Cómo hacer un libro diario en Excel con fórmulas paso a paso

Si llevas la contabilidad de un comercio o de una pequeña empresa y solo tienes Excel a mano, puedes montarte un libro diario funcional sin comprar un programa a medida. En este tutorial vas a crear desde cero una hoja que registre las operaciones del mes con la regla de la partida doble (Debe = Haber), que calcule el saldo acumulado, que separe el IVA y que te avise cuando un asiento no cuadra. Lo que harás te servirá en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016; en la web y en Mac también funciona, aunque en la web no podrás proteger la hoja con contraseña. Cuando termines tendrás una hoja lista para rellenarla a diario y dejarla protegida contra borrados accidentales.

Qué es el libro diario y por qué se lleva en Excel

El libro diario es el registro cronológico de todas las operaciones que afectan al patrimonio de la empresa: cada venta al contado, cada compra de género, cada cobro a un cliente, cada pago a un proveedor y cada nómina. En España, en México, en Argentina o en Chile la mecánica es la misma: cada hecho contable se anota en un asiento con la fecha, las cuentas que intervienen, el importe en el Debe y el importe en el Haber, y un documento que lo justifique (factura, recibo, nómina).

La regla que nunca falla es la de la partida doble: la suma del Debe tiene que ser igual a la suma del Haber en cada asiento. Si vendes mercancía por 1.000 más IVA, anotas 1.210 en el Debe de la cuenta de clientes y, en el Haber, 1.000 en ventas y 210 en IVA repercutido. Cuando cobras, anotas 1.210 en el Debe de caja o bancos y 1.210 en el Haber de clientes. El libro es la base: de aquí sale el libro mayor y, de ahí, el balance y la cuenta de resultados.

Llevarlo en Excel es una opción razonable para autónomos y micropymes con pocas operaciones al mes, porque te permite ver, filtrar y sumar sin aprender un programa contable. Cuando el volumen crece o necesitas informes oficiales, tocará pasarse a un software contable, y la buena noticia es que la hoja que vas a montar aquí te servirá como esqueleto para esa migración.

La estructura de un asiento y la cabecera de la hoja

Un asiento es un conjunto de líneas que comparten el mismo número de asiento y la misma fecha. La primera línea lleva la fecha y una descripción corta ("Venta factura 2026-A-12"); las siguientes, una por cada cuenta que interviene, con su importe en Debe o en Haber. La descripción larga del asiento suele repetirse solo en la primera línea para no ensuciar la hoja.

La cabecera de la hoja va en la fila 1: en A1 el título "LIBRO DIARIO", en B1 el nombre de la empresa y en F1 el ejercicio (por ejemplo, "Ejercicio 2026"). Debajo, en la fila 2, los encabezados de las columnas. De izquierda a derecha: Asiento, Fecha, Cuenta, Descripción, Debe, Haber, Saldo y Documento. La columna Saldo no es obligatoria en un libro diario tradicional, pero en Excel te ayuda a ver de un vistazo cómo va la caja y los bancos.

Las cuentas más habituales del libro diario

No hace falta que memorices el Plan General Contable entero: con estas diez cuentas puedes llevar el día a día de un comercio. Las cuentas patrimoniales (de 1 a 5) reflejan lo que la empresa tiene o debe; las de resultado (6 y 7) recogen gastos e ingresos del ejercicio.

La regla de oro de la partida doble

En cada asiento, la suma del Debe tiene que ser exactamente igual a la suma del Haber. Si no lo es, hay un error de apuntes. La regla se cumple línea a línea del asiento, no sumando todo el mes. Nunca se pone un importe en el Debe y en el Haber de la misma línea: una cuenta solo se mueve en un sentido en cada asiento.

Crear la hoja del libro diario desde cero

1. Abre Excel y crea un libro nuevo (Ctrl+U). En la primera hoja, que ya se llama "Hoja1", haz doble clic en su pestaña y renómbrala como "Libro Diario".
2. En A1 escribe LIBRO DIARIO; en B1, el nombre del comercio; en F1, Ejercicio 2026. Pon la fila 1 en negrita y con fondo gris claro para que destaque.
3. En A2:H2 escribe los encabezados: Asiento, Fecha, Cuenta, Descripción, Debe, Haber, Saldo y Documento. Aplica negrita y un borde inferior grueso.
4. Selecciona la columna A entera y, en Ctrl+1, formato de celda General con ancho 8. Selecciona B, formato de celda Fecha corta (por ejemplo, dd/mm/aaaa). Selecciona E, F y G, formato Número con 2 decimales y separador de miles.
5. Selecciona A2:H2 y aplica bordes finos al resto del rango con Ctrl+Mayús+Más (Formato de celdas > Borde) o desde Inicio > Fuente > Bordes > Todos los bordes.
6. Anota los nueve asientos de ejemplo que ya viste en la tabla de arriba: tres asientos de venta con IVA, un cobro y una compra. Te quedará una base de 10 filas con datos.

Dar formato a la cabecera y a las celdas de importe

Para que la hoja se lea de un vistazo, aplica formato condicional a las celdas de Debe y Haber: si en una misma fila las dos están vacías, déjalas blancas; si una tiene valor y la otra no, también; el verdadero control lo harás con la regla que detecta asientos descuadrados, que verás más adelante.

1. Selecciona E3:F50 y abre Formato condicional > Nueva regla > Aplicar formato a las celdas que contengan.
2. Elige "Valor de la celda" "es igual a" 0 y aplica color de fuente blanco para ocultar los ceros. En muchas versiones se logra marcando "Mostrar un cero en celdas que tengan valor cero" en Archivo > Opciones > Avanzadas.
3. Selecciona E3:F50 otra vez y, en Formato de celdas > Número, elige Número con 2 decimales y separador de miles, y desmuestra el cero con la casilla "No mostrar cero".

Fijar la fila de cabeceras para que se vea al desplazarse

Cuando empieces a tener muchos asientos, la fila 2 con los encabezados desaparecerá al hacer scroll. Fíjala para que siempre se vea.

1. Haz clic en la celda A3 (la primera fila de datos, debajo de la cabecera).
2. Ve a Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar paneles. La fila 1 y la fila 2 quedan fijas.
3. Si en tu versión Excel no tiene "Inmovilizar paneles" o el atajo, prueba Ctrl+Mayús+L; en Mac, Cmd+Mayús+L. Si tampoco responde, en Mac, Cmd+Mayús+F o ve a Vista > Freeze Panes.

Registrar asientos con fórmulas que hacen el trabajo por ti

Ahora viene la parte que ahorra trabajo: una fórmula de saldo acumulado que baja sola y una columna extra que calcula el IVA a partir de la base. Vamos a añadirlas a la hoja que ya tienes con los nueve asientos de abril 2026.

La fórmula del saldo acumulado fila a fila

El saldo de la fila n es el saldo de la fila n-1, más el Debe de la fila n, menos el Haber de la fila n. Si arrastras con cuidado, basta una fórmula.

1. En G3 escribe =E3-F3 y pulsa Entrar. La celda mostrará 1.210,00.
2. Vuelve a G3, sitúate en la esquina inferior derecha hasta que veas la cruz finita (el controlador de relleno) y arrastra hacia abajo hasta G10. Verás cómo el saldo se va arrastrando.
3. La fórmula copiada en G4 es =E4-F4. Pero esto calcula el saldo solo de esa línea, no acumula. Para acumular de verdad, escribe a mano en G4 la fórmula =G3+E4-F4 y vuelve a arrastrar desde G4 hasta abajo.
4. Truco: si la primera línea de datos es la fila 3, en G3 escribe =E3-F3; en G4 y siguientes, =G3+E4-F4 y arrastra. La referencia a G3 es relativa, así que al arrastrar se va convirtiendo en G4, G5, G6… automáticamente.

=E3-F3

=G3+E4-F4

Separar el IVA automáticamente con una columna auxiliar

Para no calcular el 21 % a mano en cada venta o compra, añade una columna I (Base imponible) y una columna J (IVA 21 %) entre la Descripción y el Debe. La columna J se queda con el IVA, que va a la cuenta 472 o 477; la columna I es la base, que va a la cuenta 600 o 700.

1. En I2 escribe Base y en J2 IVA 21 %.
2. En I3, si la línea es de venta, escribe =F4/(1+0,21) para sacar la base desde el total con IVA; o, si la base ya la sabes, escríbela a mano (1.000,00).
3. En J3 escribe =I3*0,21 y arrastra. Para la venta del asiento 1, J3 vale 210,00.
4. Ahora el asiento queda así: línea 1, total con IVA en el Debe de 430 (1.210,00); línea 2, base en el Haber de 700 (1.000,00); línea 3, IVA en el Haber de 477 (210,00).

=F4/(1+0,21)

=I3*0,21

Comprobar que cada asiento cuadra y filtrar la información

Con la hoja llena, el siguiente paso es revisar que ningún asiento se ha quedado descuadrado. No hace falta sumar a mano: usa la barra de estado y los filtros.

1. Selecciona la columna E. La barra de estado, abajo a la derecha, te dice Suma: 3.428,00 y Recuento: 4 (los días con Debe). Haz lo mismo con la columna F: Suma: 3.428,00. Si ambas suman coinciden, el libro total cuadra.
2. Para revisar asiento a asiento, pon un Filtro: selecciona A2:H2 y ve a Datos > Ordenar y filtrar > Filtro. Aparecerá una flecha en cada celda de la fila 2.
3. Pulsa la flecha de la columna A, desmarca "Seleccionar todo" y marca solo el asiento 1. La hoja mostrará solo esas tres líneas. Suma Debe y Haber con la barra de estado: deben coincidir.
4. Para ver solo las operaciones de un proveedor, pulsa la flecha de la columna C, elige "Filtros de texto > Contiene" y escribe el nombre. Para ver solo abril, en la columna B, "Filtros de fecha > Entre" y delimita 01/04/2026 a 30/04/2026.

Detectar asientos descuadrados con formato condicional

Para no tener que revisar a mano, una regla de formato condicional marca en rojo las filas cuyo asiento no cuadre.

1. Selecciona A3:H50 (el rango de datos, sin la cabecera).
2. Ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla > Usar una fórmula para determinar las celdas a las que se aplica formato.
3. Escribe la fórmula =CONTAR.SI($A$2:$A$50;A3) no te sirve: lo que necesitas es comparar Debe y Haber del mismo asiento. Usa =SUMAR.SI($A$2:$A$50;A3;$E$2:$E$50)<>SUMAR.SI($A$2:$A$50;A3;$F$2:$F$50).
4. Pulsa "Formato" y elige relleno rojo claro y texto rojo oscuro. Acepta.

=SUMAR.SI($A$2:$A$50;A3;$E$2:$E$50)<>SUMAR.SI($A$2:$A$50;A3;$F$2:$F$50)

Proteger la hoja para no borrar fórmulas por descuido

Si alguien (o tú mismo) borra una celda con la fórmula del saldo, todo el cálculo se va al traste. La protección evita eso.

1. Selecciona las celdas donde SÍ quieres escribir (en este libro, A3:H50, todas las de datos). Haz Ctrl+1 > pestaña Proteger y desmarca la casilla "Bloqueada". Acepta.
2. Si tienes una columna con fórmulas que no quieres perder, selecciónala y déjala bloqueada (por defecto lo está). Aquí la columna G (Saldo) lleva fórmulas, así que queda bloqueada por defecto.
3. Ve a Revisar > Proteger > Proteger hoja. Marca "Permitir a los usuarios de esta hoja seleccionar celdas bloqueadas y desbloqueadas" y, si quieres, "Dar formato a celdas" para poder seguir cambiando el formato. Opcional: escribe una contraseña y confírmala.
4. Acepta. La hoja ya está protegida: si intentas escribir en G3, Excel te avisa de que la celda está bloqueada.

Errores que de verdad pasan al llevar el libro diario en Excel

Llevar el libro diario en Excel es sencillo, pero hay tropiezos que se repiten en todas las hojas. Estos son los más comunes y cómo arreglarlos sin tener que rehacer nada.

Por qué la fórmula del saldo da un número raro

Si arrastras =E3-F3 desde G3 hasta abajo, G4 valdrá =E4-F4 (que da -1.000,00 si solo hay un Haber) en vez del saldo acumulado. La fórmula correcta es =G3+E4-F4 desde G4 hacia abajo: arrastra la referencia al saldo anterior con cuidado.

La solución más limpia: en G3 escribe =E3-F3. En G4 escribe =G3+E4-F4. Selecciona G4, cópiala (Ctrl+C), selecciona G5:G10 y pega (Ctrl+V). Verás que el saldo va bajando correctamente.

Por qué el IVA no se separa o se reparte mal

El error típico: anotar la factura entera como una sola línea, 1.210,00 en el Haber de ventas, sin desglosar el IVA. El resultado: la cuenta 700 se infla con 210,00 de IVA que no son venta, y la 477 queda vacía. El IVA se reparte mal: Hacienda te lo cobrará sobre la base real, no sobre la base inflada.

La solución es usar siempre tres líneas por cada factura con IVA: una para el cliente o proveedor, otra para la base (cuenta 600 o 700) y otra para el IVA (cuenta 472 o 477). No mezcles IVA con la base.

Por qué pegar datos encima borra fórmulas sin aviso

Copias una fila desde otra hoja o desde una web, la pegas en la fila 11, y la columna G deja de tener la fórmula del saldo: ahora dice un texto raro o el valor calculado a mano. El problema es que el pegado normal sobrescribe todo, fórmulas incluidas.

La solución: usa Pegado especial. Copia con Ctrl+C, haz clic en la celda destino, pulsa Ctrl+Alt+V, elige "Solo valores" y acepta. Si solo quieres pegar las celdas de Debe y Haber, cópialas a la vez y usa "Pegar solo valores".

Por qué un número de factura largo aparece como 0

Una factura con un número de 16 dígitos (algunos números de factura electrónica o de identificación fiscal) aparece como 0 o como 4,5783E+15 en la columna Documento. Excel guarda 15 dígitos significativos: a partir del decimosexto los convierte en ceros.

La solución: antes de pegar o escribir el número, selecciona la columna H, ve a Ctrl+1 > Número > Texto y acepta. Ahora la columna H trata los valores como texto y los guarda enteros. Si ya tienes datos, escribe un apóstrofo delante del número: '4000123456789012.

Lo que Excel no hace por ti al llevar el libro diario

Excel es una herramienta muy buena para llevar el día a día, pero hay cosas que no hace y que dependen de la normativa de cada país. Por ejemplo, Excel no sella ni firma digitalmente el libro diario, así que no sirve como justificante ante un registro mercantil o ante Hacienda por sí solo. Tampoco lleva un control de inalterabilidad: cualquier persona con acceso al libro puede modificar, borrar o reescribir filas, y no queda constancia. Por último, la obligación de conservar la documentación contable durante el plazo que marque la normativa de cada país (habitualmente entre cuatro y diez años, según el país) tampoco la cubre Excel: necesitas una copia de seguridad periódica en un disco o en la nube, y un sistema que impida la manipulación.

Si necesitas cualquiera de estas garantías, lo razonable es pasarse a un programa contable o a una solución con firma digital y trazabilidad de cambios. La hoja que has montado aquí te sirve como borrador y como base para volcar los datos a ese sistema cuando llegue el momento.

Lo que ya sabes hacer con el libro diario en Excel

• Montar la hoja con sus ocho columnas, los formatos de fecha e importe y la fila de cabeceras fija.
• Registrar asientos con la regla de la partida doble, separando IVA al 21 % en su propia línea y cuenta.
• Comprobar que cada asiento cuadra con la barra de estado y detectar descuadres con formato condicional.
• Proteger la hoja para que las fórmulas del saldo no se borren al pegar o al escribir encima.

El siguiente paso natural es enlazar esta hoja con una hoja de Mayor: una fila por cada cuenta (430, 572, 700…), con una fórmula =SUMAR.SI($C$3:$C$500;"430";$E$3:$E$500)-SUMAR.SI($C$3:$C$500;"430";$F$3:$F$500) que te da el saldo de cada cuenta en el acto. Cuando tengas Mayor, el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias salen solos.

Datos verificados en octubre de 2026.

Dudas al montar el libro diario en Excel