Cómo pasar gastos de Google Sheets a Excel sin perder formato

Una hoja de gastos no es más que una tabla donde apuntas cuánto entra y cuánto sale cada mes, y al final del mes miras la resta y sabes si te ha sobrado algo. La gente busca "gastos hojas de cálculo de Google" porque Google Sheets trae plantillas de gastos listas para copiar, y a veces prefiere rematarlas en Excel, donde las fórmulas de suma van un paso más allá. En este tutorial partimos de una de esas plantillas, la descargamos como .xlsx y la abrimos en Excel para tratarla: quitar duplicados, sumar por categoría con SUMAR.SI y resumir el mes con SUMAR.SI.CONJUNTO. Lo que vas a saber hacer al terminar: cargar tus datos, agruparlos por categoría, sacar el total del mes en curso y ver de un vistazo si el balance sale positivo o negativo. Funciona en Excel 2007 en adelante y en Excel para Microsoft 365; las funciones SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO existen en todas esas versiones.

Qué es una hoja de gastos y por qué empezar desde una plantilla

Una hoja de gastos es una tabla muy simple: una fila por movimiento (un ingreso o un gasto), con la fecha, el concepto, la categoría, el importe y, si quieres, la forma de pago. A partir de ahí, unas pocas fórmulas te dicen cuánto llevas gastado en cada categoría, cuánto te queda a final de mes y en qué se te va el dinero. No hace falta montar una hoja enorme con cincuenta columnas; con cinco columnas y un par de hojas de resumen vas servido.

La razón de empezar por una plantilla de Google Sheets es práctica: ya tiene la estructura montada, los colores, las categorías pensadas y validaciones de lista para no escribir lo mismo con dos nombres distintos. La abres en Google Drive, la copias y, cuando quieras tratarla con fórmulas más potentes, la descargas como .xlsx y la abres en Excel. Es el camino más corto entre "tengo una idea de lo que quiero" y "tengo una hoja que funciona".

Lo que tiene que tener una hoja de gastos útiles

• Ingreso mensual: sueldo, extras, devolución de hacienda y otros ingresos del mes.
• Gastos fijos: alquiler, luz, agua, internet, gimnasio, transporte; lo que se repite cada mes casi igual.
• Gastos variables: comida, ocio, suscripciones, ropa; lo que cambia y conviene mirar.
• Ahorro o pago de deuda: lo que apartas cada mes para un fondo o para amortizar un préstamo.
• Resumen final: total de ingresos, total de gastos, balance del mes y comparación con el mes anterior.

Abrir la plantilla de Google Sheets en Excel sin perder datos

Lo primero es conseguir la plantilla en formato Excel. La abres en Google Drive con el navegador, le pones un nombre y la descargas. En el ordenador se queda un archivo .xlsx que abre Excel directamente, sin conversiones raras. La plantilla original de Google tiene tres hojas: Ingresos, Gastos y Resumen. Al abrirla en Excel las tres hojas aparecen abajo, con sus pestañas.

Convertir la plantilla a .xlsx desde Google Drive

1. Abre la plantilla en Google Drive y haz una copia propia (Archivo > Hacer una copia).
2. Renombra la copia, por ejemplo «Gastos 2026».
3. Ve a <https://docs.google.com/spreadsheets/> y abre tu copia.
4. Pulsa Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
5. Guarda el archivo en tu carpeta y ábrelo con Excel.
6. Comprueba abajo que están las tres pestañas: Ingresos, Gastos y Resumen.

Lo que Excel sí abre y lo que no

Excel sí abre las celdas, los valores, las fórmulas básicas (SUMA, SI, BUSCARV), los colores de relleno, los formatos de número y las validaciones de lista simples. Lo que no pasa al convertir de Google Sheets a .xlsx son las macros de VBA (Google usa Apps Script), las consultas de Power Query, los modelos de Power Pivot ni algunos formatos condicionales con iconos o barras de datos avanzados. Si tu plantilla usa solo listas, sumas y formatos básicos, llega entera; si usa IMPORTRANGE o ARRAYFORMULA, esas fórmulas se quedan en la hoja como texto y dan error al abrirlas en Excel.

Cargar tus datos en la hoja de gastos

Con la plantilla ya en Excel, el siguiente movimiento es meter tus movimientos reales. La hoja Gastos tiene cinco columnas: fecha en A, concepto en B, categoría en C, importe en D y forma de pago en E. Los datos se copian del extracto del banco o de la app del banco, y se pegan en la hoja con Pegado especial > Solo valores para no traer formatos raros.

Quitar duplicados y dejar una fila por movimiento

1. Selecciona el rango A1:E100 (las cabeceras más las filas de datos).
2. Abre la herramienta con Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados.

1. Marca la casilla "Mis datos tienen encabezados".
2. Deja marcadas las cinco columnas para que considere duplicado solo si las cinco coinciden.
3. Pulsa Aceptar y lee el mensaje: «Se han quitado X valores duplicados; quedan Y valores únicos».
4. Pulsa Aceptar.

Categorías fijas para los gastos variables

Para no escribir la categoría a mano cada vez, se hace una lista corta en una hoja llamada "Categorías" y se usa para autorrellenar. La lista es la misma para todos los casos: Comida, Transporte, Hogar, Ocio, Suscripciones y Otros.

Después, en la hoja Gastos, seleccionas C2:C100, abres Validación de datos y usas como origen =$F$2:$F$7 (la lista de la hoja Categorías). Así cada celda de la columna C lleva una lista desplegable con esas seis opciones, y autorrellenar es cuestión de pulsar la primera letra.

Calcular totales por categoría con SUMAR.SI

Para saber cuánto llevas gastado en Comida, en Transporte y en cada categoría, se usa SUMAR.SI (en inglés SUMIF). Esta función mira una columna, busca un texto y, cuando lo encuentra, suma el valor de otra columna en la misma fila. La sintaxis es:

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

El argumento del rango y el del criterio

El primer argumento, rango, es la columna donde la función va a buscar. Aquí es la columna Categoría, C2:C100. El segundo argumento, criterio, es el texto exacto que se va a buscar, escrito entre comillas: "Comida", "Transporte", "Hogar". Solo se cuentan las filas donde la categoría coincide con ese texto.

El argumento del rango_suma

El tercer argumento, rango_suma, es la columna que se va a sumar cuando la categoría coincida. Aquí es la columna Importe, D2:D100. Si se omite, SUMAR.SI suma los valores del primer argumento, lo cual aquí no sirve porque la columna Categoría contiene texto. Por eso casi siempre hay que ponerlo.

Total por cada categoría con una sola fórmula copiada

En la hoja Resumen, en la celda G2, se escribe la fórmula para Comida y se copia hacia abajo para las demás categorías de la columna F.

La fórmula en G2 es:

=SUMAR.SI(C2:C100;"Comida";D2:D100)

Al copiarla hacia abajo con el controlador de relleno, la fórmula sigue apuntando a C2:C100 (porque ese rango no debe moverse al arrastrar) y el criterio se cambia a "Transporte", "Hogar", etc. Para que el rango de la suma no se mueva al copiar hacia abajo, hay que fijarlo: se selecciona C2:C100 en la fórmula y se pulsa F4 (en Mac, Cmd+T), con lo que pasa a $C$2:$C$100.

El resumen del mes con SUMAR.SI.CONJUNTO

Para filtrar a la vez por mes y por categoría se usa SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS). A diferencia de SUMAR.SI, esta función permite poner varios pares de rango y criterio, y los combina con lógica Y: solo suman las filas que cumplen todos a la vez. La sintaxis es:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango1;criterio1;rango2;criterio2)

Total de Comida solo del mes en curso

El primer argumento es el rango que se va a sumar (D2:D100). El segundo y tercer argumento son el rango y criterio de la fecha: se quiere que la fecha sea mayor o igual que el primer día del mes. Para eso se usa FIN.MES:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D100;A2:A100;">="&FIN.MES(FECHA(2026;11;-1);0);C2:C100;"Comida")

La fórmula dice: suma D2:D100 donde la fecha en A2:A100 sea mayor o igual que el último día del mes anterior (que coincide con el primer día del mes en curso) y la categoría en C2:C100 sea "Comida". El "&" une el texto del operador ">=" con la fecha calculada por FIN.MES.

Promedio y máximo del mes con la barra de estado

Para ver el gasto medio del mes, el máximo y el número de movimientos sin escribir una fórmula, se usa la barra de estado de abajo. Al seleccionar los importes del mes (los de la columna D cuyas filas tengan la fecha del mes en curso), la barra muestra automáticamente el promedio, el recuento y la suma. Si solo ves la suma, haz clic derecho sobre la barra y activa las casillas Promedio, Recuento y Suma.

1. Filtra la hoja Gastos por el mes en curso (Datos > Ordenar y filtrar > Filtro, y filtra la columna A).
2. Selecciona solo los importes visibles de la columna D.
3. Lee abajo, en la barra de estado: Promedio, Recuento, Suma.

Cruzar la hoja de gastos con la de ingresos

Para ver el balance del mes hay que cruzar las dos hojas: Ingresos (sueldo, extras y otros) y Gastos. En la hoja Resumen, en la celda I2, se calcula la diferencia entre lo que entró y lo que salió, todo del mes en curso. La fórmula es:

=SUMA(Ingresos!B2:B10)-SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D100;A2:A100;">="&FIN.MES(FECHA(2026;11;-1);0))

El primer SUMA suma todos los importes de la columna Importe de la hoja Ingresos (sueldo más extras más devolución, etc.). El SUMAR.SI.CONJUNTO suma los gastos cuyas fechas sean del mes en curso, sin filtrar por categoría. La resta es el balance.

Ver el balance con formato condicional

Para ver de un vistazo si el balance es positivo (verde) o negativo (rojo), se aplica formato condicional a la celda I2.

1. Selecciona I2.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Mayor que.

1. Escribe 0 y elige formato verde (Relleno verde con texto verde oscuro).
2. Pulsa Aceptar.
3. Repite con Menor que, escribe 0 y elige formato rojo.

Errores típicos al pasar la plantilla de Google a Excel

Al descargar la plantilla de presupuesto de Google y abrirla en Excel, hay tres tropiezos que aparecen una y otra vez: las fechas que llegan como texto, las fórmulas exclusivas de Google que Excel no entiende y los #¡REF! al mover filas. Cada uno tiene su arreglo y se ven en la hoja antes y después.

Las fechas llegan como texto y no suman

Las fechas que en Google Sheets eran fechas, al abrir el archivo en Excel aparecen alineadas a la izquierda en vez de a la derecha. Eso significa que Excel las ve como texto, no como número, y por eso no suman ni ordenan bien.

El arreglo:

1. Selecciona la columna A.
2. Ve a Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas.

1. Pulsa Finalizar directamente (asume que el separador es el adecuado).
2. Selecciona la columna otra vez y abre Formato de celdas (Ctrl+1).
3. Elige Categoría: Fecha y Tipo: DMY (día-mes-año).

#¿NOMBRE? al copiar una fórmula de Google Sheets

Si la plantilla de Google usaba ARRAYFORMULA o IMPORTRANGE, al abrirla en Excel esas fórmulas dan #¿NOMBRE? porque esas funciones no existen en Excel. ARRAYFORMULA aplica una fórmula a todo un rango; IMPORTRANGE trae datos de otro archivo. El arreglo es sustituirlas por fórmulas nativas de Excel:

Para ARRAYFORMULA, se arrastra la fórmula manualmente hacia abajo con el controlador de relleno, o se usan las matrices dinámicas de Excel 2021 y Microsoft 365, que ya se expanden solas.

Para IMPORTRANGE, no hay equivalente directo. Si necesitas traer datos de otro libro en Excel, usa Power Query (Datos > Obtener y transformar > Desde un libro) o un simple =BUSCARV si solo quieres cruzar una clave.

#¡REF! después de mover filas o pegar de otro libro

Si copias filas de la hoja Gastos y las pegas en otro libro, o si arrastras filas para reordenarlas, la fórmula SUMAR.SI de la hoja Resumen puede dar #¡REF! en algunas celdas. Eso pasa porque la referencia se ha quedado fuera del rango o se ha roto.

El arreglo es revisar la fórmula en G2 con la barra de fórmulas, ajustar el rango a mano (por ejemplo, volver a C2:C100 y D2:D100) y volver a pulsar F4 para fijar las referencias. Después se arrastra de nuevo hacia abajo.

Lo que ya sabes hacer con la hoja de gastos

• Cargar la plantilla de presupuesto de Google Sheets y abrirla en Excel como .xlsx.
• Quitar duplicados con Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados y dejar una fila por movimiento.
• Sumar por categoría con =SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) y copiar la fórmula hacia abajo fijando el rango con F4.
• Resumir el mes en curso con =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango1;criterio1;rango2;criterio2) usando FIN.MES y FECHA para calcular el primer día del mes.
• Calcular el balance del mes cruzando la hoja Ingresos y la hoja Gastos, y aplicar formato condicional para ver de un vistazo si es positivo o negativo.
• Diagnosticar y arreglar los tres errores típicos al pasar la plantilla de Google a Excel: fechas como texto, funciones exclusivas de Google y #¡REF! por mover filas.

El siguiente paso natural es montar una tabla dinámica de gastos por categoría y por mes (Insertar > Tablas > Tabla dinámica), para ver la evolución mes a mes sin escribir una sola fórmula nueva.

Dudas al pasar la plantilla de gastos de Google a Excel