Hoja de cálculo online gratis en Excel: cómo empezar

Una hoja de cálculo online gratis es un libro que puedes crear y editar directamente en el navegador, sin instalar Excel en el equipo. En este tutorial usarás el libro Gastos: registrarás fechas, categorías e importes, calcularás el total y el promedio, y organizarás los datos para consultarlos.

La versión que explica estos pasos es Excel para la web, disponible en el navegador mediante el servicio oficial de Excel. El servicio se actualiza continuamente, pero algunas funciones avanzadas, Copilot, Python en Excel y otras herramientas dependen de la licencia y del canal de actualización. Los datos y pasos de esta guía se comprobaron en octubre de 2026.

Qué es una hoja de cálculo online y cuándo usarla

Excel para la web permite trabajar con un libro sin instalar la aplicación de escritorio. El libro contiene hojas, las pestañas que aparecen abajo; cada hoja es una cuadrícula de celdas, como A1, B2 o C6. En la parte superior está la cinta de opciones, donde se encuentran las herramientas de edición, formato y datos.

El libro Gastos puede servirte para llevar un control mensual desde el ordenador, el portátil o el móvil. Como el archivo se guarda en el entorno online donde inicies sesión, puedes volver a abrirlo después y compartirlo con quien tenga acceso.

Excel para la web es útil cuando necesitas una forma rápida de editar una tabla, consultar fórmulas, trabajar con un equipo o abrir un archivo desde un equipo que no tiene Excel instalado. No es idéntico a Excel de escritorio: puede faltar alguna función, opción de diseño o capacidad de trabajo sin conexión. Para crear el libro, puedes entrar en Excel en la nube.

Cómo crear y abrir tu libro en Excel para la web

Para empezar desde cero, abre el servicio de Excel para la web y elige la opción de libro en blanco. Después, el archivo se trabaja dentro de Excel: una hoja puede contener celdas con fechas, categorías e importes. La hoja no es el archivo completo; es una parte del libro.

Si ya tienes un archivo, puedes subirlo desde el mismo servicio. Un archivo .xlsx conserva el formato habitual de Excel. Después de abrirlo, puedes trabajar con sus hojas y guardar los cambios en el entorno online donde inicies sesión.

Empezar con una hoja de gastos en blanco

1. Abre Excel para la web y elige un libro en blanco.
2. Selecciona la pestaña de la hoja y renómbrla como Gastos.
3. Escribe los encabezados Fecha, Categoría e Importe en A1, B1 y C1.
4. Introduce las filas de gastos que aparecen en la hoja de ejemplo.
5. Selecciona A1 y revisa el contenido en el CUADRO DE NOMBRES y en la BARRA DE FÓRMULAS.
6. Pulsa el acceso de guardado que aparece en el servicio.

Subir un libro de Excel que ya tienes

1. Abre Excel para la web.
2. Elige la opción de carga o Subir.
3. Selecciona el archivo .xlsx desde el equipo o desde la ubicación donde esté guardado.
4. Espera a que el servicio abra el libro y muestra sus hojas.
5. Selecciona una celda y comprueba que puedes modificarla.
6. Guarda el libro para mantener los cambios en tu entorno online.

El archivo subido se convierte en el libro que vas a editar en el navegador. No hace falta que cada persona tenga Excel instalado para abrir el servicio, aunque la colaboración y el guardado dependen de los permisos y de la cuenta.

Cómo escribir, corregir y guardar datos sin instalar Excel

En la hoja Gastos, los datos se escriben directamente en las celdas. Selecciona una celda, escribe el dato y confirma con Ctrl+Entrar (Cmd+Retorno en Mac) para desplazarte hacia abajo, o con Entrar para confirmar el dato en la misma columna.

Para duplicar un dato, selecciónalo y usa Ctrl+C; después coloca el cursor en el destino y pulsa Ctrl+V (Cmd+C y Cmd+V en Mac). Si te equivocas, utiliza Ctrl+Z o Cmd+Z para deshacer la última acción.

Para guardar, utiliza el acceso que a la izquierda izquierda bre el servicio, normalmente situado junto al nombre del libro. Los cambios quedan asociados al entorno online donde inicies sesión. Si trabajas con otra persona, comparte el enlace o usa las opciones de colaboración disponibles.

Cómo funcionan las celdas, los rangos y las fórmulas

Una celda se identifica por una columna y una fila: C2 es la celda de la columna C y la fila 2. Un rango es un grupo de celdas contiguas, como A1:C6. Cuando escribes en la barra de fórmulas una expresión que empieza por =, Excel calcula el resultado y lo muestra en la celda.

En el libro Gastos, el rango C2:C6 contiene los cinco importes: 20,00; 35,50; 12,00; 48,90; y 27,60. La suma es 144,00 y el promedio es 28,80. Las fórmulas no necesitan que escribas cada importe otra vez: cuando cambias un dato dentro del rango, el resultado se actualiza.

Crear una fórmula para totalizar tus gastos

1. Selecciona la celda C8.
2. Escribe Total en B8 y la fórmula correspondiente en C8.
3. Confirma la fórmula y comprueba que C8 muestra 144,00.
4. Selecciona C9 y escribe Promedio en B9.
5. Introduce la fórmula del promedio en C9 y confirma.
6. Comprueba que C9 muestra 28,80.

=SUMA(C2:C6)

=PROMEDIO(C2:C6)

Cómo organizar el libro con colores, anchos y filtros

Ahora vamos a ordenar visualmente el libro. Selecciona A1:C1 para resaltar los encabezados. En Excel para la web, utiliza las herramientas de la cinta que estén disponibles para dar formato de fuente, relleno y bordes. Si una opción aparece en el menú contextual, también puedes abrirla con el botón derecho del ratón.

Ajusta el ancho de las columnas A, B y C para que las fechas, las categorías y los importes se vean completos. Para que las encabezadas sean legibles, puedes aumentar el tamaño de fuente de A1:C1 y aplicar un color de relleno.

Después añade un filtro a la tabla. Selecciona A1:C6 y abre Datos > Filtrar. Aparecerán controles en los encabezados. Al seleccionar la flecha de B1 podrás consultar los gastos de una categoría concreta sin borrar las demás filas.

Qué funciones y herramientas puede faltar en Excel para la web

Excel para la web cubre las operaciones habituales de una hoja de cálculo, pero no incluye necesariamente todas las herramientas de Excel de escritorio. Las funciones nuevas pueden depender de la licencia, del canal de actualización y del tipo de cuenta. Excel para la web no ejecuta macros VBA.

Cuándo conviene volver al Excel de escritorio

1. Guarda o descarga una copia del libro Gastos desde el servicio.
2. Abre esa copia con Excel de escritorio, si lo tienes instalado.
3. Comprueba que las hojas, fórmulas y formatos se mantienen.
4. Añade las funciones o herramientas que el navegador no ofrece.
5. Guarda el archivo en el equipo con el formato .xlsx o .xlsm si necesita macros VBA.
6. Si vuelves a compartirlo, comprueba quién puede editarlo.

El libro online sirve para editar y colaborar. El libro de escritorio resulta más adecuado cuando necesitas una función concreta, trabajar sin conexión o ejecutar una macro VBA. No subas un archivo .xlsm esperando que sus macros se ejecuten en Excel para la web: allí no funcionan.

Lo que ya sabes hacer con una hoja de cálculo online

Ya puedes hacer estas tareas con el libro Gastos:

• Crear un libro en Excel para la web y abrir una hoja en blanco.
• Renombrar una hoja y escribir fechas, categorías e importes.
• Subir un archivo .xlsx y seguir editándolo online.
• Copiar, corregir y deshacer cambios con los atajos del teclado.
• Guardar el libro en el entorno online donde inicies sesión.
• Usar celdas, rangos y fórmulas como =SUMA(C2:C6).
• Calcular el total y el promedio de los gastos.
• Aplicar color, relleno, bordes y ajustar columnas.
• Añadir un filtro para consultar una categoría.
• Reconocer cuándo conviene usar Excel de escritorio.
• Distinguir las funciones que dependen de la licencia.
• Entender que Excel para la web no ejecuta macros VBA.

Siguiente paso: crea un libro compartido y revisa las opciones de permisos disponibles para decidir quién puede consultar, editar o recibir una copia del libro.

Dudas al usar una hoja de cálculo online