Numbers y Excel: cómo pasar tus hojas de cálculo de un programa al otro

Una hoja de cálculo Numbers es la app gratuita de Apple para hacer tablas, cuentas y gráficos en Mac, iPad, iPhone y en la web a través de iCloud. Si vienes de Excel, lo que más te interesa es saber qué abre bien, qué aplana al guardar y cuándo merece la pena quedarse en Excel. Aquí partimos de un libro de gastos sencillo (seis apuntes de una casa) y lo abrimos, editamos y devolvemos a .xlsx paso a paso. Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Qué es Apple Numbers y para quién encaja

Numbers es la hoja de cálculo de Apple, incluida en iWork, la suite gratuita que viene con Mac, iPad y iPhone y que también se usa desde la web con un Apple ID. Abre y guarda archivos de Excel (.xlsx), tiene plantillas listas, tablas, gráficos, fórmulas y permite colaborar en tiempo real con otras personas, igual que en otros servicios en la nube.

La idea clave de Numbers es que un libro no es una cuadrícula fija sino un lienzo: cada tabla se coloca en una hoja y puedes moverlas, apilarlas o superponerlas con libertad. Esto facilita montar un panel a base de tablas pequeñas, pero cambia la forma de pensar si vienes de Excel, donde todo vive en una rejilla.

Encaja bien si trabajas solo o en un equipo pequeño, si tus tablas tienen unos pocos miles de filas y si te basta con SUMA, BUSCARV, SI y gráficos básicos. No encaja si necesitas tablas dinámicas con segmentadores, Power Query, macros VBA o conectarte a una base de datos externa; para eso, Excel sigue siendo la referencia.

Numbers y Excel frente a frente: lo que cambia al cambiar de app

Antes de mover un libro de un sitio a otro, conviene ver las diferencias de un vistazo. La tabla siguiente resume lo que más se nota al cambiar de Excel a Numbers y al revés.

Si tu trabajo diario es solo .xlsx y fórmulas comunes, Numbers te vale. Si dependes de tablas dinámicas, Power Query o VBA, el salto no compensa: te quedas con un libro incompleto.

Abrir y guardar un archivo de Excel en Numbers sin perder datos

Vamos con un libro real: una hoja de gastos de una casa con seis apuntes. El archivo se llama Gastos-Octubre.xlsx y lo primero es abrirlo en Numbers.

1. Abre Numbers en el Mac.
2. Arrastra el archivo Gastos-Octubre.xlsx desde Finder hasta el icono de Numbers en el Dock, o hasta la ventana abierta.
3. Numbers importa el libro como un nuevo documento y muestra cada hoja como una pestaña abajo. Pasa lo mismo si lo abres con doble clic y Numbers es la app predeterminada para .xlsx.
4. Revisa la pestaña Gastos: las seis filas y la fila de total deben verse igual que en Excel.
5. Cuando termines, ve a Archivo > Guardar (atajo Cmd+S). Numbers guarda en su formato propio; para conservar el .xlsx, usa Archivo > Guardar como y elige Excel (.xlsx) en el formato.

Lo que Numbers respeta del libro de Excel

Al abrir Gastos-Octubre.xlsx, Numbers respeta los valores, las fórmulas básicas, los formatos de número, las tablas de Excel, las imágenes incrustadas y los gráficos más comunes. La hoja queda así:

La fórmula =SUMA(C2:C7) aparece tal cual en la barra de fórmulas (en Mac, el separador entre argumentos es la coma en la configuración regional de España, y el punto y coma en la mayoría de países de Latinoamérica con coma decimal). Los formatos de fecha y de moneda se mantienen porque Numbers los reconoce.

Lo que Numbers aplana o descarta al guardar como .xlsx

Al volver a guardar Gastos-Octubre.xlsx desde Numbers, hay cosas que se pierden o se aplanan:

• Las tablas dinámicas de Excel se convierten en rangos estáticos: los valores se quedan, pero la conexión con los datos de origen desaparece.
• Los segmentadores (las piezas que filtran tablas dinámicas) no existen en Numbers y se descartan.
• Las macros VBA se eliminan del archivo, porque Excel no puede ejecutarlas y Numbers no las entiende.
• El formato condicional avanzado (iconos, barras de datos, reglas con fórmulas) se reduce a lo básico.
• Los tipos de gráfico no soportados (mapas 3D, gráficos de dependencias) se sustituyen por un gráfico genérico o se omiten.

Llevar una hoja de Excel al iPhone o iPad con Numbers

Si el libro lo editas a veces desde el móvil, Numbers en iOS abre y guarda .xlsx sin convertidor. La idea es tener el archivo en un lugar al que la app pueda llegar: iCloud Drive, Archivos de Apple, o un servicio conectado (OneDrive, Google Drive, Dropbox, siempre que la app del servicio esté instalada).

1. En el Mac, guarda Gastos-Octubre.xlsx en la carpeta iCloud Drive > Numbers (o en cualquier carpeta de iCloud Drive).
2. En el iPhone o iPad, abre la app Numbers y toca Navegador (icono de carpeta) o ve a la pestaña Recientes.
3. Toca iCloud Drive y abre la carpeta donde guardaste el archivo. Selecciona Gastos-Octubre.xlsx.
4. Numbers lo abre como libro editable. La celda D8 ya trae el total calculado.
5. Toca la celda C2 y cambia 85,40 por 88,00. El total en D8 se recalcula al instante y pasa a 274,95.
6. Para devolverlo como .xlsx, toca el botón de compartir (el cuadrado con la flecha arriba) y elige Enviar una copia > Excel (.xlsx). También puedes tocar Guardar en Archivos y mantener el .xlsx.

Trabajar entre Mac y Windows sin convertidor externo

El flujo más limpio entre Mac y Windows es: Numbers en Mac edita el libro y lo guarda como .xlsx; Excel en Windows lo abre y lo devuelve como .xlsx; Numbers lo vuelve a abrir sin problemas. Así, el .xlsx es el idioma común.

1. En el Mac, abre Gastos-Octubre.xlsx en Numbers y haz los cambios que necesites.
2. Ve a Archivo > Duplicar para quedarte con una copia en formato .numbers por si luego quieres seguir en Mac. El original queda intacto.
3. Cierra la copia duplicada y, con el .xlsx original abierto, ve a Archivo > Guardar como y elige Excel (.xlsx). Sobrescribe el archivo.
4. Envíate el .xlsx al PC con Windows (correo, OneDrive, USB, lo que uses).
5. Ábrelo en Excel, edita lo que haga falta y guárdalo como .xlsx.
6. Devuélvelo al Mac y ábrelo otra vez en Numbers; los valores, fórmulas y formatos básicos se mantienen.

Fórmulas en Numbers que también existen en Excel

Las fórmulas más comunes se llaman igual y se escriben igual en ambos programas, solo cambia la coma o el punto y coma según la configuración regional del Mac. Sobre la misma hoja Gastos, vamos con tres ejemplos.

• =SUMA(C2:C7): suma los seis importes. Da 272,35.
• =SI(C2>50;"Alto";"OK"): etiqueta cada fila como "Alto" si el importe pasa de 50, o "OK" si no. En nuestro caso, las filas 2, 3, 4 y 5 son "Alto"; la 6 y la 7, "OK".
• =BUSCARV("Internet";B2:C7;2;FALSO): busca "Internet" en la columna B y devuelve el importe de la columna C. Da 45,00.

=SUMA(C2:C7)
=SI(C2>50;"Alto";"OK")
=BUSCARV("Internet";B2:C7;2;FALSO)

Errores típicos al pasar de Excel a Numbers (y al revés)

Estos son los tropiezos más habituales al cruzar entre las dos apps, con la causa y el arreglo.

Un gráfico de Excel sale vacío en Numbers. Si el gráfico usa un tipo que Numbers no entiende (mapas 3D, gráficos de dependencias, embudos, mapas de árbol), al abrir el .xlsx puede aparecer sin datos. La causa es que Numbers no reconoce esos tipos y no los reescribe. El arreglo es rehacer el gráfico en Numbers con un tipo soportado (barras, líneas, áreas, circular, dispersión) y vincularlo a la misma tabla.

Las fórmulas en inglés se traducen al abrir, pero al reescribir. Numbers traduce los nombres de función del inglés al español al abrir el archivo: =VLOOKUP(...) pasa a =BUSCARV(...). Si copias y pegas una fórmula en inglés desde internet, Numbers la traducirá al pegarla; si la escribes tú en español, la deja tal cual.

Un archivo .numbers no se puede abrir en Excel. La causa es que .numbers es un formato propio de Apple basado en un paquete ZIP interno. El arreglo es siempre guardar como .xlsx o .csv antes de compartirlo fuera del ecosistema Apple.

Celdas con números que Numbers convierte a texto. Si el archivo original tenía números con formatos raros o con un apóstrofo delante (un truco de Excel para forzar texto), Numbers puede conservarlos como texto y las fórmulas que suman esas celdas fallan. El arreglo es revisar las celdas que dan #¡VALOR! y convertirlas con =VALOR.NUMERO(A2) (función disponible en Excel desde 2013) o cambiar el formato a número.

Las tablas dinámicas se quedan como rangos estáticos. Al abrir un .xlsx con tablas dinámicas en Numbers, los valores se ven, pero la tabla deja de ser dinámica: no se actualiza si cambian los datos. La causa es que Numbers no tiene tablas dinámicas. El arreglo es mantener el original en Excel para análisis y usar Numbers solo para la vista.

Por qué un gráfico de Excel sale vacío en Numbers

Cuando Numbers abre un .xlsx con un gráfico que usa un tipo no soportado, el área del gráfico aparece vacía o con un mensaje de "El gráfico no se puede mostrar". La causa directa es que Numbers solo admite gráficos de barras, líneas, áreas, circulares, dispersión, radiales y mixtos básicos.

Para arreglarlo, ve a la pestaña con los datos del gráfico, selecciona el rango y, en Numbers, inserta un gráfico nuevo del tipo que sí soporte. Vincula la nueva serie a la misma tabla. El gráfico antiguo se puede borrar después. Si el original era esencial, conviene rehacerlo en Excel y no volver a abrirlo en Numbers.

Cuando Excel sigue siendo la mejor opción

Numbers cubre el día a día de muchos usuarios, pero hay escenarios donde Excel gana sin discusión. Si tu libro tiene más de cien mil filas o si prevés que va a crecer hasta el millón, quédate en Excel: Numbers se vuelve lento con tablas muy grandes y, en el móvil, puede tener problemas con archivos pesados.

Power Query, el motor de importación y limpieza de datos integrado en Excel desde 2016, no existe en Numbers. Si necesitas combinar varios archivos, cruzar tablas de orígenes distintos o automatizar la limpieza, Excel es la herramienta. Power Pivot, el motor de modelos de datos en memoria, tampoco está en Numbers.

Las macros VBA solo viven en Excel. Si tu libro depende de automatizaciones, botones que ejecutan código o formularios, al abrirlo en Numbers se pierden. Numbers se automatiza con AppleScript y con la app Atajos, pero no es compatible con VBA.

La conexión con bases de datos externas (SQL Server, Access, ODBC, OLEDB) es exclusiva de Excel. Numbers se limita a importar archivos. Y opciones de auditoría como Ventana de inspección, Rastrear precedentes o Evaluar fórmula solo están en Excel.

En resumen: si tu trabajo se parece a uno de estos casos, abre Numbers para lo simple y mantén Excel para lo crítico.

Lo que ya sabes decidir entre Numbers y Excel

• Numbers abre y guarda .xlsx, así que el intercambio entre Mac, iPad, iPhone y Windows es viable si todos usan el mismo formato.
• Las plantillas, la colaboración en tiempo real y la integración con iCloud hacen de Numbers una buena opción para tareas personales y equipos pequeños.
• Las fórmulas comunes (SUMA, BUSCARV, SI, BUSCARX, CONTAR.SI) se llaman igual en ambos y los resultados coinciden.
• Numbers aplana tablas dinámicas, pierde VBA, descarta segmentadores y reduce el formato condicional al guardar como .xlsx.
• Si dependes de Power Query, Power Pivot, macros VBA o de tablas con cientos de miles de filas, sigue con Excel.

El siguiente paso es claro: abre en Numbers uno de tus propios libros de Excel, cámbiale un valor y vuélvelo a guardar como .xlsx. Después ábrelo otra vez en Excel y mira qué se ha quedado fuera. Así ves, con un caso real, si Numbers te llega o si necesitas quedarte en Excel.

Dudas al usar la hoja de cálculo Numbers