Ordenar por color en Excel: cómo hacerlo paso a paso

Ordenar por color en Excel sirve para agrupar primero las celdas que has pintado a mano (con el cubo de Color de relleno) o las que pintó el Formato condicional (relleno, fuente o icono), sin necesidad de crear una columna nueva con un número. Funciona con la herramienta Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar, disponible en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 y 2010 (y, lógicamente, en Excel para la web y para Mac). Al terminar, sabrás ordenar tu lista por color de celda, por color de fuente o por icono, añadir un segundo criterio y distinguir cuándo un color lo pusiste tú y cuándo lo puso una regla.

Qué significa ordenar por color y cuándo te resuelve

Imagina una hoja de tareas atrasadas con el estado en la columna A: Hecha, Pendiente o Bloqueada. Para no liarte, pintas a mano el fondo de la celda del estado: rojo para "Bloqueada", amarillo para "Pendiente" y verde para "Hecha". Quieres ver primero las tareas bloqueadas y al final las hechas, sin escribir una columna nueva con un 1, 2 y 3 solo para ordenar.

Ordenar por color hace exactamente eso: usa el color que ya está en la celda (relleno, fuente o icono) como criterio de ordenación. En la pestaña Datos, al elegir Ordenar, el cuadro «Ordenar por» admite una columna y, en el segundo desplegable, una de estas claves: Color de celda, Color de fuente o Icono de conjunto de iconos. Eliges el color y si va «Encima» o «Debajo», y Excel reordena las filas manteniendo juntas todas las columnas de cada tarea.

Es la solución cuando ya tienes el color puesto (a mano o por una regla de Formato condicional) y no quieres añadir más columnas. Si todavía no tienes el color, lo normal es crear primero la regla de formato condicional y después ordenar por ese color.

Dónde está la ordenación por color y qué opciones muestra

Al pulsar Ordenar con un rango seleccionado, se abre el cuadro de diálogo de ordenación con la lista «Ordenar por» (la columna que manda) y un segundo desplegable llamado «Clave» que cambia según el contenido: si la columna tiene relleno y fuente, verás Color de celda, Color de fuente e Icono de conjunto de iconos; si no tiene nada de eso, el cuadro solo permite ordenar por valores.

Color de celda, Color de fuente e Icono de conjunto de iconos

El cuadro admite hasta 64 niveles de ordenación (en una sola ordenación), así que puedes combinar color, valor e icono en la misma operación. Cada nivel añade una fila más abajo en el cuadro.

El criterio «Encima» y el «Orden personalizado»

El segundo desplegable de cada nivel («Encima» o «Debajo») decide a qué lado de la hoja va ese color. Si dejas el criterio en «Orden personalizado…» sin tocar nada, Excel usa el orden interno del color en la paleta (es lo que ve cuando abres el cubo de color), que no suele coincidir con lo que tú querías: por eso conviene indicar «Encima» para el rojo y «Debajo» para el verde. Si pulsas «Copiar nivel», el segundo criterio hereda la columna y la clave del primero y solo cambias color y lado.

Ordenar una hoja por color de celda en tres pasos

Trabajamos con la hoja «Tareas» del libro de seguimiento. En la columna A está el Estado (texto), en B el Responsable y en C la Fecha límite. Las celdas de A2:A10 están pintadas a mano con el cubo Color de relleno: rojo para "Bloqueada", amarillo para "Pendiente" y verde para "Hecha".

Seleccionar el rango entero antes de ordenar

1. Haz clic en la celda A1.
2. Pulsa Ctrl+H para seleccionar hasta el final del bloque contiguo (A1:C10).
3. Comprueba en el Cuadro de nombres que aparece A1:C10.
4. Marca la casilla «Mis datos tienen encabezados» dentro del cuadro de ordenación.

Como la primera fila tiene títulos, Excel no pregunta si faltan y trata los encabezados como encabezados. Seleccionar el rango completo es lo que mantiene juntas las tres columnas de cada tarea al reordenar.

Elegir «Color de celda» en la clave de ordenación

1. Con A1:C10 seleccionado, abre Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
2. En «Ordenar por», deja Estado (la columna que tiene el color).
3. En «Clave», elige Color de celda.
4. En «Ordenar por…», elige Rojo; en el desplegable de al lado, Encima.
5. Pulsa [Aceptar].

Las filas con relleno rojo (Bloqueada) han subido arriba. Las amarillas y verdes se quedan en el orden que tenían entre sí: el criterio de color solo las separa, no las reordena dentro de cada bloque.

Poner los rojos primero y los verdes al final sin tocar la columna Estado

Ahora quieres un orden definitivo: primero todos los Bloqueada, después los Pendientes y al final los Hecha. Y dentro de cada bloque, las filas ordenadas por Responsable (A a Z). Se hace añadiendo niveles al cuadro.

Ordenar primero por estado de fecha, después por color

1. Selecciona A1:C10 y abre Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
2. Primer nivel: Ordenar por "Estado", Clave "Color de celda", Ordenar por… Rojo, Encima.
3. Pulsa [Agregar nivel]: Ordenar por "Estado", Clave "Color de celda", Ordenar por… Amarillo, Encima.
4. Pulsa [Agregar nivel] otra vez: Ordenar por "Estado", Clave "Color de celda", Ordenar por… Verde, Debajo.
5. Pulsa [Agregar nivel]: Ordenar por "Responsable", Clave "Valor", Ordenar por… De A a Z.
6. Pulsa [Aceptar].

Dentro de cada color, Ana queda antes que Luis y Luis antes que Sara. La columna Estado no se ha tocado: solo ha servido para indicar qué color manda.

Guardar el criterio como opción de ordenación para reutilizarlo

El botón [Opciones…] del cuadro de ordenación abre este segundo cuadro. Aquí decides dos cosas importantes: si se ordena por columnas (arriba abajo, lo normal) o por filas (izquierda a derecha, útil si pintas una fila entera), y si Excel debe distinguir mayúsculas de minúsculas al ordenar texto. Estos ajustes no se "guardan" como un criterio reutilizable: Excel los recuerda mientras el libro esté abierto; cuando vuelvas a abrir el archivo, tendrás que volver a marcar la casilla «Mis datos tienen encabezados».

Ordenar por el color del texto y por icono

En la hoja «Comentarios», los Revisores escriben en la columna Comentario. El texto se ha pintado con Inicio > Fuente > Color de fuente: rojo para los comentarios críticos, verde para los positivos. En la columna C hay un formato condicional Inicio > Estilos > Formato condicional > Conjuntos de iconos con un semáforo de tres flechas (verde hacia arriba, amarillo horizontal, rojo hacia abajo) que valora el comentario.

Ordenar por el color de la fuente

1. Selecciona A1:C7.
2. Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
3. Ordenar por "Comentario", Clave "Color de fuente", Ordenar por… Rojo, Encima.
4. Pulsa [Agregar nivel]: Ordenar por "Comentario", Clave "Color de fuente", Ordenar por… Verde, Debajo.
5. Pulsa [Aceptar].

Las celdas con texto rojo suben arriba y las verdes se van al final. Los textos amarillos del medio quedan en el orden que tenían entre sí.

Ordenar por icono cuando el formato condicional lo creó

1. Selecciona A1:C7.
2. Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
3. Ordenar por "Valoración", Clave "Icono de conjunto de iconos", Ordenar por… Flecha verde arriba, Encima.
4. Pulsa [Agregar nivel]: Ordenar por "Valoración", Clave "Icono de conjunto de iconos", Ordenar por… Flecha amarilla, Encima.
5. Pulsa [Agregar nivel]: Ordenar por "Valoración", Clave "Icono de conjunto de iconos", Ordenar por… Flecha roja abajo, Debajo.
6. Pulsa [Aceptar].

Los iconos verdes y amarillos suben; los rojos bajan. Importante: si una celda no tiene icono (porque la regla no la cubre), aparece como #N/A en el resultado y se queda al final.

Por qué ordenar por color a veces se queda corto

La herramienta parece simple, pero hay cuatro tropiezos reales con la misma hoja «Tareas» que conviene reconocer a la primera.

No seleccionaste el rango y Excel solo ordena una columna

Si seleccionas solo A2:A10 y pulsas Ordenar, sale el aviso "Se ha encontrado datos fuera del rango". Si eliges "Continuar con la selección actual", la columna A se reordena pero B y C se quedan en su sitio: los Responsables y las Fechas dejan de coincidir con sus Estados. La solución es seleccionar A1:C10 desde el principio y elegir "Ampliar la selección" (o mejor, seleccionar el rango completo antes de abrir Ordenar).

Las celdas pintadas a mano se mezclan con las del formato condicional

Si tienes celdas pintadas a mano con el cubo y otras pintadas por una regla de Formato condicional, en el desplegable "Ordenar por…" aparecen los dos rojos como entradas diferentes (aunque a la vista parezcan el mismo color). Si eliges solo el rojo "manual", las celdas del formato condicional se quedan fuera de la ordenación y se mezclan en bloque. Hay que decidir qué color manda y dejar solo ese en el criterio, o añadir un nivel con el otro.

No hay color en la columna y el cuadro no te deja seguir

Si en "Ordenar por" eliges una columna sin colores pintados, "Color de celda" no sale en el desplegable "Clave": solo aparece "Valor". Si lo eliges a propósito, no pasa nada, pero si querías ordenar por color y el desplegable no te lo ofrece, es que pusiste la columna equivocada en "Ordenar por". Vuelve a elegir la columna pintada antes de mirar la clave.

Lo que ya sabes hacer con la ordenación por color y el siguiente paso

• Dónde está la herramienta: Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
• Qué claves hay: Color de celda, Color de fuente e Icono de conjunto de iconos.
• Cómo añadir un segundo criterio: botón [Agregar nivel] en el cuadro de ordenación, hasta 64 niveles en una sola operación.
• Cómo distinguir el color manual (Color de relleno) del color condicional (Formato condicional): son entradas distintas en el desplegable "Ordenar por…".
• Cuándo da error: si el rango no estaba bien seleccionado o si la columna ordenada no tiene color y pediste "Color de celda".

El siguiente paso es ordenar por el color de una columna calculada con una regla de Formato condicional basada en una fórmula: así, los rojos, amarillos y verdes los pone Excel según una condición, y Ordenar por color los separa sin que toques nada a mano.

Dudas al ordenar por color en Excel