Imagina un informe de ventas que tienes que imprimir y enviar a tu equipo: si en la primera hoja pone "Informe de ventas — 2026" y en la segunda no pone nada, parece que te has cruzado de documento. El encabezado de página es la franja superior que se repite automáticamente en cada página al imprimir o al revisar el archivo en la vista Diseño de página. Sirve para identificar el documento (título, logo, fecha) y para que cada página lleve el número que le corresponde. En este tutorial lo montas sobre una hoja llamada Ventas 2026 con datos de enero a junio: al terminar sabrás insertarlo con texto e imagen, numerar las páginas, mostrar la fecha y la ruta del archivo, distinguir la primera página y tener encabezados diferentes en cada hoja del libro. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, y también en Excel para la web y para Mac, con pequeñas diferencias que se van señalando.
Qué es el encabezado de página y para qué te sirve en Excel
El encabezado de página es el área reservada en la parte superior de cada hoja que Excel repite de forma automática al imprimir o al revisar el archivo en la vista Diseño de página. No es una fila de la cuadrícula: vive en una zona propia, por encima de la fila 1, y se gestiona de manera independiente al contenido de las celdas.
Su uso más habitual es identificar el documento. En el Informe de ventas — 2026 que vamos a montar, el encabezado lleva el título, el logo de la empresa y la fecha de emisión. Cuando imprimes el informe, esa misma franja aparece en la parte de arriba de todas las páginas, de modo que el lector sabe en qué documento está sin necesidad de mirar la portada.
Además de identificar, el encabezado sirve para tres cosas muy concretas:
- Numerar las páginas con campos automáticos como
Página X de Y. - Mostrar la fecha en la que se imprimió o se revisó el informe.
- Incluir la ruta del archivo en la red o en la unidad local, para saber de qué copia se ha generado el PDF.
Dónde está el encabezado en la cinta y qué puedes configurar
El encabezado se gestiona desde dos sitios: la cinta normal y una pestaña contextual que aparece cuando editas dentro de él. La ruta principal está en Insertar, dentro del grupo Texto.
Al pulsar ese botón, el libro salta a la vista Diseño de página y el cursor se coloca dentro de la franja superior. Ahí verás que aparece una pestaña nueva en la cinta: Diseño, con el título contextual Herramientas de encabezado y pie de página.
En esa pestaña contextual están los elementos rápidos que puedes insertar: Imagen, Número de página, Páginas, Fecha, Hora, Nombre del archivo, Nombre de la hoja y Cuadro de texto.
Los elementos que admite un encabezado en Excel
Un encabezado puede contener casi cualquier elemento visual, no solo texto:
- Texto plano, escrito directamente con el teclado.
- Imágenes, normalmente el logo de la empresa, en formato PNG, JPG o BMP.
- Formas, como rectángulos o líneas decorativas.
- Cuadros de texto, para combinar texto y formato en un bloque.
- Fecha y hora actuales, que se insertan como códigos de campo y se actualizan al imprimir.
- Número de página y total de páginas, también como códigos de campo.
- Nombre del archivo, nombre de la hoja y ruta, para identificar el documento.
- Vínculos a páginas web o a otras hojas del mismo libro.
El cuadro Opciones de la página y sus tres pestañas
El otro sitio donde se configura el encabezado es el cuadro Configurar página, al que se accede desde la cinta o al hacer doble clic en el área del encabezado.
En la pestaña Diseño del cuadro están las cuatro casillas que controlan el comportamiento del encabezado en todas las páginas del libro:
La pestaña Encabezado/Pie permite elegir entre encabezados predefinidos (los desplegables Encabezado y Pie de página) o crear uno personalizado con los botones Personalizar encabezado y Personalizar pie. La pestaña Hoja controla qué se imprime (títulos, líneas de división, comentarios) y el orden de las páginas.
Insertar un encabezado con un clic y rellenarlo
Empezamos con la hoja Ventas 2026 que ya tienes abierta. Es una hoja sencilla con las ventas de enero a junio, calculadas a partir del precio y la cantidad. Ahora mismo no tiene nada en el encabezado.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Precio | Cantidad | Total |
| 2 | Cuaderno A4 | 3,20 | 25 | 80,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 0,90 | 120 | 108,00 |
| 4 | Carpeta anillas | 2,75 | 40 | 110,00 |
| 5 | Rotulador pizarra | 1,40 | 30 | 42,00 |
| 6 | Grapadora | 5,50 | 8 | 44,00 |
| 7 | Pegamento barra | 1,10 | 60 | 66,00 |
- Ve a Insertar > Texto > Encabezado y pie de página. La hoja cambia a la vista Diseño de página y el cursor parpadea dentro de la franja del encabezado.
- La franja se divide en tres zonas: izquierda, centro y derecha. Haz clic en la zona centro y escribe
Informe de ventas — 2026. - Pulsa Esc para salir del encabezado y volver a la vista Normal.
- Para volver a verlo, ve a Vista > Diseño de página o Vista > Vista previa de salto de página.
Personalizar el aspecto del encabezado
El texto del encabezado se selecciona como cualquier texto: doble clic dentro de la franja y se marca como si fuera Word. A partir de ahí, las opciones de formato están en la pestaña Inicio.
- Haz doble clic dentro del encabezado
Informe de ventas — 2026para entrar en modo edición. - Selecciona todo el texto con Ctrl+E.
- En Inicio > Fuente, elige la Calibri (o la que uses en tu informe), tamaño 14 y color azul oscuro (
#1F4E79). - Para centrarlo en toda la franja, selecciónalo y pulsa Inicio > Alineación > Combinar y centrar.
- Pulsa Esc para salir del encabezado.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Precio | Cantidad | Total |
| 2 | Cuaderno A4 | 3,20 | 25 | 80,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 0,90 | 120 | 108,00 |
| 4 | Carpeta anillas | 2,75 | 40 | 110,00 |
| 5 | Rotulador pizarra | 1,40 | 30 | 42,00 |
| 6 | Grapadora | 5,50 | 8 | 44,00 |
| 7 | Pegamento barra | 1,10 | 60 | 66,00 |
Insertar una imagen o el logo en el encabezado
El logo se inserta igual que en una hoja normal, pero hay que hacerlo dentro del área del encabezado, no en una celda.
- Haz doble clic en la zona izquierda del encabezado para entrar en modo edición.
- Ve a Insertar > Ilustraciones > Imágenes > Este dispositivo y elige el logo.
- La imagen aparece con tamaño original. Arrastra los tiradores de las esquinas para reducirla a unos 2 cm de alto.
- Haz clic derecho sobre la imagen y elige Ajuste de texto > Detrás del texto para que el resto del encabezado se pueda seguir editando.
- Pulsa Esc para salir.
Encabezados diferentes en la primera página, en pares e impares
Cuando un informe tiene portada, lo habitual es que la primera página tenga un encabezado distinto (o ninguno) y el resto compartan el mismo. Excel lo resuelve con la casilla Primera página diferente del cuadro Configurar página.
- Ve a Disposición > Herramientas de página > Configurar página > Diseño.
- Marca la casilla Primera página diferente.
- Pulsa Aceptar.
Al activarla, el encabezado se parte en dos: Primera página (la portada) y Páginas pares e impares (el resto). Deja la zona de la primera página vacía para que la portada salga limpia.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Precio | Cantidad | Total |
| 2 | Cuaderno A4 | 3,20 | 25 | 80,00 |
| 3 | Bolígrafo azul | 0,90 | 120 | 108,00 |
| 4 | Carpeta anillas | 2,75 | 40 | 110,00 |
| 5 | Rotulador pizarra | 1,40 | 30 | 42,00 |
| 6 | Grapadora | 5,50 | 8 | 44,00 |
| 7 | Pegamento barra | 1,10 | 60 | 66,00 |
Encabezado en páginas pares e impares
Si quieres que las páginas pares (la 2, la 4, la 6…) lleven un encabezado distinto de las impares (la 1, la 3, la 5…), activa la casilla Pares e impares diferentes del mismo cuadro. Es lo que se usa en libros y manuales para que las páginas izquierdas (pares) lleven el título del capítulo y las derechas (impares) lleven el título del libro.
- Vuelve a Disposición > Herramientas de página > Configurar página > Diseño.
- Marca la casilla Pares e impares diferentes.
- Pulsa Aceptar.
- Ahora el encabezado se divide en tres: Primera página, Páginas impares y Páginas pares. Configura cada uno por separado.
Numerar las páginas y mostrar la ruta o la fecha dentro del encabezado
Para numerar las páginas, Excel usa campos: códigos especiales que se actualizan al imprimir. Se insertan desde el grupo Elementos de encabezado y pie de página.
- Haz doble clic en la zona derecha del encabezado.
- Escribe
Página(con espacio al final). - En la pestaña Diseño > Herramientas de encabezado y pie de página, pulsa Número de página. Aparece
&P. - Pulsa
Barra espaciadoray escribede. - Pulsa Número de páginas. Aparece
&N. - Pulsa Ctrl+Intro para bajar de línea dentro del encabezado y escribe la fecha con Ctrl+Mayús+; (Excel inserta la fecha actual como valor).
- Para añadir la ruta del archivo, pulsa Insertar > Vínculo o usa Archivo > Información > Propiedades > Propiedades avanzadas > Origen y vincúlalo con el icono de la barra de fórmulas.
Página 1 de 10 a mano, no se actualiza al imprimir. Tienes que usar los campos &P y &N para que Excel ponga el número correcto en cada hoja.Distintos encabezados por hoja del libro
Por defecto, cuando activas un encabezado en una hoja, las demás hojas del libro lo heredan. Si quieres que cada hoja tenga el suyo, tienes que romper el vínculo entre hojas.
- Abre el libro con dos hojas: Ventas 2026 y Gastos 2026.
- En Ventas 2026, ve a Diseño de página y comprueba que el encabezado
Informe de ventas — 2026aparece. - Haz clic en la pestaña de la hoja Gastos 2026. Verás que el encabezado también aparece ahí.
- Para romper el vínculo, en la pestaña contextual Diseño > Herramientas de encabezado y pie de página, desmarca el botón Vincular al anterior (en algunos libros aparece como Igual que el anterior).
- Ahora edita el encabezado de Gastos 2026 y escribe
Informe de gastos — 2026. - Repite el proceso en cada hoja del libro para que cada una tenga su propio encabezado.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Mes | Importe | |
| 2 | Material de oficina | Enero | 16 | 145,00 |
| 3 | Luz y agua | Enero | 16 | 92,50 |
| 4 | Material de oficina | Febrero | 16 | 78,20 |
| 5 | Luz y agua | Febrero | 16 | 88,10 |
Por qué el encabezado no aparece al imprimir ni en pantalla
Tres causas explican casi todos los casos en los que el encabezado "no se ve": estás en la vista equivocada, la primera página lo tiene en blanco, o la imagen está en una celda en lugar de en el encabezado.
El encabezado está en la vista normal y no en el diseño de página
La vista Normal oculta el área del encabezado: aunque lo tengas relleno, solo se ve una cuadrícula limpia. Para comprobarlo, ve a Vista > Diseño de página y aparece la franja gris arriba. Si ahí lo ves pero al volver a Normal desaparece, es que está bien configurado y solo se oculta en esa vista.
La primera página y las hojas sin encabezado no imprimen nada arriba
Si activas la casilla Primera página diferente y dejas en blanco el encabezado de la primera página, la portada sale sin encabezado. Es lo que se busca, pero a veces se confunde con un error. Si quieres que la portada también lleve encabezado, desmarca la casilla o rellena la zona Primera página del cuadro.
La imagen o el logo se mueven o se cortan al cambiar de página
Si el logo se inserta en una celda del cuerpo (por ejemplo, en B1) en lugar de dentro del encabezado, solo aparece en la primera página y al cambiar de salto o se queda flotando entre el texto. Lo correcto es ver el logo dentro de la franja gris superior del encabezado, con el ajuste de texto Detrás del texto para que no tape el título.
Lo que Excel no puede hacer con un encabezado de página
El encabezado es un área fija, no una extensión de la cuadrícula, y eso limita lo que se puede hacer con él. Cosas que no puedes hacer:
- Un encabezado que cambie el contenido por celda: el encabezado es estático para toda la hoja. No puedes hacer que en la página 1 diga "Producto A" y en la página 2 diga "Producto B" solo porque la celda correspondiente cambió.
- Formatear el encabezado como tabla: no se le aplican tablas, filtros ni formato condicional. Solo formato de texto (fuente, tamaño, color, alineación).
- Aplicar fórmulas con referencias a celdas: no puedes escribir
=A1en el encabezado para que muestre el valor de una celda. Si necesitas eso, usa Vista con imágenes en el encabezado desde la pestaña Diseño o copia el valor a mano. - En Excel para la web faltan algunas opciones avanzadas: los campos rápidos y los elementos de la pestaña Diseño están, pero la configuración de Pares e impares diferentes y Vincular al anterior puede comportarse de forma distinta. Si necesitas control fino, abre el archivo en el Excel de escritorio.
Worksheet_Change que modifique PageSetup.CenterHeader, o usar Power Query para generar el informe y un encabezado estático en cada hoja generada.Lo que ya sabes hacer con el encabezado de página en Excel
- Insertar un encabezado desde Insertar > Texto > Encabezado y pie de página y rellenarlo con texto en tres zonas.
- Cambiar la fuente, el tamaño, el color y la alineación desde Inicio > Fuente y Combinar y centrar.
- Añadir el logo en la zona izquierda con Insertar > Imágenes y ajuste de texto Detrás del texto.
- Diferenciar la primera página, las pares y las impares desde Disposición > Configurar página > Diseño.
- Numerar páginas con campos
&Py&N, insertar la fecha con Ctrl+Mayús+; y añadir la ruta del archivo desde Propiedades. - Tener encabezados distintos en cada hoja del libro desmarcando Vincular al anterior.
El siguiente paso natural es configurar el pie de página con el mismo mecanismo: número de página, fecha y firma del autor. La ruta es la misma, pero pulsando Pie de página en lugar de Encabezado dentro de Insertar > Texto. Una vez que el pie está listo, el informe de ventas queda listo para imprimir o para exportar a PDF con la numeración correcta en cada hoja.
Dudas al usar el encabezado de página en Excel
1. Cómo poner diferentes encabezados en un mismo documento de Word
En Word 2010 y posteriores puedes combinar varios encabezados dividiendo el documento en secciones: ve a la pestaña Disposición, en el grupo Configurar página pulsa Saltos y elige Salto de sección > Página siguiente. Repite esto en cada lugar donde quieras cambiar de encabezado, desactiva Vincular al anterior en la pestaña Diseño del encabezado y escribe el texto que quieras en cada sección.
2. Cómo poner un encabezado distinto en cada página en Word 2021
Word no permite un encabezado distinto en cada página por sí solo; necesitas crear un salto de sección en cada página desde Disposición > Saltos > Página siguiente, desactivar Vincular al anterior en el encabezado y escribir el texto correspondiente en cada sección. Así cada sección mostrará su propio encabezado sin arrastrar el de la anterior.
3. Cómo poner el mismo encabezado en todas las hojas de un libro de Excel
En Excel, ve a Insertar > Encabezado y pie de página, marca la casilla Encabezado y escribe el texto en la zona central, izquierda o derecha. Al pasar a la siguiente hoja, haz clic en Personalizar encabezado y desmarca la opción Personalizar encabezado de página del menú para que no se borre el anterior; este truco se aplica a varias hojas a la vez seleccionándolas con Mayús y luego accediendo a Insertar > Encabezado y pie de página.
4. Cómo insertar encabezados pares e impares en Word
Activa esta opción desde la pestaña Diseño, dentro del encabezado o pie de página, marcando la casilla Diferentes páginas pares e impares. Word mostrará dos pestañas nuevas: Encabezado impar y Encabezado par, donde puedes escribir textos distintos para cada tipo de página; al desactivar la casilla volverás a tener un único encabezado común.
5. Cómo poner un pie de página distinto en cada hoja de Word
Crea un salto de sección con Disposición > Saltos > Página siguiente en cada punto donde quieras cambiar el pie, doble clic en la parte inferior para abrirlo y desmarca Vincular al anterior en la pestaña Diseño. Escribe el texto que quieras en cada sección; si no desactivas el enlace, Word copiará el mismo pie en todas las hojas sin que lo notes.
Fuentes
- MicrosoftInsertar un encabezado o pie de página – Microsoft Supportconsultado el 06/10/2026