Google Sheets: para qué sirve y cómo usarlo con Excel

Google Sheets es una hoja de cálculo que funciona en el navegador y guarda los cambios automáticamente en Google Drive. Sirve para crear tablas, calcular, organizar información y colaborar con otras personas sobre el mismo archivo. En este tutorial usarás un libro de ventas para aprender a abrirlo desde Excel, editarlo con Google Sheets, compartir cambios y descargarlo nuevamente como un libro .xlsx. Las indicaciones de Google Sheets se aplican a su versión web; también puedes usarla en el móvil.

Qué es Google Sheets y qué trabajos puedes hacer en él

Google Sheets es una hoja de cálculo en la nube. Su interfaz incluye una cuadrícula de celdas, una barra de fórmulas y menús como Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Datos, Herramientas y Extensiones. No sustituye a Excel en todas las funciones, pero resulta práctico para tabular, calcular y compartir información sin instalar una aplicación de escritorio.

En este tutorial crearás un libro de ventas con fechas, productos, cantidades e importes. Google Sheets permite abrir un archivo .xlsx de Google Drive sin convertirlo inmediatamente al formato propio de Sheets. También puedes descargarlo después como Microsoft Excel.

Más información sobre la edición de archivos de Office en Google Drive.

Cómo abrir un archivo de Excel en Google Sheets

Para trabajar con un archivo creado en Excel, primero debes subirlo a Google Drive. Desde allí puedes abrirlo directamente con Google Sheets en modo Office. El documento conserva las hojas y los valores que reconoce Sheets, aunque conviene revisar después formatos, fórmulas y elementos visuales.

El libro de ejemplo se llamará Ventas.xlsx y tendrá una hoja Ventas. Sus datos son los siguientes:

Importar un archivo .xlsx desde Google Drive

1. Entra en Google Drive.
2. Selecciona Nuevo > Subir archivo.
3. Elige Ventas.xlsx y espera a que termine la carga.
4. Haz doble clic en el archivo para abrirlo en Google Sheets.
5. Comprueba que aparecen las columnas Fecha, Producto, Importe y Total, con las cinco ventas de la tabla.

Si Google Sheets muestra una ventana para abrirlo con otro servicio, elige Google Sheets. El archivo .xlsx puede abrirse en modo Office, sin convertirlo al formato de Google Sheets en ese momento.

Guardar el resultado como un libro de Excel

1. Abre el menú Archivo de Google Sheets.
2. Elige Descargar.
3. Selecciona Microsoft Excel (.xlsx).
4. Guarda el archivo descargado como Ventas_actualizado.xlsx.
5. Ábrelo en Excel y revisa la hoja Ventas.

Los totales se conservan porque en esta hoja son valores. Si una celda contiene una fórmula, al abrir el archivo en Excel debes comprobar que Excel reconoce su nombre y sus referencias.

Cuál es la diferencia entre Google Sheets y Excel

Google Sheets prioriza el acceso desde el navegador, el almacenamiento en Google Drive y la colaboración inmediata. Excel de escritorio ofrece un conjunto más amplio de herramientas para grandes transformaciones de datos, automatización y análisis avanzado. La equivalencia depende del contenido: una tabla sencilla suele trasladarse bien; un libro con VBA, Power Query o formatos complejos requiere revisión.

Ayuda oficial de Google sobre archivos de Microsoft Office y diferencias entre Excel para la web y Excel de escritorio.

La colaboración en tiempo real y el guardado automático

Google Sheets guarda los cambios automáticamente en el archivo de Google Drive. Esto evita que varios participantes maintainan copias separadas y permite ver la edición de una persona mientras trabaja.

Para compartir el libro de ventas, abre Archivo > Compartir. Puedes elegir entre Personas con acceso, Cualquier persona con el enlace o Publicar en la web, y decidir si el enlace permite ver, comentar o editar. El alcance real depende de los permisos de tu cuenta y de la organización.

Las funciones que no se transfieren igual

Cada aplicación incluye funciones que la otra no reconoce con el mismo nombre o comportamiento. La hoja de ventas solo necesita SUMA, pero puede empezar a mostrar funciones propias de Sheets si utilizas alguna de estas herramientas.

=SUMA(C2:C6)

Este ejemplo calcula 25,50 + 7,50 + 6,00 + 17,00 + 9,00, y devuelve 65,00. Google Sheets y Excel utilizan coma en la fórmula que ves en la interfaz cuando el separador decimal es punto; en los ejemplos de esta página se usa punto y coma porque los importes se escriben con coma decimal.

Lista oficial de funciones de Google Sheets y lista oficial de funciones de Excel.

Las herramientas de escritorio que Google Sheets no ofrece

Las macros VBA no pasan a Google Sheets. Allí se usa Apps Script, una tecnología distinta. Power Query y Power Pivot tampoco se transfieren al abrir o descargar un archivo, y algunos gráficos, formatos condicionales complejos o controles pueden necesitar ajustes.

Power Query en Excel y Power Pivot en Excel.

Trabajar con datos y hacer cálculos en Google Sheets

Google Sheets reúne las operaciones habituales de una hoja de cálculo: escribir valores, insertar fórmulas, copiar una fórmula y clasificar registros. En el libro de ventas, puedes calcular el total de una fila y después utilizar la suma para conocer el importe conjunto.

La tabla siguiente agrega las cantidades que no aparecían en el archivo importado. En Google Sheets, escribe el encabezado Cantidad en D1, las cantidades en D2:D6 y el total en E1.

En la celda E2, escribe:

=C2*D2

Después arrastra el controlador de relleno de E2 hasta E6. Cada fórmula cambia su fila y mantiene la referencia a las columnas de importes y cantidades.

Ordenar y analizar una tabla de ventas

Para localizar registros, usa la información de la hoja Ventas sin duplicarla.

1. Selecciona una celda dentro del rango A1:E6.
2. Abre Datos > Crear filtro.
3. Pulsa la flecha situada en Producto.
4. Desmarca un producto para filtrar y observa las filas que quedan.
5. Quita el filtro con Datos > Borrar filtro o mediante la flecha del encabezado.
6. Selecciona de nuevo A1:E6.
7. Abre Datos > Ordenar.
8. Elige Ordenar por columna y selecciona Importe, de menor a mayor.
9. Aplica el criterio y revisa el orden.

Compartir cambios sin crear varias versiones

La colaboración se realiza sobre el mismo archivo de Google Drive. Para probarlo, abre Ventas.xlsx desde el enlace que te envíe otra persona.

1. Selecciona la celda C2.
2. Sustituye 8,50 por 9,00.
3. Pulsa el botón Añadir comentario de la barra de herramientas o el comando para insertar un comentario.
4. Escribe: Precio actualizado.
5. Guarda el comentario y comparte el archivo con Archivo > Compartir.
6. Solicita permiso de edición a la persona que participa.
7. Comprueba que su cambio aparezca en la misma tabla, sin crear otro archivo.

Google Sheets recalcula E2 como 9,00 * 3, por lo que el resultado cambia a 27,00. No hace falta guardar una copia manual.

Qué ocurre al pasar de Google Sheets a Excel

Al descargar el libro, Google Sheets crea un archivo .xlsx. Excel abre sus hojas, celdas y valores, pero no garantiza una equivalencia visual o funcional absoluta. Debes revisar fórmulas, formatos, gráficos, comentarios y cualquier objeto que proceda de una función exclusiva de Sheets.

El punto de control principal es la fórmula. Si una función no existe en Excel, la hoja puede mostrar #¿NOMBRE?. Los formatos y gráficos también pueden cambiar de aspecto, pero suelen poder corregirse manualmente.

Reconocer funciones que Excel no reconoce

Una función propia de Sheets puede provocar un error al cambiar de aplicación. Por ejemplo, en la hoja Ventas puedes crear en G2 una fórmula de consulta de Google Sheets:

=QUERY(A1:E6;"select A where B = 'Cuaderno'")

Al descargarla y abrirla en Excel, la función QUERY no se reconoce. Si Excel muestra #¿NOMBRE?, sustituye esa fórmula por una solución compatible con tu versión.

En Excel 2021 y Microsoft 365 puedes usar una fórmula de matrices dinámicas para filtrar los registros. En Excel 2019 o anteriores, el procedimiento es insertar Fórmulas > Filtro en Excel 365 o aplicar Datos > Filtro y filtrar la columna Producto.

=FILTRO(A2:E6;B2:B6="Cuaderno";"Sin resultados")

En Excel 2021 y Microsoft 365 devuelve las dos ventas de Cuaderno; en versiones anteriores se utiliza el filtro de tabla.

Compatibilidad y liramiento de funciones de Excel.

Revisar gráficos y formatos condicionales al volver a Excel

Un gráfico y un formato condicional pueden conservar los datos y cambiar su representación. Revísalos después de descargar, especialmente si compartes el resultado con otras personas.

1. En Google Sheets, selecciona el rango A1:E6.
2. Abre Insertar > Gráfico.
3. Elige Gráfico de barras y usa Importe como serie.
4. Añade un formato condicional: selecciona C2:C6 y abre Formato > Formato condicional.
5. Elige una regla para resaltar los importes mayores que 5,00.
6. Descarga el archivo como .xlsx.
7. Ábrelo en Excel y comprueba que aparecen el gráfico y las celdas resaltadas.
8. Si falta un título,actualización por colores o cambia el formato condicional, vuelve a aplicarlo en Excel.

Cuándo elegir Google Sheets y cuándo elegir Excel

La elección depende del flujo de trabajo, no de una única función. Usa Google Sheets cuando varias personas necesitan trabajar desde el navegador, el archivo debe guardarse automáticamente y los datos se comparten mediante enlaces. Elige Excel de escritorio cuando el libro utiliza VBA, Power Query, Power Pivot o un nivel de análisis que necesitas verificar con herramientas locales.

• Elige Google Sheets para tablas compartidas, formularios de datos sencilla, colaboración y edición desde distintos dispositivos.
• Elige Excel para libros complejos, automatización, análisis de datos y archivos que deban conservar funciones de escritorio.
• Si el trabajo empieza en Sheets y termina en Excel, descarga el libro como .xlsx y realiza una revisión visual y técnica antes de Continuar.

Lo que ya sabes hacer con Google Sheets y Excel

• Sabes distinguir Google Sheets, que funciona en el navegador, de Excel, que incluye una aplicación de escritorio.
• Puedes subir un archivo .xlsx a Google Drive y abrirlo con Google Sheets en modo Office.
• Puedes escribir datos, crear fórmulas como =C2*D2 y copiar el controlador de relleno hasta otras filas.
• Puedes ordenar una tabla por importe, aplicar filtros y localizar registros de un mismo producto.
• Puedes compartir el archivo para ver, comentar o editar sin mantener copias manuales.
• Puedes descargar el resultado como un libro de Excel mediante Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
• Sabes revisar funciones como QUERY, que no se transfieren a Excel, y reconsiderar gráficos, formatos condicionales, VBA, Power Query y Power Pivot antes de continuar.

Dudas al usar Google Sheets con Excel