Una hoja de presupuesto para imprimir es un libro de Excel pensado para verse bien en papel o en PDF, no solo en pantalla. Sirve para presentar números a otra persona (un cliente, tu pareja, tu jefe) sin que las cifras se descoloquen ni se corten al imprimir. En este tutorial vas a montar una hoja de presupuesto de principio a fin: una plantilla lista en blanco, las filas y las fórmulas, el formato para que se lea en papel, el ajuste a la página y la exportación a PDF. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y en Excel para la web. Donde no baste con el Excel de escritorio, se avisa.
Qué es una hoja de presupuesto para imprimir y cuándo te conviene
Una hoja de presupuesto para imprimir es, simplemente, una hoja de cálculo pensada para salir por la impresora o convertirse en PDF. La idea es que el archivo se vea igual de bien en un folio que en pantalla: las columnas bien medidas, los totales juntos, los títulos repetidos en cada página y los importes con su símbolo de moneda.
Te conviene cuando el presupuesto sale de Excel para llegar a otra persona. Dos casosclaros:
- Un freelance que termina un trabajo, abre su hoja, escribe las partidas y envía el PDF al cliente. Quiere que el cliente vea un documento limpio, con su número de presupuesto, la fecha y el total, no una captura borrosa.
- Una familia que anota sus ingresos y gastos del mes en una hoja y la imprime para tenerla en la nevera o para revisarla juntos un domingo. Quiere los totales grandes, los títulos claros y que la impresora no le corte una cifra entre dos páginas.
En ambos casos, la hoja cumple el mismo trabajo: organizar números, calcular totales y quedar bien al imprimir.
Las piezas que no pueden faltar en una hoja de presupuesto
Una hoja de presupuesto, sea del tipo que sea, tiene cinco secciones mínimas. Si falta algunade ellas, al imprimir se nota.
- Ingresos: el dinero que entra. En una familia, sueldos, pensiones, alquileres cobrados. En un presupuesto comercial, lo que cobra el emisor.
- Gastos fijos: lo que se paga siempre, casi lo mismo cada mes (alquiler, luz, teléfono, cuotas).
- Gastos variables: lo que cambia (comida, transporte, ocio, material de un proyecto).
- Ahorro o deuda: lo que sobra para ahorrar o lo que falta por devolver.
- Resumen final: totales de cada bloque y la resta final. Sin esto, la hoja no se entiende.
Si la hoja es un presupuesto comercial, además lleva los datos fiscales del emisor y del cliente: nombre o razón social, NIF o RFC, dirección y fecha. Sin esos datos, el documento no vale como factura ni como presupuesto formal.
Crear la hoja desde una plantilla de Excel
Si no quieres empezar de cero, Excel trae plantillas gratuitas ya pensadas para imprimir. Se buscan así:
- Abre Excel y ve a Archivo > Nuevo.
- En el cuadro de búsqueda escribe presupuesto y pulsa Entrar.
- Elige una de las plantillas que aparecen: "Presupuesto personal", "Presupuesto mensual", "Presupuesto para un evento" o similares.
- Pulsa Crear. Se descarga una copia en tu libro y ya puedes escribir encima.
Esta búsqueda funciona en Microsoft 365, Excel 2024 y Excel 2021 con plantillas integradas. En Excel 2019, 2016 y 2013 también aparece el cuadro de búsqueda de plantillas, pero las que oferta Microsoft cambian con el tiempo; si no encuentras la que te sirve, descarga una plantilla de la galerí de support.microsoft.com/es-es/office/descargar-plantillas-gratuitas-de-excel.
Si prefieres construirla tú mismo paso a paso, sigues en la siguiente sección.
Dibujar la hoja a mano: las filas y columnas del presupuesto
Ahora montamos desde cero un presupuesto de hogar. El libro se llama PresupuestoHogar y tiene una hoja llamada Mensual. La idea es que cada paso deje la hoja un poco más hecha que el anterior.
Empezamos con los encabezados y los ingresos:
- En la celda A1 escribe Presupuesto mensual del hogar.
- En la fila 3, escribe los títulos de columna: A3 Concepto, B3 Cantidad, C3 Unidad, D3 Importe.
- En las filas 5 a 8, anota los ingresos del mes.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 3 | Concepto | Cantidad | Unidad | Importe |
| 4 | Ingresos | |||
| 5 | Sueldo principal | 1 | mes | 1.850,00 |
| 6 | Sueldo secundaria | 1 | mes | 1.320,00 |
| 7 | Alquiler local | 1 | mes | 480,00 |
| 8 | Otros ingresos | 90,00 |
Los títulos del presupuesto, el número y la fecha
Una hoja de presupuesto que se imprime lleva siempre un número propio y una fecha. El número se calcula automáticamente para que cada presupuesto nuevo tenga el siguiente.
- En H1 escribe Nº presupuesto y en I1 escribe Fecha.
- En H2 escribe la fórmula para el siguiente número. Si la columna B es la de los importes, esta fórmula cuenta cuántos importes hay escritos y suma uno:
=CONTARA(B:B)+1- En I2 escribe la fecha de hoy:
=HOY()| A | B | C | D | E | F | G | H | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | A | B | C | D | … | H | I | |
| 2 | 1 | Presupuesto mensual del hogar | Nº presupuesto | Fecha | ||||
| 3 | 2 | 5 | 18/10/2026 |
=HOY() se actualiza sola cada vez que abres el libro. Para que la fecha no cambie al imprimir, selecciona I2, pulsa Ctrl+1, abre la categoría Personalizada y escribe dd/mm/aaaa; después copia el valor con Ctrl+C y pégalo con Ctrl+Alt+V > Valores sobre la misma celda.La columna de importe y los totales por sección
Cada bloque de la hoja lleva su propio total al pie. Vamos con los gastos fijos, que viven debajo de los ingresos.
- En A10 escribe Gastos fijos.
- En las filas 11 a 18 anota ocho gastos fijos (alquiler, luz, agua, gas, internet, teléfono, seguro del hogar, comunidad).
- En D19 escribe el total:
=SUMA(D11:D18)| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 10 | Gastos fijos | |||
| 11 | Alquiler vivienda | 1 | mes | 720,00 |
| 12 | Luz | 1 | mes | 78,50 |
| 13 | Agua | 1 | mes | 42,00 |
| 14 | Gas | 1 | mes | 31,20 |
| 15 | Internet | 1 | mes | 39,90 |
| 16 | Teléfono | 1 | mes | 22,00 |
| 17 | Seguro del hogar | 1 | mes | 28,60 |
| 18 | Comunidad | 1 | mes | 55,00 |
| 19 | Total gastos fijos | 1.017,20 |
Repite la misma operación para los gastos variables en las filas 21 a 29, con su total en D30:
=SUMA(D21:D29)El resumen que cierra la hoja
Al final de la hoja, una fila resumen recoge los tres totales: ingresos, gastos y lo que queda.
- En A32 escribe Resumen, en A33 Total ingresos, en A34 Total gastos, en A35 Saldo del mes.
- En D33 anota el total de ingresos (que en este ejemplo está calculado en D9):
=SUMA(D5:D8)- En D34 suma los dos totales de gastos:
=D19+D30- En D35 resta para ver el saldo:
=D33-D34| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 32 | Resumen | |||
| 33 | Total ingresos | 3.740,00 | ||
| 34 | Total gastos | 1.017,20 + 685,40 | ||
| 35 | Saldo del mes | 2.037,40 |
Darle formato para que se imprima bien
Una hoja llena de números sin formato se entiende en pantalla,pero al imprimir queda plana y aburrida. Vamos a darle cuerpo.
- Selecciona A3:D3 y pulsa Ctrl+N para poner los encabezados en negrita.
- Selecciona cada título de sección (A4, A21, A32) y ponlos en negrita y con un color de fondo suave desde Inicio > Fuente > Color de relleno.
- Selecciona el rango A3:D35 y aplica bordes desde Inicio > Fuente > Bordes > Todos los bordes.
- Ajusta el ancho de las columnas: selecciona la columna A, ve a Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna y escribe 32. Repite con B, C y D poniendo 12.
Los formatos de número que mejor se imprimen
El formato Contabilidad es el que mejor queda en papel: alinea el símbolo de moneda a la izquierda y los números a la derecha.
- Selecciona D5:D35.
- Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
- En la categoría Número, elige Contabilidad.
- En Símbolo, escoge la moneda que uses (euros, MXN pesos, CLP, PEN soles, ARS).
- En Posiciones decimales, deja 2.
Repetir la fila de títulos en cada página al imprimir
Cuando la hoja es más larga que un folio, la fila de encabezados solo aparece en la primera página y el resto se leen sin contexto. Para que se repita:
- Ve a Diseño de página > Imprimir títulos.
- En Filas a repetir en cada página, escribe
$1:$1o haz clic sobre la fila 1. - Pulsa Aceptar.
Imprimir títulos
Ajustar la hoja al papel y los márgenes de impresión
Antes de imprimir hay que decirle a Excel cómo de grande es la hoja de papel. Por defecto, Excel puede mandar la tabla a tres o cuatro páginas y dejar la última con solo una columna.
- Ve a Diseño de página > Configurar página.
- En la pestaña Página, en Ajustar a, marca Ajustar a: y deja 1 página de ancho por 0 de alto. Si prefieres que use las páginas que necesite pero sin partir columnas, pon 1 página de ancho por alto automático.
- En Orientación, elige Vertical para hojascon pocas columnas o Horizontal si la tabla tiene muchas.
- Abre la pestaña Márgenes y deja Arriba, Abajo, Izquierda y Derecha en 2 cm. La opción Centrar en la página > Horizontalmente centra la tabla en el folio.
- Pulsa Aceptar.
Márgenes
Para ver cómo va a quedar antes de imprimir, ve a Vista > Diseño de página. Verás los saltos de página en línea azul discontinua.Si no te convence el reparto, vuelve a[ Vista > Normal y reajusta los márgenes.
## Pasar la hoja a PDF lista para enviar
El último paso es convertir la hoja a un PDF que llegue al cliente (o a la nevera) tal como se ve en pantalla.
- Ve a Archivo > Guardar como.
- En Tipo, elige PDF (.pdf)*.
- Pulsa Opciones…
- En Publicar qué, elige Toda la hoja si quieres imprimir la hoja entera, o Solo selección si antes seleccionaste un rango concreto con el ratón.
- Pulsa Aceptar y después Guardar.
Si tu Excel no trae la opción PDF (en versiones muy antiguas), usa Imprimir > Impresora: Microsoft Print to PDF. Eliges la impresora virtual PDF, pulsas Imprimir y Windows te pide dónde guardar el archivo.
Errores típicos al imprimir una hoja de presupuesto
Estos son los tres problemas que aparecen casi siempre al imprimir una hoja de presupuesto. Con verlos una vez ya sabes dónde mirar.
El importe se corta entre dos páginas
Lo que ves: una cifra partida a la mitad entre la página 1 y la página 2, o una fila en blanco porque Excel insertó el salto justo en medio.
La causa: Excel decide los saltos de página solo con el alto de las filas, sin mirar el contenido.
El arreglo: ve a Vista > Saltos de página y arrastra la línea azul discontinua hasta después de la fila que quieres mantener junta.También puedes seleccionar la fila, ir a Inicio > Celdas > Formato > Propiedades de la celda y marcar Imprimir > Salto de página antes. Cuando termines, vuelve a Vista > Normal.
La fila de totales cae en otra página y se pierde
Lo que ves: los totales de la sección han quedado en la página 2 y no los has visto al imprimir, o han salido solos en un folio casi vacío.
La causa: la sección creció más de lo previsto y el salto automático cayó justo después de la última fila de datos.
El arreglo: la solución más limpia es aplicar lo de la sección anterior (Imprimir títulos para la fila de totales o arrastrar el salto en Vista > Saltos de página). Si la tabla es muy ancha, también puedes imprimir en horizontal desde Diseño de página > Orientación > Horizontal.
El símbolo de moneda sale raro al imprimir
Lo que ves: en pantalla ves euros o MXN, pero al imprimir aparece un signo $ genérico, o ves el símbolo bien pero los números sin decimales.
La causa: en la celda escribiste el número 1.850,00 € a mano en vez de usar el formato Contabilidad.
El arreglo: borra el contenido de D5:D35 y vuelve a escribir solo los números (1850, 78.50, 42…). Después aplica el formato Contabilidad desde Ctrl+1 > Número > Contabilidad, con el símbolo correcto y dos posiciones decimales.
Lo que ya sabes hacer con una hoja de presupuesto para imprimir
- Estructura en cinco secciones (ingresos, gastos fijos, gastos variables, ahorro/deuda y resumen) con totales propios.
- Fórmulas básicas (
SUMA,CONTARA,HOY)para que los totales y el número de presupuesto se calculen solos. - Formato Contabilidad con su moneda para que los importes se impriman limpios.
- Configurar la página, los márgenes y la repetición de títulos para que la hoja salga bien en papel.
- Exportar a PDF desde Archivo > Guardar como, o desde Imprimir >Microsoft Print to PDF.
El siguiente paso es aplicar la misma estructura a un presupuesto por evento (una boda, una reforma, un proyecto del trabajo): los mismos bloques, las mismas fórmulas y el mismo camino al PDF.
Datos verificados en octubre de 2026.
Dudas al imprimir una hoja de presupuesto en Excel
1. ¿Cómo hago un modelo de presupuesto en PDF gratis desde Excel?
En Excel, prepara la hoja con tu diseño de presupuesto y ve a Archivo > Guardar como. Elige PDF en el tipo de archivo, indica la ruta y pulsa Publicar; el PDF resultante se puede descargar y enviar sin coste. Para que la impresión quede limpia, ajusta el área de impresión en Diseño de página > Área de impresión y revisa los saltos de página en la vista Vista > Salto de página.
2. ¿Dónde consigo una plantilla de presupuesto gratis en Excel?
Excel trae plantillas listas: abre el programa y elige Nuevo, luego busca "Presupuesto" en el cuadro de búsqueda; verás propuestas personales, para小企业, de obra o de eventos. Cualquiera se descarga gratis con un clic y la puedes adaptar a tus cifras sin perder las fórmulas.
3. ¿Qué formato de presupuesto en Excel puedo usar gratis?
El formato más práctico es una hoja con cinco columnas: fecha, concepto, cantidad, tipo (ingreso o gasto) y saldo acumulado, con una fila de totales al final. Puedes usar la función SUMAR.SI para sumar solo ingresos o solo gastos, y así obtener el resultado del mes en una celda.
4. ¿Cómo pasar un modelo de presupuesto de Excel a Word?
La forma más cómoda es imprimir la hoja a PDF desde Excel y luego abrir ese PDF en Word (Word 2013 o posterior lo abre y permite editarlo). Si solo quieres una copia visual, en Word ve a Insertar > Objeto > Objeto de Microsoft Excel y pega el rango; el doble clic lo abre para modificarlo.
5. ¿Cómo hago un modelo de presupuesto editable?
Si lo creas en Excel, las celdas con fórmulas son editables como cualquier otra, así que cualquier plantilla .xlsx ya es editable por defecto. Para que otros solo cambien las cifras y no rompan las fórmulas, desbloquea solo las celdas de datos con Formato > Proteger hoja y deja el resto protegido.
6. ¿Cómo es una plantilla de presupuesto personal en Excel?
Una plantilla personal suele tener un apartado de ingresos (sueldo, extras) y otro de gastos fijos (alquiler, servicios) y variables (ocio, comida), con una celda de ahorro al final. La fórmula clave es =ingresos-gastos en la celda de saldo, y con un formato condicional en Inicio > Formato condicional puedes ver de un vistazo si el mes cierra en positivo o negativo.
7. ¿Cómo preparo una plantilla de presupuesto de trabajo en Excel?
Empieza con una tabla de partidas (mano de obra, materiales, equipos), una columna de cantidad, otra de precio unitario y una tercera de total (=cantidad*precio). Abajo, una fila de subtotal con =SUMA(rango) y, si quieres, un 10% de imprevistos multiplicando el subtotal por 1,1; ajusta el área de impresión para que quepa en una sola hoja antes de imprimir.
Fuentes
- MicrosoftHOJAS — documentación oficialconsultado el 06/10/2026