Tabla de ingresos y gastos en Excel: aprende a crearla paso a paso

Una tabla de ingresos y gastos en Excel es una hoja donde anotas, fila a fila, cada entrada y salida de dinero del mes con su fecha, concepto, tipo, importe y categoría, y al final sumas todo para ver de un vistazo cuánto ha entrado, cuánto ha salido y cuánto queda. Al terminar este tutorial tendrás una hoja con el aspecto de la de un autónomo real, con el formato de moneda, una lista desplegable para no equivocarte al escribir el tipo de movimiento, los totales por categoría calculados con fórmulas y una tabla dinámica que te dice en qué se te va el dinero. Sirve desde Excel 2007 en adelante para casi todo; la fila de totales de la tabla de Excel y la tabla dinámica están en todas las versiones de escritorio.

Qué es una tabla de ingresos y gastos y para qué te sirve

Una tabla de ingresos y gastos es, simplemente, una hoja de Excel donde anotas cada movimiento de dinero en una fila, con su fecha, qué fue, si fue un ingreso o un gasto, cuánto y en qué categoría entra (sueldo, alquiler, suscripciones, comida, transporte…). Al final, las fórmulas suman los ingresos, restan los gastos y te dicen el saldo del mes.

Imagina a Marta, diseñadora freelance. Cada mes cobra de dos clientes, paga el alquiler del estudio, la cuota de autónomos, dos suscripciones de software y algo de material. Al principio lo apuntaba en una libreta y a final de mes no sabía si había ganado o había perdido. Con una hoja como la que vamos a montar, en cinco segundos ve el saldo, en otros cinco ve dónde se le va el dinero y puede decidir si puede permitirse una suscripción nueva o tiene que recortar.

La gracia de hacerlo en Excel, y no en una app de notas, es que las cuentas se hacen solas, puedes filtrar por categoría, ver el reparto con una tabla dinámica y, cuando quieras, añadir un gráfico sin tocar los datos.

Las columnas, los formatos y los nombres que necesita la hoja

Antes de tocar la cinta, decide las columnas. Con estas cinco te vale para casi todo: Fecha, Concepto, Tipo (Ingreso o Gasto), Importe y Categoría. Los nombres cortos, en una sola palabra, sin tildes, porque luego los usará la fórmula.

Empieza en la celda A1 y escribe los encabezados en este orden. Después, en la fila 1, selecciónala entera con Ctrl+Mayús+Fin hasta la E1 y aplica negrita con Ctrl+N. En la columna Importe (D), aplica el formato moneda con dos decimales: selecciónala, Ctrl+1, categoría Moneda, posiciones decimales 2, y marca el separador de miles con el espacio (1 234,50 €). En la columna Fecha (A), aplica formato Fecha corta con Ctrl+1 > Fecha > dd/mm/aaaa, para que no te entre como texto al pegar desde otros sitios.

Crear la tabla con Dar formato como tabla y por qué conviene

Ahora convierte ese rango en una tabla de Excel para que crezca sola cuando añadas filas, tenga filtros y puedas usar la fila de totales.

1. Haz clic en cualquier celda con datos, por ejemplo A1.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla (atajo Ctrl+T).
3. Confirma el rango A1:E8 y marca La tabla tiene encabezados.
4. Pulsa Aceptar.

Verás que las filas aparecen con bandas de color y que aparece la pestaña contextual Diseño de tabla. La tabla se llama por defecto Tabla1; cámbiale el nombre desde Diseño de tabla > Propiedades > Nombre de la tabla y ponle Movimientos. Las tres ventajas que te importan: al escribir debajo de la última fila, la tabla se amplía sola; las fórmulas la pueden referenciar por su nombre (Movimientos[Importe]) y al añadir una fila nueva la fórmula se estira sin tocar nada.

Bloquear el tipo de movimiento con una lista desplegable

Escribir a mano «Ingreso» o «Gasto» cada vez es un foco de errores. Mejor una lista desplegable en la columna Tipo que solo deje esas dos palabras.

1. Selecciona C2:C8 (toda la columna de tipo, salvo el encabezado).
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen escribe exactamente Ingreso;Gasto (separador punto y coma).
5. Ve a la pestaña Mensaje de entrada y pon título «Tipo de movimiento» y mensaje «Elige Ingreso o Gasto».
6. Ve a Mensaje de error, estilo Detener, título «Valor no válido» y mensaje «Solo se permite Ingreso o Gasto».
7. Pulsa Aceptar.

Al hacer clic en una celda de la columna C verás la flecha de la lista y, al desplegarla, solo Ingreso y Gasto. Si alguien escribe «ingreso» en minúscula, Excel lo rechaza con el error que has configurado.

Calcular totales por categoría y el saldo del mes

Ahora los números. Tienes dos cosas que calcular: cuánto ha entrado y salido por categoría y el saldo del mes. Para la primera usas SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS), que suma un rango siempre que se cumplan varias condiciones a la vez. Para el saldo, dos SUMAR.SI restados.

1. En G1 escribe Total Sueldo, en G2 =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Ingreso";Movimientos[Categoría];"Sueldo"). Resultado: 1.630,00.
2. En H1 escribe Total Software, en H2 =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Gasto";Movimientos[Categoría];"Software"). Resultado: 39,19.
3. En I1 escribe Saldo, en I2 =SUMAR.SI(Movimientos[Tipo];"Ingreso";Movimientos[Importe])-SUMAR.SI(Movimientos[Tipo];"Gasto";Movimientos[Importe]). Resultado: 1.028,31.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Ingreso";Movimientos[Categoría];"Sueldo")
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Importe];Movimientos[Tipo];"Gasto";Movimientos[Categoría];"Software")
=SUMAR.SI(Movimientos[Tipo];"Ingreso";Movimientos[Importe])-SUMAR.SI(Movimientos[Tipo];"Gasto";Movimientos[Importe])

SUMAR.SI.CONJUNTO está en Excel 2007 en adelante. Si quieres la fila de Totales automática, marca la casilla Fila de totales en Diseño de tabla y elige Suma en la columna Importe.

Ver dónde se va el dinero con una tabla dinámica

Con la tabla dinámica ves el reparto por categoría en un segundo, sin escribir fórmulas. La creas sobre la tabla Movimientos para que se actualice sola al añadir filas.

1. Haz clic en una celda de la tabla, por ejemplo A2.
2. Abre Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
3. Elige De una tabla o rango y deja Nueva hoja.
4. En el panel de la derecha, arrastra Categoría a Filas e Importe a Valores.
5. Si en Valores aparece Cuenta de Importe en vez de Suma, haz clic en el campo, Configuración de campo de valor y elige Suma.

Verás que Alquiler suma 450,00, Impuestos 80,00, Material 32,50, Software 39,19 y Sueldo 1.630,00, con un total general de 2.231,69. Para arrastrar Tipo a Columnas y ver ingresos y gastos en paralelo, vuelve al panel y hazlo. Cuando añadas una fila nueva a Movimientos, pulsa Alt+F5 o ve a Analizar tabla dinámica > Actualizar.

Por qué la tabla no suma o da un resultado raro

Tres errores típicos al montar la tabla y cómo arreglarlos.

La columna Importe queda como texto y la suma da 0

Al pegar datos desde un .csv de tu banco, a veces los importes llegan como texto con la coma, y SUMAR.SI.CONJUNTO los ignora: el total da 0. Verás un triángulo verde en cada celda de la columna D. Selecciónala, pulsa el icono de advertencia y elige Convertir en número. Si sigue sin funcionar, usa Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas con Delimitado > Coma > General y acepta; Excel vuelve a interpretar las celdas como número.

El saldo no cuadra porque hay un gasto escrito como ingreso

Si copiaste varias filas a la vez y pegaste encima, la validación de datos se quedó en la celda pero el valor escrito es, por ejemplo, Gastoo con doble o. El saldo no cuadra. Para localizarlo, ve a Datos > Herramientas de datos > Rodear con un círculo datos no válidos y Excel marca la celda en rojo. Corrígela a mano o cambia la lista desplegable para que la celda vuelva a mostrar la flecha.

La tabla dinámica no muestra los datos nuevos

Si creaste la tabla dinámica sobre un rango A1:E8 en vez de sobre la tabla Movimientos, las filas que añadas después no entran. Verás la nueva fila en la hoja pero no en el resumen. La solución: borra la tabla dinámica, colócate en una celda de Movimientos y vuelve a Insertar > Tablas > Tabla dinámica; esta vez, en el cuadro de origen, elige Tabla Movimientos en vez de un rango.

Lo que ya sabes hacer con tu tabla de ingresos y gastos

• Aplicar el formato moneda con dos decimales y separador de miles a la columna Importe.
• Convertir un rango en una tabla de Excel con Insertar > Tablas > Tabla y cambiarle el nombre a Movimientos.
• Crear una lista desplegable en la columna Tipo con Datos > Herramientas de datos > Validación de datos que solo deja Ingreso y Gasto.
• Calcular totales por categoría con SUMAR.SI.CONJUNTO y el saldo del mes con la resta de dos SUMAR.SI.
• Construir una tabla dinámica sobre la tabla para ver el reparto por categoría y actualizarla con Alt+F5.

El siguiente paso natural es añadir un gráfico de barras que muestre el total por categoría: con la tabla dinámica seleccionada, ve a Analizar tabla dinámica > Gráfico dinámico y elige Barras agrupadas para ver, de un vistazo, en qué se te va el dinero cada mes.

Lo que no tiene esta hoja y dónde lo encuentras

La tabla de Excel no automatiza la conexión con tu banco: no descarga los movimientos, no los clasifica y no te avisa de cargos. Tampoco se sincroniza entre dispositivos como Google Sheets: si abres el archivo en el móvil, verás la última versión guardada, no la edición en directo de otro ordenador. Y no calcula impuestos ni te dice cuánto tienes que reservar para el IRPF; para eso necesitas una hoja aparte con los tipos y los plazos de cada país o una app de facturación.

Si lo que quieres es que los datos se actualicen solos al añadir filas en otro sitio, pasa por Google Sheets o por una plantilla de presupuesto sincronizada. En Excel, abre Archivo > Nuevo y escribe presupuesto en el buscador de plantillas: verás las oficiales de Microsoft, Tiller y Vertex42, entre otras. Estas plantillas ya traen gráficos, categorías predefinidas y, en las versiones de pago, conexión con bancos. La que has montado aquí es la base mínima que entiendes al 100% y puedes modificar sin miedo; cuando necesites más, la plantilla te ahorra el trabajo repetitivo.

Dudas al montar una tabla de ingresos y gastos en Excel