Tablas de ingresos y egresos en Excel: cómo armarlas paso a paso

Una tabla de ingresos y egresos es, en su forma más simple, una hoja donde cada fila es un movimiento de dinero: la fecha, el concepto, si es dinero que entra o que sale, y cuánto. Cuando la tabla crece, la suma de lo que entró menos lo que salió te dice cuánto te queda ese mes, y cruzada con los meses te permite ver el año completo. En este tutorial la armamos desde cero, la convertimos en Tabla de Excel para que crezca sola, le ponemos listas desplegables, calculamos totales por mes con SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO, y la resumimos con una tabla dinámica. Lo que vas a saber hacer al terminar: registrar cada movimiento sin escribir mal el tipo ni la categoría, calcular el saldo de cada mes al vuelo y obtener un resumen anual en una tabla dinámica. Funciona en Excel 2007 en adelante para la parte de fórmulas, y en Excel 2007 en adelante para tablas dinámicas; las referencias estructuradas con nombre de tabla existen desde Excel 2007 y la función INDIRECTO también.

Qué es una tabla de ingresos y egresos y para qué te sirve

Una tabla de ingresos y egresos es una hoja de Excel donde cada fila es un movimiento de dinero con cuatro datos: cuándo pasó, qué fue, si entra o sale, y cuánto. Una vez que la tienes, agrupas los importes por tipo y por mes y obtienes tres números que te importan: cuánto entró, cuánto salió y cuánto te quedó.

La gracia de hacerlo en Excel, y no en una libreta, es que las sumas se calculan solas. Cambias un importe y el saldo del mes se entera; cambias el tipo de un movimiento y el total de ingresos se corrige. Cuando la hoja crece con el tiempo, una tabla dinámica te resume todo el año en dos clics: cuánto ganaste en marzo, cuánto gastaste en Vivienda, cuál fue tu mejor mes.

Hay una diferencia útil entre «tabla» a secas (un rango con datos) y «Tabla de Excel» (la herramienta de Insertar > Tablas > Tabla). La primera es solo una cuadrícula con títulos; la segunda se expande cuando añades filas, trae filtros, totales automáticos y permite escribir fórmulas como =SUMA(Presupuesto[Importe]) en vez de =SUMA(G2:G1000). En este tutorial la montamos como Tabla desde el principio para no tener que rehacerla después.

Por último, la tabla admite una columna extra de categoría (Vivienda, Ocio, Nómina, Freelance) que no es obligatoria, pero cuando la tabla tenga cien filas agradecerás poder filtrar por ella. La categoría se elige con una lista desplegable, igual que el tipo, para que no queden escritos a mano y todos con una grafía distinta.

Las piezas de la tabla: columnas, tipos de dato y formatos

Una tabla de ingresos y egresos necesita pocas columnas, pero cada una tiene su tipo de dato y su formato. Si los defines bien al principio, las fórmulas funcionarán siempre y los totales no fallarán en silencio.

La columna Fecha guarda fechas reales de Excel (números de serie con formato de fecha), no texto como "15/03/2026". Para escribir una fecha rápida, el atajo es Ctrl+Mayús+; (punto y coma) en Windows o Cmd+Mayús+; en Mac. La columna Concepto es texto libre: "Alquiler", "Sueldo", "Mercadona". La columna Tipo solo admite dos valores, Ingreso o Egreso, y se elige con una lista desplegable. La columna Categoría agrupa movimientos: Vivienda, Transporte, Nómina, Ocio, etc., también con lista desplegable. La columna Importe lleva formato moneda con dos decimales y siempre un número positivo: lo que diga Tipo define si suma o resta.

El formato de moneda que se aplica a importes

El importe de cada movimiento se guarda como número, pero se muestra con el símbolo de moneda del país del lector. Eso se consigue con el cuadro Formato de celdas, que se abre con Ctrl+1 (o Cmd+1 en Mac).

Cuando toda la columna de importes tiene este formato, las dos consecuencias prácticas son: la suma con =SUMA(G2:G100) muestra automáticamente el símbolo, y la barra de estado de abajo (al seleccionar el rango) enseña Suma, Recuento y Promedio con ese mismo formato. Si un importe aparece alineado a la izquierda en vez de a la derecha, es texto y la suma lo ignora: hay que arreglarlo antes de seguir.

Montar la tabla desde cero y dejarla lista para crecer

Empezamos con un libro nuevo. La primera hoja se llama Presupuesto 2026 y en la fila 1 escribimos los encabezados. A partir de la fila 2 empezamos a registrar movimientos reales del primer trimestre: el sueldo, el alquiler, la compra grande del mes, el ingreso extra por un trabajo puntual. La idea es que la tabla nazca con datos, no vacía, para que las fórmulas que vienen después tengan algo que sumar.

1. Crea un libro nuevo y, en la primera hoja, escribe los encabezados de A1 a E1: Fecha, Concepto, Tipo, Categoria, Importe.
2. Rellena las filas 2 a 12 con los movimientos de ejemplo. La columna Importe lleva números positivos; el signo lo pone la columna Tipo al sumar.
3. Selecciona el rango A1:E12, ve a Insertar > Tablas > Tabla, marca la casilla "La tabla tiene encabezados" y acepta.
4. Con la tabla ya creada, en la pestaña de diseño de la tabla cámbiale el nombre a Presupuesto desde el cuadro de nombres (escribes Presupuesto y Entrar).
5. Guarda el libro con el nombre que prefieras, por ejemplo Presupuesto 2026.xlsx.

Convertir el rango en una Tabla de Excel para que crezca sola

El paso anterior convirtió el rango en Tabla. La ventaja ahora es que cualquier fila nueva que escribas debajo de la fila 12 se incorpora automáticamente a la tabla, hereda los formatos de fecha y moneda, y las fórmulas que escriban luego con referencias estructuradas (Presupuesto[Importe]) la incluyen sin tocarlas.

La lista desplegable de Tipo (Ingreso / Egreso)

Seleccionar el tipo a mano es la primera fuente de errores: "Ingreso" con mayúscula y "ingreso" con minúscula cuentan como dos valores distintos para SUMAR.SI. La lista desplegable lo evita: solo se puede elegir entre los valores que tú definas.

1. Selecciona el rango C2:C100 (o toda la columna C haciendo clic en su letra).
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validacion de datos.
3. En Permitir elige Lista y en Origen escribe Ingreso;Egreso.
4. Pulsa Aceptar. Cada celda de la columna C muestra ahora una flecha de lista desplegable.

La lista de categorías sacada de una hoja aparte

La columna Categoría admite más valores y, sobre todo, va a crecer. Por eso conviene tener la lista en una hoja aparte llamada Categorias, no en una lista escrita a mano dentro de Validación de datos, porque esa segunda forma obliga a volver al cuadro cada vez que añades una categoría nueva.

1. Crea una hoja nueva llamada Categorias y escribe en A1:A8 los valores: Nomina, Freelance, Vivienda, Alimentacion, Transporte, Ocio, Formacion, Salud.
2. En la hoja Presupuesto 2026, selecciona la columna D (o el rango D2:D100).
3. Abre Datos > Herramientas de datos > Validacion de datos.
4. En Permitir elige Lista y en Origen escribe =Categorias!$A$1:$A$8.
5. Pulsa Aceptar.

Categorías en un rango fijo que no crece

El origen =Categorias!$A$1:$A$8 apunta a ocho celdas exactas. Si en A9 escribes una categoría nueva, la lista desplegable no la incluye. Es una limitación real: cada vez que añadas una categoría tendrás que volver a Datos > Validacion de datos y ampliar el rango a $A$1:$A$9, $A$1:$A$10, etc.

Categorías en una Tabla de Excel que sí crece

La solución es convertir la lista de categorías en una Tabla de Excel con nombre Cat y usar la función INDIRECTO para que la lista desplegable apunte a la columna entera de la tabla. Así, cada categoría nueva que añadas en la hoja Categorias aparece automáticamente en la lista desplegable.

=INDIRECTO("Cat[Categoria]")

1. En la hoja Categorias, selecciona A1:A8 y ve a Insertar > Tablas > Tabla. Marca "La tabla tiene encabezados".
2. En la pestaña de diseño de la tabla, cámbiale el nombre a Cat desde el cuadro de nombres.
3. El encabezado de la columna A debe llamarse Categoria (selecciona A1 y cámbialo si hace falta, sin tilde para evitar problemas con la referencia).
4. En la hoja Presupuesto 2026, abre la Validación de datos de la columna D y reemplaza el Origen por =INDIRECTO("Cat[Categoria]").

Calcular totales por tipo y por mes con SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO

Con la tabla bien hecha, los totales salen con dos funciones. SUMAR.SI (en inglés SUMIF) sirve cuando sumamos con una sola condición: por ejemplo, todos los ingresos sin importar el mes. SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS) admite varias condiciones a la vez: ingresos Y del mes de enero, egresos Y de la categoría Vivienda Y de febrero.

Vamos a colocar la zona de Totales a la derecha de la tabla, en las columnas H a K de la hoja Presupuesto 2026. En H1:K1 escribimos los encabezados y debajo las fórmulas.

Total de ingresos con SUMAR.SI

SUMAR.SI recibe tres argumentos: el rango donde busca, el valor que busca y el rango que suma. Como la columna Tipo se llama Tipo y la de importes Importe dentro de la Tabla Presupuesto, podemos usar referencias estructuradas en vez de rangos con $.

=SUMAR.SI(Presupuesto[Tipo];"Ingreso";Presupuesto[Importe])

1. Sitúate en H2, escribe la fórmula y pulsa Entrar.
2. Selecciona H2, mira la barra de estado de abajo: la Suma debe coincidir con el valor de la celda.
3. En I2 escribe la misma fórmula cambiando "Ingreso" por "Egreso".

Total de ingresos del mes con SUMAR.SI.CONJUNTO

Para el mes, SUMAR.SI.CONJUNTO admite varias condiciones: que la fecha sea mayor o igual al primer día del mes Y menor que el primer día del mes siguiente, y que el tipo sea "Ingreso". Las dos fechas se construyen con la función FECHA(año;mes;día) para que Excel las reconozca como fechas, no como texto.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Presupuesto[Importe];Presupuesto[Fecha];">="&FECHA(2026;1;1);Presupuesto[Fecha];"<"&FECHA(2026;2;1);Presupuesto[Tipo];"Ingreso")

1. En la columna H, debajo de H2, crea un pequeño bloque de totales por mes: H4 con el texto Enero 2026, H5 con Febrero 2026, H6 con Marzo 2026.
2. En I4 escribe la fórmula con FECHA(2026;1;1) y FECHA(2026;2;1).
3. En I5 cambia a FECHA(2026;2;1) y FECHA(2026;3;1); en I6 a FECHA(2026;3;1) y FECHA(2026;4;1).
4. En J4, J5, J6 haz la misma fórmula cambiando "Ingreso" por "Egreso".

El saldo del mes con una resta y formato condicional

El saldo del mes es la resta del total de ingresos menos el total de egresos. Va en la columna K, junto a los totales.

=I4-J4

Para que el saldo se ponga en rojo cuando es negativo, se aplica formato condicional.

1. Selecciona K4:K6.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige "Aplicar formato a las celdas que contengan" y pon Valor de la celda, menor que, 0.
4. Pulsa Formato, ve a la pestaña Fuente, color de fuente rojo, y acepta.

Ver todo el año de un vistazo con una tabla dinámica

Cuando la tabla tenga meses enteros, la tabla dinámica resume todo en una hoja aparte. Vamos a crear una que cruce Mes con Tipo y sume el Importe.

1. Sitúate en cualquier celda de la Tabla Presupuesto.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla dinamica.
3. Elige "Nueva hoja" y acepta. Se crea una hoja con el área de la tabla dinámica vacía a la izquierda y el panel "Lista de campos" a la derecha.
4. Arrastra Fecha al área Filas, Tipo al área Columnas y Importe al área Valores. La tabla dinámica debe mostrar meses en filas, Ingreso y Egreso en columnas y los importes sumados en el centro.

1. Como Fecha aparece como días, haz clic derecho en una fecha del área Filas, elige Agrupar > Meses y acepta. Si pides también Años, agrúpalos en dos pasos.

Filtrar por categoría y por mes

El panel de campos admite un cuarto área, Filtros, que deja elegir un valor y ver solo esa parte. Vamos a añadir Categoría como filtro para ver, por ejemplo, solo los movimientos de Vivienda.

1. En el panel de campos, arrastra Categoria desde la lista de arriba hasta el área Filtros.

1. Encima de la tabla dinámica aparece un desplegable "Categoria". Ábrelo, desmarca "Seleccionar varios elementos" si quieres ver solo una, marca Vivienda y acepta.

Cuántos meses faltan para llenar el fondo de emergencia

Un uso típico de la tabla es calcular cuánto falta para tener un fondo de emergencia. La regla habitual es tener ahorrado el equivalente a entre tres y seis meses de gastos esenciales (los que no puedes recortar). Lo calculamos con una celda objetivo, una celda de ahorro medio mensual y una división.

1. Crea una hoja nueva llamada Fondo emergencia.
2. En A1 escribe Gasto mensual medio (egresos); en B1, =PROMEDIO(Presupuesto[Importe]*(Presupuesto[Tipo]="Egreso")) como matriz. Si tu versión no acepta esa fórmula matricial dinámica, usa una celda auxiliar: en A2 suma los Egresos de los tres meses con =SUMAR.SI(Presupuesto[Tipo];"Egreso";Presupuesto[Importe]), en B2 divide entre 3.
3. En A3 escribe Meses objetivo; en B3, 6 (o el número de meses que decidas).
4. En A4 escribe Objetivo (importe); en B4, =B1*B3.
5. En A5 escribe Ahorro medio mensual; en B5, el promedio del saldo positivo de los meses ya cerrados.
6. En A6 escribe Meses que faltan; en B6, =MAX(0;(B4-0)/B5) si quieres ver un número positivo y 0 si ya llegaste.

=B1*B3

Por qué tus totales no cuadran (y cómo solucionarlo)

Tres causas reales dejan los totales en cero o con errores sin que la fórmula esté mal escrita. Las tres se arreglan en menos de un minuto una vez las ves.

#¡VALOR! al sumar importes que son texto

Si un importe aparece alineado a la izquierda en vez de a la derecha, Excel lo guarda como texto y la suma devuelve #¡VALOR! o, peor, lo ignora en silencio. Pasa cuando pegamos un importe con el símbolo de moneda o cuando escribimos un apóstrofo delante ('150).

Se arregla pegando un 1 encima: copia una celda con el valor 1, selección el rango con los importes sospechosos, abre Ctrl+Alt+V (Pegado especial), elige Multiplicar y acepta. Multiplicar texto por 1 fuerza la conversión a número.

La fecha no se reconoce como fecha y SUMAR.SI.CONJUNTO devuelve 0

Cuando pegas fechas desde otra aplicación en formato dd/mm/aaaa, Excel a veces las guarda como texto. SUMAR.SI.CONJUNTO con la condición >=FECHA(2026;1;1) no las cuenta, porque texto no es mayor que número, y devuelve 0.

La solución pasa por Texto en columnas: selecciona la columna A, abre Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas, pulsa Siguiente dos veces y, en el tercer paso, marca Fecha con formato DMA. Acepta y las celdas pasan de texto a número de serie con formato de fecha.

La lista desplegable deja escribir valores a mano

Si en la pestaña Mensaje de error de Validación de datos dejas el estilo en Aviso o Información en vez de Detener, Excel muestra un triángulo amarillo y permite escribir lo que quieras. La consecuencia es que "Ingreso" con mayúscula y "ingreso" con minúscula cuentan como dos valores distintos y los SUMAR.SI fallan en silencio.

1. Selecciona el rango con la lista desplegable (por ejemplo C2:C100).
2. Abre Datos > Validacion de datos, ve a la pestaña Mensaje de error.
3. Cambia el estilo a Detener y acepta. Ahora, escribir un valor que no esté en la lista dispara un error rojo y bloquea la entrada.

Lo que ya sabes hacer con tu tabla de ingresos y egresos

• Tienes una Tabla de Excel llamada Presupuesto con formato moneda en los importes, que se amplía sola al añadir filas nuevas.
• Tienes dos listas desplegables con estilo "Detener": una de dos valores (Ingreso/Egreso) y otra de categorías que crece al añadir una fila a la tabla Cat.
• Calculas el total de cada mes con SUMAR.SI.CONJUNTO usando referencias estructuradas, lo que deja las fórmulas vivas al crecer la tabla.
• Ves todo el año resumido en una tabla dinámica con Mes en filas, Tipo en columnas y la suma de Importe en valores, filtrable por categoría.
• Tienes un formato condicional en el saldo del mes que lo pinta de rojo cuando baja de cero, para ver de un vistazo los meses en números rojos.

El siguiente paso es cerrar el mes: copia la tabla dinámica del mes a una hoja nueva llamada Cierre 2026-01, guárdala como histórico, y empieza el mes siguiente añadiendo filas a la tabla Presupuesto con la fecha del mes en curso. La tabla dinámica, al actualizarse con Alt+F5, te dirá cómo va el año.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al armar una tabla de ingresos y egresos en Excel