Excel en línea (también llamado Excel para la web o Excel online) es la versión gratuita de Excel que vive en el navegador, sin instalar nada. Alguien te pasa un archivo por correo, lo abres en excel.cloud.microsoft, escribes una fila y la otra persona la ve al instante. Funciona con una cuenta de Microsoft y guarda los libros en OneDrive, así que necesitas internet para entrar y para que los cambios se sincronicen.
En este tutorial recorrerás un libro de gastos del hogar: lo crearás, escribirás fórmulas, le darás formato, lo compartirás con quien vive contigo, montarás una tabla dinámica, lo imprimirás y aprenderás cuándo conviene pasar al Excel de escritorio. Sirve para Microsoft 365, Excel 2021 y 2024 (al abrir el archivo desde OneDrive en el navegador) y, en general, para cualquier versión que tenga cuenta de Microsoft asociada.
Cómo entrar y crear tu primer libro en el navegador
Tienes dos puertas de entrada, y las dos llevan al mismo sitio.
- Entra en
excel.cloud.microsoftdesde Edge, Chrome, Firefox o Safari e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft. - Abre
onedrive.com, inicia sesión, pulsa Nuevo y elige Hoja de cálculo de Excel.
Al abrirlo verás la cinta con las pestañas Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista, y arriba a la derecha el botón Iniciar sesión con tu cuenta.
[En blanco]
Crear
Empieza por el libro en blanco y llámalo Gastos-Octubre.
Lo que tienes en la cinta y lo que no aparece
La cinta trae las pestañas de siempre con sus grupos principales: Inicio (Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas, Modificar), Insertar (Tablas, Gráficos, Gráficos dinámicos, Imágenes, Formas, Comentarios), Datos (Obtener y transformar, Consultas y conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos), Fórmulas (Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas, Cálculo) y Revisar (Corrección, Comentarios, Proteger).
Guardar y compartir: cómo sabe OneDrive dónde vive el archivo
Si entras por excel.cloud.microsoft, el libro se guarda automáticamente en OneDrive, dentro de la carpeta Documentos, con el nombre que le pongas. Si entras por OneDrive y eliges Nuevo > Hoja de cálculo de Excel, queda en la carpeta donde estuvieras en ese momento (Mi unidad, una carpeta compartida, etc.).
Para compartirlo, pulsa el botón Compartir arriba a la derecha.
[ Copiar vínculo ]
[ Enviar ]
Escribir, calcular y dar formato como en el de escritorio
La mecánica es la misma que en el de escritorio. Escribe en una celda, pulsa Entrar y el valor cae a la celda de abajo. Empieza con la fórmula en D2 para multiplicar precio por cantidad.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Precio | Cantidad | Total |
| 2 | Pan | 1,50 | 2 | 3,00 |
| 3 | Leche | 0,95 | 3 | 2,85 |
| 4 | Huevos | 2,10 | 1 | 2,10 |
Pasos:
- Selecciona la celda D2, escribe
=B2*C2y pulsa Entrar. - Coloca el cursor sobre la esquina inferior derecha de D2 (el controlador de relleno, el cuadradito verde) y arrastra hasta D4.
- Selecciona D2:D4 y abre Ctrl+1 (Formato de celdas) para poner el formato Moneda.
El orden de operaciones es el de siempre: primero paréntesis, después multiplicación y división, y por último suma y resta. Lo que veas al pulsar Entrar será el número en la celda y la fórmula en la barra de fórmulas.
Abrir un .xlsx del escritorio sin perder nada
Abre onedrive.com en una pestaña, arrastra el archivo .xlsx desde tu carpeta hasta la zona de Cargar y ábrelo desde OneDrive con un doble clic.
Se conservan siempre: valores, fórmulas, formatos, tablas de Excel, gráficos normales, validación de datos, formato condicional, tablas dinámicas e imágenes. Pueden cambiar: algunos gráficos avanzados, controles de formulario clásicos y, por supuesto, las macros VBA (no se ejecutan en la web).
Poner bordes, colores y formato condicional básico
Marca una escala de colores para ver de un vistazo qué gastos se van de madre.
[ Aceptar ]
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Precio | Cantidad | Total |
| 2 | Pan | 1,50 | 2 | 3,00 |
| 3 | Leche | 0,95 | 3 | 2,85 |
| 4 | Huevos | 2,10 | 1 | 2,10 |
$D$2:$D$4 y elige Relleno sólido.Trabajar con varios a la vez: coautoría en directo
Excel en línea presume de esto: dos personas ven los cambios del otro al instante. Para probarlo, comparte el libro con un segundo correo, ábrelo en dos pestañas (o dos navegadores) y mira.
Verás banderines de color con el nombre de cada persona y el cursor del otro en su celda, en tiempo real. Si los dos escriben en la misma celda, gana el último que pulse Entrar y el otro ve un aviso de que su cambio se ha descartado.
Comentarios y chat dentro del libro
Para dejar una nota en una celda sin cambiar el dato, usa Revisar > Nuevo comentario. Aparece una burbuja amarilla con tu nombre y el texto.
Para hablar sin ensuciar la hoja, usa el chat del libro: el botón con el globo de diálogo arriba a la derecha.
[ Escribe un mensaje ]
[ Enviar ]
Historial de versiones para volver atrás
Si alguien borra una fila sin querer, vuelve a una versión anterior.
[Versión actual] Hoy, 12:34 tú
[Versión] Hoy, 11:58 tú
[Versión] Ayer, 21:10 compañero@correo.com
[ Restaurar ] | [ Descargar ] | [ Cerrar ]
Pasa el ratón por encima de cada versión, pulsa Restaurar y el libro vuelve a ese estado.
Cosas que sí puedes hacer (tablas dinámicas, gráficos, impresión)
La hoja de gastos ha crecido. Ahora tienes un registro de varios días para sacar una tabla dinámica y un gráfico. La tabla de abajo es la nueva hoja Gastos-Mes.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Día | Importe |
| 2 | 1 | 18,40 |
| 3 | 2 | 9,95 |
| 4 | 3 | 22,10 |
| 5 | 4 | 15,00 |
| 6 | 5 | 7,30 |
| 7 | 6 | 31,50 |
| 8 | 7 | 11,25 |
| 9 | 8 | 4,80 |
| 10 | 9 | 13,70 |
| 11 | 10 | 19,00 |
| 12 | 11 | 8,40 |
| 13 | 12 | 25,60 |
Una tabla dinámica real con tus datos
Convierte la lista en una tabla dinámica para ver el total de los días pares y los impares.
[•] Seleccionar una tabla o rango
Elija dónde colocar el informe de tabla dinámica:
[ Aceptar ]
Pasos para armarla:
- Acepta el cuadro y se crea una hoja nueva con el panel Campos de tabla dinámica a la derecha.
- Arrastra Importe a Valores.
- En Valores, despliega Importe y elige Configuración de campo de valor > Suma.
- Para contar los días, arrastra Día a Valores y pon Recuento.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Suma de Importe | Recuento de Día | |
| 2 | Total | 187,00 | 12 |
$A$1:$B$13 y que la columna B tenga formato de número, no de texto.Un gráfico rápido que se queda pegado a los datos
Un gráfico de líneas con los 12 días para ver la tendencia.
- Selecciona
A1:B13en la hoja Gastos-Mes. - Abre el insertor de gráficos.
- Pulsa sobre el gráfico, ve a la pestaña contextual Diseño de gráfico y cambia el Título del gráfico a Gasto diario.
- Arrástralo a la derecha de la tabla.
Imprimir o guardar como PDF desde el navegador
Antes de imprimir, ajusta el área.
Pasos para imprimir o guardar como PDF:
- Pulsa Ctrl+P o ve a Archivo > Imprimir.
- En el cuadro de impresión del navegador, elige la Impresora o Guardar como PDF.
- Ajusta los márgenes y la escala con Más opciones si necesitas que quepa en una hoja.
.xlsx a tu equipo.Proteger celdas y compartir sin que rompan la app
Si compartes la hoja de gastos con alguien, puedes proteger las celdas con fórmulas para que no las borre sin querer.
[•] Permitir a los usuarios de este libro:
[ Aceptar ]
Para cambiar el permiso, abre el menú del botón Compartir del lienzo y elige Puede editar o Solo ver.
Lo que Excel en línea NO hace (y cómo resolverlo)
- Macros VBA: no se ejecutan. Si abres un archivo con macros, se quitan al guardar. Aquí se automatiza con Scripts de Office (los graba y los edita con TypeScript o JavaScript).
- Power Pivot: no está. Modelos de datos grandes, relaciones entre tablas y DAX solo en el escritorio.
- Power Query: hay un conector básico desde Datos > Obtener datos, pero no llega al editor completo de Power Query del escritorio.
- Asistente de texto a columnas: no separa un CSV en columnas como en el de escritorio; usa el asistente de Datos > Texto en columnas limitado, o ábrelo en local.
- Gráficos 3D, de cotizaciones y mapas 3D: no están.
- Pestaña Programador con controles clásicos (botones, casillas, barras de desplazamiento): no está.
Cuándo conviene pasar al Excel de escritorio
- Macros VBA o complementos COM.
- Modelos de datos grandes con Power Pivot y medidas DAX.
- Tablas dinámicas que leen de SQL Server, Access u otros orígenes externos.
- Automatizaciones hechas con la grabadora de macros.
- Archivos que se usan a la vez desde la web y desde el escritorio: instala la app de escritorio de Microsoft 365; al abrir el mismo archivo desde OneDrive, los cambios se sincronizan.
En qué dispositivos y navegadores funciona
- Navegadores: Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox y Apple Safari, en sus versiones recientes.
- Móvil: hay app de Excel para iPhone, iPad y Android; inicia sesión con la misma cuenta Microsoft y verás los mismos libros.
- Escritorio: la app de Microsoft 365 abre los mismos archivos sincronizados desde OneDrive y, además, ejecuta macros y Power Query.
Errores típicos al usar Excel en línea y cómo salir de ellos
«No puedo editar, solo ver» al abrir un archivo
El archivo se abrió con permiso de solo lectura porque el vínculo lleva ese ajuste. Pide al dueño que lo cambie en Compartir > Cualquier persona con el vínculo puede editar, o haz tu propia copia con Archivo > Guardar una copia en OneDrive.
[ Guardar ]
«Mi fórmula no se actualiza al colgar datos nuevos»
El cálculo está en Manual. Se arregla así:
- Ve a Fórmulas > Opciones de cálculo > Automático.
- Si quieres recalcular ahora, pulsa F9.
«Las imágenes y los controles se ven raros al abrirlo»
Los formatos y controles que el navegador no pinta igual (controles de formulario clásicos, algunos gráficos avanzados) se ven desplazados o incompletos. Descarga el archivo con Archivo > Guardar como > Descargar una copia y ábrelo en el Excel de escritorio para revisarlo bien.
«No encuentro el archivo, ¿dónde se guardó?»
Si creaste el libro desde excel.cloud.microsoft, queda en OneDrive > Documentos. Abre onedrive.com en otra pestaña y búscalo en la carpeta Documentos. Para ver la ruta exacta:
[ Cerrar ]
Lo que ya sabes hacer con Excel en línea y el siguiente paso
- Crear un libro en blanco desde
excel.cloud.microsofto desde OneDrive. - Escribir fórmulas (
=B2*C2) y arrastrarlas con el controlador de relleno. - Dar formato (moneda, bordes, barras de datos con formato condicional).
- Compartir el libro y trabajar a la vez con coautoría, comentarios y chat.
- Volver a una versión anterior desde el historial.
- Construir una tabla dinámica y un gráfico.
- Imprimir o guardar como PDF desde el navegador.
- Proteger la hoja con contraseña y limitar a solo ver al compartir.
- Detectar los límites (sin VBA, sin Power Pivot, sin todos los gráficos) y saber cuándo abrir el archivo en el Excel de escritorio.
El siguiente paso es montar una automatización con Scripts de Office para que la tabla dinámica se refresque sola al abrir el libro. Es la forma de «programar» dentro de Excel en línea cuando el archivo no admite macros.
Dudas al usar Excel en línea
1. Qué es Excel en línea y para qué sirve
Excel en línea es la versión de Microsoft Excel que se ejecuta dentro del navegador, sin instalar nada en el ordenador. Permite crear, editar y compartir libros con el mismo motor de cálculo que la versión de escritorio y guarda los archivos automáticamente en OneDrive.
2. Se puede usar Excel en línea gratis
Sí, con una cuenta gratuita de Microsoft puedes entrar en Excel para la web y trabajar con un libro sin pagar nada. La versión gratis tiene menos opciones que Microsoft 365, pero incluye las funciones habituales, formatos y la posibilidad de compartir el archivo con otras personas.
3. Hay alguna alternativa gratis de Excel en línea que no sea de Microsoft
Google Sheets es la alternativa más usada: se abre en el navegador desde drive.google.com, no necesita instalar nada y es gratis con una cuenta de Google. Su manejo es parecido a Excel, aunque con menos funciones avanzadas y sin herramientas como Power Query o macros VBA.
4. Cómo crear una hoja de cálculo en línea con Excel
Entra en excel.cloud.microsoft con tu cuenta de Microsoft y pulsa Libro en blanco. Se abre una hoja nueva en el navegador lista para escribir datos, aplicar formatos y fórmulas; al guardarse, el archivo se almacena en OneDrive y puedes cerrarlo sin perder nada.
5. Dónde se descarga Excel para el ordenador
Excel de escritorio se descarga desde office.com iniciando sesión con una cuenta de Microsoft y pulsando Instalar Office. Necesitas una suscripción a Microsoft 365 o comprarlo por separado; en móviles hay una app gratuita que solo permite ver y editar documentos básicos.
6. Se puede usar Excel en línea sin tener una cuenta
No: para abrir Excel en línea necesitas iniciar sesión con una cuenta de Microsoft, aunque sea gratuita. Quien no quiera crear cuenta puede usar Google Sheets, que tampoco la exige si recibes el archivo mediante un enlace compartido por otra persona.
7. Cómo editar un archivo de Excel en el navegador
Sube el archivo a OneDrive y ábrelo desde allí, o entra en excel.cloud.microsoft y pulsa el icono de la carpeta para elegir un archivo de tu equipo. Al abrirlo se carga en el editor del navegador y puedes modificar celdas, fórmulas y formatos igual que en la versión de escritorio.
8. Qué diferencia hay entre Microsoft Excel y Excel en línea
Microsoft Excel es el programa de escritorio, con todas las funciones, macros VBA, Power Query y archivos locales. Excel en línea es la versión que se usa desde el navegador, pensada para colaborar en la nube; comparte el mismo motor de cálculo, pero algunas funciones solo están en el escritorio.
Fuentes
- MicrosoftMicrosoft Excel | Software de hojas de cálculo gratuito onlineconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftPRONOSTICO.LINEAL — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftESTIMACION.LINEAL — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftLo que cabe en una celda — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftAtajos que funcionan igual en cualquier idioma — documentación oficialconsultado el 05/10/2026