Control de gastos en Google Sheets con una plantilla

Una plantilla de control de gastos en Google Sheets reúne el registro de cada compra, sus categorías, los enlaces a los recibos y un cuadro de mandos con gráficos y totales. Sirve para seguir los gastos personales o de un equipo desde un mismo archivo de Google Drive.

Este tutorial usa una plantilla de seguimiento de gastos con las pestañas «Read me», «All expenses», «Cuadro de mandos» y hojas auxiliares. Al terminar, sabrás copiar la plantilla, compartirla, registrar gastos, revisarlos y exportar el archivo a Excel. Funciona en Google Sheets para la web; la exportación requiere una aplicación de Excel. Los datos y pasos están comprobados en octubre de 2026.

Qué es una plantilla de control de gastos

Una plantilla de control de gastos es un libro de Google Sheets preparado para registrar y analizar gastos. En este ejemplo, la hoja «All expenses» contiene una fila por gasto y la hoja «Cuadro de mandos» presenta gráficos por día, mes, tipo y persona.

El archivo reúne tres tareas que normalmente se separan: anotar la compra, conservar el recibo y revisar el total. Las fórmulas y los gráficos ya están vinculados al registro, por lo que no hay que crear otra base de datos ni instalar un programa adicional.

La plantilla funciona en Google Sheets para la web, disponible en Google Drive. También puede descargarse como archivo .xlsx y abrirse en versiones compatibles de Excel. La plantilla debe funcionar sin macros VBA, Power Query o Power Pivot, porque esa tecnología no se transfiere a Google Sheets.

Qué incluye la plantilla y cómo obtenerla

La copia de trabajo se organiza en pestañas. «Read me» orienta sobre el uso; «All expenses» registra los gastos; «Cuadro de mandos» muestra los análisis. «Data preparation» y «Accrual Period Table» alimentan el panel y no deben modificarse.

1. Abre el enlace de la plantilla en una pestaña de Google Sheets.
2. Pulsa Archivo y elige Hacer una copia.
3. Confirma que el destino sea tu Google Drive.
4. Cambia el nombre de la copia para reconocerla, por ejemplo, «Control de gastos del equipo».
5. Abre la copia y revisa la pestaña «Read me».

Preparar la copia y compartirla con el equipo

1. Abre la copia y pulsa Compartir.
2. Añade a cada persona que registrará gastos.
3. Concede el permiso Editor; no es necesario conceder acceso al propietario del archivo.
4. Comprueba que «All expenses» continue abierta para edición.
5. Explica que las personas deben añadir sus datos en una fila nueva, sin borrar ni reordenar las columnas.

Registrar cada gasto con los datos que necesita

Cada fila representa un gasto completo. Los campos permiten saber qué se compró, cuánto costó, cómo se clasificó, quién lo pagó y dónde encontrar la factura o el recibo.

Para registrar una compra en «All expenses»:

1. Selecciona la primera celda vacía de la columna Date.
2. Escribe la fecha con el formato de tu configuración regional.
3. Continúa con Description, Invoice number y Amount.
4. Elige Expense type en la lista desplegable.
5. Pega el enlace del recibo.
6. Escribe el nombre en Team member.

Elegir el tipo de gasto desde la lista desplegable

La columna Expense type utiliza una lista desplegable para impedir que cada persona escriba una variante distinta de la misma categoría. Selecciona la celda de la categoría y abre la flecha; después elige «Transport», «Materiales» o «Servicios».

Añadir el enlace del recibo en Google Drive

Guardar el recibo en la misma carpeta de Drive facilita encontrarlo y evita que el enlace leave de funcionar.

1. Abre Google Drive y pulsa Nuevo > Subida de archivos.
2. Selecciona la imagen o el PDF del recibo.
3. Copia su enlace desde Drive.
4. En «All expenses», selecciona la celda de Receipt link correspondiente.
5. Pega el enlace y pulsa Ctrl+Entrar (Cmd+Entrar en Mac).
6. Abre el enlace en una pestaña nueva para comprobarlo.

Consultar el cuadro de mandos de los gastos

«Cuadro de mandos» concentra la información que se consulta con frecuencia. Muestra gráficos de gastos por día, mes, tipo y persona, además de totales relacionados con cada responsable.

La actualización no exige pulsar un botón: al añadir datos en «All expenses», las fórmulas y los gráficos reaccionan. Antes de modificar el panel, confirma que el gasto se haya escrito en la fila correcta y que el importe no incluya texto o símbolos adicionales.

Comparar el gasto por mes y por persona

En «Cuadro de mandos», revisa el gráfico de gastos mensuales y el gráfico por persona. El cuadro Bring data from the last … days limita el periodo; la plantilla muestra los últimos 365 días de forma predeterminada.

1. Selecciona el cuadro de días de historial.
2. Sustituye 365 por 30 para revisar el último mes.
3. Compara los totales de los gráficos por mes.
4. Revisa qué persona concentra más gasto durante ese intervalo.
5. Devuelve el valor a 365 si quieres mantener la vista anual.

Personalizar las categorías sin romper la plantilla

Las categorías están definidas en una hoja auxiliar. Para adaptar la plantilla, consulta sus valores y utiliza las categorías que ya employs en lugar de crear nombres paralelos en el registro.

Si necesitas varios tipos de transporte, puedes usar etiquetas específicas siempre que estén disponibles. Cuando no exista una categoría, edita la lista de origen del menú desplegable y revisa que los gráficos la reconozcan.

Comprobar que los totales siguen actualizándose

Ahora añade tres gastos pequeños a «All expenses»: un café de 4,50, un trayecto de 8,00 y un material de 3,50. Deben sumar 16,00 y aparecer en los totales y gráficos correspondientes.

=SUMA(D2:D7)

El total debe pasar de 97,40 a 113,40. «Meals» sumará 4,50; «Transport» llegó a 43,00 y «Materiales» a 16,00.

Proteger el cuadro de mandos sin bloquear el registro

En Google Sheets puedes proteger el panel sin impedir que el equipo añada filas al registro. La operación se realiza desde el menú de hoja y no es una función de Excel.

1. Abre «Cuadro de mandos».
2. En Google Sheets, selecciona Datos > Protect sheets and ranges.
3. Elige Range y selecciona las celdas o el panel que quieres inmovilizar.
4. Activa Set permissions y decide si quien puede editar puede seleccionar las celdas protegidas.
5. Pulsa OK y, si aparece una ventana de permisos, confirma la acción.
6. Deja «All expenses» sin protección.
7. Prueba el registro con una fila nueva y comprueba que se puede editar.

Llevar el control de gastos a Excel

Si después necesitas analizar el histórico con herramientas de Excel, descarga una copia. Google Sheets puede abrir y editar archivos .xlsx en modo Office sin convertirlos al formato nativo de Google Sheets.

En el archivo descargado se conservan las hojas que exportó la plantilla, sus datos, fórmulas y los objetos que Sheets puede representar. Los enlaces a recibos siguen siendo enlaces de Drive y requieren acceso al archivo correspondiente.

Exportar una hoja de Google Sheets a .xlsx

1. Abre el libro de Google Sheets.
2. Pulsa Archivo.
3. Elige Descargar.
4. Selecciona Microsoft Excel (.xlsx).
5. Guarda el archivo en el equipo.
6. Ábrelo en Excel y comprueba las pestañas «All expenses» y «Cuadro de mandos».

Revisar qué funciones se conservan al volver a Excel

Al pasar de Excel a Google Sheets, las macros VBA, Power Query, Power Pivot y algunos gráficos o formatos condicionales complejos no pasan a Sheets. Google Sheets utiliza Apps Script para automatizaciones propias. Por eso, la plantilla de este tutorial debe funcionar sin macros VBA, Power Query o Power Pivot.

La exportación a .xlsx es la operación inversa: el archivo descargado contiene lo que la plantilla utiliza y Excel trabaja sobre esa copia como un libro .xlsx. No todos los objetos de una hoja de Google Sheets tienen una representación idéntica en Excel; revisa visualmente los gráficos y las fórmulas después de abrir el archivo.

Qué sigue después de registrar los primeros gastos

• Mantén una copia de la plantilla en Google Drive y trabaja sobre ella, no sobre el original.
• Comparte «All expenses» con permiso de edición y deja el cuadro de mandos protegido.
• Registra cada compra con fecha, descripción, factura, importe, categoría, recibo y responsable.
• Revisa periódicamente el panel por día, mes, tipo y persona.
• Mantén los recibos en Drive y comprueba que sus permisos permitan abrirlos.
• Exporta una copia .xlsx cuando necesites abrir el histórico en Excel.

El siguiente paso es registrar los primeros gastos, verificar sus totales y invitar al equipo a utilizar exactamente los mismos campos y categorías.

Fuentes oficiales para Google Sheets y Excel

• Google Drive: abrir archivos de Microsoft Excel con el modo Office: explica cómo Sheets abre y edita archivos .xlsx y qué funciones no se transfieren.
• Google Sheets: galería de plantillas: muestra las plantillas disponibles, incluidas las de gastos y finanzas.
• Microsoft Excel:Workbook, worksheet, cell and range: consulta oficial para distinguir libros, hojas, celdas y rangos al trabajar con la copia exportada.
• Microsoft Excel:protección: la ayuda de Excel sirve para revisar las funciones de protección disponibles después de abrir el archivo .xlsx.

Dudas al usar una plantilla de gastos en Google Sheets