Modelo de nómina en Excel: aprende a montarlo paso a paso

Un modelo de nómina en Excel es una hoja (o varias hojas del mismo libro) que junta los datos del trabajador, los devengos del mes y las deducciones para sacar el líquido a percibir con una fórmula. En este tutorial lo vas a armar desde cero con tres empleados de una pyme: Ana, Luis y Marta. Al terminar tendrás un libro Nóminas con una hoja Empleados y una hoja Recibo que calcula el neto de cada trabajador arrastrando fórmulas hacia abajo.

Sirve para cualquier versión de Excel desde 2007 y funciona igual en Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016. Las funciones que usamos (BUSCARV, SUMA, SUMAR.SI) llevan años en Excel y no dependen de Copilot ni de conexión a la nube. Lo único que necesitas es abrir Excel en español.

Qué es un modelo de nómina y para qué te sirve en Excel

Un modelo de nómina es una plantilla que replica el recibo de salarios: recoge los datos del trabajador, suma lo que cobra (devengos), resta lo que retiene la empresa por ley (deducciones) y devuelve el líquido a percibir. En Excel se monta en un libro con dos hojas: una con los datos fijos de cada empleado y otra con el cálculo del mes.

El caso real que vamos a usar es una pyme con tres empleados: Ana (grupo A, salario base 1.250), Luis (grupo B, salario base 1.500) y Marta (grupo C, salario base 1.800). Los importes son en euros y pueden adaptarse a la moneda de cada país cambiando solo la celda del salario base.

Las partes de una nómina: devengos, deducciones y bases

La nómina tiene un encabezado con los datos de la empresa y del trabajador, un cuerpo con los devengos (lo que se cobra), un apartado de deducciones (lo que se retiene) y, al pie, las bases de cotización y el líquido. Cada bloque se traduce en una zona de columnas en la hoja.

Los devengos: salario base, complementos y horas extra

Los devengos salariales son el salario base, los complementos (antigüedad, idiomas, productividad) y las horas extra. Los devengos no salariales, como las dietas por viaje, no cotizan a la Seguridad Social ni tributan en IRPF de la misma manera, y por eso van en una columna aparte. En la hoja van en las columnas B, C y D del recibo.

Las deducciones: cotización a la Seguridad Social e IRPF

Las deducciones son la cuota obrera a la Seguridad Social (contingencias comunes, desempleo y formación profesional) y la retención de IRPF. Van en columnas separadas porque se calculan sobre bases distintas: la Seguridad Social se aplica sobre la base de cotización por contingencias comunes, y el IRPF sobre el rendimiento íntegro. En la hoja van en las columnas F y G.

La estructura de la hoja: una fila por empleado y columnas ordenadas

La estructura que mejor funciona es una fila por empleado y una columna por concepto. Así las fórmulas se copian hacia abajo con el controlador de relleno sin tocar nada. Los datos fijos del trabajador (DNI, salario base, % de IRPF personal) se quedan en la hoja Empleados; el recibo del mes solo trae el DNI y suma los conceptos variables del mes.

1. Crea el libro Nóminas con Archivo > Nuevo > Libro en blanco.
2. Renombra la primera hoja como Empleados (doble clic sobre la pestaña Hoja1).
3. Añade una segunda hoja llamada Recibo (clic derecho sobre la pestaña > Insertar > Hoja de cálculo).
4. En Recibo, escribe los encabezados del recibo en la fila 1: Empleado, Salario base, Complementos, Horas extra, Total devengado, Seg. Social, IRPF, Líquido.

Montar la plantilla desde cero con los datos del trabajador

Empezamos con la hoja Empleados, que es la fuente de datos. Sus columnas son: DNI (A), Nombre (B), Grupo profesional (C), Salario base (D) y % IRPF (E). Luego, en la hoja Recibo, escribimos los datos variables del mes: los complementos y las horas extra que cada empleado ha tenido en ese periodo.

1. En la hoja Empleados, escribe en A1:E1 los encabezados: DNI, Nombre, Grupo, Salario base, % IRPF.
2. Rellena las filas 2, 3 y 4 con los datos de Ana, Luis y Marta.
3. En la hoja Recibo, en la columna A, escribe el nombre de cada empleado en A2, A3 y A4 (Ana, Luis, Marta).
4. Rellena las columnas C (Complementos) y D (Horas extra) con los importes del mes.

Calcular el bruto con sumas y referencias a la hoja de empleados

Ahora vamos a por el total devengado: una fórmula que trae el salario base desde Empleados y le suma los complementos y las horas extra del mes. La columna del salario base usa BUSCARV para no tener que escribir a mano el sueldo de cada empleado.

Traer el salario base del empleado con BUSCARV

BUSCARV busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve el de otra columna a la derecha. Aquí buscamos el nombre del empleado (A2) en la hoja Empleados y pedimos la columna 4, que es el salario base. El último argumento, FALSO, obliga a buscar coincidencia exacta.

=BUSCARV(A2;Empleados!A:E;4;FALSO)

Sumar los complementos y las horas extra del mes

El total devengado de la fila es salario base + extensiones + horas extra. Usamos SUMA sobre el rango B2:D2. Al arrastrar hacia abajo, las referencias son relativas y se ajustan fila a fila.

=SUMA(B2:D2)

Calcular las deducciones de la Seguridad Social

La cuota obrera a la Seguridad Social es un porcentaje de la base de cotización, que coincide con el salario base más los complementos salariales (sin las dietas). En este ejemplo aplicamos un 6,35 % (4,70 % de contingencias comunes + 1,55 % de desempleo + 0,10 % de formación profesional), un tipo habitual en España. En otros países el porcentaje y los conceptos cambian, y debes ajustarlo a tu normativa.

Fijar el porcentaje con el $ para no arrastrarlo

El 6,35 % va en una celda aparte, por ejemplo H1, para no repetirlo en cada fila. Como la fórmula se va a copiar hacia abajo, esa celda tiene que ser fija: se fija con F4, que añade los $.

=B2*$H$1

La cuota obrera total en una sola celda

La columna F ya es el total de la cuota obrera del mes (contingencias comunes + desempleo + formación profesional). Si más adelante quieres desglosarla, basta con añadir una columna por cada concepto y sumarlas en F. Aquí la dejamos lista para restarla del bruto.

Calcular la retención de IRPF según el tipo del empleado

Cada empleado tiene su propio % de IRPF en la hoja Empleados (columna E). En el recibo, lo traemos con otro BUSCARV y lo multiplicamos por el total devengado. Aquí usamos el rendimiento íntegro como base simplificada.

=E2*BUSCARV(A2;Empleados!A:E;5;FALSO)/100

El líquido a percibir: la resta final de la nómina

El líquido es total devengado menos Seguridad Social menos IRPF. Es la última columna de la hoja y la cifra que de verdad cobra el empleado. Lo comprobamos a mano con Ana: 1.400,00 − 79,38 − 140,00 = 1.180,62. Si tu Excel da lo mismo, la plantilla está bien.

=E2-F2-G2

Proteger la plantilla para no borrar fórmulas por error

Una nómina con fórmulas protegidas no se rompe si alguien hace clic en una celda equivocada. Se protegen solo las celdas con fórmulas; los datos variables (complementos, horas extra) se quedan editables.

1. Selecciona el rango editable: C2:D4 en la hoja Recibo y E2:E4 en Empleados.
2. Abre Formato de celdas con Ctrl+1, ve a la pestaña Proteger y desmarca Bloqueada.
3. En la hoja Recibo, ve a Revisar > Proteger hoja.

Por qué la nómina sale mal: errores que pasan de verdad

Tres fallos típicos al montar una plantilla de nómina y cómo arreglarlos viendo la fórmula que los provoca.

#N/A al buscar el salario base del empleado

BUSCARV devuelve #N/A cuando no encuentra el valor buscado. La causa suele ser un DNI o un nombre con un espacio de más, o haber elegido mal la columna de búsqueda (que tiene que ser la primera del rango). El arreglo es revisar la coincidencia exacta y, si quieres un comportamiento más robusto, usar BUSCARX, que permite buscar en cualquier columna y avisa si falta el dato.

=BUSCARV(A2;Empleados!A:E;4;FALSO)

El % de IRPF se desplaza al copiar y la nómina se descuadra

Si en la fórmula de la Seguridad Social escribes =B2*H1 y arrastras hacia abajo, la celda del tipo pasa a H2, H3… y la cuota se va a cero o a cualquier valor. La solución es fijar la referencia con F4 al seleccionarla, que la convierte en $H$1.

=B2*$H$1

La base de cotización no coincide con el bruto

Si en la columna F (Seguridad Social) sumas todo el devengado, incluidas las dietas, estás cotizando por un concepto no salarial. La base de cotización solo incluye salario base, complementos y horas extra; las dietas van aparte y no cotizan. La solución es mantener dos columnas separadas: una para el total devengado que cotiza y tributa, y otra para los conceptos no salariales que solo se muestran.

=E2-F2-G2

Lo que ya sabes hacer con la plantilla de nómina

• La plantilla tiene dos hojas: Empleados con los datos fijos y Recibo con el cálculo del mes, columnas en orden de izquierda a derecha.
• BUSCARV trae el salario base y el % de IRPF desde Empleados sin tener que reescribirlos.
• El $ con F4 fija el porcentaje de Seguridad Social para que no se mueva al arrastrar.
• El líquido sale restando Seguridad Social e IRPF del total devengado en una sola fórmula.
• Proteger la hoja bloquea las fórmulas y deja editables solo los importes del mes.

El siguiente paso es duplicar la hoja Recibo para cada mes (clic derecho sobre la pestaña > Mover o copiar > Crear una copia): una hoja por mes con sus complementos y horas extra, y los datos del trabajador siempre a mano vía BUSCARV. Cuando tengas 12 hojas, una por mes, tendrás la nómina del año lista para imprimir o enviar.

Datos comprobados en octubre de 2026.