Ejemplo de kardex en Excel: monta tu inventario valorizado paso a paso

Un kardex es el historial de movimientos de un producto: qué entró, qué salió y cuánto queda. En este tutorial montarás el de arroz de un pequeño comercio, con compras, una venta y una merma valorizadas mediante el método de costo promedio ponderado. Funciona en Excel 2007 y posteriores, Microsoft 365, Excel para Mac y Excel para la web; las funciones usadas son las mismas en estas versiones. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué es un kardex y por qué te conviene hacerlo en una hoja de cálculo

Un kardex no es solamente una lista de existencias. Es un registro cronológico que permite revisar cada cambio del inventario y conocer su valor. En nuestro libro, el comercio tiene arroz: comienza con 20 unidades, compra 30, vende 12 y pierde 2 por merma.

Cada fila será un movimiento. Las entradas muestran compras y saldos iniciales; las salidas, ventas, mermas, devoluciones o ajustes. Las dos últimas columnas conservan el saldo: unidades disponibles y valor total de esas unidades.

En una libreta, el cálculo depende de que alguien lo escriba correctamente. En Excel, las fórmulas realizan el saldo acumulado y ayudan a detectar diferencias, siempre que los datos de entrada sean válidos. El resultado final es un kardex valorizado del arroz que puedes ampliar con otros productos.

La estructura mínima: una hoja por producto con nueve columnas

La hoja se llamará Arroz y tendrá nueve columnas. Las tres primeras describen el movimiento; las cuatro siguientes calculan entradas y salidas; las dos últimas muestran el saldo acumulado.

Las dos columnas de costo unitario: por qué Entrada y Salida van separadas

El costo de entrada se obtiene de la factura: en nuestro ejemplo, la compra cuesta 12,50 por unidad. Ese dato no debe confundirse con el costo que se atribuye a una venta.

El costo de salida se calcula con el método de valoración elegido. En el promedio ponderado, la venta y la merma reciben el costo promedio vigente: 12,30. Separar ambas columnas permite revisar qué costó recibir el producto y qué valor salió del inventario.

El saldo acumulado: la columna que siempre tiene que cuadrar

La regla es:

saldo de hoy = saldo de ayer + entradas de hoy - salidas de hoy

En la fila 4, por ejemplo, quedan 50 unidades y se venden 12: el saldo es 38. Al copiar la fórmula hacia abajo, cada fila utiliza la fila anterior, de modo que el saldo queda acumulado.

La columna I multiplica las unidades restantes por el costo vigente. En la primera fila, 20 × 12,00 da 240,00. Después de la compra, el valor nuevo se calcula con el promedio ponderado, no con el costo aislado de la última factura.

El método de costo promedio ponderado y su fórmula paso a paso

El promedio ponderado combina el valor que ya estaba en el inventario con el valor de la nueva entrada. En la fila 3:

=((H2*I2)+(D3*E3))/((H2-D2)+D3)

La parte (H2*I2) representa el valor anterior: 20 × 240,00? No: H2*I2 es 20 × 12,00, porque I2 contiene el costo unitario inicial en este diseño. D3*E3 suma las 30 unidades compradas a 12,50. El denominador suma las 50 unidades disponibles.

Para evitar confusiones, usa esta convención desde el principio: I es saldo de costo total, no costo unitario. Por ello, la fórmula del ejemplo inicial debe construirse sobre las celdas de la práctica, donde el costo unitario vigente se calcula aparte o se conserva como dato auxiliar. No cambies el sentido de una columna a mitad del kardex.

Arma tu kardex con un ejemplo resuelto de cuatro movimientos

Vamos a construir el libro de principio a fin. La hoja Arroz tendrá los movimientos del 01/08/2026 al 15/08/2026. Primero se escriben los datos; después se introducen las fórmulas y se comprueba que cada saldo tenga sentido.

Escribe el saldo inicial y la primera compra

1. Crea un libro y cambia el nombre de la pestaña a Arroz.
2. Escribe los encabezados de A1:I1 ydale Ctrl+1 para ajustar el formato.
3. En A2 escribe 01/08/2026; en B2, SI-001; en C2, Saldo inicial; en D2, 20; en E2, 12.
4. En H2 escribe =D2.
5. En I2 escribe =H2*E2.
6. En la fila 3 escribe 04/08/2026, F-014, Compra, 30 y 12,50; deja F3 y G3 vacíos.
7. En H3 escribe =H2+D3-F3.

Calcula el costo promedio y el saldo después de cada movimiento

Ahora añade el cálculo del promedio ponderado. En H3, el costo promedio debe ser el valor total disponible dividido por las unidades disponibles. La fórmula indicada en el material usa H e I como cantidad y valor:

=((H2*I2)+(D3*E3))/((H2-D2)+D3)

Para que el cálculo sea coherente con las columnas mostradas, inserta temporalmente el costo promedio en G3. Luego I3 multiplica el saldo de unidades por ese costo:

=(H2-D2+D3)*H3

Si G3 es el costo promedio, la fórmula correcta para calcularlo, con las columnas de este libro, debe usar el valor de E2 y E3:

=((H2*E2)+(D3*E3))/((H2-D2)+D3)

El ejemplo resuelto muestra el resultado correcto: 615,00 / 50 = 12,30. En I3, escribe =(H2-D2+D3)*G3 para obtener 615,00. En H3 ya está 50.

Ahora arrastra las fórmulas de H3:I3 hasta H6:I6 con el controlador de relleno. Completa F4 y F5 con 12 y 2. En G4 y G5 escribe =H3 y =H4, respectivamente, para usar el costo promedio vigente. Arrastra estas fórmulas hasta G6.

=((H2*E2)+(D3*E3))/((H2-D2)+D3)

=(H2-D2+D3)*G3

Comprueba los totales con la barra de estado

Selecciona I2:I6. En la barra de estado inferior, Excel muestra la Suma sin que tengas que escribir una fórmula adicional. El resultado debe ser 1.765,20.

El saldo final de 442,80 representa 36 unidades a 12,30. Si al seleccionar I2:I6 aparece una suma distinta, revisa que las filas sean las esperadas y que no falte ningún movimiento.

Métodos alternativos: PEPS y cuándo se usan

El costo promedio no es el único método de valoración. PEPS y UEPS asignan a las salidas los costos de capas diferentes, mientras que el promedio ponderado mantiene un costo promedio para el saldo.

PEPS significa primeras entradas, primeras salidas. UEPS significa últimas entradas, primeras salidas. UEPS no se admite en varios países para fines fiscales; verifica las reglas que correspondan antes de usarlo.

Para cambiar de método no basta con borrar una columna: hay que rehacer el cálculo de salidas y explicar qué costo corresponde a cada capa.

Errores que de verdad pasan al llevar el kardex a mano y cómo evitarlos

Mezclar dos productos en la misma hoja

Si el arroz y la pasta comparten una hoja, el saldo de H puede sumar unidades que no pertenecen al mismo producto y el costo unitario deja de ser válido. Lo correcto es crear una hoja por producto o añadir una columna SKU y filtrar los movimientos antes de calcular. Nunca mezcles saldos de productos diferentes en la misma suma.

Descontar la venta al costo de la última compra en lugar del promedio

Después de comprar a 12,50, escribir manualmente 12,50 en G4 hace que la venta salga a un costo que no corresponde al promedio. Deja G3 como la única fuente del costo promedio y arrastra su referencia hasta las salidas posteriores.

=G3

Si el promedio cambia después de otra compra, revisa las filas anteriores: no edites solo la venta para “corregirla”; corrige la compra que produjo el nuevo promedio.

Borrar una fila con fórmula y perder la cadena de saldos

Al borrar la fila 3, la fórmula de H4 puede pasar a sumar H2 directamente y los movimientos posteriores quedan fuera de la cadena. No borres filas intermedias. Si necesitas retirar un movimiento, conserva la fila y corrige su contenido, o copia nuevamente las fórmulas hacia abajo.

Dejar la columna de costo de entrada como texto y romper los cálculos

Si escribes 12,50 con un espacio o antepones un apóstrofo, Excel puede mostrarlo como texto y devolver #¡VALOR!. Selecciona E2:E3, pulsa Ctrl+1, entra en Formato de celdas > Número > Número y elige Número con dos decimales antes de escribir el valor.

Lo que Excel no hace por ti en un kardex

Excel no descuenta existencias automáticamente solo porque registres una venta en otra hoja. En este tutorial la fila de venta y la fórmula del saldo están conectadas; si la venta llega desde un sistema externo, tendrás que copiar el movimiento o automatizar la carga.

Tampoco evita que dos personas editen copias distintas del mismo libro al mismo tiempo. Los cambios pueden perderse o generar conflictos. Cuando muchos usuarios capturen movimientos simultáneamente, conviene un sistema de inventario con base de datos y control de acceso.

Los reportes no se actualizan solos si cambian movimientos en archivos separados. Antes de imprimir, revisa el área de impresión y la vista previa. Si el negocio tiene muchos productos, promociones, devoluciones o usuarios concurrentes, una base de datos será más adecuada.

Lo que ya sabes hacer con este ejemplo y el siguiente paso

• Usaste una hoja por producto: Arroz.
• Separaste el costo de entrada del costo atribuido a la salida.
• Calculaste el costo promedio ponderado con una fórmula.
• Usaste =H2+D3-F3 para mantener el saldo acumulado.
• Revisaste 1.765,20 en la barra de estado y evitaste borrar filas intermedias.

El siguiente paso es convertir el rango A1:I6 en una Tabla. Selecciona la hoja, abre Insertar > Tablas > Tabla y acepta que los encabezados tengan filtro. Así podrás añadir movimientos conservando el formato y prepares el kardex para crecer.

Dudas al crear un kardex en Excel