escribe la fórmula del costo promedio:

=(M8+G9)/(K8+E9)

1. En M9, que es el Saldo Total, escribe =K9*L9 y pulsa Entrar.
2. Selecciona L9:M9, coloca el cursor sobre el controlador de relleno (la esquina inferior derecha de la selección) y arrastra hacia abajo hasta la fila 30, para tener fórmulas listas cuando se sigan añadiendo compras.

Las salidas se valoran solas con el costo promedio vigente

Para las salidas no se calcula un costo nuevo: se toma el costo promedio que ya está en la columna L de la misma fila y se multiplica por las unidades que salen. La fórmula de la columna I (Salida Costo U.) apunta a la columna L, que es donde vive el costo promedio vigente.

1. En la fila 10, registra la venta del 8 de octubre: en H10 escribe 12, en I10 la fórmula del costo y en J10 el total.

=L9

=H10*I10

1. En K10 resta las unidades vendidas del saldo anterior con =K9-H10. En M10, el Saldo Total, escribe =K10*L10 para que el saldo quede valorado al mismo costo promedio.
2. Las celdas de costo de la columna de entrada (F y G) déjalas vacías cuando el movimiento sea una salida: si la fórmula arrastrada mete ceros, quítalos; en la columna E (Entrada Cant.) tampoco debe haber dato.

Da formato a los números, las celdas y la impresión

Con las fórmulas listas, queda darle a la hoja un aspecto que se lea bien y que aguante una impresión. Los tres cambios que más se notan son el formato de los números, los bordes de la tabla y la inmovilización de los encabezados.

1. Selecciona A7:A1000 y aplica el formato de fecha largo desde Inicio > Número > Formato de número, eligiendo la opción que muestra el día, el mes en letras y el año (por ejemplo, «d mmmm aaaa»).
2. Selecciona los rangos de costo y total (F7:G1000, I7:J1000 y L7:M1000) y entra en Inicio > Número > Formato de número > Más formatos de número > Personalizada. Escribe 0,00 en el cuadro Tipo para que todos los importes se vean con dos decimales fijos.
3. Selecciona A6:M30, abre Ctrl+1 (Formato de celdas), ve a la pestaña Borde y aplica un borde fino por dentro y uno grueso por fuera. En la pestaña Trama elige un gris muy claro para la fila 6, la de encabezados.
4. Ve a Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar fila superior para que, al hacer scroll, los títulos de las columnas (Fecha, Documento, Saldo Cant., etc.) sigan visibles.
5. Entra en Disposición de página > Orientación y cambia a Horizontal, para que la hoja quepa a lo ancho en una página A4.

Convierte el rango en una tabla que crece sola

Convertir el rango en una tabla de Excel tiene dos ventajas claras: las fórmulas se copian solas cuando se añade una fila al final, y la fila de Totales calcula sumas y promedios sin escribir nada. La fila de Totales no es la del kardex (no se suman cantidades vendidas con compradas, porque significan cosas distintas), pero sí la del Saldo Cant. final, que es lo que la ferretería necesita ver de un vistazo.

1. Selecciona el rango A6:M30 y entra en Insertar > Tablas > Tabla. Acepta el cuadro que pregunta si la tabla tiene encabezados.
2. En la pestaña Diseño de tabla que aparece, marca la casilla Fila de totales.
3. En la celda de totales de la columna K (Saldo Cant.) deja la opción que muestra el último valor, que es el saldo real al final del periodo.

Por qué el kardex descuadra: errores que se ven en la hoja

Cuando un kardex empieza a descontrolarse, casi siempre es por una de estas cinco causas. Verlas en la hoja antes de que pasen es la mejor forma de evitarlas.

El saldo se queda en negativo tras una venta

Si en la fila 12, correspondiente a una venta del 15 de octubre, se escriben 60 unidades vendidas cuando solo quedan 38, la columna K mostrará un Saldo Cant. de -22. La causa es que la cantidad vendida supera las unidades disponibles y no se ha revisado la fila anterior.

El arreglo es revisar la fila 11 para confirmar cuántas unidades había realmente, corregir la cantidad de la venta en H12 (por ejemplo, a 30, las que se pudieron vender) y rehacer el cálculo. Si el saldo era correcto y la venta fue mayor, lo que toca es registrar primero una compra que cubra el faltante y después la venta, sin borrar filas.

El costo promedio cambia después de una salida

Si en la columna L (Saldo Costo U.) se arrastró sin querer la fórmula del costo promedio hasta la fila de una salida, esa fila recalcula el costo como si fuera una compra. El resultado: el costo de la fila 10, que era 12,30, pasa a 12,40 sin que haya habido ninguna compra.

La causa es que la fórmula =(M_anterior + G_actual) / (K_anterior + E_actual) se copió a una fila de salida donde la columna E está vacía (vale 0) y, al sumar 0 al denominador, mantiene el costo. El arreglo es devolver a la fórmula de la columna I (Salida Costo U.) su valor =L_fila y borrar el contenido de L en esa fila, para que la columna L solo tenga fórmulas en filas de compra y saldo inicial.

La lista desplegable no muestra el movimiento que necesito

Al crear la validación de datos se escribió el origen como Entrada;Salida;Saldo inicial;Ajuste y, más adelante, se quiso añadir un nuevo tipo de movimiento (por ejemplo, «Devolución»). Al abrir la lista desplegable, esa opción no aparece.

La causa es que el origen es una lista escrita a mano dentro del cuadro y, al no ser un rango, no se amplía sola. El arreglo es volver a abrir la validación, escribir el origen como Entrada;Salida;Saldo inicial;Ajuste;Devolucion y aceptar. Si se prevén más tipos, lo mejor es escribir la lista en una columna auxiliar (por ejemplo, en P7:P12) y poner el origen como =$P$7:$P$12; así, basta con añadir la palabra nueva a la columna para que aparezca en la lista.

Se borró una fila con fórmulas y los saldos ya no cuadran

Al pulsar Ctrl+Z una sola vez tras borrar una fila intermedia, las fórmulas no se recuperan en el mismo orden: los saldos saltan y aparecen #¡REF! en las celdas que apuntaban a la fila eliminada. La causa es que al borrar la fila Excel no solo quita los datos, también mueve las referencias y rompe la cadena del kardex.

El arreglo inmediato es Ctrl+Z varias veces hasta recuperar la fila tal cual estaba, comprobar que los saldos vuelven a su valor y, cuando todo esté bien, guardar una copia de seguridad con F12 antes de seguir. Para evitarlo a futuro, la mejor práctica es no borrar filas del kardex: si un movimiento se metió mal, se marca con un nuevo movimiento de ajuste que corrija el saldo, y se deja la fila original como histórico.

Lo que ya sabes hacer con el formato kardex y el siguiente paso

• Tienes una hoja con doce columnas que distingue entradas, salidas y saldos, con sus tres importes cada una.
• El costo del saldo se calcula con el promedio ponderado después de cada compra, y se arrastra con el controlador de relleno.
• Las salidas se valoran al costo promedio de su misma fila y no recalculan nada.
• Los importes se ven con dos decimales y las fechas con el día, el mes en letras y el año.
• El rango convertido en tabla crece solo y muestra la fila de totales con el saldo final del producto.

El siguiente paso es aplicar formato condicional sobre la columna K (Saldo Cant.) para que la celda se ponga en rojo cuando el saldo baje de un mínimo que tú fijes (por ejemplo, 10 tornillos): así verás de un vistazo cuándo hay que reponer stock. Para hacerlo se entra en Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla y se elige «Aplicar formato a las celdas que sean menores que» con el valor 10 y un relleno rojo claro.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al montar el formato kardex en Excel