SUMAR.SI en Excel: qué es y cómo se usa con ejemplos

Imagina la hoja de ventas de tu tienda: una lista con la fecha, el comercial que atendió, el producto vendido y el importe. Quieres saber cuánto vendió Lucía en total, cuánto se vendió de Fruta o cuánto entró en operaciones por encima de cierto importe. La función SUMAR.SI (en inglés SUMIF) hace exactamente eso: suma solo las celdas que cumplen una condición. Al terminar este tutorial la vas a usar con soltura sobre la hoja Ventas de tu negocio: sumarás por texto exacto, por comparación numérica, con comodines y con el umbral en una celda aparte. SUMAR.SI está en todas las versiones de Excel desde Excel 2007 y también en Excel para la web, Mac y móviles.

Qué es SUMAR.SI y para qué te sirve en el día a día

Piensa en tu hoja Ventas con una columna de categorías (Fruta, Verdura, Panadería, Lácteos) y otra con importes. A veces quieres el total del día; a veces, solo lo que vendió «Lucía» o lo que pasó de cierto importe. Escribir a mano =C2+C5+C7 funciona con tres filas, pero se vuelve imposible con trescientas.

SUMAR.SI (en inglés SUMIF) resuelve ese trabajo: recorre una columna buscando las filas que cumplen una condición que tú le das y suma los importes solo de esas filas. Es la versión «inteligente» de SUMA: en lugar de sumar todo, suma lo que encaja con lo que le pides.

En el día a día sirve para: totales por comercial, por categoría, por sucursal; subtotales por encima o por debajo de un umbral; ventas de un producto concreto; importes pendientes de pago. Una sola función, muchos usos.

La sintaxis de SUMAR.SI y sus tres argumentos

SUMAR.SI tiene esta forma:

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

El orden importa y siempre es el mismo: primero el rango donde se mira la condición, después el criterio que decide qué se cuenta, y por último el rango que se suma. Si los dos primeros rangos coinciden, el tercero puede omitirse.

• rango: celdas que Excel evalúa una por una para ver si cumplen el criterio.
• criterio: la condición. Texto entre comillas, número solo, comparación con operador entre comillas.
• rango_suma: celdas que se suman cuando la celda correspondiente del rango cumple el criterio.

Rango: dónde mira Excel la condición

El rango es la zona donde Excel busca la condición. La función recorre cada celda de ese rango y pregunta: «¿esto cumple el criterio?». Las celdas en blanco se ignoran: ni suman ni fallan. Las celdas con texto se evalúan como texto (y permiten igualdad, «distinto de» y comodines). Si una celda contiene un número guardado como texto, se trata como texto.

La regla práctica: el rango debe ser del mismo tamaño que el rango_suma cuando son distintos. Si no lo son, Excel no avisa y devuelve un resultado raro.

Criterio: la condición que decide qué se suma

El criterio se escribe siempre en el segundo argumento. Adopta cuatro formas:

Con texto se pueden usar comodines: * representa cualquier grupo de caracteres y ? representa un solo carácter. El carácter de escape es la tilde ~: para buscar un asterisco literal, escribe ~*.

Rango_suma: el rango que se suma (y cuándo se omite)

El rango_suma contiene los números que se suman. Si lo omites, se suman las celdas del propio rango (útil cuando rango y rango_suma son el mismo).

Si el rango y el rango_suma no miden lo mismo, Excel no avisa: usa los valores que puede emparejar y el resto lo ignora. Por eso, cuando están en columnas distintas, fíjate en que arranquen en la misma fila y terminen en la misma fila.

Dónde escribir SUMAR.SI y cómo la encuentra el asistente

Tienes dos formas de escribir la fórmula. La primera es directamente en la celda: escribes =SUMAR.SI( y vas completando los argumentos. La segunda es el asistente, útil si no recuerdas la sintaxis.

Al pulsar el botón se abre el cuadro Insertar función con sus campos:

El resultado aparece en la celda al pulsar Aceptar. La fórmula también queda escrita en la barra de fórmulas.

Sumar las ventas de una categoría con la hoja en la mano

Abre la hoja Ventas y echa un vistazo: la categoría está en A, el producto en B y el importe en C.

1. Sitúate en la celda E2 y escribe la fórmula:

=SUMAR.SI(A2:A9;"Fruta";C2:C9)

1. Pulsa Intro. El resultado es 470 (150 + 200 + 120), la suma de las filas de Fruta.
2. En E3 escribe =SUMAR.SI(A2:A9;"Verdura";C2:C9) y pulsa Intro. Resultado: 140 (80 + 60).

Sumar por comparación numérica y por texto parcial

La misma hoja Ventas sirve para probar otras dos ideas: importar por encima o por debajo de cierta cifra, y buscar productos por una parte del nombre.

Comparar contra un número escrito en la fórmula

En E4 queremos los importes mayores que 1.000 y en E5 los menores o iguales a 500.

=SUMAR.SI(C2:C9;">1000";C2:C9)

Resultado: 0, porque ningún importe supera 1.000. La fórmula está bien; lo que pasa es que los datos no llegan. En E5:

=SUMAR.SI(C2:C9;"<=500";C2:C9)

Resultado: 785, la suma de todos los importes (ninguno pasa de 500).

Comparar contra el valor de una celda

Escribir el umbral dentro de la fórmula es rígido. Mejor lo guardas en una celda y lo unes con &.

En E2:

=SUMAR.SI(C2:C9;">"&D2;C2:C9)

Resultado: 200 (solo el importe 200 supera el umbral 100). Si cambias D2 a 180, la fórmula pasa a 0 automáticamente.

Buscar con comodines al inicio, en medio o al final

Los comodines van en el criterio y permiten búsquedas parciales sobre texto.

• *manzana*: cualquier celda que contenga «manzana» en cualquier posición.
• manz*: cualquier celda que empiece por «manz».
• *zana: cualquier celda que termine en «zana».

En E2:

=SUMAR.SI(B2:B9;"*zana";C2:C9)

Resultado: 150, porque solo «Manzana» (fila 2) termina en «zana». La barra Panadería no contiene «zana» y se ignora.

Usar SUMAR.SI con el rango y el rango_suma en columnas distintas

Abre una hoja nueva llamada Comisiones con el valor de cada propiedad en A y la comisión ganada en B.

1. En D2 escribe =SUMAR.SI(A2:A7;">160000";B2:B7) y pulsa Intro. Resultado: 13.800 (1.500 + 3.000 + 2.000 + 3.000 + 1.800 + 2.500).
2. En D3 escribe =SUMAR.SI(A2:A7;"=300000";B2:B7) y pulsa Intro. Resultado: 6.000 (las dos filas de 300.000).
3. En C2 escribe 200000 y en D4 la fórmula =SUMAR.SI(A2:A7;">"&C2;B2:B7). Resultado: 10.500 (comisiones de 300.000, 300.000, 250.000). Si cambias C2 a 220000, el resultado pasa a 8.000 (solo los 300.000).

Por qué SUMAR.SI devuelve 0, un error o un resultado raro

Las tres causas reales que más se repiten con SUMAR.SI.

El criterio de texto sin comillas o con espacios ocultos

=SUMAR.SI(A2:A9;Lucía;C2:C9)

Sale #¿NOMBRE? porque «Lucía» sin comillas se interpreta como un nombre definido que no existe. La forma correcta es:

=SUMAR.SI(A2:A9;"Lucía";C2:C9)

Un error más sutil: el dato real es «Lucía » con un espacio al final. La fórmula bien escrita devuelve 0 sin avisar. La solución está en los datos: usa BUSCARV con FALSO, o corrige la celda original. Un truco rápido para localizarlo:

=LARGO(A2)

Si en la celda «Lucía » devuelve 6, ya sabes que tiene un espacio escondido.

Rango y rango_suma de tamaños distintos

=SUMAR.SI(A2:A100;"Fruta";C2:C50)

No da error, pero suma solo 49 valores. La fórmula correcta termina en la misma fila:

=SUMAR.SI(A2:A9;"Fruta";C2:C9)

Comillas y operador pegados: ">"&E1 o ">100"

La regla es clara: el operador va con la cifra entre comillas (">100"); la celda va sin comillas, y se une con &.

=SUMAR.SI(C2:C9;">1000";C2:C9)    ' correcto: operador y numero juntos, entre comillas
=SUMAR.SI(C2:C9;">"&E1;C2:C9)      ' correcto: operador entre comillas, celda sin comillas, & los une
=SUMAR.SI(C2:C9;">1000"&E1;C2:C9) ' MAL: el operador y el numero no pueden ir por separado

Lo que SUMAR.SI no hace y qué usar en su lugar

SUMAR.SI tiene tres límites que conviene tener claros.

• Un solo criterio por fórmula. Si necesitas «categoría Fruta Y mes de enero», necesitas SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS). En esa función el rango_suma va primero, justo al revés que en SUMAR.SI.
• No distingue mayúsculas y minúsculas. «Lucía», «LUCÍA» y «lucía» cuentan igual.
• Con textos de más de 255 caracteres en el criterio, devuelve #¡VALOR!.

Para tareas parecidas, hay funciones específicas:

Lo que ya sabes hacer con SUMAR.SI y el siguiente paso

• Sumar las filas que coincidan con un texto exacto, como una categoría o un comercial.
• Comparar importes con operadores (">1000", "<=500") escritos entre comillas.
• Buscar con comodines (*manzana*, manz*, *zana) cuando no recuerdas el nombre completo.
• Comparar contra el valor de una celda, uniendo operador y celda con & (">"&E1).
• Poner el rango y el rango_suma en columnas distintas, manteniendo el mismo tamaño.

El siguiente paso natural es SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS): cuando ya no te baste con una sola condición, podrás sumar las ventas de «Lucía» en enero, o los pedidos «Pagados» de la zona Norte. La sintaxis cambia un poco: el rango_suma va al principio y los pares rango/criterio se van añadiendo detrás.

Dudas al usar SUMAR.SI en Excel