Cómo hacer una nómina en Excel: plantilla con fórmulas paso a paso

Una nómina es la hoja donde se calcula lo que cobra cada empleado al cerrar el mes: el salario y los complementos suman el bruto, se restan las cotizaciones y la retención, y queda el neto a pagar. En este tutorial armas una plantilla de nómina en Excel desde cero, con datos pequeños, fórmulas que se pueden copiar y una hoja Resumen para ver el coste del mes de un vistazo. Lo que aprendes aquí vale para cualquier país: los porcentajes, topes y conceptos (IRPF, Seguridad Social, retenciones equivalentes) dependen de la legislación de cada lugar, así que la plantilla deja las celdas de tipos y bases listas para que tú pongas los valores que correspondan. Funciona en Excel 2010 en adelante y en Excel para la web.

Qué es una nómina en Excel y por qué armarla tú mismo

Una nómina, en una hoja de cálculo, es una tabla con una fila por empleado y mes. Cada fila tiene lo que el empleado cobra fijo, lo que se le suma ese mes, lo que se le descuenta y el dinero que finalmente recibe. El total del mes, por departamento, sale cuando todas las filas están rellenas y las fórmulas de las últimas columnas se calculan solas. Con la plantilla ya armada, el mes que viene solo cambias las variables (horas extra, dietas, prorrata de pagas) y el libro vuelve a hacer las cuentas. No hace falta comprar un programa de nóminas para una empresa pequeña: con Excel y unas fórmulas claras tienes la misma información, la puedes compartir y la entiendes línea por línea.

Las partes de una nómina en una hoja de cálculo

Una nómina tiene siempre los mismos bloques. La siguiente tabla resume qué columna es cada cosa y dónde encaja la fórmula.

Datos fijos del empleado y variables del mes

Los datos fijos son lo que no cambia de un mes a otro: el identificador del empleado, su nombre, el documento de identidad, el departamento, la fecha de alta y el salario base anual o mensual acordado. Las variables del mes son las que cambian en cada cierre: los complementos (antigüedad, idiomas, responsabilidad), las horas extra, el importe ya calculado de esas horas extra, las dietas y la prorrata de las pagas extraordinarias. Separar lo fijo de lo variable es lo que permite copiar la fila de un mes a otro sin tener que volver a escribir el nombre ni el salario base.

Del salario bruto al neto: las columnas que suman y las que restan

El bruto del mes es la suma de todo lo que el empleado cobra ese mes: salario base, complementos, importe de las horas extra, dietas y la parte que le toca de las pagas extra. La base del impuesto es, según el país, el bruto menos las cotizaciones a la Seguridad Social o su equivalente, y sobre esa base se aplica el porcentaje de retención. El neto es lo que queda después de restar al bruto las cotizaciones y la retención. En la plantilla, el bruto y la base se calculan con fórmulas; el porcentaje de retención y los topes se dejan en celdas aparte para que se actualicen cuando cambien.

Cómo se hace una nómina en Excel según el país

Las reglas que rodean a una nómina (porcentaje de retención, cotizaciones sociales, topes, conceptos obligatorios, plazos de pago) las fija la legislación de cada país. Lo que haces en Excel es el mismo en todas partes: una fila por empleado, una columna para el bruto, una para la base, una para el neto y una hoja Resumen con los totales. Por eso este tutorial trabaja con celdas separadas para los tipos impositivos y los topes: tú escribes ahí los valores de tu país y el resto de la plantilla sigue funcionando.

Preparar la hoja: los datos que vas a necesitar

La plantilla tiene una hoja llamada Nómina con catorce columnas y, de momento, cinco empleados. Las primeras once columnas son datos y variables; las tres últimas las calculan las fórmulas. Para los datos fijos hemos elegido cinco empleados de una empresa pequeña, con importes en euros; si trabajas en otro país, pon en las celdas de tipos el porcentaje de retención y los topes que correspondan a tu legislación.

La lista de empleados y los datos fijos

Empieza por la hoja Nómina. En la fila 1 escribe los encabezados en negrita; a partir de la fila 2 introduce los datos de los cinco empleados. La columna E lleva formato de fecha corta y la F, formato moneda con dos decimales.

Las variables del mes en columnas aparte

A partir de la columna G metes lo que cambia cada cierre. En este mes de ejemplo Ana no tiene horas extra, Luis hizo seis, Marta diez, Pedro cuatro y Sara ninguna. La columna I es el resultado de multiplicar las horas de H por el precio de la hora extra, que en este ejemplo se deja en una celda fija para que se pueda cambiar.

Bloque de cálculo al final de cada fila

Las columnas L, M y N son las que devuelven los cálculos. De momento quedan vacías: las fórmulas se montan en los apartados siguientes y los resultados se ven directamente en pantalla. Conviene tener ya los encabezados L1 «Bruto», M1 «Base IRPF» y N1 «Neto» para no perder la referencia visual mientras se trabaja.

Calcular el bruto del mes con una sola fórmula

La celda L2 es la primera que calcula algo. En una nómina, el bruto del mes es la suma del salario base, los complementos, el importe de las horas extra, las dietas y la prorrata de las pagas. Una sola fórmula hace esa suma en cada fila; al arrastrarla hacia abajo con el controlador de relleno se copia a todos los empleados.

=L2: =F2+G2+I2+J2+K2

Sumar solo lo que toca con SUMAR.SI (SUMIF)

Cuando quieres saber cuánto se ha pagado en horas extra solo al departamento de Ventas, SUMAR.SI (SUMIF, en inglés) lo hace en una celda. La función necesita el rango donde busca el criterio, el criterio y el rango que suma. Aquí, en una celda aparte, sumamos las horas extra de Ventas (los euros, no las horas):

=SUMAR.SI(D2:D6;"Ventas";I2:I6)

Traer datos del empleado con BUSCARV (VLOOKUP)

BUSCARV (VLOOKUP, en inglés) sirve para traer un dato de otra hoja a partir de un identificador. En esta plantilla, los datos fijos de cada empleado viven en una hoja llamada Maestro. La nómina solo guarda el ID y, con BUSCARV, trae el nombre, el departamento o el salario base. Es útil cuando el departamento de RR. HH. mantiene la lista de empleados en un sitio y las nóminas mensuales en otro.

=BUSCARV(A2;Maestro!A2:F6;2;FALSO)

Cuándo BUSCARV falla y qué hacer

BUSCARV devuelve #N/A cuando el ID no existe en la hoja Maestro. También falla si la columna del dato que pides está a la izquierda de la columna del ID, porque BUSCARV solo mira hacia la derecha. La solución en ambos casos es la misma: envolver la fórmula con SI.ERROR (IFERROR, en inglés) para mostrar un texto legible en lugar del error.

=SI.ERROR(BUSCARV(A2;Maestro!A2:F6;2;FALSO);"Empleado no dado de alta")

Avisos automáticos con la función SI (IF)

Una nómina no puede quedarse a medias: si falta el salario base de un empleado, el resto de la fila no se calcula bien. La función SI (IF, en inglés) muestra un aviso en una columna de observaciones cuando la celda del salario base está vacía. La fórmula va en la columna O, junto al neto, y deja la celda en blanco cuando todo está bien.

=SI(F2="";"Falta salario base";"")

1. Selecciona la celda O2 y escribe la fórmula.
2. Pulsa Intro y arrastra el controlador de relleno hasta O6.
3. Borra el salario base de F6 y observa cómo O6 muestra "Falta salario base".
4. Vuelve a escribir el salario y la observación desaparece.

Proteger la hoja para no romper las fórmulas

Una vez que las fórmulas están, conviene bloquear las celdas de cálculo para que nadie las borre por error. Excel protege por defecto todas las celdas al activar la protección, así que el truco es dejar desbloqueadas solo las que se tienen que poder editar (las variables del mes y los datos fijos del empleado).

1. Selecciona el rango G2:K6 (variables del mes) y, si quieres, A2:F6 (datos fijos).
2. Pulsa Ctrl+1, abre la pestaña Proteger y desmarca la casilla "Bloqueada".
3. Acepta y ve a Revisar > Proteger hoja.

1. Acepta y comprueba que al intentar borrar la fórmula de L2 aparece el aviso de celda protegida.

Cerrar el mes y copiar la nómina al mes siguiente

Cuando el mes está cerrado, el siguiente empieza copiando la hoja, no los datos. Así mantienes la plantilla original con sus fórmulas y solo cambias las variables.

1. Haz clic con el botón derecho en la pestaña Nómina y elige Mover o copiar.
2. Marca la casilla "Crear una copia" y ponle al nuevo nombre el mes y el año, por ejemplo "2026-02".
3. Acepta y, en la hoja nueva, cambia solo las columnas G a K (complementos, horas extra, dietas, prorrata) para cada empleado.
4. Las columnas A a F (datos fijos) se quedan como están y las fórmulas de L, M y N se vuelven a calcular solas.

Una hoja Resumen con totales y promedios

Una hoja Resumen convierte la lista larga en las cifras que de verdad se miran al cerrar el mes: coste total, coste por departamento, promedio por empleado. Funciona con SUMA y PROMEDIO, las dos funciones más básicas de Excel, sobre los rangos de la hoja Nómina.

La vista gráfica del cierre

Un gráfico de columnas con el coste bruto por departamento, construido sobre la tabla de la hoja Resumen, es la forma más rápida de ver dónde se va el dinero. Otro gráfico útil es uno de barras horizontales con el reparto de bruto y neto por empleado, para detectar casos en los que la retención se va de lo habitual. Estos gráficos se montan en la hoja Resumen una vez cerrado el mes, seleccionando el rango B2:C4 e Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas agrupadas.

Lo que ya sabes hacer con tu nómina en Excel

• Calcular el bruto del mes con una fórmula que suma salario base, complementos, horas extra, dietas y prorrata.
• Usar SUMAR.SI para consolidar variables por departamento y BUSCARV para traer datos del empleado desde una hoja Maestro.
• Mostrar avisos automáticos con SI y controlar los errores de BUSCARV con SI.ERROR.
• Proteger la hoja para que las fórmulas no se borren y crear la plantilla del mes siguiente con un solo clic.
• Montar una hoja Resumen con SUMA, PROMEDIO y SUMAR.SI que da el coste total, por departamento y por empleado.

El siguiente paso es convertir el rango de datos de la hoja Nómina en una Tabla (Insertar > Tablas > Tabla), de forma que las fórmulas de L, M y N se copien solas cuando añadas un empleado nuevo al final. BUSCARV y la protección de la hoja siguen funcionando igual, pero ya no tienes que arrastrar el controlador de relleno cada mes. Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar la plantilla de nómina en Excel

• Cómo se calcula el bruto del mes en una nómina en Excel
• Qué fórmulas se usan para el neto a pagar en una nómina en Excel
• Cómo traer el salario base con BUSCARV desde una hoja Maestro
• Por qué BUSCARV devuelve #N/A aunque el empleado existe
• Cómo proteger las fórmulas de una hoja de nómina en Excel
• Cómo copiar la nómina de un mes para empezar el siguiente
• Cómo hacer un resumen de nóminas por departamento en Excel

Dudas al usar la plantilla de nómina en Excel