Importar XML en Excel: cómo abrirlo y convertirlo en una tabla

Te ha llegado un archivo XML con pedidos, clientes o facturas y quieres abrirlo en Excel para verlo, ordenarlo y poder hacer cuentas. Aquí vas a aprender las cuatro formas reales de traerlo: como tabla XML con la pestaña Programador, varios XML del mismo esquema a la vez, con Power Query para tratarlo como una tabla normal, y abriéndolo directamente con Archivo > Abrir. Al terminar tendrás tu XML cargado en una hoja y sabrás actualizarlo cuando cambie. Funciona en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, y las partes de Power Query también en Excel para la web.

Qué es un XML y por qué meterlo en Excel

Un XML es un archivo de texto con etiquetas que describen datos ordenados en árbol. Un ejemplo sencillo: un archivo de pedidos lleva una etiqueta raíz <pedidos> y, dentro, varios <pedido> con sus hijos <numero>, <fecha>, <cliente>, <importe> y <estado>. Cada <pedido> es un registro; cada hijo es una columna.

Cuando Excel importa ese XML como tabla XML, lo entiende: las etiquetas se convierten en encabezados, los registros en filas y la tabla queda vinculada al archivo, de modo que al cambiar el XML y actualizar se reflejan los cambios en la hoja. Es muy distinto de abrir el XML y ver el texto de las etiquetas tal cual: ahí no puedes sumar, filtrar ni ordenar.

El uso típico: recibes un XML de tu programa de facturación, del banco o de un proveedor y necesitas cruzar esos datos con lo que ya tienes en otra hoja, o simplemente verlos con formato de tabla para analizarlos. Importándolo con la pestaña Programador o con Power Query, el XML deja de ser texto con símbolos raros y pasa a ser una tabla más de tu libro.

Lo que necesitas para importar XML en tu Excel

Para importar un XML y tratarlo como tabla necesitas la pestaña Programador, que en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365 trae los botones Importar, Origen y Actualizar del grupo XML. En Excel para la web no existe esa pestaña: allí el camino es Power Query (Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde XML).

La pestaña Programador viene oculta por defecto. Activarla son tres clics y se queda visible para siempre en tu Excel. No necesitas instalar nada: viene con Excel desde la versión 2007, solo que está escondida.

Si solo vas a usar Power Query no hace falta activarla, porque Power Query está en la pestaña Datos, que sí está siempre visible. Pero si quieres la experiencia clásica de tabla XML (una tabla vinculada al archivo, con el panel Origen XML al lado), necesitas Programador sí o sí.

Activar la pestaña Programador si no la ves

1. Abre Excel y ve a Archivo > Opciones.
2. En la ventana Opciones de Excel, pulsa Personalizar cinta de opciones (en la columna de la derecha).
3. En la lista Pestañas principales, marca la casilla Programador.
4. Pulsa Aceptar. La pestaña aparece a la derecha de Vista.

Las cuatro formas de traer un XML a Excel

La tabla XML (caminos 1 y 2) está vinculada al archivo y respeta el esquema. Power Query (camino 3) es más flexible: convierte el XML a tabla plana, aplica tipos de dato y se refresca. Abrir (camino 4) sirve para ver, no para analizar.

Importar un XML como tabla XML con la pestaña Programador

Tras pulsar Importar aparece el cuadro Importar datos, donde eliges dónde colocar la tabla. Al aceptar, la hoja muestra los encabezados en la fila 1 con los nombres de las etiquetas XML y los registros debajo, y se abre el panel Origen XML a la derecha con el árbol del esquema.

Importar varios XML del mismo esquema a la vez

En el cuadro Importar XML selecciona el primer archivo, mantén Mayús y pulsa el último para un rango continuo, o Ctrl y pulsa cada uno para archivos sueltos. Al aceptar, Excel muestra el cuadro Importing .xml con la lista de archivos y, para cada uno, una casilla Usar este mapa XML para todos los archivos seleccionados de este esquema. Si la marcas, todos los archivos se vuelcan en la misma tabla XML, que va creciendo.

Traer un XML como datos externos con Power Query

En el cuadro Importar datos eliges el archivo y aparece el Navegador con la lista de tablas y orígenes del XML. Seleccionas el que te interesa y pulsas Transformar datos para limpiarlo en el editor, o Cargar en para traerlo directamente. Al pulsar Cargar en, el cuadro te deja elegir el destino: tabla en la hoja existente, tabla en una hoja nueva o solo conexión (crear la consulta sin volcar datos).

Abrir el .xml directamente con Archivo > Abrir

Cambia el tipo a Datos XML (*.xml), elige el archivo y abre. Aparece el cuadro Abrir XML con tres opciones: como tabla XML, como libro de solo lectura o usando el panel Origen XML. Si el XML lleva una hoja de estilos XSLT incrustada, Excel te avisa y la aplica para darte una vista ya maquetada en HTML; desde ahí puedes guardarla como libro.

Traer un XML de pedidos a una hoja nueva

Tienes el archivo pedidos.xml con cinco pedidos y quieres verlos en una hoja para empezar a trabajar. La hoja Pedidos del libro queda así tras la importación.

1. Abre un libro nuevo y guárdalo como pedidos.xlsx.
2. Ve a Programador > XML > Importar.
3. Elige pedidos.xml y pulsa Importar.
4. En el cuadro Importar datos, marca Nueva hoja de cálculo y pulsa Aceptar.
5. Excel crea la hoja Pedidos con los encabezados en A1:E1 y los cinco registros en A2:E6. A la derecha se abre el panel Origen XML con el árbol del esquema.

Elegir si la tabla XML va en la hoja actual o en una nueva

Si la hoja actual está vacía o no te importa perder lo que tenga, marca Hoja de cálculo existente y los encabezados se colocan en A1. Si prefieres no mezclarla con nada, marca Nueva hoja de cálculo y Excel añade una pestaña llamada HojaN con la tabla lista. La opción Usar el panel Origen XML te deja arrastrar cada elemento a la celda que quieras, en vez de crear la tabla de golpe.

Ver el mapa XML y las columnas que lo forman

Al pulsar Origen se abre (o se muestra) el panel Origen XML a la derecha de la hoja, con el árbol del esquema: la raíz pedidos, el nodo repetido pedido y, dentro, los hijos numero, fecha, cliente, importe y estado. Cada hijo es una columna. Si quisieras añadir una sexta columna, por ejemplo forma_pago, solo tienes que arrastrar ese elemento desde el panel hasta la celda I1. La tabla XML se expande automáticamente y aparece el encabezado.

Importar varios XML de golpe y unirlos en la misma tabla

Tienes los archivos pedidos_lunes.xml, pedidos_martes.xml y pedidos_miercoles.xml, todos con el mismo esquema, y los quieres unir en una sola tabla XML en la hoja Pedidos. Primero comprueba que la hoja Pedidos tiene solo la tabla (filas 1 a 6 con los datos del lunes) y nada debajo ni a la derecha.

1. Ve a Programador > XML > Importar.
2. En el cuadro, selecciona pedidos_martes.xml, mantén Ctrl y selecciona pedidos_miercoles.xml.
3. Pulsa Importar. Aparece el cuadro Importing .xml con la lista de archivos.
4. Marca la casilla Usar este mapa XML para todos los archivos seleccionados de este esquema.
5. Pulsa Aceptar. La tabla Pedidos se amplía con los registros del martes y del miércoles.

Asignar el mapa XML correcto cuando los archivos tienen esquemas distintos

Si entre los archivos hay alguno con un esquema distinto, el desplegable Mapa XML de cada fila te permite asignarle el mapa correcto. Si el XML nuevo no encaja con ninguno de los mapas del libro, el desplegable muestra (ninguno) y Excel no lo importa: tendrás que crear primero el mapa con Programador > Origen > Mapas XML > Agregar, apuntando al archivo de esquema (.xsd) o al propio XML de referencia.

Usar Power Query para cargar el XML como tabla bidimensional

Quieres el XML de pedidos, pero esta vez como una tabla normal, con los tipos de dato correctos (texto, fecha, número decimal) y la posibilidad de refrescarla cuando cambie el archivo. Para eso usas Power Query.

1. Ve a Datos > Obtener y transformar datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde XML.
2. Elige pedidos.xml. Aparece el Navegador con el origen pedidos y dentro pedido.
3. Pulsa Transformar datos. Se abre el editor de Power Query con la tabla: numero, fecha, cliente, importe y estado, una fila por pedido.
4. En la columna fecha, pulsa el icono del tipo (ABC a la izquierda del encabezado) y elige Fecha.
5. En la columna importe, pulsa el icono y elige Número decimal.
6. Cierra y carga: Inicio > Cerrar > Cerrar y cargar en.
7. En el cuadro Importar datos, marca Tabla y Hoja de cálculo existente, y pulsa Aceptar.

La hoja PedidosPowerQuery queda con la tabla en A1:E6 y los datos limpios. En el panel Consultas y conexiones (a la derecha) aparece la consulta pedidos lista para Actualizar.

Refrescar la tabla cuando el XML cambie

Si solo quieres actualizar la tabla de PedidosPowerQuery, haz clic derecho sobre cualquier celda de la tabla y elige Actualizar. Si lo prefieres con el panel abierto, ve a Datos > Consultas y conexiones, despliega la consulta pedidos y pulsa Actualizar. Power Query vuelve a leer pedidos.xml y aplica los mismos pasos que grabaste (cambiar tipo a fecha, a número decimal, etc.) sin que tengas que repetir nada.

Por qué la importación falla o sale mal

Los errores al importar XML suelen ser los mismos una y otra vez. Estos son los cinco más habituales y cómo resolverlos.

La importación sale como texto y no se puede operar

Si al abrir el XML ves el texto de las etiquetas (<pedido><numero>1001</numero>...), lo que hiciste fue abrir el archivo, no importarlo. Para operar necesitas una tabla XML de verdad. Borra el contenido, vuelve a Programador > XML > Importar y elige la opción como tabla XML; no uses Archivo > Abrir.

Error de análisis XML al importar

Excel muestra un cuadro con el texto "No se puede encontrar el archivo de esquema" o "Error de análisis XML". El archivo está mal formado (le falta una etiqueta de cierre, hay un carácter raro) o no está guardado en UTF-8. Ábrelo con el Bloc de notas de Windows, revisa que la primera línea sea <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>, que cada <pedido> tenga su </pedido> y vuelve a guardar como UTF-8.

La tabla XML no puede expandirse y no deja añadir filas

La tabla XML se niega a crecer y al pulsar una celda aparece el mensaje "Esta tabla XML no puede expandirse porque hay datos junto a ella". La causa es que hay filas con contenido debajo de la última fila de la tabla, o columnas con datos a la derecha del último encabezado. Borra esas filas o columnas, o mueve la tabla XML a una zona vacía de la hoja con Cortar y Pegar.

La pestaña Programador no aparece

Aunque pulses Archivo > Opciones, en la lista de Pestañas principales no ves Programador. Vuelve a Personalizar cinta de opciones, marca la casilla Programador y acepta. Si usas Excel para la web, esa pestaña no existe: usa Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde XML para cargar el archivo con Power Query.

El XML abre como libro de solo lectura

Al elegir Abrir con el cuadro de Abrir XML, marcaste "Como libro de solo lectura (para permitir examinar los datos)". Ese libro no se puede guardar en .xlsx con cambios. Pulsa Archivo > Guardar como, elige Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm) o Libro de Excel (.xlsx), y guarda; si prefieres no quedarte con ese formato, copia el rango de la tabla a otro libro con Ctrl+C y Ctrl+V.

Lo que ya sabes hacer con XML en Excel

• Importar un XML como tabla XML con la pestaña Programador.
• Unir varios XML del mismo esquema en una sola tabla XML.
• Cargar el XML con Power Query y dejarlo como tabla bidimensional lista para filtrar.
• Ver y ampliar el mapa XML desde el panel Origen.
• Actualizar la tabla cuando el XML cambie, tanto si es tabla XML (Actualizar) como si es Power Query (Actualizar todo).

El siguiente paso natural es combinar varios XML de una carpeta con Power Query (Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde carpeta) para no tener que importarlos uno a uno: la consulta los une todos y se refresca cuando caen archivos nuevos.

Dudas al importar XML en Excel