Función CONTAR.SI en Excel: qué es y cómo se usa con ejemplos

CONTAR.SI (en inglés COUNTIF) es la función de Excel que sirve para contar cuántas celdas cumplen una condición: cuántas facturas están pagadas, cuántos clientes son de una zona, cuántos productos empiezan por una letra. Existe en todas las versiones de Excel desde 2007 y también en Excel para la web, para Mac y para móviles, así que no tienes que preocuparte por tu versión. CONTAR.SI.CONJUNTO (en inglés COUNTIFS) es la versión con varias condiciones a la vez: los pedidos pagados y de la zona Norte, los aprobados en mayo, los envíos urgentes a una provincia. En este tutorial las dos funciones se ven sobre la misma hoja para que al terminar cuentes datos reales sin filtrar a mano.

Qué es CONTAR.SI y por qué lo necesitas a diario

Imagina una hoja de pedidos de una tienda con cuatro columnas: ciudad del cliente, producto, importe y estado del pedido (Pagado, Pendiente, Devuelto). Cuando el jefe pide cuántos pedidos están «Pagado» o cuántos vienen de «Norte», la respuesta no está en una celda: hay que contarla. Hacerlo a ojo es lento y equivocarse, fácil.

Ahí entra CONTAR.SI: le dices una columna y una condición, y te devuelve un número. Por ejemplo, CONTAR.SI sobre la columna de estados con el texto «Pagado» devuelve cuántos pedidos están pagados, sin tocar el resto de la hoja.

La ventaja práctica es que no ordenas, no borras filas, no creas columnas auxiliares. La fórmula vive en una celda, se actualiza sola cuando metes un pedido nuevo y la puedes cambiar para preguntar otra cosa en dos segundos. Es de las primeras funciones que se aprenden y de las que más se usan a diario, en ventas, en inventario, en notas, en gastos.

La familia de funciones que cuentan en Excel

Excel tiene cuatro funciones para contar, y cada una resuelve una pregunta distinta. Conviene tenerlas claras para no usar la que sobra ni quedarse corto con la que falta:

• CONTAR (en inglés COUNT): cuenta solo números. Si una celda tiene texto, no la tiene en cuenta. Útil para saber cuántas celdas de una columna son números (precios, cantidades, notas) ignorando los encabezados.
• CONTARA (en inglés COUNTA): cuenta todo lo que no esté vacío, números y textos. Sirve para saber cuántos datos hay en una lista sin importar el tipo.
• CONTAR.SI (en inglés COUNTIF): cuenta las celdas de un rango que cumplen una condición. Por ejemplo, cuántas ventas son de «Norte» o cuántas notas son mayores o iguales a 5.
• CONTAR.SI.CONJUNTO (en inglés COUNTIFS): cuenta las celdas que cumplen dos o más condiciones a la vez. Por ejemplo, cuántas ventas son de «Norte» y están «Pagado».

La que toca en cada momento depende de la pregunta: si solo quieres saber cuántos números hay, CONTAR; si necesitas una condición, CONTAR.SI; si la condición es doble o triple, CONTAR.SI.CONJUNTO. CONTARA se reserva para «cuántas filas tengo escritas».

La sintaxis de CONTAR.SI, argumento a argumento

CONTAR.SI tiene dos argumentos: primero el rango donde se busca y después el criterio que tiene que cumplir cada celda.

=CONTAR.SI(rango;criterio)

El rango es la columna (o el rectángulo) donde se miran las celdas. El criterio es lo que tiene que valer esa celda para que se cuente: un texto exacto, un número con operador o una referencia a otra celda.

El criterio entre comillas, con número o con referencia

El criterio admite tres formas, y las tres se usan a diario:

• Texto entre comillas: "Pagado" cuenta las celdas que dicen exactamente Pagado.
• Número con operador: ">300000" cuenta las celdas mayores que 300000. El número va pegado al símbolo.
• Referencia a otra celda: C2 toma el valor de C2 como criterio, útil para cambiar el filtro sin tocar la fórmula.

Los comodines * y ? para textos que empiezan o terminan igual

Cuando el texto no se conoce entero, entran los comodines. Sirven para contar celdas que empiezan, terminan o contienen un trozo de texto:

=CONTAR.SI(B2:B100;"Ap*")
=CONTAR.SI(B2:B100;"???")

El asterisco * vale por cualquier cantidad de caracteres (cero, uno o muchos). El interrogante ? vale por un solo carácter. Para buscar un asterisco literal (no como comodín) se escribe delante la tilde, ~*.

CONTAR.SI.CONJUNTO: contar celdas que cumplen varias condiciones a la vez

CONTAR.SI.CONJUNTO es la versión con varias condiciones a la vez. La sintaxis es: primero el primer rango, luego su criterio; después el segundo rango, luego su criterio; y así hasta 127 parejas.

=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1;criterio1;rango2;criterio2;…)

La regla importante es que todos los rangos tienen que medir lo mismo (mismas filas y columnas). Si el rango 1 va de A2 a A50, el rango 2 tiene que ir de B2 a B50, no de B2 a B45, porque Excel empareja fila con fila.

Hasta 127 parejas de rango y criterio

CONTAR.SI.CONJUNTO admite hasta 127 parejas de rango y criterio, más que de sobra para cualquier hoja normal.

Contar pedidos «Pagado» de la zona «Norte» en una hoja de ventas

Vamos a la práctica. La hoja «Pedidos» tiene ocho filas con la ciudad, el producto, el importe y el estado. La cuenta que pide el jefe: cuántos son de Norte y están Pagados a la vez.

Pasos para escribirlo:

1. Selecciona la celda F2.
2. Escribe =CONTAR.SI.CONJUNTO(B:B,"Norte",D:D,"Pagado") y pulsa Entrar.
3. Mira la barra de fórmulas y comprueba que la fórmula está tal cual.

La fórmula escrita a mano en la celda

La fórmula anterior se teclea entera en F2 y se queda ahí. Sobre los ocho pedidos de la tabla hay tres que son Norte Euros (P-001, P-003, P-005, P-006, P-008) y de esos, tres están Pagados (P-001, P-003, P-006). Resultado: 3.

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B:B,"Norte",D:D,"Pagado")

Si prefieres no usar columnas enteras, usa rangos con el mismo tamaño:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B9,"Norte",D2:D9,"Pagado")

Sustituir el texto por referencias a celdas

Poner el criterio a mano en la fórmula obliga a editarla cada vez que cambia la zona o el estado. La forma cómoda es escribir los criterios en celdas aparte y que la fórmula los lea:

Pasos:

1. Escribe Norte en G1 y Pagado en H1 (son los criterios, uno por celda).
2. En F2 escribe =CONTAR.SI.CONJUNTO(B:B,G1,D:D,H1) y pulsa Entrar.
3. Cambia G1 a Sur y mira cómo F2 se actualiza sola.

Contar con números y con fechas usando operadores

CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO funcionan igual con números y con fechas que con textos: se pone el operador pegado al valor entre comillas. Vamos a una hoja «Notas» con la nota de seis exámenes y la fecha en que se hicieron.

Mayor que, menor que y entre dos valores

Para contar aprobados (nota mayor o igual a 5), exámenes de mayo de 2026 y notas entre 5 y 8:

=CONTAR.SI(B:B,">=5")
=CONTAR.SI.CONJUNTO(C:C,">=01/05/2026",C:C,"<=31/05/2026")
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B:B,">=5",B:B,"<=8")

Sobre los datos de la hoja: aprobados hay cuatro (Ana 6,1 si se cuenta, Eva 6,1 y Fran 5,0 son cinco contando a Beto como aprobado en el límite, según el criterio). Mayo de 2026 hay cuatro exámenes (Ana, Beto, Carla, David, Eva son cuatro en mayo, ya que Fran es de junio).

Que el criterio sea una celda con el símbolo pegado

A veces el operador cambia (mayor, menor, entre) y no quieres tocar la fórmula. Se separa el operador en una celda y el número en otra, y se concatenan con &:

Pasos:

1. Escribe >= en G2 y 5 en H2.
2. En D2 escribe =CONTAR.SI.CONJUNTO(B:B,G2 & H2) y pulsa Entrar.
3. Cambia G2 a > y mira cómo cambia el resultado.

Por qué CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO se equivocan

Tres fallos típicos al usar estas funciones, con su causa y su arreglo.

Devuelve 0 cuando debería haber datos

Lo que se ve: la celda muestra 0 pero sabes que hay celdas que cumplen la condición. Causa: la celda del criterio o las celdas del rango tienen espacios extra (al principio o al final) o caracteres invisibles. CONTAR.SI no distingue mayúsculas, pero sí falla con espacios. Arreglo: revisar las celdas con =BUSCAR(LARGO(A2);A2) para ver el número de caracteres, o usar =ESPACIOS(A2) en una columna auxiliar para limpiar.

Muestra #¿NOMBRE? al escribir la fórmula

Lo que se ve: la celda muestra #¡NOMBRE? en lugar del resultado. Causa: el Excel está en español y se ha tecleado el nombre de la función en inglés (COUNTIF o COUNTIFS), o se ha escrito mal el nombre. Arreglo: escribir CONTAR.SI o CONTAR.SI.CONJUNTO en español, con el punto.

Da un número que no cuadra

Lo que se ve: la celda muestra un número, pero es menor de lo esperado. Causa: los rangos de CONTAR.SI.CONJUNTO tienen tamaños distintos (por ejemplo, A2:A50 y B2:B45); Excel empareja solo hasta donde llega el rango corto y deja de contar las filas de más. Arreglo: ajustar los rangos para que todos midan igual, o usar columnas enteras (B:B y D:D) que siempre coinciden en tamaño.

Lo que CONTAR.SI.CONJUNTO no puede hacer y cómo sustituirlo por parches

CONTAR.SI.CONJUNTO es potente, pero tiene límites que conviene conocer:

• No suma importes, solo cuenta. Si necesitas sumar en lugar de en euros, usa SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS), que tiene la misma sintaxis pero suma en lugar de contar.
• No admite la función O (OR) entre condiciones. Si quieres contar los pedidos que sean de Norte Euros o de Sur Euros, no se puede con un solo CONTAR.SI.CONJUNTO; hay que escribir la fórmula dos veces y sumar los resultados, o usar SUMA con una división.
• En libros compartidos con sincronización antigua, un usuario que edite una celda mientras otro hace la cuenta puede dar resultados volátiles (que cambian al recalcular). En libros normales no pasa.

Cuando conviene SUMAR.SI.CONJUNTO o una tabla dinámica

Cuando lo que necesitas no es contar sino sumar importes que cumplen las mismas condiciones, SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) es la función gemela: misma sintaxis, pero en lugar de contar suma los valores de un rango adicional. Por ejemplo, para sumar el importe de los pedidos de Norte Pagados, la fórmula es =SUMAR.SI.CONJUNTO(C:C;B:B,"Norte";D:D,"Pagado").

Cuando el cruce de condiciones es muy grande (varias ciudades, varios productos, varios meses), una tabla dinámica (Insertar > Tablas > Tabla dinámica) muestra el conteo o la suma por cada combinación de campos sin escribir fórmulas, y se actualiza al pulsar Actualizar.

Lo que ya sabes hacer con CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO

• Contar cuántas celdas de un rango cumplen una condición con CONTAR.SI.
• Contar cuántas celdas cumplen dos o más condiciones a la vez con CONTAR.SI.CONJUNTO.
• Usar referencias a celdas como criterio para cambiar el filtro sin tocar la fórmula.
• Contar con números y con fechas usando >=, <=, > y < pegados al valor.
• Detectar y arreglar los tres errores más típicos: espacios extra, función en inglés y rangos de tamaños distintos.

El siguiente paso natural es contar valores únicos con la fórmula =SUMA(1/CONTAR.SI.CONJUNTO(rango;rango)) (cuántos clientes distintos hay en la hoja de pedidos), o pasar a SUMAR.SI.CONJUNTO para sumar los importes que cumplen las mismas condiciones.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO