Plantilla de escandallo en Excel gratis para calcular costes

Una plantilla de escandallo en Excel permite valorar una receta, calcular el coste de cada ración, controlar mermas y fijar un precio de venta con datos verificables. En este tutorial construirás una versión gratuita y reproducible para una tortilla de patatas: desde la compra de ingredientes hasta el precio final.

El método funciona en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, y también se puede realizar en Excel para la web, Mac y móviles. Si buscas una descarga ya diseñada, también puedes consultar la plantilla gratuita de CaixaBank y El Bulli Foundation.

Qué es un escandallo y qué problema resuelve

Un escandallo es una relación valorada de los ingredientes necesarios para elaborar una receta. A diferencia de una receta común, no se limita a indicar «dos huevos» o «una MILLENA de aceite»: registra cantidades exactas, unidades, equivalencias de peso, mermas y costes.

En este libro de ejemploPreparing las cuentas de una cocina sencilla, la hoja Escandallo valora una tortilla de patatas. La hoja Resumen converts ese coste en un precio de venta. Así podrás:

• Conocer cuánto cuesta preparar una ración.
• Incorporar la merma de limpieza y pelado.
• Detectar el ingrediente cuyo coste ha aumentado.
• Fijar un precio de venta con un margen previsto.

La plantilla no sustituye una tarifa de compra ni un albarán. Es una herramienta de trabajo: sus resultados dependen de los precios, cantidades y mermas que introduzcas. La ayuda oficial de Microsoft explica la estructura básica de los libros y el trabajo con fórmulas y referencias de celda.

Las partes de una plantilla de escandallo

Cada ingrediente necesita una ficha homogénea. En el libro de ejemplo usaremos tres productos: huevos, patatas y aceite. La columna de coste unitario se calculará a partir del precio de compra y del formato recibido.

La merma se expresa como número, no como porcentaje escrito. Si el aceite tiene una densidad aproximada de 0,875 kg por litro, 0,100 litros equivalen a 0,0875 kg, redondeados a 0,088 kg en la tabla.

Cómo calcular el coste de cada ingrediente

El coste unitario debe corresponder a la unidad en la que se consume el ingrediente. En este caso:

• Huevos: 24 unidades cuestan 3,84 euros, por lo que cada unidad vale 0,16 euros.
• Patatas: un kilo cuesta 1,20 euros.
• Aceite: una garrafa de 5 litros cuesta 27,60 euros, por lo que un litro cuesta 5,52 euros.

La equivalencia de los huevos se obtiene con seis unidades de 0,060 kg. Para el aceite se utiliza una densidad de 0,875 kg por litro. En esta hoja se incluyen como datos auxiliares en J2:J4; las fórmulas del escandallo los consultan mediante referencias absolutas.

Para el peso equivalente:

=B2*$J$2

Se copia desde E2 hasta E4. Las referencias absolutas $J$2 impiden que el valor auxiliar se desplace al copiar la fórmula.

El coste total de cada ingrediente se calcula así:

=B2*E2*(1+F2/100)

Multiplica la cantidad consumida por el peso equivalente, incorpora la merma y aplica el coste unitario. La merma se calcula sobre la cantidad: por eso las patatas pasan de 0,700 kg a una base valorada de 0,770 kg.

Montar una plantilla de escandallo en Excel

Crea un libro nuevo y prepara una hoja llamada Escandallo. El ejercicio comienza con una hoja limpia y añade los datos de compra y las columnas de cálculo.

1. En la pestaña Inicio, selecciona Formato y después Conjunto de iconos para aplicar los encabezados.
2. Escribe los encabezados de la tabla en A1:H1.
3. En A2:A4, escribe Huevos, Patatas y Aceite.
4. En B2:B4, escribe 6; 0,700 y 0,100.
5. En C2:C4, escribe Unidad, Kilo y Litro.
6. En J2:J6, añade los valores auxiliares de la tabla anterior.
7. En E2, pega la fórmula del peso equivalente y arrasta el controlador de relleno hasta E4.
8. En F2:F4, escribe 0,16; 1,20 y 5,52.
9. En G2:G4, escribe 0; 10 y 0. En H2:H4, escribe 8.

Calcular el coste total y el coste por ración

Ahora añadimos el coste de cada ingrediente y el resultado por ración. Para que el total no cambie al añadir filas, utiliza referencias absolutas en las celdas que contienen el número de raciones.

1. En H2, pega la fórmula de coste total.
2. Arrastra el controlador de relleno desde H2 hasta H4.
3. En J9, escribe Raciones y en K9, escribe 8.
4. En J10, escribe Coste receta y en K10, suma el rango de costes.
5. En J11, escribe Coste por ración y divide el coste de receta entre las raciones.

=B2*E2*(1+F2/100)

=SUMA(H2:H4)

=$K$10/$K$9

El coste de receta es 2,436 euros. Al dividirlo entre ocho raciones, el coste exacto es 0,3045 euros por ración. Para mostrar dos decimales sin alterar el valor, aplica el formato numérico correspondiente; el cálculo seguirá siendo preciso.

Usar el escandallo para fijar un precio de venta

El coste por ración permite calcular un precio de venta. La hoja Resumen citricárá el coste de la receta y aplicará un coeficiente. En este ejemplo, el coeficiente será 3 y el PVP será 0,92 euros, por debajo del precio calculado.

1. Crea una hoja llamada Resumen.
2. En A1, escribe Resumen de tortilla de patatas.
3. En A3, escribe Coste por ración y en B3, escribe =Escandallo!K11.
4. En A4, escribe Coeficiente y en B4, escribe 3.
5. En A5, escribe PVP calculado y en B5, multiplica el coste por el coeficiente.
6. En A6, escribe PVP indicado y en B6, escribe 0,92.
7. En A7, escribe Margen sobre PVP y calcula la diferencia entre B6 y B3.

=Escandallo!K11

=B3*B4

=B6-B3

El coeficiente integra el margen objetivo y también puede cubrir otros costes de negocio, como personal, según la forma de cálculo que utiliza tu empresa. No es obligatorio que sea 3. El precio indicado supera el PVP calculado en 0,0065 euros; el margen bruto frente al coste de la ración es 0,6155 euros.

Qué errores aparecen al valorar ingredientes y raciones

BUSCARV devuelve #N/A aunque el dato está

Si una fórmula de búsqueda no encuentra el ingrediente, la hoja mostrará #N/A. Suele deberse a un espacio adicional, a una diferencia de mayúsculas o a que el nombre buscado no coincide exactamente con el de la tabla de precios.

Corrige el nombre en la celda de búsqueda o normaliza los datos de origen. La documentación oficial de BUSCARV explica el uso del argumento FALSO para exigir una coincidencia exacta.

=BUSCARV(A2;$A$10:$C$20;3;FALSO)

Las unidades no coinciden

Si introduces 0,100 en la columna de litros pero el coste unitario corresponde a obtener obtener kilogramo, el resultado será incorrecto aunque no haya errores. En el libro, el aceite usa precio por litro y peso equivalente en kilogramos; esos datos están relacionados mediante la densidad, no son la misma medida.

Revisa que cantidad, unidad, peso equivalente y coste unitario pertenezcan al mismo formato.

La merma está escrita con el símbolo %

Si escribes 10% en una celda, Excel guarda 0,10, pero la fórmula dividiría entre 100 y obtendría 0,10 %. En esta plantilla se espera el número 10: la fórmula ya divide F2 entre 100.

El número de raciones no coincide con la producción

Si preparas diez raciones, pero K9 sigue mostrando 8, el coste por ración quedará dividido entre ocho. En este caso, 2,436 / 8 = 0,3045; al cambiar K9 a 10, el resultado será 0,2436.

Actualiza K9 siempre que cambie el número de raciones.

Adaptar la plantilla a tu propio escandallo

La plantilla se adapta duplicando la hoja y conservando sus referencias. En este libro, la copia servirá para valorar una tortilla de patatas y la nueva para una tortilla de patatas con cebolla.

1. Haz clic con el botón derecho en la pestaña Escandallo.
2. Selecciona Mover o copiar.
3. Marca Crear una copia.
4. Pulsa Aceptar.
5. Cambia el nombre de la pestaña por Escandallo2.
6. En Escandallo2!A2, escribe Cebolla.
7. En Escandallo2!B2, escribe 0,100.
8. En Escandallo2!C2, escribe Kilo.
9. En Escandallo2!F2, escribe 1,80.
10. En Escandallo2!J7, escribe Merma cebolla y en Escandallo2!K7, escribe 15.
11. Sustituye la fórmula de E2 por una que considere la merma adicional.
12. Copia la fórmula de H2 hasta H4 y revisa los nuevos totales.

=B2*E2*(1+(F2+K7)/100)

La patata y el aceite conservan sus fórmulas. La cebolla tiene una merma adicional del 15 %, por lo que su coste pasa de 0,180 a 0,198 euros. El total nuevo es 1,674 euros y el coste por ración, 0,20925 euros.

Si más adelante conectas esta hoja con el resumen, utiliza referencias como =Escandallo2!K11. Si necesitas straight? No uses referencias 3D para combinar copias: cada hoja debe conservar su propio resumen o puedes trasladar el coste mediante una celda enlazada.

Lo que ya sabes hacer con tu plantilla

• Crear una hoja de escandallo con ingredientes, cantidades, unidades, peso equivalente, coste unitario, merma y raciones.
• Calcular el coste de cada ingrediente con fórmulas copiables.
• Obtener el coste total de la receta y el coste exacto por ración.
• Aplicar un coeficiente para calcular un precio de venta.
• Detectar errores de precios, unidades, mermas y número de raciones.
• Duplicar la plantilla y modificar sus referencias sin alterar el escandallo original.

Puedes reutilizar el libro de ejemplo, guardar una copia por receta y mantener una hoja Precios actualizada. El siguiente paso es incorporar el precio de compra más reciente de cada ingrediente y definir un periodo concreto de revisión.