Tienes un presupuesto en Excel abierto y, al lado, un bloc de OneNote donde apuntas ideas sueltas sobre ese mismo presupuesto. Pasarlo todo a OneNote —o traer datos de OneNote a Excel— se puede hacer de tres formas, y cada una sirve para una cosa distinta. En este tutorial verás cuándo usar una imagen, cuándo un archivo adjunto y cuándo una hoja de cálculo viva dentro de la nota, además de cómo llevar fórmulas como texto y tablas de notas a una hoja de cálculo. Lo que se explica funciona en OneNote 2016, en OneNote para Microsoft 365 y en OneNote para la web.
Qué resuelve usar Excel junto a OneNote
Excel y OneNote resuelven problemas distintos pero se complementan. Excel está pensado para datos estructurados: una lista de productos con su precio, una tabla de gastos mensuales, una hoja de cálculo con fórmulas que se calculan solas. OneNote, en cambio, es un bloc de notas digital: páginas donde escribes a mano alzada, pegas recortes, guardas capturas y organizas libretas, secciones y páginas a tu manera.
Pensemos en un presupuesto familiar. En la hoja de Excel tienes los ingresos y los gastos del mes con sus totales, y en OneNote apuntas las ideas que te van surgiendo: «bajar la cuota del gimnasio», «llamar al seguro del coche», «recordar la revisión de la caldera». La nota vive mejor en OneNote, donde la escribes a mano o con el teclado, mientras que los números viven mejor en Excel, donde se suman solos. El truco está en que ambas cosas convivan en la misma pantalla: la nota de OneNote al lado de la hoja de Excel, y los datos relevantes cruzando de un programa al otro cuando hace falta.
Cuando necesitas calcular, filtrar o cruzar datos, usa Excel. Cuando necesitas pensar, dibujar o reunir información de varios sitios, usa OneNote. Y cuando necesitas lo segundo apoyado en lo primero, los une.
Tres maneras de llevar contenido de Excel a OneNote
La documentación oficial de OneNote recoge tres formas de meter contenido de Excel en una página. Cada una resuelve una necesidad distinta y deja los datos de un modo distinto dentro de la nota.
| Método | Qué se mete en OneNote | Se actualiza si cambia el Excel | Se puede editar dentro de OneNote |
|---|---|---|---|
| Imagen de la hoja o del rango | Una foto del rango copiado | No | No |
| Archivo Excel adjunto | Un icono que abre el .xlsx fuera de OneNote | Sí, al abrir el adjunto | Sí, en Excel |
| Hoja de cálculo incrustada | Un libro Excel que vive dentro de la nota | Sí, al editar el objeto | Sí, con doble clic en OneNote |
La imagen sirve para mostrar datos que ya no van a cambiar, como un resumen de cierre de mes. El adjunto sirve para tener el archivo a mano sin llenar la nota de números. La hoja incrustada sirve cuando quieres que la nota contenga una mini-hoja viva que puedas tocar y ampliar.
Pegar una imagen de la hoja o del rango
- En Excel, selecciona el rango que quieres llevar a la nota, por ejemplo
A1:D10. - Pulsa Ctrl+C para copiar.
- Abre OneNote y haz clic dentro de la página donde quieres que aparezca.
- Pulsa Ctrl+V para pegar.
La imagen aparece tal cual se veía en la hoja: con sus números, sus bordes y sus colores. La pega con Ctrl+V directamente o, si prefieres, desde el menú Inicio > Portapapeles > Pegar. Lo que ya no ocurre es que se actualice: si cambias un precio en Excel, la imagen de la nota se queda como estaba el día del pegado.
Adjuntar el archivo Excel como un icono en la nota
- En OneNote, haz clic dentro de la página donde quieres dejar el archivo.
- Ve a la cinta Insertar > Archivos adjuntos > Examinar.
- Elige el archivo
.xlsxdesde la carpeta donde lo guardaste. - Confirma con Insertar.
En la página aparece un icono con el nombre del archivo. Con un doble clic sobre él se abre el libro en Excel y, al guardar, los cambios se guardan en ese mismo archivo. La nota no contiene los datos: solo guarda la referencia al archivo, así que si lo mueves de carpeta, el icono queda roto.
Insertar una hoja de cálculo viva como objeto incrustado
- En OneNote, coloca el cursor en la página.
- Ve a Insertar > Hoja de cálculo > Nueva hoja de cálculo de Excel.
- Se crea un objeto incrustado con un libro vacío en blanco.
- Con doble clic, Excel abre el libro para que escribas datos y fórmulas dentro de la propia nota.
Los cambios se guardan dentro del libro incrustado, no en un archivo aparte. Es la opción más cómoda cuando quieres una mini-hoja que viva en la nota: una lista de pendientes con su fecha, un control de gastos pequeño o un formulario que rellenar a mano. Si más adelante necesitas sacarla, basta con hacer doble clic, seleccionar todo (Ctrl+E en Excel) y copiar para llevarla a otra hoja.
Pegar una fórmula de Excel dentro de una nota de OneNote
Una fórmula de Excel copiada puede acabar en OneNote de dos formas: como texto plano que se lee, o como imagen que se ve. En ambos casos OneNote no calcula nada: solo guarda lo que le has llevado. Vamos a verlo con una hoja pequeña de tres filas.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | 10 | 30 |
| 2 | 15 | 22,5 |
| 3 | 5 | Alto |
En B1 la fórmula =SUMA(A1:A3) da 30, en B2 la fórmula =PROMEDIO(A1:A3) da 22,5 y en B3 la fórmula =SI(A1>A2;"Alto";"Bajo") devuelve "Alto" porque 10 es menor que 15, así que muestra "Bajo".
Copiar la fórmula como texto y pegarla como texto
- En Excel, haz clic en la celda
B1y pulsa F2 para editarla, o haz clic en la barra de fórmulas. - Selecciona el texto
=SUMA(A1:A3)con el ratón. - Copia con Ctrl+C.
- En OneNote, pulsa Ctrl+Mayús+V o usa Pegado especial y elige Solo texto.
En la nota aparece la cadena =SUMA(A1:A3) como si la hubieras escrito a mano. Sirve para documentar los pasos de un cálculo en un manual o para dejar la fórmula escrita al lado de una captura. OneNote no la evalúa: la guarda como texto literal.
Pegar la celda como imagen para conservar el resultado visible
- En Excel, selecciona la celda
B1y cópiala con Ctrl+C. - En OneNote, abre Pegado especial y elige Imagen (PNG, mapa de bits o diagrama, según el caso).
- Confirma con Aceptar.
La nota muestra 30 dentro de un recuadro con el formato de la celda original. El lector ve el resultado pero no puede editar la fórmula desde OneNote. Si necesitas que la fórmula sea editable, vuelve a la opción anterior y cópiala como texto para tener la sintaxis a la vista.
SUMA (SUM), PROMEDIO (AVERAGE) y SI (IF) están en todas las versiones de Excel, desde Excel 2007 hasta Microsoft 365. En este tutorial el separador de argumentos es el punto y coma, propio de Excel configurado con coma como decimal. Si tu Excel usa el punto como decimal (México, Estados Unidos), el separador será la coma: =SI(A1>A2,"Alto","Bajo").Traer una tabla de OneNote a una hoja de Excel
OneNote sirve para tomar notas rápidas, y a veces esas notas incluyen tablas improvisadas. Esa misma tabla se puede llevar a Excel para tratarla con fórmulas. La clave está en que la tabla de OneNote no es una tabla de verdad: es texto con saltos de columna.
Imagina esta tabla escrita en una página de OneNote:
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Producto | Precio |
| 2 | Cuaderno | 3,20 |
| 3 | Boligrafo | 1,10 |
| 4 | Goma | 0,80 |
- En OneNote, selecciona la tabla haciendo clic en su primera celda y arrastrando hasta la última.
- Pulsa Ctrl+C para copiar.
- Abre Excel, colócate en la celda
A1de una hoja vacía y pulsa Ctrl+V.
La tabla aparece en la hoja con los mismos productos y precios, separados en columnas. En este punto todavía es un rango normal, no una tabla de Excel.
Convertir la tabla pegada en una tabla de Excel de verdad
- Haz clic en cualquier celda del rango pegado.
- Ve a Insertar > Tablas > Tabla.
- Marca la casilla La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.
La fila 1 se queda marcada como encabezado y el resto queda con el estilo de tabla con bandas. Una ventaja práctica: si ahora escribes un producto nuevo en la fila de abajo, la fila hereda el formato de la tabla y se incluye en el rango si más adelante metes una fórmula.
Cuando la tabla de OneNote viene con columnas desiguales
A veces OneNote pega columnas mal alineadas, sobre todo si la tabla original tenía espacios o tabulaciones raras. El camino más limpio en ese caso es pasar por Word como paso intermedio.
- En OneNote, copia la tabla con Ctrl+C.
- Abre Word y pega con Ctrl+V.
- Revisa los saltos de columna, ajusta los espacios y vuelve a copiar desde Word.
- En Excel, pega con Ctrl+V en la celda
A1.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Producto | Precio |
| 2 | Cuaderno | 3,20 |
| 3 | Boligrafo | 1,10 |
| 4 | Goma | 0,80 |
| 5 | Carpeta | 2,45 |
Por qué falla el paso de Excel a OneNote (y cómo arreglarlo)
Los métodos anteriores no siempre funcionan a la primera. Tres causas reales, vistas en la documentación y en casos habituales, explican los tropiezos más comunes.
El primer caso es pegar un archivo .xlsm (libro con macros VBA) en una versión de OneNote que no ejecuta macros: OneNote deja el archivo como adjunto y al abrirlo se ejecuta fuera, pero la hoja incrustada creada desde ese libro puede perder las macros. La solución es guardar una copia en .xlsx antes de incrustarla o usar el adjunto para abrir Excel por separado.
El segundo caso es copiar un rango enorme y quedarse sin contenido al pegar: OneNote tiene límites de tamaño en una sola pegada. Si el rango tiene miles de filas o muchas columnas, parte se queda fuera. La solución es pegar primero como imagen o partir el rango en bloques antes de llevarlo a la nota.
El tercer caso es pegar con formato y que OneNote muestre solo texto sin cuadrícula: al pegar con Pegado especial > Texto sin formato se pierde la estructura. La solución es usar Pegado especial > Mantener formato de origen o pegar directamente con Ctrl+V para conservar los bordes.
La hoja incrustada abre Excel pero no deja escribir dentro de OneNote
A veces, al hacer doble clic sobre el objeto incrustado, Excel abre el libro en una ventana aparte en lugar de editarlo dentro de OneNote. La causa es el nivel de permisos del bloc de notas: OneNote para empresas puede bloquear la edición de objetos incrustados. La solución es abrir el libro desde el icono del archivo adjunto, editarlo en Excel y guardarlo aparte, o revisar los permisos de la libreta con el administrador si trabajas en una organización.
El rango copiado se corta o aparece como texto sin alinear
Cuando la tabla de Excel no cabe en el ancho de la página de OneNote, parte se desplaza o se pega como texto corrido sin columnas. La causa es que OneNote adapta el pegado al ancho disponible. La solución es pegar primero como imagen (el ancho se respeta y se ve completa) o partir el rango en columnas más estrechas antes de llevarlo a la nota.
Lo que Excel y OneNote no hacen juntos (y qué usar en su lugar)
Hay límites que conviene tener claros antes de decidir cómo cruzar datos entre los dos programas. OneNote no ejecuta fórmulas de Excel: si llevas una celda con =SUMA(A1:A10), OneNote no calcula nada, solo muestra el valor o la fórmula según cómo pegues. Para que la fórmula siga viva, usa la hoja de cálculo incrustada o el archivo adjunto y trabaja dentro de Excel.
OneNote tampoco exporta notas a .xlsx directamente. Si tienes una tabla de notas y la quieres como archivo Excel, el camino es copiar y pegar en una hoja vacía, como se ha visto, y guardar el libro con Ctrl+S desde Excel.
Por último, las versiones importan. Los métodos descritos funcionan en OneNote que viene con Microsoft 365, con OneNote 2016 (la última versión de escritorio con ese nombre) y con OneNote para la web. Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021, Excel 2024 y Microsoft 365 pueden actuar como origen o destino en estos pasos; lo que cambia es el aspecto de la cinta de opciones, no el resultado del pegado.
Lo que ya sabes hacer con Excel y OneNote
- Elegir entre imagen, adjunto u hoja incrustada: usa la imagen para mostrar datos que ya no cambian, el adjunto para tener el archivo a mano y la hoja incrustada para que la mini-hoja viva dentro de la nota.
- Pegar fórmulas como texto con Pegado especial > Solo texto, para documentar pasos sin que OneNote intente calcularlas.
- Traer tablas de OneNote a Excel con Ctrl+V y convertirlas en Tabla desde Insertar > Tablas > Tabla para que las filas nuevas hereden el formato.
- Abrir el archivo adjunto con doble clic para mantener una sola versión de los datos y no duplicar la información entre la nota y el libro.
El siguiente paso es probarlo con tu propia hoja: coge cualquier presupuesto o lista de notas que tengas, copia una parte a OneNote como imagen, otra como adjunto y otra como hoja incrustada, y mira cuál te resulta más útil en tu día a día.
Dudas al usar Excel y OneNote
¿OneNote puede abrir un libro de Excel directamente? Sí, con un doble clic sobre el icono de un archivo .xlsx adjunto se abre el libro en Excel. Si la hoja está incrustada como objeto, el doble clic abre el libro dentro de la propia nota.
¿Se puede llevar una fórmula a OneNote y que siga calculándose? No. OneNote no ejecuta fórmulas de Excel. Para mantener una fórmula viva, lleva la celda con la fórmula dentro de una hoja de cálculo incrustada o adjunta el archivo .xlsx y ábrelo en Excel.
¿Cómo paso una tabla de OneNote a Excel sin que se descoloque? Selecciona la tabla, cópiala con Ctrl+C y pégala en Excel con Ctrl+V. Si el pegado sale mal, pasa por Word como paso intermedio para revisar los saltos de columna y vuelve a pegar en Excel.
¿OneNote tiene un menú para exportar a Excel? No existe un botón "Exportar a Excel". El camino es copiar la tabla de OneNote y pegarla en una hoja de Excel, como se explica en el tutorial.
¿Qué pasa si pego un rango muy grande de Excel en OneNote? OneNote puede recortar parte del contenido o pegarlo como texto corrido. La solución es pegar como imagen o partir el rango en bloques antes de llevarlo a la nota.
Dudas al usar Excel y OneNote
1. ¿Cómo descargar OneNote gratis?
OneNote se descarga gratis desde la tienda de aplicaciones de tu dispositivo: en Windows abre Microsoft Store y busca «OneNote», en Mac usa la Mac App Store, y en móvil la tienda de Android o iOS. Al instalarlo inicia sesión con tu cuenta de Microsoft para sincronizar los blocs de notas entre equipos. Para vincularlo a Excel no necesitas ninguna versión de pago: la gratuita incluye la integración que se explica en el tutorial.
2. ¿Qué es OneNote Online y en qué se diferencia del de escritorio?
OneNote Online es la que usas desde el navegador en onenote.com, sin instalar nada, con tu cuenta de Microsoft. La diferencia práctica es que la versión de escritorio abre archivos locales .one, permite imprimir blocs como PDF y trabaja sin conexión, mientras que la web necesita internet y guarda todo en OneDrive. Para vincular notas a una hoja de cálculo concreta sirve cualquiera de las dos: basta con copiar el enlace de la nota o insertarlo desde Insertar > Vínculo en Excel.
3. ¿OneNote para Windows 10 sigue disponible?
OneNote para Windows 10 era la app que venía preinstalada en Windows 10 y se mantuvo hasta 2025; Microsoft ya la ha retirado y recomienda migrar a la nueva OneNote unificada que se descarga desde Microsoft Store. Si todavía la tienes, sigue funcionando, pero deja de recibir actualizaciones, así que conviene instalar la versión actual. Al vincularla a Excel el procedimiento es el mismo en ambas versiones porque el vínculo es solo una URL que apunta a la nota.
4. ¿OneNote viene incluido en Microsoft 365?
Sí, OneNote está incluido en todas las suscripciones de Microsoft 365 Personal, Familia, Empresa y Educación, junto con Word, Excel y PowerPoint. Al iniciar sesión en la app con tu cuenta de la suscripción se desbloquea además un bloc de notas adicional en OneDrive con 1 TB de almacenamiento según el plan. Para vincular notas a Excel no necesitas ninguna función exclusiva de pago: el flujo con hipervínculos funciona igual con la versión gratuita.
5. ¿Qué pasó con OneNote 2016 y puedo seguir usándolo?
OneNote 2016 es la versión de escritorio que venía en Office 2016 y dejó de recibir soporte en octubre de 2025, aunque sigue abriendo y editando blocs en local. Microsoft recomienda pasarse a la OneNote unificada que se descarga aparte y sincroniza con OneDrive, porque la 2016 ya no tiene actualizaciones. Mientras la uses, el vínculo a una celda de Excel funciona igual: se trata de un enlace estándar que apunta al archivo .one.
6. ¿Qué app de OneNote tengo que instalar en el PC?
En Windows instala la OneNote actual desde Microsoft Store: es la que se mantiene con actualizaciones y reemplaza tanto a OneNote 2016 como a OneNote para Windows 10. En Mac se descarga desde la Mac App Store con el nombre «Microsoft OneNote». Una vez instalada, inicia sesión con tu cuenta de Microsoft y los blocs que tengas en OneDrive aparecerán solos, listos para vincularlos a tus hojas de cálculo.
7. ¿Qué es un bloc de notas de clase en OneNote?
Un bloc de notas de clase es un tipo especial de bloc de OneNote pensado para profesores: tiene un espacio personal del docente, un espacio colaborativo para todo el grupo y un bloc privado por cada alumno al que solo accede el profesor. Se crea desde OneNote Online con la cuenta educativa de Microsoft 365 y los alumnos se unen con un código. Para el flujo con Excel sirve el mismo método de Insertar > Vínculo: copia la URL del bloc o de una sección concreta y pégala en la celda.
8. ¿Cómo instalo OneNote en mi PC paso a paso?
Abre Microsoft Store, escribe «OneNote» en el buscador y pulsa Instalar sobre la entrada publicada por Microsoft Corporation; cuando termine, ábrelo e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft para que se sincronicen tus blocs. Si tu Excel y tu OneNote están en el mismo equipo, ya puedes vincular notas: en Excel selecciona la celda, ve a Insertar > Vínculo y pega la dirección de la nota copiada con Ctrl+C desde OneNote.
Fuentes
- MicrosoftAdd an Excel spreadsheet to a page – Microsoft Supportconsultado el 07/10/2026