Vas a ver qué hace Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) con un archivo de Excel, qué se queda y qué se pierde al cruzar de un programa al otro, y cómo trabajar con los dos a la vez sin romper el libro. Cuando termines sabrás abrir un .xlsx en Sheets, devolverlo a Excel, reconocer los errores típicos del camino y elegir la función que toca en cada caso. Sirve para cualquier versión de Excel de escritorio, para Excel para la web y para Sheets en el navegador.
Qué es Google Sheets y en qué se diferencia de Excel
Una hoja de cálculo es, en el fondo, una cuadrícula con celdas y fórmulas. Excel y Google Sheets hacen eso mismo, pero cada uno guarda el archivo a su manera y vive en un sitio distinto.
Excel guarda el libro en tu disco (en .xlsx por defecto) y necesita el programa abierto para que otro lo vea. Sheets guarda el archivo en la nube de Google Drive y lo edita desde el navegador: el archivo vive en drive.google.com y varias personas lo abren a la vez sin enviar versiones por correo. Esa es la diferencia que más se nota en el día a día: con Excel mandas un adjunto; con Sheets compartes un enlace.
Los dos manejan filas, columnas, fórmulas, gráficos y tablas dinámicas. Los dos guardan los datos en una cuadrícula de 1.048.576 filas y 16.384 columnas. Los dos hablan inglés en el interior de las funciones, así que BUSCARV se llama BUSCARV en los dos y SUMA se llama SUMA. Donde se separan es en lo que vive alrededor: Excel trae Power Query, Power Pivot, macros en VBA y Copilot (según licencia); Sheets trae Apps Script, IMPORTRANGE, QUERY y un historial de versiones muy generoso. Saber en qué se diferencian es lo que evita el disgusto de abrir un archivo y ver la mitad cambiado.
Las funciones que se llaman igual y las que solo existen en uno
Las dos hojas comparten las funciones de toda la vida. Las modernas empiezan a separarse.
| Función / herramienta | Excel (Microsoft 365, 2024, 2021) | Google Sheets |
|---|---|---|
| BUSCARV (VLOOKUP) | Sí | Sí |
| BUSCARX (XLOOKUP) | Sí (desde 2021) | No |
| INDICE + COINCIDIR (INDEX + MATCH) | Sí | Sí |
| SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) | Sí | Sí |
| LET, LAMBDA, BYROW | Sí (Microsoft 365) | No |
| QUERY, IMPORTRANGE, GOOGLEFINANCE | No | Sí |
| Tablas dinámicas | Sí | Sí |
| Power Query | Sí (desde 2016) | No |
| Macros VBA | Sí | No (Apps Script) |
Al abrir un .xlsx con BUSCARX o LAMBDA en Sheets, esas celdas muestran #¿NOMBRE? porque Sheets no las entiende. Al abrir un archivo de Sheets con IMPORTRANGE en Excel 2019, pasa lo mismo: Excel 2019 no sabe qué es IMPORTRANGE. La regla práctica es que las funciones de siempre (BUSCARV, SUMAR.SI, CONTAR.SI) cruzan bien; las modernas y las propias de cada programa hay que revisarlas.
Abrir un archivo de Excel en Google Sheets y traerlo de vuelta
Vamos a usar un libro pequeño: el control de una frutería con tres productos y seis días de venta. Lo subimos a Drive, lo abrimos en Sheets, lo tocamos y lo descargamos otra vez como .xlsx para ver qué se queda.
El libro de partida en Excel tiene esta pinta:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Producto | Kilos | Precio kg |
| 2 | 01/10/2026 | Naranjas | 8 | 1,20 |
| 3 | 01/10/2026 | Manzanas | 5 | 1,80 |
| 4 | 02/10/2026 | Plátanos | 6 | 1,50 |
| 5 | 02/10/2026 | Naranjas | 4 | 1,20 |
| 6 | 03/10/2026 | Manzanas | 7 | 1,80 |
| 7 | 03/10/2026 | Plátanos | 3 | 1,50 |
Subir el archivo a Drive y abrirlo en modo Office
- Entra en
drive.google.comcon tu cuenta de Google. - Arriba a la izquierda, pulsa Nuevo > Subir archivo y elige el
.xlsxde la frutería. - En la lista de Drive, haz doble clic sobre el archivo. Aparece un aviso amarillo: Abrir con Hojas de cálculo de Google.
- Pulsa Abrir con Hojas de cálculo de Google. El archivo se convierte al formato de Sheets.
.xlsx y los cambios los guarda el editor online de Office, no Sheets. Para una edición ligera, modo Office; para trabajar a fondo con los dos, convertir.Descargar desde Sheets como .xlsx
- En Sheets, abre el menú Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
- Guarda el archivo en tu disco.
- Ábrelo en Excel de escritorio.
Lo que se pierde al cruzar de un programa al otro
Cruzar un archivo de un programa a otro es rápido; lo que se pierde es lo que duele. Antes de descargar como .xlsx, conviene revisar qué hay dentro.
Macros, Power Query y Power Pivot: lo que Sheets no abre
| Elemento del archivo de Excel | Al abrirlo en Sheets | Al volver a Excel |
|---|---|---|
Macros VBA (.xlsm) |
Desaparecen (Sheets usa Apps Script) | No se recuperan |
| Consultas de Power Query | No se ven ni se ejecutan | Están, pero hay que actualizar a mano |
| Modelo de Power Pivot / tablas dinámicas con modelo de datos | No se abre | Puede abrir, pero el modelo no se conserva |
| Formato condicional con iconos personalizados | Cambia o se simplifica | Suele volver bien |
| Gráficos combinados (línea + barras) | Se aplanan en un solo tipo | Vuelven casi siempre |
.xlsm sin abrirlo en Sheets. Para comprobarlo, abre el archivo en Drive, pulsa los tres puntos del archivo y mira si aparece Abrir con > Hojas de cálculo de Google: si lo hace, no tiene macros; si solo ofrece Descargar, ojo.Funciones propias de cada programa
Excel tiene BUSCARX (XLOOKUP), LET, LAMBDA, BYROW, las matrices dinámicas y, según licencia, Copilot. Sheets tiene QUERY para hacer consultas estilo SQL, IMPORTRANGE para traer datos de otro archivo de Drive, GOOGLEFINANCE para cotizaciones y, también según licencia, Gemini. Si tu libro usa alguna de estas, al cruzar al otro programa verás #¿NOMBRE? en la celda. La solución es saber qué toca en cada caso: BUSCARX se sustituye por INDICE + COINCIDIR, y QUERY no tiene equivalente en Excel de escritorio.
Trabajar con los dos a la vez: la coautoría y los enlaces
La gracia de Sheets no es solo abrir archivos, es que varias personas los editen a la vez desde el navegador. Vamos a ver cómo compartir el libro de la frutería con dos personas más mientras tú sigues con Excel.
- En Drive, haz clic derecho sobre el archivo convertido y elige Compartir.
- Añade las direcciones de las dos personas con permiso Editor y envía.
- Ellas abren el enlace en el navegador y editan sobre la marcha. Tú abres el archivo en Excel de escritorio: usa Archivo > Abrir > OneDrive o descarga la versión más reciente antes de tocar nada.
Para que el archivo de Drive vuelva a tu Excel sin pisar lo que otros han escrito, usa esta idea: mantén el archivo maestro en Drive, y desde Excel abre la versión de Drive con Archivo > Abrir > OneDrive (si lo subiste ahí) o descárgalo a una carpeta local antes de cada sesión. Cuando termines, sube de nuevo a Drive y comparte.
Errores típicos al pasar archivos entre Excel y Sheets
La mayoría de disgustos al cruzar archivos se repiten. Estos son los más habituales.
La función que existe en uno y no en el otro
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Producto | Kilos | Stock tienda |
| 2 | 01/10/2026 | Naranjas | 8 | 45 |
| 3 | 01/10/2026 | Manzanas | 5 | 30 |
| 4 | 02/10/2026 | Plátanos | 6 | 22 |
| 5 | 02/10/2026 | Naranjas | 4 | 41 |
| 6 | 03/10/2026 | Manzanas | 7 | 23 |
| 7 | 03/10/2026 | Plátanos | 3 | 19 |
| 8 | Total | #¿NOMBRE? |
En Sheets, =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123";"Ventas!A:D") trae los datos del otro archivo. En Excel de escritorio, la misma fórmula devuelve #¿NOMBRE? porque Excel no conoce IMPORTRANGE. La sustitución es traer los datos a mano con copiar y pegar, o con Power Query si los quieres vivos.
#¿NOMBRE? aunque se viera bien en Sheets. Revisa la versión antes de fiarte.Las celdas combinadas y los formatos que se desordenan
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Producto | Kilos | Precio kg |
| 2 | 01/10/2026 | Naranjas | 8 | 1,20 |
| 3 | Manzanas | 5 | 1,80 | |
| 4 | 02/10/2026 | Plátanos | 6 | 1,50 |
| 5 | Naranjas | 4 | 1,20 | |
| 6 | 03/10/2026 | Manzanas | 7 | 1,80 |
| 7 | Plátanos | 3 | 1,50 |
Al importar una hoja con celdas combinadas, Sheets las descombina y deja el valor solo en la celda de arriba a la izquierda. Las filas 3, 5 y 7 quedan con la columna A vacía, y eso rompe BUSCARV y los gráficos que esperaban una fecha en cada fila. Para arreglarlo, en Excel: selecciona la columna A, ve a Inicio > Alineación > Combinar y centrar para ver dónde estaba la combinación, descombina y rellena hacia abajo con Ctrl+D.
Lo que ya sabes hacer con Excel y Google Sheets
- Un archivo
.xlsxse sube a Drive, se abre en Sheets (convertido o en modo Office) y se devuelve como.xlsxcon Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx). - Las funciones de siempre (BUSCARV, SUMAR.SI.CONJUNTO, INDICE, COINCIDIR) cruzan bien; BUSCARX, LAMBDA y LET se quedan en Excel; QUERY, IMPORTRANGE y GOOGLEFINANCE se quedan en Sheets.
- Las macros de VBA, Power Query, Power Pivot y los modelos de datos no pasan a Sheets; al volver a Excel, hay que revisarlos.
- Varias personas pueden editar el mismo libro a la vez desde el navegador, y tú lo abres desde Excel para mantener tu flujo de trabajo.
El siguiente paso natural es conectar Excel con un archivo de Sheets en la nube: usa Power Query en Excel 2021, 2024 o Microsoft 365 con Datos > Obtener y transformar datos > Desde otras fuentes > Desde la web para traer la hoja pública de Sheets por su enlace, y actualiza con un clic cuando cambien los datos.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al usar Excel y Google Sheets juntos
1. Qué es Google Sheets y en qué se diferencia de Excel
Google Sheets es la hoja de cálculo de Google que vive en la nube: se abre desde el navegador con tu cuenta de Google y guarda los cambios sola. Es parecida a Excel en lo básico (celdas, fórmulas, gráficos), pero trabaja en línea y permite que varias personas editen a la vez. Si tienes un archivo .xlsx, puedes abrirlo directamente en Sheets sin convertirlo.
2. Dónde encontrar plantillas gratis de Google Sheets
Las consigues en sheets.google.com, entrando en Galería de plantillas: hay opciones de presupuestos, calendarios, horarios y listas ya hechas para copiar a tu cuenta. También puedes usar Archivo > Nuevo > Desde una plantilla dentro de una hoja abierta. Todas son gratis y se pueden modificar a tu gusto.
3. Cómo crear una hoja de cálculo en Google
Ve a sheets.google.com, inicia sesión con tu cuenta de Google y pulsa el botón + con la hoja en blanco. Se abrirá una nueva hoja lista para escribir datos en las celdas y aplicar fórmulas. Los cambios se guardan automáticamente en Google Drive.
4. Se puede descargar un archivo de Google Sheets a mi ordenador
Sí. Abre el archivo en Sheets, ve a Archivo > Descargar y elige un formato: .xlsx para abrirlo en Excel, .ods para LibreOffice, o .csv si solo quieres los datos en texto plano. También puedes elegir .pdf para una copia de solo lectura.
5. Qué programas abren un documento de Excel
Además de Microsoft Excel, un .xlsx lo abren LibreOffice Calc, Apple Numbers, WPS Office y la app Hojas de cálculo de Google. En el móvil puedes usar Excel para Android o iOS, o subirlo a Google Drive y editarlo desde el navegador. Eliges formato .xlsx si quieres conservar fórmulas y formato.
6. Tiene Google algo parecido a Word para combinar con Sheets
Sí, se llama Documentos de Google (Google Docs) y funciona como un Word en la nube: edita textos, comparte y guarda solo. En Sheets puedes insertar un gráfico de Docs, vincular tablas y trabajar con ambos abiertos en pestañas del navegador dentro del mismo Drive.
7. Cómo abrir Google Sheets paso a paso
Entra en sheets.google.com desde el navegador e inicia sesión con tu cuenta de Google. Verás tus hojas recientes y el botón + para crear una nueva; también puedes pulsar Abrir desde Drive si ya la tienes guardada. No hace falta instalar nada: la hoja se abre y se guarda sola.
Fuentes
- GoogleExcel y Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftHIPERVINCULO — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftDe Word a Excel — documentación oficialconsultado el 07/10/2026