Una hoja de presupuesto en blanco para imprimir es un libro de Excel con la cuadrícula preparada para rellenarla a mano o con datos: ingresos arriba, gastos fijos, gastos variables, ahorro o deuda y un resumen. Al abrirla, el lector ve una página limpia que cabe en un A4 horizontal o vertical, con los títulos de cada bloque y la fecha lista para pasarla a la impresora o guardarla en PDF.
En este tutorial el lector arma esa hoja desde cero en un libro nuevo: ajusta los márgenes y la orientación, escribe los encabezados de cada bloque, coloca las fórmulas de suma, porcentaje y balance, y la deja lista para imprimir o enviar a PDF. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, además de en Excel para Mac y Excel para la web. Quien use Excel 2003 tendrá que adaptar los nombres de las pestañas, que en esa versión eran distintas.
Qué es una hoja de presupuesto en blanco y para qué te sirve
Una hoja de presupuesto en blanco para imprimir es una plantilla vacía que se rellena cada cierto tiempo (un mes, una quincena, una semana) con los ingresos que entran y los gastos que salen. La gracia de tenerla en Excel, y no en un cuaderno, es que las sumas se calculan solas: al escribir una cifra en la columna de «Importe», el total del bloque y el balance del mes se actualizan sin tocar una calculadora.
Pensada para imprimir, la hoja se diseña con una idea muy concreta: lo que se ve en pantalla es lo que va a salir por la impresora. Por eso se ajusta el tamaño del papel, se eligen los márgenes y se decide si la hoja entra en vertical o en horizontal antes de empezar a escribir nada. Una vez armada la estructura, basta con imprimirla en blanco al principio de cada mes para rellenarla con bolígrafo, o con los datos ya escritos si se trabaja directamente en el archivo.
Sirve tanto para el presupuesto de una casa (sueldo, pensiones, alimentación, suministros) como para el de un pequeño negocio (ventas, alquiler, proveedores). Lo importante es el patrón: ingresos arriba, gastos abajo, balance al final y un apartado para el dinero que se ahorra o para la deuda que se paga cada mes.
Las partes que tiene una hoja de presupuesto imprimible
Toda hoja de presupuesto que se imprima limpia tiene los mismos seis bloques, colocados en este orden para que el resumen cuadre de un vistazo:
- Cabecera con el nombre de la persona o del hogar, el periodo (por ejemplo, «Marzo 2026») y la fecha de impresión. Suele ir en las primeras filas, en una o dos líneas, con el título en grande.
- Bloque de ingresos: salario, pensiones, alquileres cobrados, ingresos extra. Cada concepto en una fila, con su importe a la derecha.
- Bloque de gastos fijos: los que no cambian de un mes a otro, como el alquiler o la hipoteca, los suministros, el seguro del coche o el colegio.
- Bloque de gastos variables: los que sí cambian, como la comida, el ocio o los transportes. Se reservan más filas porque este bloque crece.
- Bloque de ahorro o deuda: lo que se aparta cada mes o el préstamo que se amortiza. Sirve para que el balance final sea realista y no solo «lo que queda en la cuenta».
- Pie con la fecha de impresión y, si se quiere, una nota para recordar de dónde salen los datos o con qué cuenta bancaria se cuadra.
Entre los bloques de gastos y el resumen, el lector puede añadir una fila en blanco a modo de separador visual; esto ayuda a que, al imprimir, los números no se peguen unos a otros.
Cómo crear la hoja en blanco desde Excel
Antes de tocar las fórmulas, hace falta un libro limpio con la hoja bien dimensionada. Estos son los pasos para dejarlo listo.
- Abre Excel y crea un libro nuevo: Ctrl+U o Archivo > Nuevo > Libro en blanco.
- Elimina las hojas que no vayas a usar. Clic derecho sobre la pestaña Hoja2 > Eliminar. Si solo usas una hoja, repite con Hoja3.
- Renombra la primera como Presupuesto: doble clic sobre la pestaña Hoja1 y escribe el nombre nuevo.
- Cambia la orientación a horizontal (apaisado), porque en una hoja de presupuesto entran más columnas que filas: ve a la pestaña que corresponda.
- Marca la casilla Horizontal.
- Escribe los títulos de los seis bloques en sus filas, como se ve más abajo.
- Guarda el archivo en formato .xlsx, que es el que abre cualquier versión moderna: Ctrl+G > elige la carpeta > Guardar como > Tipo: Libro de Excel (.xlsx).
El tamaño y los márgenes para que entre en una hoja A4
El A4 es el papel de toda la carta de las impresoras de casa y de la oficina: 21 por 29,7 centímetros. Para que la hoja de presupuesto quepa entera en una sola página, hay que ajustar el tamaño del papel y los márgenes al mismo tiempo.
Con esta configuración, Márgenes estrechos y la escala «ajustar a 1 página de ancho por 1 de alto», la hoja se reduce un poco si hiciera falta para no salirse del papel. La orientación horizontal se elige aquí, en la pestaña Página, marcando Horizontal.
Las filas que encabezan cada bloque
La estructura de filas que se usa en este tutorial queda así. La celda activa es A1; más adelante, cada bloque tendrá su propio título en negrita y un color de fondo suave para que, al imprimir, se distingan las secciones.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Presupuesto familiar — Marzo 2026 | |||
| 2 | Impreso: | 15-03-2026 | ||
| 3 | INGRESOS | Concepto | Importe (EUR) | |
| 4 | Salario | |||
| 5 | Pensiones | |||
| 6 | Ingresos extra | |||
| 7 | Otros | |||
| 8 | Total ingresos | |||
| 9 | ||||
| 10 | GASTOS FIJOS | Concepto | Importe (EUR) |
Para poner el título en negrita y un fondo suave (un gris claro, por ejemplo): selecciona A1:D8, ve a Inicio > Fuente > Negrita y después a Inicio > Fuente > Color de relleno > Gris claro (el segundo de los colores del tema).
Las fórmulas del presupuesto listas para usar
Con la estructura ya dibujada, llega el momento de que las cifras se calculen solas. Cada bloque tiene su propia fórmula de suma; el resumen une todas y el porcentaje muestra qué peso tiene cada categoría dentro del gasto total.
Las fórmulas se escriben en la celda que aparece como activa en cada hoja y, la primera vez, se arrastra con el controlador de relleno (el cuadrado verde de la esquina inferior derecha de la celda seleccionada) hasta cubrir todas las filas del bloque.
SUMA de cada bloque de gastos
En cada bloque de gastos se coloca una fila llamada «Total» y, en la columna de importes, la fórmula SUMA.
=SUMA(C4:C16)
=SUMA(C19:C31)La primera suma cubre el rango de los fijos y la segunda el de los variables. En el ejemplo de este tutorial, los ingresos van de la fila 4 a la 7 y el total en la 8; los variables van de la 19 a la 30 y el total en la 31.
Total de ingresos y total de gastos
En el bloque de ingresos, la celda del total suma las filas de arriba:
=SUMA(C4:C7)En el resumen, el total de gastos es la suma del bloque de gastos fijos y del bloque de gastos variables:
=C8+C19Donde C8 es el total de los fijos y C19 el de los variables. Si en tu hoja los totales están en otras celdas, ajusta las referencias.
Lo que queda libre cada mes
El balance del mes es lo que entra menos lo que sale, menos lo que se aparta para ahorro o amortiza deuda. Se coloca en una fila llamada «Balance del mes»:
=C8-C19-C35C8 son los ingresos totales, C19 el total de gastos y C35 el ahorro o amortización del mes. Si el resultado es menor que 0, se quiere ver de un vistazo. Para eso, se aplica formato condicional: Inicio > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es menor que > escribir 0 > formato Relleno rojo claro, Texto rojo oscuro.
Porcentaje que representa cada categoría del gasto
Para saber qué porcentaje del gasto total se va a cada categoría (alimentación, suministros, ocio…), se usa una fórmula con la celda del total bloqueada con dólares. Al pulsar F4 sobre la referencia, Excel le pone los $ delante, y al arrastrar la fórmula hacia abajo esa celda no se mueve.
=C4/$C$8Después se aplica formato de porcentaje con el botón % del grupo Número, en la pestaña Inicio. Si la celda muestra 0,12, al pasar a porcentaje se ve 12%.
Dar formato de impresión a la hoja para que se imprima limpia
Una vez la hoja tiene las fórmulas, se ajusta todo lo que el lector ve en pantalla para que, al imprimir, el resultado sea exactamente lo que espera: cuadrícula visible, títulos repetidos si la hoja ocupa más de una página y un área de impresión bien definida.
Cuadrícula visible al imprimir
Por defecto, Excel solo imprime las celdas que tengan contenido. Para que las celdas vacías también se vean con sus bordes en el papel, hay que marcar la opción de líneas de cuadrícula en la configuración de hoja.
Con estas casillas marcadas, la cuadrícula se imprime y la hoja se entiende aunque esté en blanco.
Repetir los títulos de columna en cada página
Si la hoja ocupa más de una página al imprimir (porque el bloque de variables es largo), las cabeceras de cada bloque deben repetirse al principio de cada hoja para que el lector no se pierda.
Así, las filas 1, 2 y 3 aparecen al principio de cada página impresa.
Definir el área exacta que se va a imprimir
Para que Excel no imprima las filas vacías que quedan por debajo de los datos, se selecciona el rango con datos y se establece como área de impresión.
- Selecciona el rango A1:D40 (o el que llegue hasta el último dato).
- Abre la pestaña Disposición de página.
- Entra en Área de impresión > Establecer área de impresión.
- Para ver cómo ha quedado el corte, ve a Vista > Salto de página. Las líneas azules gruesas son los saltos entre páginas.
Si el área de impresión incluye filas que no interesan, ve a Área de impresión > Borrar área de impresión y repite con el rango bueno.
Vista previa antes de mandar a la impresora
Antes de gastar tinta, conviene revisar cómo queda todo en pantalla.
Aquí se ve la vista previa de la hoja, el porcentaje de escala, la orientación y las opciones de la impresora. Si queda demasiado pequeño, sube la escala al 100% o al 110% con el control Escala. Si la impresora no está conectada, elige Microsoft Print to PDF para guardar una copia en PDF.
Por qué la hoja en blanco falla al imprimir
Tres fallos típicos aparecen al pasar de la cuadrícula al folio. Tres fallos por pequeño descuadre que se repite cada vez que se imprime.
La última columna se corta por la derecha
La columna del total queda fuera del área de impresión y se imprime en otra hoja, en blanco, sola. La causa suele ser que la orientación se quedó en vertical o que el área de impresión terminó una columna antes de lo necesario.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | INGRESOS | Concepto | Importe | ||
| 2 | Sueldo | 1.521,00 | |||
| 3 | Extra | 120,00 | |||
| 4 | Total | 1.641,00 |
El arreglo es doble: o se cambia la orientación a horizontal en Disposición de página > Tamaño > Ajustar área de impresión, o se amplía el rango del área de impresión para que incluya la columna E.
Las fórmulas devuelven 0 al imprimir
Una fila del bloque de gastos se quedó vacía. En una operación, una celda vacía cuenta como 0, no como error: si la celda C12 no tiene cifra, =SUMA(C10:C16) devuelve la suma de las demás, pero =C8*C12 también devuelve 0. Para comprobar si la celda está vacía, se usa la función ESBLANCO:
=ESBLANCO(C12)Si devuelve VERDADERO, la celda está vacía y solo hay que escribir la cifra que corresponde.
El total no cuadra con la suma de la columna
Una de las cifras del bloque está guardada como texto y no como número. La suma la ignora y, al comprobar con la calculadora, el total no cuadra. Para detectarlo, se selecciona la columna y se mira el formato en Inicio > Número: si dice «Texto», está mal. Se cambia a Número y se vuelve a escribir la cifra (o se usa =SUMA(VALOR(C10:C16)) con pegado especial de valores encima para forzar la conversión).
Lo que ya sabes hacer con una hoja de presupuesto imprimible
- Crear la estructura de la hoja desde un libro nuevo, con sus seis bloques en el orden correcto.
- Escribir las fórmulas de suma, total, balance y porcentaje, y bloquear las celdas que no deben moverse con F4 (Cmd+T en Mac).
- Ajustar la página al A4 con márgenes estrechos y la escala que cabe en una página.
- Imprimir la hoja o guardarla en PDF con la cuadrícula visible y los títulos repetidos.
El siguiente paso es comparar varios periodos: una columna por mes (Marzo, Abril, Mayo…) o una hoja por mes en el mismo archivo, y representar los totales con un gráfico de columnas para ver de un vistazo en qué categoría se va más dinero cada mes.
Dudas al usar una hoja de presupuesto imprimible en Excel
¿Qué tamaño de letra se ve mejor en la hoja impresa? Entre 10 y 12 puntos para los datos y 14 a 16 para los títulos. Por debajo de 10 cuesta en la impresora; por encima de 18 gasta mucho espacio.
¿Puedo proteger la hoja y que solo se rellenen las celdas de importes? Sí: Revisar > Proteger hoja > marcar la casilla «Permitir a los usuarios seleccionar celdas desbloqueadas» y, antes de proteger, desbloquear solo el rango de importes con Inicio > Formato de celdas > Protección > quitar la marca de «Bloqueada».
¿Cómo imprimo solo el resumen y no toda la hoja? Define el área de impresión solo con el rango del resumen (Disposición de página > Área de impresión > Establecer área de impresión) y, al imprimir, quedará sola.
¿Por qué la suma no se actualiza al pulsar F9? La función SUMA se recalcula sola al cambiar una cifra. F9 fuerza un recálculo manual, que es necesario en libros con cálculo manual activado (Fórmulas > Opciones para el cálculo > Manual).
¿La hoja funciona en Excel para la web? Sí, las funciones SUMA, ESBLANCO y el formato condicional están en Excel para la web. La vista previa de salto de página y la configuración de página tienen menos opciones en la web que en el escritorio, pero lo básico se mantiene.
Dudas al usar una hoja de presupuesto imprimible en Excel
1. ¿Cómo hago una hoja de presupuesto en blanco para imprimir en Excel?
Abre un libro nuevo, ve a Disposición de página > Tamaño y elige A4, y en Área de impresión define el rango que quieres imprimir, por ejemplo A1:H40. Después pulsa Ctrl+P para previsualizar y ajusta los márgenes hasta que la hoja entre en una sola página. Así tienes tu presupuesto en blanco listo para imprimir o para rellenarlo a mano.
2. ¿Dónde consigo un modelo de presupuesto en PDF gratis?
Puedes guardar el tuyo desde la vista previa de impresión: en Excel, pulsa Ctrl+P, elige Microsoft Print to PDF como impresora y guarda el archivo. Si prefieres uno ya hecho, el sitio oficial templates.office.com ofrece plantillas gratuitas de presupuesto en PDF que descargas sin registrarte.
3. ¿Hay plantillas de presupuestos en Excel gratis para descargar?
Sí, en templates.office.com/es-es hay plantillas de presupuesto personal y de empresa en formato .xlsx listas para descargar. Otra opción es usar la galería que Excel trae integrada: Archivo > Nuevo y busca "presupuesto" para encontrar más plantillas gratuitas.
4. ¿Y si prefiero una plantilla de presupuesto en Word?
En el mismo portal templates.office.com hay plantillas de presupuesto en .docx con tablas ya formateadas para escribir los ingresos y gastos. Word es útil si solo quieres rellenar a mano o imprimir, pero no calcula totales solo; para eso sigue siendo mejor Excel.
5. ¿Cómo consigo una plantilla de presupuesto gratis?
La ruta más rápida es Archivo > Nuevo en Excel y escribir "presupuesto" en el buscador: aparecen plantillas gratuitas listas para abrir en tu libro. Si trabajas con Microsoft 365, además cada mes se añaden plantillas nuevas a esa misma galería sin coste adicional.
6. ¿Cómo hago una plantilla de gastos mensuales del hogar en Excel gratis?
Crea una hoja con dos columnas: Categoría (luz, agua, comida…) y Gasto, y al final añade =SUMA(B2:B30) para obtener el total del mes. En la ficha Datos > Herramientas de datos > Validación de datos puedes crear listas desplegables por categoría y así no tienes que escribir cada gasto a mano.
7. ¿Dónde encuentro plantillas de presupuesto personal en Excel gratis?
Las plantillas gratuitas más fiables están en templates.office.com/es-es, que es el repositorio oficial de Microsoft y no pide registro. Dentro de Excel también puedes ir a Archivo > Nuevo, escribir "presupuesto personal" y elegir entre las opciones que aparecen para abrir una plantilla ya preparada.
Fuentes
- MicrosoftHOJA — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftUna celda vacía en una fórmula — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftCONTAR.BLANCO — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftESBLANCO — documentación oficialconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftTRIMRANGE — documentación oficialconsultado el 12/10/2026