Power BI y Excel: qué es cada uno y cuándo usar uno u otro

Excel BI es usar Excel junto con Power Query, Power Pivot y Power BI para conectar datos, limpiarlos, relacionarlos en un modelo y resumirlos sin tocar fórmulas. Al terminar este tutorial tendrás un libro llamado Ventas2026.xlsx con dos hojas relacionadas, un resumen por país y categoría con una tabla dinámica, los archivos de tres meses unidos con Power Query y el mismo modelo abierto en Power BI Desktop como dashboard. Funciona en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365, y en Excel para la web; Power Pivot se activa como complemento en 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365.

Qué es BI en Excel y cuándo tiene sentido abrir Power BI

Imagina una hoja de ventas con miles de filas que crece cada mes. Tu jefe te pide el total por país al vuelo y, dos horas después, el mismo dato pero filtrado por categoría. Con BUSCARV y SUMAR.SI cada respuesta nueva es rehacer la hoja a mano. Eso es justo lo que el BI (inteligencia de negocio) viene a evitar.

BI en Excel significa tres cosas conectadas entre sí: traer datos de donde estén (un Excel, una carpeta, una base de datos), limpiarlos y relacionarlos en un modelo, y resumirlos en cuadros que se actualizan solos. La pieza que une todo es el modelo de datos: un contenedor interno de Excel donde las tablas viven como tablas de verdad (con nombre, con tipo, con relaciones) en lugar de como simples rangos.

Mientras los datos quepan en una hoja y las preguntas sean pocas, las fórmulas tradicionales bastan. El momento de abrir Power BI Desktop llega cuando el modelo pesa, los filtros se multiplican o quieres publicarlo en la web para que otros lo consulten sin tocar tu archivo. Hasta entonces, Power Query y Power Pivot dentro de Excel cubren la mayoría de los casos.

Las cuatro piezas del BI que ya tienes en Excel

Las cuatro piezas son las que el lector medio ya intuye pero nunca ha visto juntas: Power Query, Power Pivot, las tablas dinámicas clásicas y Power BI Desktop. Las tres primeras viven dentro de Excel; la cuarta es un programa aparte, gratuito, que se conecta al mismo modelo.

Power Query: el ETL que arrastra datos de cualquier sitio

Power Query es el ETL (extraer, transformar y cargar) que está debajo de la pestaña Datos. Conecta con archivos, carpetas, bases de datos, páginas web y servicios en la nube, y deja cada transformación escrita paso a paso, de forma que se puede volver a aplicar con un clic. La ruta es Datos > Obtener y transformar > Obtener datos. Lo importante: el resultado no es una copia pegada, es una consulta que se refresca cuando cambian los datos de origen.

Power Pivot: el modelo de datos con tablas relacionadas

Power Pivot es el motor que carga tablas al modelo de datos y permite relacionarlas por una columna clave, igual que en Access. Se abre con la pestaña Power Pivot > Administrar. Una vez allí, la vista de diagrama muestra las tablas como cajitas y las relaciones como líneas, y cualquier tabla dinámica que se cree sobre ellas entiende esas relaciones sin escribir un BUSCARV.

Tablas dinámicas: el resumen que ya conoces

La tabla dinámica (Insertar > Tablas > Tabla dinámica) es el visual que resume el modelo. La diferencia con la tabla dinámica clásica es la casilla Agregar estos datos al modelo de datos: al marcarla, la tabla pasa a Power Pivot y se puede cruzar con otras tablas del mismo modelo. A partir de ahí, arrastrar campos a Filas, Columnas y Valores es todo lo que hace falta para responder preguntas.

Activar Power Pivot y abrir el editor de Power Query por primera vez

Empezamos con un libro nuevo llamado Ventas2026.xlsx. Tendrá dos hojas: Ventas, con las filas de cada venta, y Catálogo, con la categoría de cada producto. La idea es cruzar las dos hojas en una tabla dinámica sin escribir un solo BUSCARV.

Activar Power Pivot si no ves la pestaña

Si la pestaña Power Pivot no aparece, hay que activarla como complemento.

1. Abre Archivo > Opciones > Complementos.
2. En Administrar, elige Complementos COM y pulsa Ir.
3. Marca Microsoft Power Pivot for Excel y acepta.
4. Si Excel lo pide, reinicia el libro.

Cargar las dos hojas al modelo de datos

Las dos hojas se suben al modelo desde una tabla dinámica, no desde Power Pivot directamente.

1. Selecciona A1:E6 en la hoja Ventas e Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
2. Marca la casilla Agregar estos datos al modelo de datos y acepta.
3. Repite con la hoja Catálogo sobre A1:B6, con la misma casilla marcada.
4. Abre Power Pivot > Administrar > Vista de diagrama.
5. Arrastra el campo Producto de Ventas sobre Producto de Catálogo para crear la relación.

Resumir ventas por país y categoría con una tabla dinámica

Ahora el resumen que pedía el jefe: total por país y por categoría, sin tocar fórmulas.

1. Haz clic en una celda fuera de las tablas y crea una tabla dinámica nueva (Insertar > Tablas > Tabla dinámica) sobre el modelo de datos.
2. Arrastra País (de Ventas) a Filas.
3. Arrastra Categoría (de Catálogo) a Columnas.
4. Arrastra Importe (de Ventas) a Valores.

Limpiar y combinar archivos con Power Query

El siguiente paso es unir tres archivos de ventas (uno por mes) en una sola tabla, sin copiar y pegar. Es el caso típico de Power Query: misma estructura, varios archivos en una carpeta.

Traer los tres archivos de una carpeta de una sola vez

1. Guarda los tres libros en una misma carpeta, por ejemplo C:\Ventas2026\.
2. En Ventas2026.xlsx ve a Datos > Obtener y transformar > Obtener datos > Desde archivo > Desde carpeta.
3. Indica la ruta y acepta. Verás una lista con los tres archivos.
4. Pulsa Combinar y combinar binarios. Power Query abre un editor y une el contenido de los tres libros en una sola tabla.
5. En la columna expandida, marca las cuatro columnas de datos y desmarca Origen. Nombre del archivo se puede usar más adelante como columna de mes.

Quitar pasos que no necesitas y cargar al modelo

1. En Power Query, en el panel de Pasos aplicados a la derecha, haz clic derecho sobre Quitar columnas y revisa qué se ha quitado.
2. Selecciona la columna Importe y pulsa Transformar > Tipo de datos > Número decimal.
3. Cierra el editor con Inicio > Cerrar y cargar > Cerrar y cargar en… > Tabla dinámica.

El modelo de datos compartido con Power BI Desktop

Power BI Desktop lee el archivo .xlsx, reconoce el modelo de Power Pivot y lo usa como fuente. Lo que se hizo en Excel se reutiliza sin reescribir nada.

Instalar Power BI Desktop y conectarlo a tu libro

1. Entra en la página oficial de Microsoft y descarga Power BI Desktop (es gratis).
2. Instálalo y ábrelo.
3. En la pantalla de inicio elige Libro de Excel y selecciona Ventas2026.xlsx.
4. En el panel de navegación marca las tablas Ventas y Catálogo. Power BI detecta el modelo y las relaciones automáticamente.

Construir el mismo resumen como dashboard en Power BI

1. Cambia a la vista Informe (icono de gráficos a la izquierda).
2. En el panel Visualizaciones elige el visual Matriz.
3. Arrastra País al área Filas, Categoría a Columnas e Importe a Valores.

El resultado es la misma tabla cruzada de la práctica anterior, pero ahora puedes añadir más visuales (un mapa por país, una barra por mes) y publicarlo en powerbi.com. La tabla dinámica de Excel y el visual de Power BI muestran los mismos 96,20 porque leen del mismo modelo.

Errores que cuesta copiar la lección cuando empiezas con BI

Power Pivot no aparece y la pestaña está en blanco

Lo que se ve: la pestaña Power Pivot existe pero está vacía, o directamente no está. Causa: el complemento no está activado o el libro se guardó en una versión que no lo soporta. Arreglo: vuelve a Archivo > Opciones > Complementos > Complementos COM y marca Microsoft Power Pivot for Excel, como en la primera práctica de este tutorial. Si usas Excel 2010 o 2013, el complemento se descarga por separado desde la web de Microsoft.

La tabla dinámica usa BUSCARV porque no encuentra la categoría

Lo que se ve: arrastras Categoría a Columnas y la tabla dinámica muestra (en blanco) en cada celda, como si las dos tablas no se conocieran. Causa: las dos tablas no están en el mismo modelo de datos, o la relación entre Producto y Producto no se creó. Arreglo: carga las dos tablas marcando Agregar estos datos al modelo de datos al crear cada tabla dinámica, y vuelve a la vista de diagrama de Power Pivot para arrastrar Producto sobre Producto.

Power Query trae texto en vez de números

Lo que se ve: la columna Importe aparece como Texco y la suma da 0. Causa: el paso Tipo cambiado no detectó bien el decimal por culpa de la coma, o el archivo de origen trae números formateados como texto. Arreglo: en Power Query, selecciona la columna Importe y aplica Transformar > Tipo de datos > Número decimal. Si sigue fallando, cambia el idioma de la consulta en Archivo > Opciones y configuración > Opciones de consulta > Configuración regional.

El botón "Guardar" de Power BI guarda un .pbix, no un .xlsx

Lo que se ve: al guardar en Power BI Desktop, el archivo cambia de extensión a .pbix y el icono ya no es el de Excel. Causa: son formatos distintos, no un error. Arreglo: Power BI lee el .xlsx como fuente, pero el archivo editable de Power BI siempre termina en .pbix. Para volver a tocar el modelo en Excel, abre el .xlsx original y edita allí; Power BI no reescribe libros de Excel.

Lo que Power BI hace y lo que no tiene sentido pedirle a Excel

Si el libro del inventario crece por encima del millón de filas, si quieres que se refresque solo cada noche, o si necesitas que cada comercial vea solo sus ventas, tiene sentido abrir Power BI. Si los datos caben en una hoja y el equipo solo abre el archivo a mano, Excel basta.

Lo que ya sabes hacer con Excel BI y el siguiente paso

• Cargar dos hojas al modelo de datos marcando la casilla Agregar al modelo de datos al crear la tabla dinámica.
• Relacionar las dos tablas por la columna Producto en la vista de diagrama de Power Pivot.
• Resumir ventas por país y categoría arrastrando campos a una tabla dinámica, sin BUSCARV.
• Combinar tres archivos de una carpeta con Power Query y dejar el resultado como tabla dinámica.
• Llevar el mismo modelo a Power BI Desktop y construir un visual Matriz con los mismos campos.

El siguiente paso es practicar Power BI Desktop con el mismo Ventas2026.xlsx: añade un visual Mapa para País, una barra por Importe por mes usando la columna Nombre del archivo de Power Query, y publica el dashboard en powerbi.com para verlo desde el navegador.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al empezar con Excel BI