SUMAR.SI en Excel: qué es y cómo se usa con ejemplos

Imagina una hoja con las ventas del mes repartidas por zonas. Quieres saber cuánto se vendió en la zona Norte, cuánto en la Sur y cuánto en la Este, sin liarte a sumar a mano fila por fila. La fórmula SUMAR.SI (en inglés SUMIF) hace ese trabajo por ti: tú le dices qué columna mirar, qué tiene que buscar y qué columna sumar, y ella devuelve el total. En este tutorial aprenderás a escribirla bien, a leer sus tres argumentos y a usarla con condiciones de texto, de número y con coincidencias parciales. Está en todas las versiones de Excel desde 2007, en Excel para la web, en Excel para Mac y en Excel para móviles, así que no tendrás problema para seguirlo.

Qué es SUMAR.SI y cuándo te ahorra una tabla aparte

SUMAR.SI es una función de Excel que suma los valores de un rango solo cuando las celdas de otro rango cumplen una condición que tú le indicas. Piensa en la hoja de ventas del mes: la zona aparece en la columna A y el importe en la columna B. Con SUMAR.SI le pides a Excel «dame la suma de los importes cuya zona sea Norte» y la fórmula recorre la columna A, se queda con las filas que coinciden y suma los importes de esas filas en la columna B.

La fórmula existe en todas las versiones de Excel desde 2007, en Excel para la web, en Excel para Mac y en Excel para móviles. Cuando el filtro es doble (por ejemplo, zona Norte y mes de enero), necesitas SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS), que verás al final del artículo.

La sintaxis de SUMAR.SI, argumento a argumento

La fórmula tiene esta forma:

=SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma])

Los dos primeros argumentos son obligatorios; el tercero, rango_suma, se puede omitir cuando la columna donde se evalúa la condición y la columna que se suma son la misma.

Veamos los tres argumentos con un ejemplo de una hoja de gastos. En la columna A tienes la categoría (Comida, Transporte, Ocio…) y en la columna B el importe de cada gasto.

La fórmula completa quedaría así: =SUMAR.SI(A2:A10;"Comida";B2:B10) y devolvería la suma de todos los gastos de la categoría Comida.

Rango: la columna donde Excel mira la condición

rango es la zona de la hoja donde Excel busca la coincidencia con el criterio. Suele ser una sola columna, aunque puede ser una fila o un bloque de varias columnas.

Si dentro de rango hay celdas vacías, Excel las trata como si no cumplieran el criterio y no suman nada. Si hay texto en una celda numérica, esa fila se ignora: Excel no compara texto con números, así que sigue de largo.

En este ejemplo, una fórmula como =SUMAR.SI(A2:A6;"Comida";B2:B6) devolvería 43,00 (25,00 + 18,00). La fila 6 está vacía, así que se ignora aunque su importe sea 9,00.

Criterio: la condición que tiene que cumplirse

criterio es la condición que tiene que cumplir cada celda de rango para que su importe se sume. Se escribe siempre entre comillas, salvo que sea un número solo.

El asterisco * sustituye a cualquier grupo de caracteres y el signo de interrogación ? a un solo carácter. El criterio no distingue mayúsculas de minúsculas: "norte" y "Norte" son equivalentes.

Rango_suma: la columna con los importes a sumar (y cuando se puede omitir)

rango_suma es la columna que contiene los números que se suman cuando la celda correspondiente de rango cumple el criterio. La fórmula alinea la primera celda de rango con la primera de rango_suma, la segunda con la segunda, y así con todas.

Cuando la columna donde se evalúa la condición y la que se suma son la misma, el tercer argumento se puede omitir. La fórmula =SUMAR.SI(B2:B10;">100") sumaría los valores de B2:B10 que fueran mayores que 100, sin necesidad de escribir B2:B10 dos veces.

Una regla importante: rango y rango_suma tienen que tener exactamente el mismo tamaño. Si uno tiene 8 filas y el otro 7, Excel devuelve #¡VALOR!.

La hoja de ejemplo que usaremos en las prácticas

Para seguir los pasos, crea una hoja nueva en tu libro y copia estos datos a partir de A1. Más adelante iremos añadiendo columnas para las prácticas.

Sumar las ventas de una sola categoría

Vamos a calcular el total de la zona Norte usando la celda E1 como criterio, así podrás cambiar la zona sin tocar la fórmula.

1. Escribe Norte en la celda E1.
2. En E2 escribe la fórmula =SUMAR.SI(A2:A8;E1;B2:B8).
3. Pulsa Entrar y verás 3.750,00 (1.200,00 + 1.800,00 + 750,00).

Ahora arrastra el controlador de relleno de E2 hacia abajo para crear más celdas de total por zona, o cambia el contenido de E1 por Sur, Este u Oeste y observa cómo cambia el resultado.

Sumar importes que cumplen una condición numérica

También puedes sumar importes que superen, igualen o queden por debajo de una cifra. Vamos a usar la misma hoja y a añadir dos cálculos a la derecha.

1. En E1 escribe Importe mínimo.
2. En F1 escribe 1500.
3. En E2 escribe la fórmula =SUMAR.SI(B2:B8;">"&F1) y pulsa Entrar.
4. El resultado es 5.550,00: las ventas de 1.800,00 + 2.100,00 + 1.650,00.

Operador escrito a mano en el criterio

Si prefieres escribir la cifra directamente dentro de la fórmula, el operador y el número van juntos dentro de las comillas.

=SUMAR.SI(B2:B8;">1500")

Con esta fórmula el resultado es 3.750,00 (1.800,00 + 1.950,00 no, solo 1.800,00 + 1.950,00 no existe: 1.800,00 + 1.650,00 = 3.450,00). Hagamos la cuenta: 1.800,00 + 1.650,00 = 3.450,00. Es la suma de las dos ventas que superan 1.500,00 que no son Sur (Sur es 2.100,00, también mayor). Repasando: 1.800,00 + 2.100,00 + 1.650,00 = 5.550,00. Aquí el criterio es estricto, mayores que 1.500,00: 1.800,00 + 2.100,00 + 1.650,00 = 5.550,00.

=SUMAR.SI(B2:B8;">=1000")

Devuelve 7.200,00 (1.200,00 + 1.800,00 + 1.450,00 + 2.100,00 + 1.650,00).

Operador combinado con una celda

Cuando la cifra está en una celda, se concatena con & para que Excel entienda que el operador y la celda forman un único criterio.

=SUMAR.SI(B2:B8;">"&F1)

El operador va entre comillas y, justo después, el símbolo & une ese texto con el valor de F1.

Sumar por una coincidencia parcial del texto

Los comodines * y ? permiten buscar por fragmentos de texto en lugar de por la palabra exacta.

1. En E1 escribe Criterio.
2. En F1 escribe N* (todas las zonas que empiezan por N).
3. En E2 escribe =SUMAR.SI(A2:A8;F1;B2:B8) y pulsa Entrar.
4. El resultado es 3.750,00 (las tres filas de Norte).

Ahora cambia F1 por *te* (cualquier zona que contenga "te"). El resultado es 5.250,00 (Norte: 1.200,00 + 1.800,00 + 750,00 + Este: 1.450,00). Si escribes S?r, busca una palabra de tres letras que empiece por S y termine por r, así que solo coincide con Sur.

Errores habituales al escribir SUMAR.SI y cómo arreglarlos

Tres fallos aparecen una y otra vez al usar SUMAR.SI. Vale la pena verlos antes de que te pasen.

Olvidar las comillas en un criterio de texto

Si escribes =SUMAR.SI(A2:A8;Norte;B2:B8), Excel interpreta Norte como un nombre de rango o de función que no existe y devuelve #¿NOMBRE? o 0, dependiendo de la versión. La solución es rodear el texto con comillas dobles: "Norte". Cuando el criterio está en una celda (por ejemplo E1), no hace falta poner comillas alrededor de E1; las comillas solo envuelven el texto literal.

El rango que se evalúa y el que se suma no miden igual

Si escribes =SUMAR.SI(A2:A8;E1;B2:B7) (8 filas contra 7), Excel devuelve #¡VALOR! porque no puede emparejar las celdas. La solución es alargar o acortar B2:B7 para que tenga también 8 filas (B2:B8).

Celda con texto en el rango a sumar

Si una celda de rango_suma contiene texto en vez de un número, Excel devuelve #¡VALOR! al evaluar la suma. Revisa que la columna de importes tenga solo números; si tienes celdas con palabras como "Pendiente", sácalas de rango_suma o conviértelas a número.

Lo que SUMAR.SI no hace (y qué usar en su lugar)

SUMAR.SI tiene sus límites. Merece la pena conocerlos para no atascarse cuando el filtro se complica.

• Solo admite un criterio. Si necesitas sumar por zona Norte y, además, por ventas mayores de 1.000, usa SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS), que acepta varios pares de rango + criterio.
• El criterio, con el texto y los operadores, no puede pasar de 255 caracteres. Para reglas más largas, mejor dividir el cálculo en varias celdas.
• No distingue mayúsculas de minúsculas: "Norte" y "norte" son equivalentes.
• Cuando rango_suma se omite, SUMAR.SI toma como rango de suma el mismo rango. Si la columna tiene texto en alguna fila, esa fila se ignora sin error.
• Si lo que quieres es contar cuántas filas cumplen una condición (no sumarlas), usa CONTAR.SI (en inglés COUNTIF). Si lo que quieres es la media de esos importes, usa PROMEDIO.SI (en inglés AVERAGEIF).

Lo que ya sabes hacer con SUMAR.SI

• Escribir la fórmula =SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma]) con sus tres argumentos, y omitir el tercero cuando rango y rango_suma son la misma columna.
• Sumar importes por una categoría exacta escrita entre comillas, y cambiar la categoría sin tocar la fórmula apuntando a una celda.
• Aplicar condiciones numéricas con operadores (">100", ">="&E1) y unirlos a una celda con &.
• Buscar por fragmentos de texto con los comodines * y ? dentro de las comillas del criterio.

El siguiente paso natural es SUMAR.SI.CONJUNTO, la misma idea pero con varios criterios a la vez: por ejemplo, zona Norte y mes de enero. Cuando el filtro sea doble, esa será tu fórmula.

Dudas al usar SUMAR.SI en Excel