Excel de Microsoft gratis: cómo elegir y empezar a usarlo

Excel de Microsoft gratis tiene dos formas principales: la versión web, que se abre en el navegador, y la aplicación móvil para Android o iPhone. Sirve para crear libros, organizar datos y hacer cálculos básicos sin instalar el programa de escritorio. En este tutorial harás una hoja de ventas en Excel para la web y después aprenderás a revisar sus datos, descargar un archivo .xlsx y abrirlo desde otra aplicación.

Las opciones gratuitas están disponibles en Excel para la web y Excel para móviles. La versión de escritorio requiere una licencia o una suscripción que incluya las aplicaciones de Microsoft 365. Los datos y la disponibilidad de funciones están comprobados en octubre de 2026.

Qué puedes hacer con Excel gratis

La opción más sencilla para empezar es Microsoft Excel Gratuito. Incluye Excel para la web, Excel para móvil y 5 GB de almacenamiento en la nube según la información oficial del producto. También permite trabajar con una cuenta Microsoft y colaborar en tiempo real.

La diferencia principal está en dónde se usa Excel:

Excel para la web es adecuado para una hoja de ventas sencilla, un presupuesto, un inventario pequeño o un registro de gastos. La aplicación móvil permite abrir un archivo guardado en la nube, añadir una fila y comprobar una fórmula. La versión gratuita no ofrece necesariamente las mismas herramientas que Excel de escritorio: algunas funciones avanzadas, macros VBA y herramientas de análisis pueden depender de la licencia, la versión y el canal de actualización.

Excel para la web y Excel para móviles

Excel para la web se utiliza desde el navegador y guarda los libros en OneDrive. Es cómodo para escribir datos, insertar una fórmula y compartir el archivo. Antes de empezar, conviene comprobar que puedes usar el cuadro de nombres, la barra de fórmulas, insertar una tabla y guardar el libro.

Excel para móviles tiene una interfaz adaptada a una pantalla pequeña. Permite consultar y editar archivos .xlsx, trabajar con celdas y revisar resultados. Antes de confiar en una tarea importante, comprueba si puedes crear el rango que necesitas, aplicar el formato que utiliza el archivo y conservar la fórmula.

No todas las funciones están disponibles en todas las aplicaciones. Verifica especialmente las funciones de datos, las tablas dinámicas, Power Query, Python y Copilot; su disponibilidad depende de la versión, la licencia y el tipo de cuenta.

Abrir Excel gratis en el navegador

Para crear el libro, entra en el servicio web de Excel, inicia sesión con tu cuenta Microsoft y elige Excel. Como el tutorial utiliza un único libro, lo llamaremos Ventas.

1. Selecciona Nuevo y después Libro en blanco.
2. Escribe los encabezados de la hoja: Producto, Cantidad, Precio unitario e Importe.
3. Introduce tres ventas en las filas 2 a 4.
4. Selecciona la celda D2 y escribe la fórmula que multiplica la cantidad por el precio.
5. Copia la fórmula hacia abajo usando el controlador de relleno.
6. Guarda el libro en OneDrive con el nombre Ventas.
7. Comprueba que la celda D4 muestra 16,00.

Crear una hoja de ventas en Excel para la web

La fórmula se introduce en la barra de fórmulas o directamente en la celda:

=B2*C2

Al copiarla a D3 y D4 se convierte en =B3*C3 y =B4*C4. El controlador de relleno copia la fórmula y adapta las referencias relativas.

En Excel para la web no hace falta instalar nada. El libro debe guardarse en OneDrive para conservarlo y compartirlo. La edición depende de la conexión a Internet y de las funciones que tenga disponibles esa versión del servicio.

Descargar el libro después de crearlo

1. Abre el libro Ventas en Excel para la web.
2. Selecciona Archivo.
3. Elige Guardar como.
4. Selecciona Descargar una copia.
5. Confirma la descarga.
6. Abre el archivo descargado con Excel para la web, Excel para móviles o una aplicación compatible.

La copia será un archivo .xlsx, el formato habitual de los libros de Excel. Puedes conservarla en el ordenador o en el móvil, pero el archivo por sí solo no se sincroniza automáticamente con OneDrive.

Usar Excel gratis en el móvil

En el móvil, usa Excel para abrir el libro Ventas.xlsx guardado en OneDrive. Esta práctica añade una fila de inventario y conserva una fórmula sencilla.

1. Instala Excel desde la tienda de aplicaciones de tu dispositivo.
2. Inicia sesión con la cuenta Microsoft que contiene el libro.
3. Abre Ventas.xlsx desde Abrir o desde la lista de archivos recientes.
4. Desplázate hasta la última fila de datos.
5. Añade una fila con Bolígrafo, 8 y 1,20.
6. Copia la fórmula del importe de la fila anterior en la nueva fila.
7. Revisa que el importe sea 9,60.
8. Guarda los cambios.

Si el archivo tiene una hoja llamada Ventas, no cambies su nombre por Inventario: en este paso la hoja representa el mismo libro y puedes renombrarla después si lo necesitas. En el móvil, la edición puede ser menos cómoda que en el escritorio para rangos grandes. Antes de cerrar la aplicación, espera a que aparezca el indicador de guardado.

Qué diferencia hay entre usar Excel gratis y en el escritorio

La edición gratuita resuelve las tareas habituales: crear filas y columnas, escribir fórmulas, sumar, ordenar visualmente los datos y guardar un libro en OneDrive. La versión de escritorio ofrece una experiencia más completa para archivos amplios, edición avanzada, automatización y herramientas que no están disponibles en todas las versiones web o móviles.

Excel para la web ofrece el tamaño máximo de una hoja de Excel: 1.048.576 filas y 16.384 columnas, hasta XFD. Ese límite no significa que la edición gratuita sea cómoda para Millions de registros. En móvil, además, la pantalla y la edición táctil influyen en la experiencia.

Formato de archivo y compatibilidad entre versiones

El formato .xlsx es el más habitual para guardar un libro de Excel. Es el formato normal de los libros actuales; .xlsm se utiliza cuando el archivo contiene macros VBA. Un archivo .csv solo conserva texto, valores y una estructura sencilla: no conserva fórmulas ni formatos.

La disponibilidad de funciones depende de la versión. Las matrices dinámicas están disponibles desde Excel 2021 y Microsoft 365. BUSCARX está en Excel 2021, Excel 2024 y Microsoft 365. Si tu versión no la reconoce, puedes usar BUSCARV (VLOOKUP) o INDICE y COINCIDIR según el caso.

Qué revisar antes de comprar una versión de pago

Antes de contratar una versión de escritorio, comprueba si necesitas:

• Ejecutar macros VBA.
• Trabajar con archivos muy grandes sin tanta dependencia de la nube.
• Usar funciones concretas que no aparezcan en tu versión web.
• Conectar Excel con otras herramientas del equipo.
• Necesitar acceso sin conexión permanente.
• Utilizar tablas dinámicas, Power Query o análisis avanzados.
• Instalar Excel en varios equipos.

La licencia de Microsoft 365 incluye las aplicaciones de escritorio según el plan y los dispositivos asociados a la cuenta. La opción gratuita puede servir para una hoja sencilla, pero no sustituye todas las funciones de la versión instalada.

Cuando Excel gratis se queda corto

La versión gratuita puede quedarse corta cuando el trabajo necesita una edición frecuente sin conexión, archivos muy grandes, macros, automatizaciones o funciones que no aparecen en la interfaz web o móvil. También puede ser incómodo revisar muchas columnas en una pantalla pequeña.

Antes de decidir que necesitas pagar, comprueba:

• Si necesitas ejecutar VBA.
• Si el archivo tiene tablas dinámicas complejas.
• Si trabajas con Power Query.
• Si necesitas funciones nuevas como BUSCARX o matrices dinámicas.
• Si requieres una instalación de escritorio.
• Si necesitas trabajar sin conexión.
• Si la aplicación móvil ofrece todas las opciones necesarias.
• Si el archivo requiere una función que no reconoce tu versión.

No todos los límites se deben a la licencia. El tamaño máximo de una hoja es de 1.048.576 filas y 16.384 columnas, pero el rendimiento, la experiencia y las funciones disponibles cambian según la aplicación. Una hoja de ventas pequeña funciona bien en la web; un libro con muchas fórmulas, filtros y tablas puede necesitar el programa de escritorio.

Cambiar de aplicación sin perder el libro

1. Guarda el libro como .xlsx en OneDrive.
2. Abre Excel para la web y confirma que aparecen los datos.
3. Cierra la sesión o cambia a la aplicación móvil.
4. Inicia sesión con la misma cuenta.
5. Abre el libro desde Abrir.
6. Comprueba encabezados, cantidades, precios e importes.
7. Añade una modification sin alterar las columnas.
8. Guarda y vuelve a abrirlo desde el navegador.

Empezar con una hoja pequeña y comprobarla

Crea una segunda hoja llamada Gastos. Empieza con cuatro gastos pequeños y totalízalos con SUMA (SUM). Esta práctica sirve para comprobar qué parte de la edición gratuita ya puedes aprovechar antes de crear fórmulas más complejas.

1. Selecciona el botón + debajo de las pestañas para añadir una hoja.
2. Cambia el nombre de la hoja a Gastos.
3. Escribe los encabezados Concepto, Categoría e Importe.
4. Introduce cuatro gastos.
5. Selecciona B2 y escribe =SUMA(B2:B5).
6. Revisa el resultado en la celda.

En la tabla, B2 debe contener la fórmula; el resultado visible es 28,25. La fórmula suma 4,50 + 12,00 + 8,25 + 3,50 = 28,25.

Después selecciona B2:B5. En la barra de estado puedes comprobar la Suma, que también debe ser 28,25. Este control sirve para verificar un resultado sin escribir una segunda fórmula.

Detectar errores en los datos antes de continuar

En la hoja Gastos, revisa los datos antes de añadirles más operaciones.

Una cantidad está escrita como texto

Lo que se ve: Excel muestra un triángulo verde en la esquina de la celda o la suma no incluye el dato. La causa es que el número tiene una comilla inicial, una letra o espacios que impiden reconocerlo como número. Guarda y vuelve a escribir solo el número en la celda.

Una fecha está escrita de forma incompatible

Lo que se ve: la fecha queda a la izquierda de la celda o Excel no la interpreta como fecha. La causa es que se ha escrito «15/10» sin un año o con un formato incompatible con la configuración regional. Escribe una fecha completa, como 15/10/2026, y comprueba que se alinee a la derecha.

Un importe queda fuera de la fórmula

Lo que se ve: =SUMA(B2:B5) devuelve 28,25, pero la hoja muestra un gasto de 3,50 en B6. La causa es que el rango termina en B5 y no incluye la fila nueva. Amplía el rango a =SUMA(B2:B6).

La fecha se cuenta como texto y se desplaza la hoja

Lo que se ve: las fechas aparecen en una sola línea o la suma de importes no cambia al añadir una fecha. La causa es que la celda contiene texto, no un valor de fecha. Selecciona la columna y comprueba su formato antes de ordenar o filtrar.

Una cantidad negativa cambia el total

Lo que se ve: el total es menor de lo esperado. La causa es que una devolución o un descuento se registró con signo negativo. Mantén el signo si el gasto es real; no lo cambies solo para que el total parezca más alto.

Lo que ya puedes hacer con Excel gratis

• Crear un libro de Excel para la web.
• Escribir datos en celdas y organizar columnas.
• Usar fórmulas básicas como =B2*C2.
• Calcular un total con SUMA (SUM).
• Guardar el libro en OneDrive.
• Descargar una copia .xlsx.
• Abrirla en el navegador, el móvil o una aplicación compatible.
• Añadir filas y comprobar importes.
• Revisar fechas, cantidades y formatos antes de crear fórmulas más complejas.
• Mantener el mismo libro entre la web y el móvil.
• Consultar qué funciones están disponibles en tu versión.

No todos los usuarios necesitan instalar Excel de escritorio. Una hoja de ventas, un inventario pequeño o un registro de gastos puede empezar sin pagar. La clave es comprobar si la función que necesitas aparece en tu aplicación y si el archivo se conserva correctamente en .xlsx.

Si quieres avanzar, convierte esta hoja pequeña en un proyecto más útil: añade una segunda pestaña, copia datos entre hojas y crea una resumen de gastos por categoría.

Siguiente paso: organizar tu libro

1. Añade una hoja llamada Notas.
2. Escribe en A1 el texto Resumen.
3. Selecciona la hoja Gastos.
4. Copia las celdas A1:B6.
5. Pega el contenido en A2 de Notas usando Ctrl+V (Cmd+V en Mac).
6. Ajusta los anchos de columna para que los encabezados se vean completos.
7. Guarda el libro y vuelve a abrirlo.

El libro queda organizado en varias hojas: Ventas conserva las ventas y Notas recibe una copia de los gastos. A partir de ahí puedes crear un inventario, un presupuesto o un registro más completo.

Dudas al usar Excel de Microsoft gratis