Cómo hacer una plantilla de control de gastos en Excel

Una plantilla de control de gastos en Excel no es más que una hoja donde apuntas cada gasto del mes (fecha, concepto, categoría, importe y forma de pago) y, con unas fórmulas sencillas, ves al instante cuánto llevas gastado en cada categoría y cuánto en total. Al terminar este tutorial tendrás una plantilla tuya, con un libro que crece solo cuando añades filas, una lista desplegable para no escribir la categoría a mano y un gráfico circular para ver a dónde se va el dinero. Lo que se explica funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013; en Excel para la web y para Mac los pasos son los mismos aunque cambien algunos atajos.

Qué es una plantilla de gastos y para qué te sirve de verdad

Una plantilla de gastos es una hoja de Excel pensada para anotar, uno a uno, todos los gastos que haces en un periodo (un mes, una semana, un trimestre). Cada gasto se apunta en una fila con su fecha, un concepto corto, la categoría a la que pertenece, el importe y, si te interesa, la forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia). Con esos datos en la hoja, las fórmulas se encargan de agrupar los importes por categoría y de darte el total del mes.

La gracia práctica no es apuntar los números, sino verlos juntos. Un mes real, por ejemplo, puede tener gastos como 45,20 en supermercado, 12,00 en transporte, 35,90 en una cena, 9,99 en una suscripción de música, 60,00 en una factura de la luz y 25,50 en una salida con amigos. Cuando los sumas por categoría descubres que, sin darte cuenta, te has gastado casi lo mismo en suscripciones que en comida, y eso cambia cómo decides el mes siguiente.

Las piezas de la plantilla: fecha, concepto, categoría, importe y forma de pago

La plantilla se sostiene sobre cinco columnas. La fecha sirve para ordenar los gastos en el tiempo y para filtrar por mes o por semana más adelante. El concepto es una descripción corta que te permita reconocer el gasto cuando lo vuelvas a ver ("Luz agosto", "Cena con Marta", "Netflix"). La categoría es el grupo al que pertenece el gasto: Comida, Transporte, Hogar, Ocio, Suscripciones, etc. El importe es la cantidad pagada, con dos decimales y siempre en la misma moneda para que las sumas tengan sentido. La forma de pago es opcional, pero ayuda a cuadrar después con el extracto del banco.

Sin la categoría no puedes agrupar, y sin la fecha no puedes acotar por mes. Esas dos columnas son las que permiten que la plantilla "piense" por ti.

Montar la hoja en blanco: títulos, fechas y la primera fila de datos

Abre un libro nuevo y crea una hoja llamada Gastos. En la fila 1 escribe los cinco encabezados: Fecha en A1, Concepto en B1, Categoría en C1, Importe en D1 y Forma de pago en E1. A partir de la fila 2 empieza a apuntar gastos reales del mes: cada fila es un gasto, cada columna uno de los cinco datos. Para que la plantilla sirva de ejemplo, mezcla gastos en euros y en pesos mexicanos, con decimales escritos con coma (1,50) y los miles con punto (1.250,00).

Dar formato a los importes con dos decimales

Los importes tienen que verse siempre igual, con dos decimales y separador de miles, para que las sumas sean legibles. Selecciona la columna D entera haciendo clic en la letra D, abre el cuadro Formato de celdas con Ctrl+1, elige la categoría Número y marca 2 decimales y Usar separador de miles (.). Al aceptar, los importes de la columna D se reformatean sin que cambien los valores.

El formato rápido desde la cinta

Si no quieres abrir el cuadro, hay un atajo directo. Selecciona la columna D, ve a Inicio > Número y pulsa el botón Formato de número con dos decimales (el icono ,00); o usa el atajo Ctrl+Mayús+1, que abre el cuadro Formato de celdas ya en la categoría Número. Para los importes, esos dos decimales son obligatorios: sin ellos, una columna con 45,2 y otra con 45,20 no se sumarían igual.

Una lista desplegable para no escribir la categoría a mano

Escribir la categoría a mano cada vez es lo que hace que las plantillas se abandonen al mes siguiente. La solución es una lista desplegable en la columna Categoría, creada con Validación de datos, así solo hay que elegir.

Selecciona C2:C8, abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos y rellena el cuadro: en Permitir elige Lista y en Origen escribe las cinco categorías separadas por punto y coma.

Ahora cada celda de C2 a C8 muestra una flecha a la derecha; al pulsarla salen las cinco categorías y solo hay que elegir una. Si intentas escribir una categoría que no está, Excel la rechaza.

La lista sacada de un rango de la hoja

Escribir las categorías a mano en el cuadro funciona, pero si añades una nueva categoría tienes que volver a Validación de datos. Es mejor escribirlas en una columna aparte y apuntar a ese rango. En F2:F6 escribe Comida, Transporte, Hogar, Ocio y Suscripciones, y cambia el Origen del cuadro por la referencia al rango.

Sumar lo que llevas gastado por categoría con SUMAR.SI

Una vez que cada gasto tiene su categoría, SUMAR.SI (en inglés SUMIF) hace el trabajo pesado: mira la columna Categoría, busca las filas que coinciden con la categoría que le pides y suma los importes de esas filas. En G2 escribe Comida y en H2 la fórmula:

=SUMAR.SI(C2:C8;"Comida";D2:D8)

El resultado es 45,20. Copia esa fórmula hacia abajo cambiando la categoría (Transporte, Hogar, Ocio, Suscripciones) y la plantilla te muestra al instante cuánto llevas gastado en cada una. Si en una fila la categoría coincide con tildes o mayúsculas distintas, no la cuenta, así que la lista desplegable evita ese problema.

Para los gastos en pesos mexicanos, añade una segunda columna con la misma fórmula pero filtrando solo por la moneda o por un rango aparte. Lo importante: SUMAR.SI no convierte monedas, solo suma; si mezclas monedas en la misma columna, los totales sumarán cifras en monedas distintas y no significarán nada. La forma limpia es tener una hoja por moneda o, si las mezclas, una columna extra Moneda para filtrar con SUMAR.SI.CONJUNTO.

Total general del mes con SUMA

Para el total del mes, la fórmula no necesita condición: SUMA (en inglés SUM) recorre la columna Importe y suma todo. En una celda aparte, por ejemplo H10, escribe =SUMA(D2:D8) y obtienes 1.567,59, que es justo la Suma que mostraba la barra de estado.

=SUMA(D2:D8)

Ver los gastos de un mes concreto con la función SUMAR.SI.CONJUNTO

SUMAR.SI suma por una sola condición. Para filtrar a la vez por categoría y por mes necesitas SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS), que existe en Excel 2007 y posteriores, en Microsoft 365, en Excel para la web y en Mac. La fórmula lleva primero el rango a sumar y luego parejas de rango y condición. En I2, al lado de Comida, escribe:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D8;C2:C8;"Comida";A2:A8;">="&FECHA(2026;10;1);A2:A8;"<"&FECHA(2026;11;1))

La condición de fecha se construye con FECHA(2026;10;1) para el primer día del mes y FECHA(2026;11;1) para el primer día del mes siguiente; así entran todas las fechas de octubre de 2026 y ninguna de los demás días. Copia la fórmula hacia abajo cambiando "Comida" por cada categoría.

Convertir los datos en una tabla que crece sola

Apuntar fórmulas celda a celda funciona, pero al añadir un gasto nuevo tienes que copiar la fórmula a la fila siguiente y ampliar los rangos a mano. Convertir el rango en una tabla de Excel lo hace automático.

Selecciona A1:E8, ve a Insertar > Tablas > Tabla, marca La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar. La hoja cambia de aspecto: aparecen filtros en los encabezados y la tabla se llama Tabla1 por defecto. Ahora añade un gasto nuevo en la fila 9: la tabla se expande sola, y como las fórmulas SUMAR.SI apuntan a la columna entera de la tabla (por ejemplo Tabla1[Categoría]), siguen sumando sin tocar nada.

Un gráfico circular para ver a dónde se va el dinero

Las cifras en columnas están bien, pero un gráfico circular te dice de un vistazo en qué categoría se va la mayor parte del mes. Selecciona la tabla de totales por categoría (G1:H6 con los encabezados Categoría y Total mes), ve a Insertar > Gráficos > Gráfico circular y elige el primer estilo.

Al pulsar Aceptar, Excel dibuja un círculo con cinco trozos. En el ejemplo, el trozo de Hogar es enorme porque la factura de la luz es de 1.250,00 y pesa mucho más que las demás categorías. Para ver los importes exactos, pasa el ratón por encima de cada trozo o activa las etiquetas de datos desde el botón + que aparece a la derecha del gráfico.

Errores que aparecen al montar la plantilla y cómo arreglarlos

Tres fallos aparecen una y otra vez al montar una plantilla de gastos, y todos tienen arreglo.

La suma por categoría devuelve 0

La fórmula =SUMAR.SI(C2:C8;"Comida";D2:D8) da 0. La causa suele ser que la categoría escrita en la fórmula no coincide con la del desplegable: una tiene tilde y la otra no, o una está en mayúsculas. La función distingue mayúsculas y minúsculas, pero no distingue tildes, así que "Comida" y "Comida" cuentan, pero "Comida" y "COMIDA" también, porque el rango es el mismo. El arreglo es revisar la lista desplegable y la fórmula y unificarlas.

La lista desplegable desaparece al añadir una categoría nueva

Has añadido "Salud" en F7, pero la celda C2 sigue mostrando solo las cinco de antes. La causa es que el Origen de Validación de datos es =$F$2:$F$6, un rango cerrado que no incluye F7. El arreglo es ampliar el Origen a =$F$2:$F$10 o, mejor aún, convertir la columna de categorías en una tabla de Excel y escribir =Tabla2[Categoría], así crece sola.

El gráfico no se actualiza al sumar más filas

Has añadido gastos en octubre y el gráfico sigue mostrando los totales de antes. La causa es que el gráfico se basó en un rango normal (G1:H6) y no en la tabla. El arreglo es seleccionar el gráfico, ir a Diseño de gráfico > Seleccionar datos y cambiar el rango por la tabla de totales, o volver a crear el gráfico ya con la tabla convertida en Tabla1.

Lo que tu plantilla puede hacer a partir de aquí

• Tienes una hoja con cinco cabeceras y un formato de importes de dos decimales que se entiende de un vistazo.
• La categoría se elige con una lista desplegable, así no hay errores de escritura.
• SUMAR.SI agrupa los importes por categoría y SUMA te da el total del mes.
• SUMAR.SI.CONJUNTO filtra por categoría y por mes a la vez, así puedes comparar meses.
• Un gráfico circular muestra a dónde se va el dinero de un vistazo.

El siguiente paso natural es añadir formato condicional a la columna de totales por categoría: cuando un total supere el límite que te has marcado para ese mes, la celda se pone en rojo y ves de un vistazo en qué categoría te has pasado sin tener que comparar números.

Dudas al montar tu plantilla de gastos en Excel