Excel en Google: cómo abrir y editar tus libros en Google Sheets

Cuando alguien busca «excel en google», casi siempre quiere decir lo mismo: que su archivo de Excel se abra en Google Sheets sin romperse, se pueda editar ahí y, cuando lo necesite, vuelva a Excel tal cual. Eso es lo que vas a aprender aquí. Sirve con cualquier versión moderna de Excel: Microsoft 365, 2024, 2021 y 2019 abren y guardan archivos .xlsx sin problema; Excel para la web, igual; Google Sheets está en drive.google.com y se usa desde el navegador.

Qué cambia cuando tu archivo de Excel vive en Google Drive

Imagina un libro de Excel llamado Clientes.xlsx con la lista de tus clientes: nombre en la columna A, ciudad en la B, importe acumulado en la C y una fórmula =SUMA(C2:C50) abajo del todo. Lo subes a Google Drive y, según dónde lo abras, ves cosas distintas.

• En Google Sheets (drive.google.com): ves los mismos datos, los textos y los números en su sitio. Las fórmulas funcionan, pero Sheets las guarda con su nombre en inglés (=SUM(C2:C50) por dentro) aunque tú las veas en español. El aspecto visual cambia: la cuadrícula, los colores por defecto y los anchos de columna se reajustan un poco.
• En Excel para la web (el .xlsx abierto desde OneDrive): ves los datos y fórmulas como en tu Excel de escritorio, sin cambios.
• En Excel de escritorio (Microsoft 365, 2024, 2021, 2019, 2016): el archivo se abre tal cual lo dejaste.

La idea es sencilla: el libro es el mismo, pero el programa que lo renderiza es distinto. Por eso a veces la hoja «se ve rara» al volver de Sheets, y por eso hay cosas que se quedan por el camino.

Lo que Sheets sí entiende de tu .xlsx y lo que se queda por el camino

Regla práctica, la que más te va a servir a diario:

Lo que sí pasa de Excel a Sheets y vuelve:

• Celdas con texto, números y fechas.
• Fórmulas con funciones comunes: SUMA (SUM), BUSCARV (VLOOKUP), SUMAR.SI (SUMIF), CONTAR.SI (COUNTIF), SI (IF), CONCATENAR (CONCATENATE) y similares.
• Formatos de número: moneda, porcentaje, fecha, dos decimales.
• Gráficos básicos: barras, líneas, circulares.
• Listas de validación de datos simples (lista desplegable).
• Formato condicional con reglas de «valor de la celda» o «fórmula personalizada».

Lo que NO pasa o se simplifica:

• Macros VBA: Sheets no ejecuta VBA. El archivo .xlsm se sube, pero los botones dejan de hacer algo.
• Power Query y Power Pivot: no existen en Sheets; al volver a Excel, las conexiones pueden romperse.
• Gráficos avanzados (cascada, embudo, mapas 3D): algunos se reemplazan por uno básico.
• Formato condicional con barras de datos y conjuntos de iconos: suele llegar como color de fondo plano.
• Tablas dinámicas: se conservan como tablas dinámicas en el .xlsx descargado, pero los cambios de estilo hechos en Sheets no siempre vuelven.

Subir el archivo de Excel a Google Drive y abrirlo en Sheets

1. Abre drive.google.com en el navegador e inicia sesión con tu cuenta de Google.
2. Arriba a la izquierda, pulsa + Nuevo > Subir archivo y elige Clientes.xlsx. También puedes arrastrar el archivo desde tu carpeta a la ventana del navegador.
3. Cuando termine de subir, haz doble clic sobre el archivo. Se abre en Sheets y aparece arriba una banda con el aviso «Convertir a Hojas de cálculo de Google» o «Abrir como Office».
4. Pulsa Abrir como Hojas de cálculo de Google si vas a editarlo en Sheets, o Abrir en modo Office si solo quieres verlo y que conserve mejor los formatos de Excel.

Abrirlo sin convertir, en modo Office

1. Sube el .xlsx a Drive como en el paso anterior.
2. Haz doble clic sobre el archivo. Aparece arriba una banda amarilla con el mensaje de conversión.
3. Pulsa la X de la banda o elige Abrir en modo Office (en algunas cuentas, el botón dice «Abrir como Office»).
4. El archivo se abre en el visor de Office online: lo ves con los formatos de Excel (colores, anchos, gráficos) y lo puedes editar como en Excel para la web.
5. Para volver a la vista normal de Drive, pulsa el X o Desconectar.

Conviene el modo Office cuando el archivo tiene gráficos de Excel, tablas dinámicas o formatos de número muy concretos que Sheets cambia al convertir.

Pasar los datos de vuelta a un .xlsx que Excel abre sin sorpresas

Vas a trabajar con la hoja Clientes del libro Clientes.xlsx que tiene estos datos:

1. Con el archivo abierto en Sheets, ve a Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).

1. El navegador guarda el archivo Clientes.xlsx en tu carpeta de descargas.
2. Ábrelo en Excel 2021 (o 365, 2024, 2019): los nombres, ciudades e importes aparecen igual; los anchos de columna se mantienen; y la fórmula =SUMA(C2:C5) muestra 5.245,75.

Descargar solo una hoja como .xlsx o como .csv

1. En Sheets, en la barra inferior, haz clic derecho sobre la pestaña de la hoja que quieres bajar (por ejemplo Clientes).
2. Elige Descargar como > Microsoft Excel (.xlsx) o Descargar como valores separados por comas (.csv).
3. Guarda el archivo.
4. Ábrelo en Excel:

– El .xlsx mantiene formatos, anchos y fórmulas. – El .csv llega solo con los valores: ni fórmulas, ni formatos, ni gráficos. Útil para importar a otro programa.

Funciones que se llaman igual y funciones que solo existen en uno de los dos

Muchas funciones se llaman igual o casi igual en los dos programas. Otras, no.

Reescribir una QUERY como SUMAR.SI.CONJUNTO en Excel

Hoja Ventas con tres meses, comercial e importe:

En Sheets, la suma por comercial se hace con una QUERY:

=QUERY(A1:D5;"select B,sum(D) where B is not null group by B";1)

En Excel 2021 (y 2007 en adelante), se hace con SUMAR.SI.CONJUNTO:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D5;B2:B5;"Núñez")

Resultado: 2.700,00, igual en los dos.

Por qué las macros de Excel dejan de funcionar al pasar a Sheets

La causa es directa: Sheets no ejecuta VBA, ejecuta Apps Script (JavaScript de Google). Cuando subes un .xlsm con macros a Drive y lo abres en Sheets:

• Las hojas y los datos se ven.
• Los botones que tenías asociados a macros VBA aparecen como dibujos sin acción.
• Si pinchas en ellos, no pasa nada o ves un mensaje de «Función no compatible».

Hoja con un botón que en Excel sí funciona:

En Pedidos, en Excel de escritorio, el botón Calcular total ejecuta una macro VBA que suma B2:B3. En Sheets, el mismo botón es solo una imagen: al pulsarlo no se ejecuta la macro.

El formato condicional que se simplifica al volver a Excel

Tienes esta regla en Clientes.xlsx (columna C, los importes):

• Verde si > 1000.
• Amarillo si entre 500 y 1000.
• Rojo si < 500.

Subes el archivo a Sheets, lo editas y al descargarlo como .xlsx la regla de «barras de datos» o «conjuntos de iconos» llega a Excel como color de fondo plano: el aspecto cambia.

Para revisarlo en Excel:

Ahí ves las reglas que han llegado y cuáles están simplificadas. Si alguna es crítica, la vuelves a crear en Excel con su formato original.

Trabajar los dos a la vez sin duplicar archivos

1. Deja el archivo «vivo» en Google Drive como Clientes.xlsx (en modo Office) o como Clientes (formato Sheets). Así lo editan todos desde el navegador.
2. Cuando alguien termine un cambio importante, descarga una versión .xlsx desde Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
3. Guarda esa copia en tu carpeta de OneDrive o en una carpeta del equipo con fecha (Clientes_2026-10-15.xlsx), por si Drive cambia algo al editar.
4. Si en Excel de escritorio abres la copia .xlsx y haces cambios, vuelve a subirla a Drive sustituyendo el archivo anterior.
5. Cada cierto tiempo, revisa que la copia de Drive y la copia local cuadran: mismos nombres de hoja, mismos totales en la fila de suma.

Lo que ya sabes hacer con Excel y Google Sheets

• Subir un .xlsx a Google Drive y abrirlo en Sheets sin perder los datos.
• Descargar un libro desde Sheets como .xlsx y abrirlo en Excel sin sorpresas.
• Bajar solo una hoja como .xlsx o como .csv desde el menú de la pestaña.
• Saber qué funciones existen en los dos y cuáles son solo de Sheets (QUERY, IMPORTRANGE, GOOGLEFINANCE, MATRIZALEAT).
• Detectar lo que no pasa al frente: macros VBA, Power Query, formato condicional avanzado y gráficos complejos.

El siguiente paso natural es probar el camino contrario: abrir un libro creado en Excel de escritorio en Sheets, trabajar en él entre varias personas y descargar la versión final como .xlsx para enviarla por correo o guardarla en OneDrive. Si tu archivo tiene macros o Power Query, quédate en Excel de escritorio para esas hojas; usa Sheets solo para las hojas de datos compartidos.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al pasar un archivo de Excel a Google