SUMAR.SI en Excel: qué es y cómo se usa con ejemplos

Imagina una hoja con las ventas del mes: vendedor, zona e importe en cada fila. Si quieres saber cuánto vendió la zona Norte sin hacer una tabla aparte, no hace falta: con la función SUMAR.SI (en inglés SUMIF) se lo preguntas a Excel en una sola línea. Al terminar este tutorial sabrás escribir esa fórmula, cambiar la condición sin tocarla, sumar mayores o menores que un valor, usar comodines para textos que no son exactos y detectar los errores más típicos.

SUMAR.SI está en todas las versiones de Excel desde 2007, también en Excel para la web, para Mac y para móviles, así que no importa cuál tengas delante.

Qué es SUMAR.SI y para qué te sirve

SUMAR.SI es la función que suma solo las celdas que cumplen una condición que tú le indicas. En la hoja de ventas del mes, la condición puede ser la zona ("Norte", "Sur", "Este"), un importe mínimo o un texto que contenga una palabra. Lo que no cumple la condición se ignora, sin filtros ni columnas auxiliares.

La idea es esta: tienes miles de filas de ventas y solo quieres el total de la zona Norte. En lugar de ordenar, filtrar y sumar a mano, escribes una fórmula con tres datos: dónde mira, qué busca y qué suma. Esa fórmula devuelve el resultado y, si cambias la condición, el resultado se recalcula solo.

La sintaxis de SUMAR.SI, argumento a argumento

La fórmula tiene esta forma:

=SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma])

Piensa en ella como una pregunta: "en este rango busca esto y, donde coincida, suma lo que haya en esta otra columna". Los tres argumentos van siempre en este orden:

• rango: la columna donde Excel mira si la condición se cumple.
• criterio: la condición en sí, escrita entre comillas si es texto o con su operador si es un número.
• rango_suma (opcional): la columna con los importes. Si se omite, se suma el propio rango.

Un ejemplo mínimo con la hoja de ventas: para sumar los importes de la zona Norte, el rango es la columna de zonas, el criterio es "Norte" y el rango_suma es la columna de importes.

Rango: la columna donde Excel busca la condición

Rango es la columna que Excel revisa fila a fila para ver si la condición se cumple. En la hoja de ventas es la columna de zonas (B2:B20). Las celdas vacías y los textos que no encajan con el criterio simplemente se saltan, no dan error.

Un detalle importante: rango y rango_suma deben tener el mismo tamaño. Si rango es B2:B20 (19 filas), rango_suma también tiene que tener 19 filas. Si no, el resultado puede no ser el que esperas o aparecer #¡VALOR!.

Criterio: la condición que decide qué se suma

Criterio es lo que tiene que cumplirse para que la fila entre en la suma. Se escribe así:

"Norte"
">1000"
"<>0"
"<="&E1

• Texto: entre comillas dobles, como "Norte".
• Número: sin comillas, como 1000.
• Operadores: van dentro de las comillas, pegados al número (sin espacio): ">1000", "<=500", "<>0".
• Referencia a una celda: se une con &, por ejemplo ">"&E1 para comparar con el valor que esté en E1.

También admite comodines: * para cualquier cadena de caracteres y ? para un solo carácter. Sirven cuando el texto no es exacto.

Rango_suma: la columna de los importes (y cuándo se omite)

Rango_suma es la columna con los números que se suman cuando la condición se cumple. En la hoja de ventas es la columna de importes (C2:C20). Si se omite, Excel suma el propio rango: esto solo tiene sentido si el rango contiene números, no si contiene texto como las zonas.

Si los tamaños no coinciden, se devuelve #¡VALOR!. Si rango_suma es más corto, las filas que se quedan fuera simplemente no se suman y el resultado sale bajo sin aviso; por eso siempre conviene que ambos rangos tengan exactamente las mismas filas.

Dónde escribir la fórmula y cómo leer el resultado

La fórmula se escribe en cualquier celda vacía, en la barra de fórmulas. El atajo más rápido es Autosuma, que además te ayuda a no equivocarte con los rangos:

Al pulsar, Excel intenta adivinar el rango y escribir =SUMA(...) por su cuenta. Para que sea SUMAR.SI hay que escribirla a mano o usar el asistente de Insertar función (el botón fx a la izquierda de la barra de fórmulas). Una vez escrita, la fórmula se confirma con Entrar y el resultado aparece en la celda.

Para comprobar que la fórmula es la que querías, selecciónala y mira la barra de fórmulas: ahí ves el texto exacto, no el resultado. Si seleccionas el rango de los importes, la barra de estado (abajo del todo) te enseña su suma, su promedio y su recuento sin escribir nada; eso te sirve para verificar a ojo que el resultado de SUMAR.SI es razonable.

Tu primera suma condicional en una hoja de ventas

Vamos a practicar con una hoja de ventas realista. Ábrela, copia los datos y sigue los pasos.

1. Selecciona la celda E1 y escribe Total Norte (es la etiqueta del resultado).
2. Selecciona la celda E2 y escribe la fórmula:

=SUMAR.SI(B2:B20;"Norte";C2:C20)

1. Pulsa Entrar. El resultado debe ser 5.525,00 (1.250 + 1.840 + 760 + 1.675).

El criterio escrito a mano entre comillas

La fórmula anterior lleva la zona entre comillas dentro de la propia fórmula. Es la forma más directa y la recomendada cuando la condición no va a cambiar. Aquí la ves en la celda:

El resultado, 5.525,00, es la suma de los importes de Ana (1.250 + 760), Marta (1.840) y Pedro (1.675), todos de la zona Norte.

El criterio tomado de una celda para no reescribirlo

Si quieres poder cambiar la zona sin tocar la fórmula, escribe la zona en una celda y úsala como criterio. Selecciona D2 y escribe Norte; después, en E2 cambia la fórmula a:

=SUMAR.SI(B2:B20;D2;C2:C20)

Pulsa Entrar: el resultado sigue siendo 5.525,00. Ahora cambia D2 por Sur y verás que el resultado se recalcula solo a 2.400,00 (980 + 1.420). Esta variante es la que se usa cuando la misma hoja sirve para consultar varias zonas.

Condiciones con números: mayores, menores y entre dos valores

Sobre la misma hoja de ventas, ahora las condiciones son numéricas: ventas por encima de un importe, por debajo o dentro de un rango. Selecciona E2 y borra la fórmula anterior para empezar de nuevo.

1. En D2 escribe >1000 (incluye el operador, sin comillas: es texto).
2. En E2 escribe =SUMAR.SI(C2:C10;D2;C2:C10) y pulsa Entrar.

El resultado es 8.485,00: la suma de 1.250 + 1.840 + 1.100 + 2.300 + 1.420 + 1.675 (las seis ventas mayores que 1.000). Las de 980, 760 y 890 quedan fuera.

Mayor que, menor que y distinto de, con el operador en la fórmula

Los operadores más útiles son >, <, >=, <= y <> (distinto de). Todos van pegados al número, entre comillas:

=SUMAR.SI(C2:C10;">1000";C2:C10)

Devuelve 8.485,00. Para excluir devoluciones o ventas canceladas, se usa <>0:

=SUMAR.SI(C2:C10;"<>0";C2:C10)

Aquí devuelve lo mismo que la suma total, porque en esta hoja no hay importes a cero. Si los hubiera, quedarían fuera. Para ventas menores o iguales que 1.000, el criterio es "<=1000" y el resultado es 2.630,00.

Sumar lo que está entre dos importes con dos SUMAR.SI

SUMAR.SI solo acepta una condición por fórmula, así que para acotar un rango entre dos valores se restan dos sumas. Por ejemplo, ventas entre 1.000 y 2.000:

=SUMAR.SI(C2:C10;">=1000";C2:C10)-SUMAR.SI(C2:C10;">2000";C2:C10)

Resultado: 6.285,00 (1.250 + 1.840 + 1.100 + 1.420 + 1.675; el 2.300 queda fuera). La primera suma coge todo lo mayor o igual que 1.000, la segunda quita lo mayor que 2.000 y lo que queda es el tramo central. Si necesitas más condiciones a la vez, salta a SUMAR.SI.CONJUNTO, que se explica en la última sección.

Comodines y coincidencias parciales: cuando el texto no es exacto

A veces el texto de la columna no es siempre igual. La zona puede escribirse con mayúsculas, con un espacio de más o con un acento, y la fórmula no encuentra la coincidencia. Los comodines solucionan esto sin tocar los datos.

Todo lo que contenga una palabra clave

El asterisco * vale por cualquier número de caracteres (cero incluidos). Si quieres sumar todo lo que contenga la palabra "Fruta" sin importar lo que lleve delante o detrás:

=SUMAR.SI(B2:B10;"*Fruta*";C2:C10)

Resultado: 1.235,00 (320 + 180 + 410 + 95 + 230). Cubre "Fruta", "Frutas tropicales", "fruta" y "Fruta del tiempo" porque el comodin ignora mayúsculas y minúsculas. El signo de interrogación ? vale por un solo carácter: "?ar" encuentra "Mar" y "bar" pero no "Mar"

Mayúsculas, acentos y espacios que rompen la coincidencia

Los comodines arreglan las mayúsculas, pero no los acentos ni los espacios sobrantes. Si en la columna hay "Norte " (con un espacio al final) y el criterio es "Norte", la fórmula no cuenta esa fila, aunque a simple vista parezca igual.

Fíjate en la fila 4 ("Norte " con espacio final) y la fila 9 (" Norte" con espacio al principio). El resultado es 3.850,00, no 5.525,00 como antes: faltan 1.840 y 1.675. La solución limpia: usar ESPACIOS en la fórmula no sirve; hay que corregir el dato en la columna o usar una fórmula más larga que quite espacios (ESPACIOS y SUMAR.SI.CONJUNTO).

Los errores más habituales al usar SUMAR.SI (y cómo arreglarlos)

Tres fallos típicos sobre la hoja de ventas, con la causa y la solución.

#¡VALOR! cuando los rangos no se corresponden

Si rango y rango_suma no tienen el mismo tamaño, la fórmula devuelve #¡VALOR!. Aquí el rango va de B2 a B20 pero el rango_suma se quedó en C2:C10:

=SUMAR.SI(B2:B20;"Norte";C2:C10)

Resultado: #¡VALOR!. La solución es igualar ambos rangos, por ejemplo B2:B10 y C2:C10, o los dos hasta B20:C20. Revisa siempre la altura de los dos rangos cuando veas este error.

Cero silencioso al olvidar el rango_suma

Si en una hoja el rango y los importes están en la misma columna y se omite rango_suma, se suma el rango, que es lo correcto. Pero si rango es una columna de texto (las zonas) y se omite rango_suma, Excel intenta sumar texto y devuelve 0 sin error. La fórmula:

=SUMAR.SI(B2:B20;"Norte")

Da 0, no 5.525,00. El arreglo es añadir el rango_suma: =SUMAR.SI(B2:B20;"Norte";C2:C20). Para detectarlo, basta con mirar la fórmula en la barra de fórmulas y comprobar que el tercer argumento está.

Comillas que faltan y números guardados como texto

Si el criterio se escribe sin comillas cuando es texto, da #¿NOMBRE?:

=SUMAR.SI(B2:B20;Norte;C2:C20)

La "N" sin comillas se interpreta como un nombre y Excel no lo encuentra. La solución es =SUMAR.SI(B2:B20;"Norte";C2:C20).

El otro caso es el de los importes guardados como texto. Si en la columna C hay números alineados a la izquierda (texto) en vez de a la derecha (número), SUMAR.SI los ignora. Se ve por la esquina superior izquierda de la celda, que muestra un triángulo verde. La solución: seleccionar las celdas, hacer clic en el triángulo y elegir Convertir a número.

Lo que SUMAR.SI no hace (y qué usar en su lugar)

SUMAR.SI tiene un límite claro: una sola condición por fórmula. Si necesitas "zona Norte y ventas mayores que 1.000", no puedes poner las dos en la misma llamada. La vista rápida de qué usar:

Sobre la hoja de ventas, si quisieras el total de la zona Norte con importes mayores que 1.000, la fórmula sería con SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS), que invierte el orden: el rango de la suma va primero y los pares rango-criterio después:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C20;B2:B20;"Norte";C2:C20;">1000")

Lo que ya sabes hacer con SUMAR.SI y el siguiente paso

Repasa estas cuatro ideas antes de seguir:

• Sabes la sintaxis completa: =SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma]).
• Sabes sumar por una zona, por un importe o por un texto parcial con * y ?.
• Sabes cuándo se omite el tercer argumento (solo si el rango contiene los números a sumar) y por qué no conviene.
• Sabes detectar los tres errores más comunes y arreglarlos.

El siguiente paso natural es SUMAR.SI.CONJUNTO: cuando la condición es doble ("zona Norte y ventas mayores que 1.000"), esta función lo hace en una sola línea. El orden de los argumentos cambia respecto a SUMAR.SI, así que el primer intento despista, pero la lógica es la misma: rango, criterio, rango, criterio, y la suma va la primera.

Dudas al usar SUMAR.SI en Excel