Aquí vas a montar, paso a paso, tu propia plantilla de gastos mensuales del hogar en Excel gratis: una hoja con categorías, los apuntes del mes y fórmulas que calculan los totales sin que tengas que hacer cuentas a mano. Al terminar tendrás un libro con una hoja de «Gastos del mes» lista para imprimir o guardar, otra con el «Resumen por categoría» y una pequeña «Lista de categorías» para mantener las opciones. Sirve desde Excel 2007 en adelante y en Excel para la web; las listas desplegables y las fórmulas que se usan aquí existen en todas esas versiones.
Nota sobre el separador: en este tutorial las fórmulas usan punto y coma, que es como separa los argumentos Excel en su configuración en español de España (decimal con coma). Si tu Excel está configurado con punto decimal, cambia punto y coma por coma:
=SUMA(A2:A10)se convierte en=SUM(A2:A10)con separador coma.
Qué es una plantilla de gastos y por qué te conviene
Una plantilla de gastos del hogar no es más que una hoja de Excel con la estructura ya preparada para anotar lo que se gasta cada mes: las categorías (luz, agua, supermercado, gasolina, colegio…), los importes y los totales. Lo que la hace útil frente a una hoja en blanco es que las fórmulas ya están escritas: tú solo escribes el número y la plantilla se ocupa de sumar, agrupar y avisarte si te pasas de un presupuesto.
En este tutorial vas a usar un único libro que crece a medida que avanzas. Empieza con la hoja «Categorías» (una lista corta que alimentará el desplegable), sigue con «Gastos del mes» (la hoja donde anotas cada gasto) y termina con «Resumen» (una tabla que agrupa los importes por categoría). Cada paso deja el libro un poco más completo que el anterior.
Las ideas detrás de la plantilla
Tres conceptos sostienen toda la plantilla:
- Una lista para las categorías. Una columna con los nombres de las categorías (Luz, Agua, Supermercado, Gasolina, Colegio, Ocio, Otros) se convierte en una lista desplegable en la hoja de gastos. Así no escribes la categoría a mano cada vez y todos los apuntes quedan iguales.
- Fórmulas de suma condicional. La función
SUMAR.SI(en inglés,SUMIF) suma los importes de una categoría concreta. En la hoja «Resumen» aparecerá una fórmula por cada categoría que recoja solo sus gastos del mes. - Formato condicional para ver los excesos. Un color de relleno que se aplica solo a las celdas que superan un valor (por ejemplo, el presupuesto de esa categoría) hace que, de un vistazo, sepas dónde te has pasado.
El libro que vas a construir sigue este orden, de lo más simple a lo más útil.
Antes de empezar: el libro y la hoja «Categorías»
Crea un libro nuevo y llámalo Gastos del hogar.xlsx. Dentro tendrá tres hojas, pero por ahora solo necesitas la primera.
Crear la hoja de categorías
Haz doble clic en la pestaña Hoja1 y escribe Categorías para renombrarla. Luego, en la columna A, anota las categorías que vas a usar este mes.
| A | |
|---|---|
| 1 | Categoría |
| 2 | Luz |
| 3 | Agua |
| 4 | Supermercado |
| 5 | Gasolina |
| 6 | Colegio |
| 7 | Ocio |
| 8 | Otros |
Categorías y en A2:A8 hay siete categorías. La celda A1 está en negrita.Esta hoja es la fuente de la lista desplegable. Más adelante, en «Gastos del mes», cada celda de categoría será un desplegable que apunta a =Categorías!$A$2:$A$8.
Categorías y ampliar el rango del desplegable. La fórmula del resumen seguirá sumando bien.Crear la hoja «Gastos del mes»
Añade una hoja nueva: clic derecho sobre la pestaña Categorías > Insertar > Hoja de cálculo. Renómbrala como Gastos del mes.
En esta hoja vas a anotar cada gasto. La estructura es: fecha, concepto, categoría, importe. La columna de categoría será un desplegable que toma los valores de la hoja Categorías, así no tienes que escribir el nombre a mano cada vez.
Escribir los encabezados
En la fila 1 escribe los títulos en este orden: Fecha, Concepto, Categoría, Importe. En la fila 2 empieza con los datos.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Categoría | Importe |
| 2 | 01/10/2026 | Recibo de luz | Luz | 78,40 |
| 3 | 03/10/2026 | Compra semanal | Supermercado | 112,30 |
| 4 | 05/10/2026 | Gasolina coche | Gasolina | 55,00 |
| 5 | 08/10/2026 | Material escolar | Colegio | 34,90 |
| 6 | 12/10/2026 | Cine y cena | Ocio | 42,00 |
Convertir la columna Categoría en un desplegable
La columna C, a partir de C2, será una lista desplegable. Así, cada gasto nuevo elige su categoría de un menú y los datos quedan limpios.
- Selecciona
C2:C100(o el rango hasta donde preveas anotar gastos este mes). - Abre
Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
- En el cuadro de diálogo, configura:
Categorías. Si escribes a mano una categoría que no está en la lista, Excel te avisa con un mensaje de error.Sumar el total del mes
Debajo de los gastos, en la fila 8, vas a poner el total. La fórmula SUMA (en inglés, SUM) suma todos los importes del rango D2 hasta la última fila con datos.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Categoría | Importe |
| 2 | 01/10/2026 | Recibo de luz | Luz | 78,40 |
| 3 | 03/10/2026 | Compra semanal | Supermercado | 112,30 |
| 4 | 05/10/2026 | Gasolina coche | Gasolina | 55,00 |
| 5 | 08/10/2026 | Material escolar | Colegio | 34,90 |
| 6 | 12/10/2026 | Cine y cena | Ocio | 42,00 |
| 7 | ||||
| 8 | Total del mes | =SUMA(D2:D6) |
323,50 (la suma de los cinco gastos). El formato de moneda de D2:D6 se mantiene.Crear la hoja «Resumen»
Una hoja solo con los apuntes del mes no basta: lo interesante es ver cuánto se ha gastado en cada categoría. Para eso creas la hoja Resumen.
Añade una hoja nueva y llámala Resumen. En la columna A repite las categorías y en la B pon la fórmula SUMAR.SI que suma los importes de la hoja Gastos del mes cuya columna C coincide con esa categoría.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Categoría | Gasto en octubre 2026 |
| 2 | Luz | 78,40 |
| 3 | Agua | 0,00 |
| 4 | Supermercado | 112,30 |
| 5 | Gasolina | 55,00 |
| 6 | Colegio | 34,90 |
| 7 | Ocio | 42,00 |
| 8 | Otros | 0,00 |
| 9 | ||
| 10 | Total | 323,50 |
La fórmula de B2 es:
=SUMAR.SI('Gastos del mes'!C:C;A2;'Gastos del mes'!D:D)SUMAR.SI (en inglés, SUMIF) tiene tres argumentos: el rango donde buscar (la columna C de Gastos del mes), el criterio (la categoría que está en A2) y el rango a sumar (la columna D de Gastos del mes). Copia la fórmula de B2 hasta B8 arrastrando el controlador de relleno.
En B10 escribe =SUMA(B2:B8) para obtener el total del resumen, que debe coincidir con el total de la hoja de gastos.
Gastos del mes (323,50). Si no coincide, mira el error «SUMAR.SI devuelve 0» más abajo.Por qué la referencia a la hoja lleva comillas simples
El nombre de la hoja Gastos del mes contiene un espacio. Cada vez que una fórmula hace referencia a esa hoja, su nombre va entre comillas simples: 'Gastos del mes'!C:C. Si no las pones, Excel muestra el error #¿NOMBRE?.
Añadir un presupuesto por categoría
Ahora la plantilla empieza a ser útil de verdad. Vas a añadir una columna con el presupuesto de cada categoría y otra que calcule cuánto te queda.
En la hoja Resumen, añade una columna C con el presupuesto y una columna D con la diferencia.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Categoría | Gasto en octubre 2026 | Presupuesto | Disponible |
| 2 | Luz | 78,40 | 90,00 | 11,60 |
| 3 | Agua | 0,00 | 50,00 | 50,00 |
| 4 | Supermercado | 112,30 | 300,00 | 187,70 |
| 5 | Gasolina | 55,00 | 120,00 | 65,00 |
| 6 | Colegio | 34,90 | 50,00 | 15,10 |
| 7 | Ocio | 42,00 | 80,00 | 38,00 |
| 8 | Otros | 0,00 | 40,00 | 40,00 |
| 9 | ||||
| 10 | Total | 323,50 | 730,00 | 406,50 |
En D2, la fórmula =C2-B2 calcula el disponible. Arrástrala hasta D8.
Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es menor que… y escribe 0. Elige el formato de texto rojo.Resaltar los gastos grandes con formato condicional
Un último toque: que la columna Importe de Gastos del mes se ponga en rojo cuando un gasto supere, por ejemplo, 50. Así detectas de un vistazo los apuntes grandes sin tener que ordenar.
- En la hoja
Gastos del mes, seleccionaD2:D100. - Abre
Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que…. - Escribe
50y elige el formatoRelleno rojo claro con texto rojo oscuro.
Errores típicos al montar la plantilla
Estos son los tropiezos más habituales cuando se hace una plantilla de gastos en Excel. Cada uno explica qué se ve en pantalla, por qué pasa y cómo se arregla.
La celda de categoría muestra una lista vacía
Abres el desplegable de la columna C y no aparece ninguna categoría, aunque la hoja Categorías tiene datos.
La causa más común es que el origen de la validación apunta a un rango vacío o usa referencias relativas. Si escribiste =Categorías!A2:A8 sin los dólares, al copiar la validación las referencias se desplazan. La solución es fijar el rango con referencias absolutas: =Categorías!$A$2:$A$8. También puede pasar si la hoja Categorías se ha borrado o renombrado; en ese caso, abre Datos > Validación de datos y vuelve a escribir el origen.
SUMAR.SI devuelve 0 aunque hay gastos en esa categoría
La fórmula =SUMAR.SI('Gastos del mes'!C:C;A2;'Gastos del mes'!D:D) muestra 0 en una categoría que sí tiene apuntes en la hoja de gastos.
Casi siempre se debe a que el texto de la categoría en la hoja Resumen no coincide exactamente con el de los desplegables. Un espacio extra, una mayúscula distinta o una tilde que falta (Agua vs Agua ) hace que SUMAR.SI no encuentre coincidencias. Revisa las celdas de la columna A de Resumen y compáralas con las de la hoja Categorías. Si quieres evitarlo, en lugar de escribir las categorías a mano en la hoja Resumen, escribe =Categorías!A2 en A2 y arrastra hacia abajo: así la referencia es siempre la misma.
La fórmula muestra #¿NOMBRE?
La celda muestra #¿NOMBRE? y al abrir la fórmula ves el nombre de la función subrayada en rojo.
Estás usando una función que tu versión de Excel no reconoce, o el separador de argumentos no es el correcto. En este tutorial todas las funciones (SUMA, SUMAR.SI, BUSCARV si lo añadieras) existen desde Excel 2007. Revisa la fórmula: si está en español con punto y coma, debería funcionar; si la pegaste de una página en inglés, el nombre de la función y el separador (coma) serán distintos.
El total del resumen no coincide con el total del mes
En la hoja Gastos del mes, D8 marca una cifra y en la hoja Resumen, B10 marca otra. La diferencia suele ser de unos pocos céntimos.
Suele pasar porque en alguna celda de la columna D hay un número escrito como texto (con un apóstrofo delante, por ejemplo, '42,00). SUMA lo ignora, pero el total a ojo se cuenta. Para encontrarlo, selecciona D2:D100, mira la barra de estado: si la Suma es 0, hay texto. También puede ser un decimal con punto en lugar de coma: 42.00 no se suma igual que 42,00 si el resto está con coma.
La lista desplegable no aparece al pulsar la celda
Seleccionas C2 pero no ves la flecha del desplegable. La causa más probable es que la validación de datos se borró al copiar y pegar la columna. Vuelve a aplicar Datos > Validación de datos sobre el rango C2:C100 con origen =Categorías!$A$2:$A$8. Si el rango tiene celdas combinadas, la validación no funciona: las listas desplegables necesitan celdas individuales.
Lo que tienes al terminar
El libro Gastos del hogar.xlsx contiene tres hojas conectadas:
Categorías: la lista de categorías en A2:A8, fuente del desplegable.Gastos del mes: los apuntes del mes con desplegable en la columna C, total en D8 con=SUMA(D2:D6)y formato condicional para gastos mayores de 50.Resumen: una fila por categoría con el gasto del mes (SUMAR.SI), el presupuesto, el disponible y un total general en B10.
Para usarlo el mes que viene, duplica la hoja Gastos del mes (clic derecho > Mover o copiar > [x] Crear una copia) y renómbrala con el mes siguiente. Las fórmulas de la hoja Resumen siguen apuntando a la hoja original, así que la nueva hoja no se sumará; si quieres que sume también los meses, cambia la fórmula a un rango con nombre que cubra todas las hojas de meses.
El siguiente paso natural es proteger las celdas con fórmulas para no borrarlas por accidente: Revisar > Proteger hoja y, antes, desbloquea con Ctrl+1 > Proteger las celdas donde se escriben los gastos. Así la plantilla queda lista para imprimir o compartir.
Dudas al usar tu plantilla de gastos
- ¿Puedo usar la plantilla en Excel para la web? Sí, las funciones y la validación de datos funcionan igual; lo único que no tendrás es la protección con contraseña de la hoja si usas una cuenta sin licencia.
- ¿Y si tengo más de un millón de filas de gastos? Una hoja de Excel admite hasta 1.048.576 filas desde la versión 2007; antes de llegar ahí, es mejor pasar los meses cerrados a otro libro y dejar solo el mes en curso en la plantilla activa.
- ¿Cómo comparto la plantilla sin que se pueda editar la estructura? Con
Revisar > Proteger hojay una contraseña; los usuarios podrán escribir en los importes pero no tocar las fórmulas ni el rango del desplegable. - ¿Puedo añadir más columnas (por ejemplo, forma de pago)? Sí: añade una columna en
Gastos del mes, insértala antes deImportepara queSUMAR.SIsiga funcionando con la columna D, y ajusta la fórmula si la mueves a otra posición.
Dudas al usar tu plantilla de gastos
1. ¿Hay alguna plantilla de Excel gratis para llevar los gastos mensuales del hogar?
Sí, y además puedes hacerla tú mismo en cinco minutos: abre un libro nuevo, pon encabezados en A1:D1 (Fecha, Concepto, Categoría, Importe), introduce tus gastos reales en las filas siguientes y aplica SUMAR.SI sobre la columna Categoría para ver cuánto llevas gastado en cada una. Si prefieres algo ya hecho, Microsoft ofrece plantillas gratuitas en Archivo > Nuevo > plantillas de búsqueda «gastos del hogar».
2. ¿Cómo llevo en una misma hoja el control de mis ingresos y gastos personales en Excel?
Reserva dos tablas separadas: una para ingresos (Fecha, Concepto, Importe) y otra para gastos con la misma estructura. En una celda aparte escribe =SUMA(rango_ingresos)-SUMA(rango_gastos) para ver tu saldo del mes al instante. Así, con solo cambiar la fecha, ambas tablas reflejan el mismo mes sin duplicar información.
3. ¿Qué formato debe tener un presupuesto mensual en Excel?
Un buen formato incluye una columna para la fecha, otra para el concepto, una para la categoría (Supermercado, Transporte, Ocio…) y otra para el importe. Añade una fila final con =SUMAR.SI.CONJUNTO para obtener el total de cada una sin aplicar filtros desglosados. Si quieres controlar topes, añade una columna Presupuesto junto a la de Importe y compara con una sencilla =SI(B2>C2;"Excedido";"OK").
4. ¿Dónde consigo una plantilla de presupuesto personal gratis?
Dentro del propio Excel, en Archivo > Nuevo verás un buscador de plantillas; varias son gratuitas y están en español. También en el sitio de Microsoft Office Templates hay plantillas de presupuesto personal listas para descargar y abrir directamente con tu Excel. Recuerda que las plantillas son solo un punto de partida: cuanto más las adaptes a tus categorías reales, más útiles te resultarán.
5. ¿La plantilla de gastos sirve también para una empresa pequeña?
La estructura es la misma; otra cosa: añade una columna Proveedor y otra Forma de pago para no perder detalle. Para una pyme añade una hoja aparte con las categorías de gasto separadas por departamento y otra con los cobros pendientes para controlar la tesorería. Las funciones CONTAR.SI y SUMAR.SI te permiten ver al instante cuánto llevas pagado a cada proveedor.
6. ¿Hay una plantilla de Excel gratis para hacer el presupuesto de una empresa?
Sí: en Archivo > Nuevo, escribe «presupuesto empresa» y descarga una de las plantillas gratuitas que ofrece Microsoft. Aun así, lo habitual es construirla con cuatro bloques: Ingresos previstos, Gastos fijos, Gastos variables y un cálculo de Beneficio = Ingresos – Gastos fijos – Gastos variables. Con eso tienes la base mínima sobre la que añadir después un Balance y una cuenta de resultados.
7. ¿Cómo hago paso a paso una planilla de gastos mensuales en Excel?
Abre un libro nuevo, en A1:D1 escribe Fecha, Concepto, Categoría e Importe. Baja los gastos del mes en las filas de abajo dejando la columna Importe con formato moneda (clic derecho > Formato de celdas > Moneda). En la fila siguiente aplica =SUMA(D2:D100) para conocer el total y, si quieres ver el total por supermercado o transporte, añade =SUMAR.SI(C2:C100;"Supermercado";D2:D100).
8. ¿Existe una planilla gratis para gastos mensuales familiares?
Sí, y es la misma que usarías tú solo: una tabla con cuatro columnas (Fecha, Concepto, Categoría, Importe) compartida por todos los miembros de la casa. Añade una columna extra «Persona» para que cada gasto quede asignado a quien lo hizo; así con un =SUMAR.SI.CONJUNTO puedes saber al instante cuánto ha gastado cada uno. Si sois varios, pon una fila por persona y, al final del mes, reuniros para revisar los totales antes de cerrar.
Fuentes
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftMIEMBROKPICUBO — documentación oficialconsultado el 05/10/2026