Cómo contar texto en Excel con CONTAR.SI

CONTAR.SI (COUNTIF) permite saber cuántas celdas cumplen un criterio. En este tutorial usaremos un libro de pedidos para contar categorías exactas, localizar productos que contienen una palabra y separar texto de números y celdas vacías. La técnica está disponible en Excel para Microsoft 365, Excel 2021 y Excel 2024; no todas las versiones antiguas incluyen todas las funciones relacionadas con matrices o texto.

Qué significa contar texto en Excel

En una lista de pedidos, cada producto ocupa una celda de la columna Producto y su cantidad aparece en la columna siguiente. Para saber cuántos pedidos contienen manzanas, no hace falta revisar una por una: CONTAR.SI analiza un rango y cuenta las celdas que cumplen el criterio indicado.

=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas")

CONTAR.SI no cuenta palabras sueltas dentro de una frase: con el criterio "manzanas", coincide el texto completo. Si necesitas encontrar una palabra dentro de nombres más largos, usarás comodines, como se explica más adelante.

Cómo funciona la fórmula CONTAR.SI

La fórmula tiene dos argumentos obligatorios: el rango que se analizará y el criterio que debe cumplir cada celda. La sintaxis es:

=CONTAR.SI(rango;criterio)

Un mismo criterio puede contar texto o números. Por ejemplo, =CONTAR.SI(B2:B5;">55") cuenta las cantidades superiores a 55. Si usas una referencia, por ejemplo =CONTAR.SI(A2:A5;A4), Excel toma el criterio de la celda A4.

CONTAR.SI no distingue mayúsculas de minúsculas. =CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") y =CONTAR.SI(A2:A5;"MANZANAS") producen el mismo resultado. La función está documentada para Excel para Microsoft 365, Excel 2021 y Excel 2024, además de las versiones equivalentes para Mac.

El rango que se analiza

El primer argumento puede ser una referencia como A2:B5, una matriz o un rango con nombre. En este libro usamos el rango de productos de A2:A5 para contar categorías y el rango de cantidades de B2:B5 para comparar importes.

El rango puede contener valores en blanco. Excel no cuenta una celda realmente vacía como coincidencia. También conviene distinguir entre una celda vacía y una que contiene un espacio: la segunda tiene contenido y puede coincidir con ciertos criterios.

El criterio de comparación

El criterio decide qué celdas se cuentan. Puede ser un texto exacto, una referencia o una expresión.

La expresión ">55" cuenta 75 y 86. La referencia A4 cuenta una coincidencia: melocotones. Si escribes "manzanas", el criterio debe coincidir con el texto completo de la celda.

Contar coincidencias exactas en una lista

Contar dos categorías y sumar ambos resultados

Para construir el total de frutas del pedido, escribe primero dos conteos independientes y después súmalos. Selecciona D2 y escribe:

=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas")

Copia la fórmula a D3 y cambia el criterio a "naranjas". En D4, escribe:

=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas")+CONTAR.SI(A2:A5;"naranjas")

Contar categorías escritas con minúsculas

Para comprobar que las mayúsculas no cambian el resultado, escribe "Manzanas" en F2 y usa esa celda como criterio:

=CONTAR.SI(A2:A5;F2)

Contar textos que contienen una palabra

En la hoja ProductosAmpliados, la columna A incluye nombres que contienen “manzana” en distintas posiciones.

=CONTAR.SI(A2:A6;"*manzana*")

El asterisco representa cero o más caracteres. Por eso *manzana* encuentra la palabra al principio, en medio o al final de una celda. En esta lista cuenta cuatro productos.

Coincidencia exacta

El criterio "manzana" solo cuenta una celda cuyo texto completo sea exactamente manzana.

=CONTAR.SI(A2:A6;"manzana")

Texto que empieza por una palabra

El criterio "manzana*" exige que el texto empiece por esa secuencia. El asterisco permite que después haya más caracteres.

=CONTAR.SI(A2:A6;"manzana*")

En la lista anterior, solo “manzana roja” cumple el criterio. El resultado es 1.

Separar texto, números y celdas vacías

Contar cualquier contenido de texto

En la hoja Entrada, mezcla texto, números, fechas, errores y celdas vacías para comparar criterios.

"?*" cuenta el contenido que tiene al menos un carácter. En este ejemplo, la celda con un espacio puede cumplir el criterio porque no está realmente vacía. No es una forma fiable de detectar espacios: una celda con un espacio puede parecer vacía y, aun así, tener texto.

CONTARA (COUNTA) sirve como contraste porque cuenta valores no vacíos, no texto según un criterio. CONTAR (COUNT), en cambio, cuenta únicamente números.

Excluir cadenas vacías

Para intentar excluir cadenas vacías, usa "?*". La ? exige un carácter y el asterisco permite el resto. En una lista con texto normal, una celda realmente vacía no se cuenta.

Cuándo CONTAR.SI no es la fórmula adecuada

CONTAR.SI (COUNTIF) aplica un solo criterio. Si necesitas contar categorías y otra condición al mismo tiempo, utiliza CONTAR.SI.CONJUNTO (COUNTIFS). Esta función existe en Excel 2007 y posteriores.

Por ejemplo, para contar cantidades mayores de 50 y que además pertenezcan a una categoría, puedes escribir:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B5;">50";C2:C5;"fruta")

Si necesitas contar categorías diferentes, puedes sumar dos CONTAR.SI, pero una celda que coincida con ambos criterios podría contarse dos veces. Para varias condiciones en una sola fórmula, conviene usar CONTAR.SI.CONJUNTO.

Revisar y corregir un conteo de texto

Para reproducir una lista con datos problemáticos, añade esta hoja:

Para distinguir el problema, escribe temporalmente estas fórmulas:

=CONTAR.SI(A2:A5;"007")
=CONTAR(A2:A5)
=CONTAR.SI(A2:A5;"<>";"")

La primera cuenta la celda de texto 007, pero no el número 007: son valores distintos para este criterio. CONTAR cuenta solo el número. La tercera no ofrece una forma segura de detectar espacios porque el espacio es un carácter, no una celda vacía.

Corrige el dato en A5: selecciónala, pulsa Supr y deja la celda realmente vacía. Después vuelve a calcular el conteo. Si necesitas que todos los códigos sean números, corrige A2 para que 007 sea un número; entonces el criterio numérico y el textual dejan de producir el mismo resultado.

Por qué un número guardado como texto cambia el resultado

Una entrada como '007 se guarda como texto porque el apóstrofo evita que Excel la interprete como número. =CONTAR.SI(A2:A5;"007") la cuenta, pero =CONTAR(A2:A5) no. Para uniformar códigos, selecciona la columna y usa la herramienta de conversión de números a texto o elimina el apóstrofo si deben ser valores numéricos.

Por qué las mayúsculas y los espacios pueden afectar el conteo

Las mayúsculas no son el problema: =CONTAR.SI(A2:A5;"MANZANAS") cuenta igual que "manzanas". Los espacios sí importan cuando buscas una coincidencia exacta. " manzana" no coincide con "manzana" porque el primer texto tiene un carácter adicional. Limpia los espacios accidentales y vuelve a comprobar el resultado.

Lo que ya sabes hacer con CONTAR.SI

• Usar =CONTAR.SI(rango;criterio) para contar coincidencias.
• Comparar texto exacto con "manzanas".
• Usar una referencia, como A4, como criterio.
• Comparar números con expresiones como ">55".
• Buscar una palabra dentro de un texto con "*manzana*".
• Buscar textos que empiezan con una secuencia usando "manzana*".
• Usar "?*" para exigir al menos un carácter, recordando que un espacio también es un carácter.
• Aplicar varios criterios con CONTAR.SI.CONJUNTO (COUNTIFS).
• Limpiar números guardados como texto y espacios antes de contar.

CONTAR.SI está disponible en Excel para Microsoft 365, Excel 2021 y Excel 2024, además de las versiones para Mac indicadas por la documentación oficial. Los datos de este tutorial se comprobaron en octubre de 2026.

El siguiente paso es aplicar CONTAR.SI a la lista real de tu libro y revisar primero si contiene espacios, números guardados como texto o categorías repetidas.

Dudas al usar CONTAR.SI