Planilla de asistencia en Excel: crea la tuya desde cero

Una planilla de asistencia laboral en Excel es una hoja donde anotas, día a día, si cada empleado fue a trabajar, llegó tarde, faltó o está de vacaciones, y al final del mes ves los totales por persona. En este tutorial la armas desde cero, con una hoja realista de diez empleados y un mes completo, y le vas sumando piezas hasta tenerla lista para imprimir o compartir. Todo lo que ves funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016; en Excel para la web también, salvo la protección de hoja, que en la web se hace de otra forma.

Qué es una planilla de asistencia y por qué sirve en tu empresa

Una planilla de asistencia es una hoja de cálculo con tres bloques bien diferenciados. A la izquierda, el listado de empleados con su nombre, puesto y departamento. En el centro, un calendario del mes con una columna por día y una fila por persona, donde marcas cada jornada con un código corto (P, A, T, V, E o J). A la derecha, los totales: cuántas presencias, faltas, tardanzas y vacaciones tuvo cada quien.

Con esa estructura alimentas tres decisiones reales. Primero, el resumen mensual que tu jefe o el área de Recursos Humanos revisa el primer día del mes siguiente. Segundo, la planificación de turnos del mes entrante, porque la planilla del mes anterior te dice quién faltó más y dónde hay que reforzar. Tercero, el cálculo de nómina, ya que las horas trabajadas, las tardanzas y las faltas se vuelcan luego a la liquidación.

A diferencia de un software de control horario, una planilla en Excel no se conecta a un reloj marcador ni guarda la hora exacta de entrada; quien la llena anota el estado de cada día a mano o desde una lista desplegable. Por eso la plantilla debe ser rápida de marcar y difícil de romper.

Las partes que tiene toda planilla de asistencia en Excel

Toda planilla de asistencia comparte cuatro bloques. El primero es el de empleados: una tabla vertical con al menos el nombre completo y, si quieres, el puesto y el departamento. Va en las columnas A a C y ocupa las filas 2 a 11 si tienes diez personas.

El segundo es el calendario del mes: una fila de fechas en la fila 1, desde la columna B hasta la AF si el mes tiene 31 días. Cada celda de la cuadrícula B2:AF11 admite un único código de estado.

El tercero es la zona de totales por persona, a la derecha del calendario. Suele llevar cinco columnas: presentes, ausentes, tarde, vacaciones y total de días registrados. Con esas cinco cifras ya sabes cómo cerró el mes cada empleado.

El cuarto es el resumen general, debajo de la lista de empleados, con la suma de cada columna de totales. Es lo que enseñas cuando te preguntan "¿cuántas faltas hubo en el mes?".

Elige la plantilla gratis que mejor encaja con tu caso

Antes de inventar nada, mira qué hay ya hecho. Microsoft tiene tres plantillas oficiales que se descargan gratis desde su catálogo:

• Lista de asistencia: una hoja sencilla con empleados, fechas y marcados manuales, ideal si quieres empezar rápido.
• Registro de empleado: lleva además datos personales (DNI, fecha de ingreso, contacto) y un historial mensual.
• Semestre de un vistazo: muestra seis meses en una sola hoja, útil para revisiones de medio año.

Clockify ofrece doce plantillas gratuitas: diaria, semanal, mensual, anual, por eventos, de ausencias, de visitantes, de capacitación, de proyectos, de horas extra, de permisos y de horarios rotativos. Todas se descargan en .xlsx y se editan en cualquier versión de Excel.

Smartsheet publica once plantillas (mensual, semanal, diaria, por turnos, de capacitación, de empleados, de contratistas, de voluntarios, de estudiantes, de enfermería y de fábrica), también en .xlsx.

Para descargarlas, entra en la página de cada proveedor, busca el botón "Descargar" o "Download" y guarda el archivo .xlsx en tu equipo. Algunas plantillas de Microsoft vienen en .xltx (plantilla); al abrirla, Excel te pide guardarla como .xlsx para poder trabajar. Si ninguna plantilla encaja con tu empresa, sigue con el tutorial: vamos a armar una desde cero.

Prepara tu hoja en blanco con nombres, fechas y estados

Empezamos con un libro nuevo. Guárdalo como Asistencia 2026.xlsx y crea una hoja llamada "Mes actual".

1. Crea el libro: Archivo > Nuevo > Libro en blanco. Guárdalo con Archivo > Guardar como con el nombre Asistencia 2026.xlsx.
2. Renombra la hoja: doble clic en la pestaña "Hoja1" y escribe Mes actual.
3. Escribe los encabezados de empleado: en A1 escribe Empleado, en B1 la fecha 1 del mes que vas a registrar, por ejemplo 01/01/2026.
4. Rellena la fila de fechas: selecciona B1, pon el cursor en el controlador de relleno (la esquina inferior derecha de la celda) y arrastra hasta AF1. Si te quedas corto, sigue arrastrando hasta AI1 y borra el sobrante; si tu Excel es Microsoft 365 o 2021, la serie se completa sola.
5. Da formato de fecha corta: selecciona B1:AF1 y pulsa Ctrl+Mayús+3 para aplicar el formato de fecha corta (dd/mm/aaaa).
6. Pon los nombres en A2:A11. Por ejemplo: Ana Ruiz, Bruno Soto, Carla Núñez, David Pérez, Elena Vidal, Fran León, Gaby Mora, Hugo Reyes, Inés Calvo, Jorge Mella.
7. Marca los encabezados en negrita: selecciona A1:AF1, ve a Inicio > Fuente > Negrita (o Ctrl+N).
8. Congela la primera fila: en Vista > Ventana > Inmovilizar paneles, elige Inmovilizar fila superior.

Los códigos de marcado que usan las plantillas

Marca la asistencia con listas desplegables

Para que nadie escriba a mano "presente" o "p" en distintas variantes, pon una lista desplegable en cada celda del calendario. Así solo se eligen los seis códigos de la tabla anterior.

1. Selecciona todo el rango del calendario: haz clic en B2, pulsa Ctrl+Mayús+Fin para ir al final del bloque, o arrastra con el ratón hasta AF11.
2. Abre la herramienta: Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen escribe exactamente: P;A;T;V;E;J
5. Marca la casilla Celda con lista desplegable para que la lista se vea al hacer clic en la celda.
6. Pulsa Aceptar.

Ahora, al hacer clic en cualquier celda de B2:AF11, aparece una flecha a la derecha. Al desplegarla, ves los seis códigos. Eliges uno y queda escrito en mayúscula y sin errores de dedo.

Colorea cada estado con formato condicional

Las listas desplegables evitan los errores de dedo, pero leer treinta columnas en blanco y negro cansa. Pinta cada estado de un color para que el mes se vea de un vistazo.

1. Selecciona el rango del calendario: B2:AF11.
2. Abre la herramienta: Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige el tipo "Aplicar formato a las celdas que contengan".
4. En la primera lista deja "Valor de celda"; en la segunda elige "Igual a"; en el cuadro de la derecha escribe P (sin comillas).
5. Pulsa Formato, ve a la pestaña Relleno y elige verde claro. Acepta el formato y luego Acepta la regla.
6. Repite el proceso para cada código: A con relleno rojo, T con amarillo, V con azul, E con naranja y J con gris. Te quedan seis reglas en la misma hoja.

Si escribes manualmente los códigos en algunas celdas y los demás los eliges de la lista, el color sale igual. Las celdas vacías no se pintan, lo que ayuda a ver de un vistazo qué días faltan por marcar.

Saca los totales por empleado y meses

Con la planilla marcada, llega el momento de los números. A la derecha del calendario, agrega cinco columnas de totales y una fórmula por código.

1. En AH1 escribe Presentes, en AI1 Ausentes, en AJ1 Tarde, en AK1 Vacaciones, en AL1 Enferm./Justif..
2. En AH2 escribe =CONTAR.SI(B2:AF2;"P") y copia la fórmula hacia abajo hasta AH11.
3. En AI2 escribe =CONTAR.SI(B2:AF2;"A") y arrastra hasta AI11.
4. En AJ2 escribe =CONTAR.SI(B2:AF2;"T") y arrastra hasta AJ11.
5. En AK2 escribe =CONTAR.SI(B2:AF2;"V") y arrastra hasta AK11.
6. En AL2 escribe =CONTAR.SI(B2:AF2;"E")+CONTAR.SI(B2:AF2;"J") y arrastra hasta AL11.
7. En la fila 12, debajo de los empleados, suma cada columna con =SUMA(AH2:AH11) y cópiala a la derecha hasta AL11.

=CONTAR.SI(B2:AF2;"P")
=CONTAR.SI(B2:AF2;"A")
=CONTAR.SI(B2:AF2;"T")
=CONTAR.SI(B2:AF2;"V")
=CONTAR.SI(B2:AF2;"E")+CONTAR.SI(B2:AF2;"J")
=SUMA(AH2:AH11)

La función CONTAR.SI (en inglés, COUNTIF) cuenta cuántas celdas de un rango cumplen una condición. La condición va entre comillas, y la celda que contiene la fórmula apunta a la fila del empleado.

Por qué la planilla deja de funcionar a mitad de mes

Una planilla que al principio va bien suele romperse a los pocos días por tres motivos: arrastrar el controlador de relleno borra la validación, el mes tiene más días que columnas y las nuevas filas quedan fuera del formato condicional. Los tres se arreglan en la misma hoja, sin tocar fórmulas.

Se borró el desplegable en las filas que copiaste

Cuando copias una fila con el controlador de relleno, la validación se queda solo en la primera celda: el resto acepta cualquier texto. Para recuperarla, selecciona de nuevo todo el rango B2:AF11 y vuelve a aplicar la lista en Datos > Validación de datos con el mismo Origen "P;A;T;V;E;J". En Microsoft 365 y Excel 2021, la validación se propaga sola al usar tablas, como verás más adelante.

Las nuevas fechas no caben porque el mes tiene 31 días

Si tu plantilla venía con 30 columnas y el mes que registras tiene 31, la columna 31 se queda sin fecha. Selecciónala, ve a Inicio > Celdas > Insertar > Insertar columnas de hoja, escribe la fecha que falta en la fila 1 y copia la fórmula de la columna anterior (arrastrando o con Ctrl+C y Ctrl+V). En la hoja de ejemplo, enero tiene 31 días y ya está cubierto hasta la columna AF.

El formato condicional no pinta las celdas nuevas

Si insertas un empleado nuevo en la fila 12, las celdas de su calendario quedan sin color porque las reglas originales se aplicaban solo a B2:AF11. Abre Inicio > Formato condicional > Administrar reglas, elige "Esta hoja" en "Mostrar reglas de formato para", edita cada regla y cambia el cuadro "Se aplica a" por $B$2:$AF$12. Al confirmar, las celdas del nuevo empleado ya se pintan.

Pasa la planilla a una tabla que crece sola

Convertir los dos bloques principales en tablas de Excel te ahorra todos los problemas de la sección anterior. Cuando agregas un empleado a la tabla, la validación, el formato condicional y las fórmulas de totales se aplican solas a la fila nueva.

1. Selecciona A1:AL1 y los datos: con Ctrl+Mayús+Fin o arrastrando.
2. Con el rango seleccionado, ve a Insertar > Tablas > Tabla.
3. Marca "La tabla tiene encabezados" y pulsa Aceptar.

Ahora la lista de empleados es una tabla con un nombre (Tabla1 por defecto). Las referencias estructuradas hacen que las fórmulas de totales apunten a la columna entera, no a un rango fijo. Si renombras la tabla como "Empleados" desde Diseño de tabla > Propiedades > Nombre de tabla, las fórmulas de los totales pueden reescribirse como =CONTAR.SI([Empleado];"P") con referencias a columnas; esto solo se aprovecha del todo en Microsoft 365 y Excel 2021, donde las tablas admiten fórmulas que se expanden solas.

Comparte, imprime o protege la planilla terminada

Una vez que la planilla está al día, hay tres formas de sacarla del equipo.

Para compartirla, ve a Archivo > Compartir y elige "Invitar a personas" si quieres que la editen varias a la vez, o "Obtener vínculo" si solo la verán. Si la subes a OneDrive, cada quien marca sus días desde el navegador; los cambios se sincronizan al instante. En Excel para la web la edición simultánea funciona igual que en Microsoft 365.

Para imprimirla en una hoja A4 horizontal, ve a Archivo > Imprimir, abre "Configurar página" y en la pestaña Página marca "Horizontal"; en la pestaña Opciones de ajuste, marca "Ajustar a" y deja "1 página(s) de ancho por 30 de alto". Al volver a la vista previa, ves la planilla en una sola hoja apaisada.

Para que nadie toque las fórmulas de totales, ve a Revisar > Proteger hoja, desmarca la casilla "Permitir a los usuarios de esta hoja seleccionar celdas bloqueadas" solo si quieres bloquear la selección (déjala marcada para que puedan seguir marcando asistencia) y revisa qué acciones permites. Acepta, escribe una contraseña dos veces y listo. La protección funciona en Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016; en Excel para la web se hace desde Revisar > Proteger libro.

Lo que ya sabes hacer con tu planilla de asistencia

• Armar la hoja con empleados, fechas y encabezados en negrita.
• Poner las fechas del mes con formato corto y congelar la fila superior.
• Validar los seis estados con una lista desplegable que evita errores de dedo.
• Colorear cada estado con formato condicional en seis reglas.
• Sacar los totales por empleado con CONTAR.SI y el resumen general con SUMA.

El siguiente paso es agregar un bloque de horas trabajadas: dos columnas más a la derecha del calendario con la hora de entrada y la hora de salida, y una fórmula que reste ambas y reste el tiempo de almuerzo. Con eso, la planilla pasa de contar asistencias a calcular horas, que es lo que de verdad pide la nómina.

Dudas al usar la planilla de asistencia en Excel